Общее управление изменениями

Менеджер проекта несет ответственность за полное и своевременное обновление плана проекта в соответствии с возникшими изменениями. Менеджер проекта должен обновлять план проекта ежедневно. Источниками отклонений могут служить как внутренние факторы проекта (срыв сроков, болезнь исполнителей и т.п.), так и внешние (новые запросы заказчика с дополнительными требованиями).

Анализ внесения изменений проводится с целью учета последствий изменений плана проекта.

Анализ может производиться менеджером проекта по показателям:

• отклонения от плана по срокам;
• отклонения по качеству проекта. Контроль качества результатов проекта в соответствии с Планом управления качеством проекта и Описанием содержания проекта;
• отклонения от Плана по составу и содержанию работ;
• отклонения от Бюджета;
• доступность и потребность в ресурсах;
• показатели рисков;
• выполнение обязательств по контрактам.

Если показатели выходят за допустимые ограничения, Менеджер проекта должен инициировать процедуру согласования изменений с руководителем программы проектов, портфеля проектов, заказчиком, спонсором и так далее.

Если изменение не выходит за рамки ограниченных параметров, менеджер проекта сам принимает решение по изменению.

Менеджер проекта отслеживает статус Запроса на изменение (инициирован, на анализе, отклонен, принят, закрыт). Запросы на изменение обычно регистрируются в Регистрационном журнале изменений . Регистрационный журнал изменений содержит перечень всех Запросов на изменения по проекту, дату их поступления, статус, сроки выполнения, инициатора изменения и другую справочную информацию.

Пример Запроса на изменение приведен в Приложении 3.

Пример Регистрационного журнала изменений приведен в Приложении 4.

Если изменение согласовано руководством (например, по запросу заказчика добавляется новый блок работ в проект), руководитель проекта меняет базовый план проекта (увеличивает сроки, планирует новые работы и бюджет). В проектах для внешнего заказчика главной целью команды проекта при управлении изменениями является ограничение разрастания рамок работ по проекту. Если же изменение действительно необходимо, желательно, чтобы спонсор (заказчик) проекта финансировал дополнительные работы и заключил дополнительное соглашение к контракту на данные работы.

4.6.

Закрытие проекта (или фазы)

Закрытие проекта или фазы — это процесс завершения всех выполненных операций во всех группах процессов управления проектом для формального закрытия проекта или проектной фазы. Процесс закрытия проекта также определяет процедуры исследования и документирования причин отклонений (табл. 4.6).

Таблица 4.6.

Закрытие проекта или фазы

Необходимо отметить, что процессу формального завершения проекта очень часто не уделяется достаточно внимания, что ведет к серьезным проблемам в работе с заказчиками. Самая распространенная ситуация, когда результат проекта передается заказчику в недоработанном виде или с заказчиком остаются невыполненные договоренности о доделках каких-либо работ. Например, команда проекта реализует проект открытия нового торгового центра. Торговый центр должен открыться к определенной заранее дате, так как именно к этой дате приурочена рекламная компания и церемония открытия, перенести сроки которых очень сложно. Сроки выполнения работ по проекту задерживаются, и команда проекта к открытию доделать все работы не успевает. Торговый центр открывается с небольшими недоделками — не работает лифт, не установлена система кондиционирования в рабочих помещениях и т.д. Все недостатки собственными силами доделывает служба эксплуатации здания, что приводит к дополнительным затратам времени и средств. Команда проекта не несет ответственности за свои недоработки, но получает положенную премию и считает проект завершенным.

Таким образом, на этапе завершения проекта должны быть проанализированы критерии закрытия проекта:

• все работы проекта завершены, подписаны акты сдачи-приемки работ;
• заказчик оплатил все работы, все финансовые обязательства с подрядчиками закрыты;
• нет договоренностей с заказчиком о доделке работ;
• документация проекта заархивирована;
• полученные уроки проекта учтены;
• команда проекта распущена;
• премия по проекту рассчитана;
• и т.д.

Только после выполнения всех требований к завершению проект может быть закрыт.