Секретарь                   Подпись                 А.А.Купрейчи

При подписании распорядительных и исходящих до­кументов подписывается первый экземпляр документа.

При оформлении актов, протоколов, совместных до­кументов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

В реквизите "Подпись ", а также реквизитах "Гриф утверждения " и "Гриф согласования "указываются фак­тическая должность лица, подписавшего (утвердивше­го, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений "Зам." ("замес­титель "), "И.о." ("исполняющий обязанности "). Не до­пускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

КОММЕНТАРИЙ:

- Подпись - это реквизит официального документа, сви­детельствующий об ответственности лица за его содержа­ние и придающий ему юридическую силу в случаях, когда документ не требует иного удостоверения в соответствии с правилами документирования'.

В большинстве случаев подписи достаточно для прида­ния документу юридической силы. Вместе с тем, как выте­кает из определения понятия реквизит "Подпись", правила документирования могут предусматривать иные способы удостоверения документов. В частности, Инструкцией, ус­танавливающей такие правила, определено, что для отдель­ных видов документов дополнительным реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утвер­ждения, печать, отметка о заверении копии².

- Частью второй пункта 57 Инструкции установ­лено, что проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу, исходя из его ком­петенции.

При решении вопроса о полномочиях должностных лиц на право издания и подписания приказов, иных распоря­дительных документов следует руководствоваться норма­ми пункта 15 Инструкции, которым установлено, что пра­во издания (принятия) документов, их подписания, утвер­ждения, согласования (визирования) закрепляется в поло­жениях и уставах организаций, положениях о структур­ных подразделениях, должностных инструкциях работни­кам и иных локальных правовых актах организации³.

3. Согласно пункту 19 Инструкции документы должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их рас­положения. На этом основании частью четвертой пункта 57 Инструкции установлено, что если документ оформлен на бланке, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации. Видовое наименование организации следует отличать от сокращен­ного. Например:

ВИДОВОЕ НАИМЕНОВАНИЕ: СОКРАЩЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ: Директор института        Директор БелНИИДАД

Председатель Комитета            Председатель Белкомархива

Директор завода                          Директор МТЗ

Ректор университета                  Ректор БГУ

Частью пятой пункта 57 Инструкции предусмотрено, что при оформлении документа не на бланке наименова­ние организации включается в наименование должности лица, подписавшего документ. Данную норму при приме­нении на практике следует соотносить с положениями час­ти первой пункта 19 Инструкции, согласно которому при оформлении документов должен соблюдаться стабильный порядок расположения реквизитов. Частью четвертой пункта 19 Инструкции определено, что при рукописном оформлении документов состав и расположение реквизи­тов должны соответствовать составу и расположению рек­визитов документов, оформляемых с помощью технических средств. Следовательно, если документ подготовлен не на бланке рукописным способом либо с помощью техничес­ких средств, то наименование организации необходимо оформлять в качестве самостоятельного реквизита и ука­зывать в заголовочной части документа.

На этом основании включение наименования организа­ции в состав наименования должности лица, подписавше­го документ, как определено пунктом 57 Инструкции, бу­дет оправдано только в том случае, если его оформление как самостоятельного реквизита в заголовочной части до­кумента сложно осуществимо с технической точки зрения либо не предусмотрено установленной формой документа. Например, такая ситуация может возникнуть при оформ­лении совместных документов (совместное письмо, со­глашение, совместный приказ, договор и т. п.), некоторых видов информационно-справочных документов (инфор­мация, сведения, сводка и т. п.).

Аналогичное правило должно применяться и в отноше­нии документов, подготавливаемых в структурных подраз­делениях организации, хотя Инструкция не устанавлива­ет особых требований в отношении подписания докумен­тов структурных подразделений.

В этом контексте во избежание двусмысленности трак­товки норм Инструкции представляется целесообразным дополнить часть пятую пункта 57 Инструкции словами "если оно не оформлено в качестве самостоятельного реквизита документа".

4. В состав реквизита "Подпись" могут включаться до­полнительные элементы (ученое звание, ученая степень, воинское звание и др.).

Пунктом 47 Методических указаний по практичес­кому применению СТБ 6.38-2004⁴ определено, что в на­учных и учебных организациях к наименованию долж­ности лица, подписавшего документ, могут добавляться ученая степень и (или) ученое звание. Например: Директор института доктор исторических наук,

профессор              Подпись                           В.Н.Митин

Воинское звание включается в состав реквизита "Под­пись" в документах Министерства обороны Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики

Беларусь, Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, Комитета государственной безо­пасности Республики Беларусь, а также организаций и подразделений, входящих в их состав (систему). Например: Министр

генерал-лейтенант            Подпись           Ю.В.Жадобин

Особенности оформления реквизита "Подпись" в указан­ных организациях Инструкцией не регламентированы и закрепляются в ведомственных (отраслевых) нормативных правовых актах. Например, указание воинского зва­ния в реквизите "Подпись" предусмотрено в типовых фор­мах справок, выдаваемых военными комиссариатами, которые утверждены постановлением Министерства обо­роны Республики Беларусь от 29 июня 2010 г. № 26⁵.

5. Частью тринадцатой пункта 57 Инструкции уста­новлено, что в реквизите "Подпись", а также реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" указыва­ются фактическая должность лица, подписавшего (утвер­дившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фа­милия. Данная норма направлена на регулирование офор­мления указанных реквизитов при предоставлении (деле­гировании) права подписания (утверждения, согласования) документов, в том числе при временном отсутствии руко­водителя организации.

Представляется, что в зависимости от того, каким обра­зом осуществлено предоставление (делегирование) права подписи (выдача доверенности, регламентация соответству­ющих норм в уставе организации, приказе руководителя, ином локальном правовом акте)⁶, элемент "наименование должности лица, подписавшего (утвердившего, согласо­вавшего) документ" в реквизитах "Подпись", "Гриф утвер­ждения", "Гриф согласования" должен быть оформлен по- разному.

Делегирование полномочий на управление организа­цией, в том числе подписание (утверждение, согласование) документов, в соответствии со статьей 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь может быть осуществлено путем выдачи доверенности. В этом случае в наименова­нии должности лица, подписавшего (утвердившего, согла­совавшего) документ на основании этой доверенности, дол­жна быть указана фактически занимаемая им должность.

Например, если доверенность на право управления организацией на период временного отсутствия руководи­теля выдана главному инженеру организации М.И.Левко- вичу, то реквизит "Подпись" будет оформлен следующим образом:

Главный инженер              Подпись            М.И.Левкович

Данное положение определяется тем, что согласно до­веренности полномочия на подписание (утверждение, со­гласование) документов переданы непосредственно глав­ному инженеру

Делегирование полномочий на подписание (утвержде­ние, согласование) документов в соответствии с пунктом 15 Инструкции может быть осуществлено путем издания приказа руководителя организации (иного распорядитель­ного документа уполномоченного органа⁷) о назначении должностного лица исполняющим обязанности руководи­теля организации на период его временного отсутствия. В этом случае в наименовании должности лица, подписав­шего (утвердившего, согласовавшего) документ на основа­нии приказа, наряду с фактически занимаемой должностью, должна быть указана должность лица, имеющего соответ­ствующие полномочия согласно уставу (то есть руководите­ля организации), дополненная словами "Исполняющий обязанности".

Например, если генеральным директором издан приказ о назначении главного инженера организации М.И.Левковича исполняющим обязанности руководителя организации на период его временного отсутствия, то реквизит "Подпись" будет оформлен следующим образом: Исполняющий обязанности генерального директора -

главный инженер               Подпись            М.И.Левкович

Данное положение определяется тем, что согласно та­кому приказу полномочия на подписание (утверждение, согласование) документов передаются не главному инже­неру как должностному лицу, а лицу, назначенному испол­нять обязанности генерального директора организации, который согласно уставу организации единственно наделен соответствующими полномочиями.

Если в уставе организации, ином локальном норматив­ном правовом акте определено должностное лицо, осуще­ствляющее руководство организацией либо исполняющее обязанности руководителя организации при его времен­ном отсутствии, то делегирование соответствующих пол­номочий путем издания приказа (иного распорядительно­го документа уполномоченного органа) либо оформления доверенности не требуется. Оформление элемента "наи­менование должности лица, подписавшего (утвердивше­го, согласовавшего) документ" в реквизитах "Подпись", "Гриф утверждения", "Гриф согласования" зависит от того, какие полномочия соответствующему должностному лицу предоставлены уставом (иным локальным правовым ак­том): осуществлять руководство организацией при времен­ном отсутствии руководителя организации либо исполнять обязанности руководителя организации при его времен­ном отсутствии.

В уставе организации может быть определено, что со­ответствующее должностное лицо в период отсутствия ру­ководителя осуществляет руководство организацией, изда­ет приказы, подписывает финансовые документы и т.д. В этом случае в наименовании должности лица, подписав­шего (утвердившего, согласовавшего) документ на основа­нии устава, должна быть указана фактически занимаемая им должность.

 

Например, если в уставе организации закреплено, что главный инженер в случае временного отсутствия генераль­ного директора осуществляет управление организацией, имеет право подписи документов, то реквизит "Подпись" будет оформлен следующим образом: Главный инженер Подпись                                                                       М.И.Левкович

В уставе организации может быть определено, что со­ответствующее должностное лицо в период отсутствия ру­ководителя организации исполняет его обязанности. В этом случае в наименовании должности лица, подписав­шего (утвердившего, согласовавшего) документ на осно­вании устава, наряду с фактически занимаемой должнос­тью, должна быть указана должность лица, имеющего со­ответствующие полномочия согласно уставу (то есть руко­водителя организации), дополненная словами "Исполня­ющий обязанности".

Например, если в уставе организации закреплено, что главный инженер в случае временного отсутствия генераль­ного директора исполняет его обязанности, то реквизит "Подпись" будет оформлен следующим образом: Исполняющий обязанности генерального директора -

главный инженер Подпись                            М.И.Левкович

В любом случае в наименование должности лица, под­писавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, дол­жна быть указана его фактическая должность.

Аналогичным образом должен решаться вопрос при оформлении в реквизите "Подпись" наименования должно­сти лица, временно наделенного полномочиями руководи­теля структурного подразделения.

6. Частью тринадцатой пункта 57 Инструкции уста­новлено, что в реквизите "Подпись" не допускается ис­пользование предлога "За" или косой черты (знака "/") перед наименованием должности лица, подписавшего документ. Данная норма направлена на регулирование правил подписания документов в случаях, когда в рекви­зите "Подпись" проекта документа предусмотрены долж­ность и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) од­ного должностного лица, а документ необходимо подпи­сать другому должностному лицу, наделенному соответ­ствующими полномочиями.

На практике такая ситуация, как правило, возникает при временном отсутствии руководителя организации (бо­лезнь, отпуск, командировка и др.) и необходимости опера­тивного подписания документа. Решение указанной про­блемы возможно двумя способами.

В первом случае проект (последний лист проекта) до­кумента перепечатывается с указанием фактической дол­жности лица, уполномоченного подписать документ, его инициалов и фамилии. Например:

Зам. генерального директора Подпись А.С.Каваленя Во втором случае в подготовленном проекте докумен­та наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписывающего документ, исправляются на фактические. Например:

Ого                                    Л.В.Петров

Зам. Генеральный директора Подпись I3.I I.Иванов

Исправления в наименование должности и расшифров­ку подписи могут быть внесены как рукописным способом, так и с использованием технических средств. Норматив­ные правовые акты не предусматривают возможность ис­правления наименования должности и (или) расшифровки подписи с использованием корректирующей жидкости, однако такой вариант решения проблемы также представ­ляется возможным. Дополнительного удостоверения (приложение печати и др.) исправления должности и рас­шифровки подписи в реквизите "Подпись" не требуют.

Второй способ представляется более рациональным в случае, когда подготовленный проект документа уже про­шел все необходимые стадии согласования (визирования) и его перепечатка требует переоформления виз, ведущего к увеличению внутреннего документооборота.

 

58. Реквизит "Гриф приложения ".