Участие в специализированных выставках и ярмарках

 

Участие в специализированных выставках является одним из видов продвижения туристского продукта. Основная цель выставочной деятельности – с одной стороны, помочь потребителю и агентам сориентироваться в огромном количестве туристских предложений, а с другой стороны, помочь туроператору найти партнеров по сбыту в других странах и регионах, способных качественно и количественно удовлетворить требования туроператора по продажам. Поэтому реклама, представляемая здесь, по форме и содержанию несет большую коммерческую нагрузку, сообщает о цене, условиях бронирования, сезонности, классе обслуживания, предполагаемых услугах, дает описание гостиницы и т. д.

В настоящее время в разных странах мира проводятся десятки международных туристских ярмарок, выставок, бирж, в рамках которых организуются семинары, пресс-конференции, презентации и другие мероприятия, дающие широкие возможности представить свою фирму и свой продукт, заключить контракты, найти новых партнеров, распространить информацию через широкий круг посетителей и журналистов, обменяться опытом работы[19].

Если говорить о классификации выставочных мероприятий, то их можно разделить по следующим признакам:

- по целям проведения (торговые и информационно-ознакомительные);

- частоте проведения (периодические, ежегодные, сезонные);

- характеру предложения экспонатов (универсальные, отраслевые, специализированные);

- составу участников или территориальному признаку (региональные, межрегиональные, национальные, международные).

Календарь туристских выставок, на которых российские туроператоры могут принимать участие, выглядит следующим образом.

Январь: выставки «Курорты и туризм» (Россия, Сочи), «МАТКА» (Финляндия, Хельсинки), «FITUR» (Испания, Мадрид).

Февраль: выставки «Balt Tour» (Латвия, Рига), «Курорты, туризм, отдых» (Россия, Нижний Новгород), «TourEst» (Эстония, Таллин), «AIME» (Австралия, Мельбурн), «BIT» (Италия, Милан), «VivatTur» (Литва, Вильнюс).

Март: выставки «ITB» (Германия, Берлин), «TUR» (Швеция, Гетеборг), «Интурмаркет» (Россия, Москва), «EMIF» (Бельгия, Брюссель), «MITT» (Россия, Москва), «UITT» (Украина, Киев).

Апрель: выставки «Отдых» (Белоруссия, Минск), «CTF» (Грузия, Тбилиси), «СамарТурЭкспо» (Россия, Самара), «Sports. Leisure. Tourism» (Молдова, Кишинев), «Туризм. Отдых. Спорт» (Россия, Казань), «ТурСиб» (Россия, Новосибирск), «AITF» (Азербайджан, Баку), «IMEX» (Германия, Франкфурт-на-Майне), «KITF» (Казахстан, Алматы), STI Workshop (Россия, Омск, Новосибирск, Красноярск).

Май: выставки «ATM» (ОАЭ, Дубай), «Indaba» (ЮАР, Дурбан), «Pow Wow» (США, Лас-Вегас).

Сентябрь: выставки «Top Resa» (Франция, Довиль), «MIBEXPO» (Россия, Москва), «Luxury Leisure» (Россия, Москва), «Отдых/Leisure» (Россия, Москва).

Октябрь: выставки «СамарТурЭкспо» (Россия, Самара), «Inwetex» (Россия, Санкт-петербург), «УралТурЭкспо» (Россия, Екатеринбург), «Дальновосточная туристская выставка» (Россия, Владивосток),

Ноябрь: выставки «Трбизнес» (Беларусь, Минск), «CITM» (Китай, Шанхай), «EIBTM» (Испания, Барселона), «MADI» (Чехия, Прага), «WTM» (Великобритания, Лондон), «Гостиничный бизнес» (Россия, Москва).

Декабрь: выставка «Байкалтур» (Россия, Иркутск).

Выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и осуществить сделку. При этом покупатель может ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и привлекают огромное количество посетителей.

Выставочная деятельность состоит из трех этапов работы:

- предварительная подготовка;

- работа на выставочном стенде;

- послевыставочная работа.

Предварительная подготовка включает в себя выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.

Выбор выставки. Выбор той или иной выставки в основном зависит от целей туроператора:

- поддержание имиджа и сохранение имеющихся позиций на рынке (для этого выбираются крупные известные выставки международного уровня);

- расширение агентской сети или освоение новых рынков сбыта (для этого предпочтительнее работать на региональных и межрегиональных выставках и ярмарках);

- выведение на рынок нового турпродукта или нового бренда (возможно участие в различных выставках для определения потенциальных рынков сбыта новых услуг).

Подготовка к выставке. Определиться с участием в выставке необходимо за год, а за полгода – оплатить стенд и оборудование. Следует учесть, что на большинстве крупных выставок прием заявок (application form) заканчивается уже за 3-4 месяца до их начала, а на значительных, таких, как ITB, – за полгода. Заявку на участие можно отправить по почте, либо через Интернет. Каждому туроператору присваивается свой порядковый номер и определяется месторасположение стенда.

Туроператор может организовать собственный индивидуальный стенд, но как показывает опыт, наиболее эффективная работа ведется на коллективных национальных стендах, которые максимально привлекают партнеров и клиентов (эффективно для международных выставок). Действуя отдельно, туроператор несет неоправданные затраты на переговоры и подготовительную работу, на строительство стенда, особенно с индивидуальным дизайном. Поэтому рациональнее работать с устроителями единых экспозиций, которые берут на себя переговоры с организаторами, получение информационных материалов, каталогов, строительство и оформление стендов, включение информации в каталог и в программу маркетинга. Поэтому участники коллективного стенда сразу по прибытии на выставку приступают к делу, не затрачивая усилий и времени на подготовительную работу.

Также надо иметь в виду, что у большинства выставок минимальная площадь стендов составляет 9-12 м² (на Миланской BIT – 20 м²), а для полноценной работы бывает достаточно 4-6 м², которые можно заказать только на коллективном стенде.

При подготовке к выставке необходимо спланировать следующие мероприятия:

1) сообщить организаторам точное название фирмы и другие необходимые данные;

2) внимательно изучить выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участия конкурентов;

3) взять у организатора выставки предварительный список участников, отметить конкурентов, сравнить с данными прошлых выставок;

4) сформировать твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;

5) подготовить технические листовки, прайс-листы по турпродуктам, проекты стендов;

6) подготовить письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников стенда;

7) подготовить рекламно-информационные материалы;

8) сформировать квалифицированную стендовую команду, в которой двое или все говорят на иностранном языке, провести предварительный инструктаж команды;

9) подготовить достаточное количество визитных карточек с названием и телефонами фирмы;

10) подготовить бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать:

- имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;

- подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;

- особенности взаимного интереса;

- итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).

Чаще всего, для облегчения своей работы, стендисты предлагают посетителям также оставлять визитные карточки.

Следует заранее предусмотреть контакты с прессой, спланировать проведение собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу параллельных мероприятий выставки.

Собрав всю необходимую информацию, организаторы выставки формируют выставочные каталоги, в которых содержится следующая информация:

- список всех участников выставки;

- месторасположение участников в виде план-схемы помещений (приложение 11);

- план мероприятий, семинаров, презентаций и т. д.

Работа на стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а так же стенды в проходах.

При планировании экспозицииразумно проанализировать предстоящую презентацию своего продукта.

Во-первых,необходимо определить, что вы хотите демонстрировать: фирму, технологию, продукции или услуги.

Во-вторых, необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде:

- демонстрацию продукции;

- прямую продажу;

- переговоры;

- пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т.д.);

- презентацию фирмы;

- наглядную демонстрацию продукции и услуг в действии;

- проведения опросов, анкетирования;

- проведение исследования товара;

- обучение персонала.

Все это оказывает существенное влияние на размер, конфигурацию и оборудование стенда.

В-третьих,необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны – офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.

Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме.

Методы показа экспозиции:

- статическая демонстрация;

- демонстрация в действии;

- предоставление посетителям возможности попробовать, увидеть, услышать, понюхать, потрогать, действовать;

- игровая демонстрация;

- демонстрация объектов с помощью технических средств (компьютерной и видеотехники, лазерных устройств и пр.).

Особое внимание следует уделить логотипукомпании на стенде. Он должен быть броским и заметным. Название компании должно находиться на видном месте и легко читаться[20].

По команде, работающей на выставке, судят о туристской фирме в целом. Поэтому особого внимания заслуживает подбор персонала стенда. Наряду с хорошей профессиональной подготовкой и знанием иностранных языков на первое место здесь выходит умение общаться с посетителями. Особенно ценно, если выставочная команда заранее обучалась ведению переговоров.

Каждый посетитель стенда – это потенциальный клиент, завоевать его – это искусство, которое предполагает активное внимание к посетителю. Поэтому на стенде к любому посетителю необходимо относиться с подчеркнутым вниманием: взять у него визитку, зафиксировать цель обращения в «Журнале Контактов» (переговорном листе), по которому судят об эффективности работы на выставке. В него вносятся дата визита, предмет разговора, краткий итог переговоров, прикрепляется визитная карточка.

На стенде должны работать не менее двух сотрудников. Однако большая команда, работа которой не организуется и не планируется заранее, так же не принесет пользы в работе.

Печатная рекламная продукция должна быть выложена на стенде и должна распреде2ляться не только по дням работы, но и по часам.

Участие в выставке – это только начало интересных деловых контактов. Последующая работа строиться по-разному для разных целевых групп (клиентов и потенциальных партнеров).

По окончании выставки с учетом полученных визиток и «Журнала Контактов» рассылают факсы и письма с благодарностью важным клиентам, досылают информационные материалы, проекты контрактов, ведут с ними переговоры о следующих встречах.

Затем необходимо внимательно проработать каталог выставки и отправить коммерческие предложения и запросы тем фирмам, с которыми не удалось встретиться во время работы выставки.

Организация рекламных туров

Для поддержания престижа туристической компании на самом высоком уровне необходимо работать с каждым клиентом индивидуально, предлагая то, что ему действительно подойдет. А для этого нужно досконально знать особенности каждой страны, курорта, отеля и не только понаслышке. Все это помогают сделать сегодня рекламные туры, являясь важным инструментом продвижения турпродукта.

Ознакомительные рекламные туры (далее ОРТ) или инфо-туры – это деловые обучающие поездки, организуемые операторами для менеджеров и директоров турагентств, ведущих с ними сотрудничество[21].

По мнению специалистов, основными целями организации РОТ являются следующие:

1) обучение22 или повышение квалификации менеджеров (знакомство с регионами, отелями,2 экскурсионными объектами и др. услуг);

2) возможность посмотреть работу гидов туроператора;

3) общение и налаживание взаимоотношений с агентствами.

Такое путешествие не доступно обычному туристу. В инфо-туры отправляются только представители туристических компаний. Кандидатур для участия в рекламных турах выбирают агентства. Однако привилегии отдаются, как правило, новичкам.

При организации инфо-туров необходимо иметь в виду ряд ограничений как для организатора, так и для участников поездки:

1) прежде всего, имеет смысл организовывать инфо-туры на те курорты, с которыми оператор имеет опыт совместной работы и в направлении которых планирует свою деятельность в грядущих туристических сезонах;

2) внимательно относиться к личностям, бронирующим участие в инфо-туре, чтобы избежать присутствие в поездке людей, далеких от туризма или не заинтересованных в работе с рекламируемым направлением (хотя в иной раз, лучше добрать минимум участников «лишними» людьми, чем сорвать или перенести на более поздние даты проведение инфо-тура);

3) гарантировать выезд, поскольку в случае его отмены или переноса, вести о несостоятельности туроператора – организатора разнесутся по всему туристическому рынку, что значительно испортит его репутацию;

4) соблюдать конфиденциальность и строгую адресность при рекламировании тура, чтобы избежать информированности потенциальных туристов о низкой стоимости такой поездки (это может навести далеких от турдеятельности обывателей на мысль о чрезмерных накрутках цены и сверхприбылях туроператоров);

5) организовывать туры оптимально в межсезонье (и работы у представителей турбизнеса поменьше, и ценовой фактор в пользу организатора) или непосредственно перед началом туристического сезона (чтобы представить курорт в том виде, в котором его наблюдают туристы). Для летнего сезона оптимальное время апрель-май, для зимнего – август-ноябрь.

В зависимости от того, какой туроператор является организатором поездки, а также от особенностей страны, курортов, отелей определяется программа путешествия для сотрудников турагентств, продолжительность ОРТ и его стоимость.

Программа инфо-тура включает в себя[22]:

- осмотр отельной базы (количество отелей в день определяется туроператором самостоятельно и обычно составляет 5-10 отелей в день);

- экскурсионную программу;

- досугово-развлекательную программу;

- время для самостоятельно знакомства со страной или регионом посещения.2

Цена, как правило, очень невелика, а в некоторых случаях даже приравнивается к нулю. Стоимость рекламного тура включает в себя: консульский сбор, транспортные расходы (по себестоимости), стоимость страховки и 222 визы (если она необходима). Расходы на проживание, экскурсии и питание, как правило, берет на себя оператор и принимающая сторона. Хотя стоимость для каждого тура всегда формируется индивидуально. Бесплатные ОРТ обычно являются бонусными.

Продолжительность инфо-туров составляет в среднем 7 дней, хотя иногда они могут длиться и 8-11 дней[23].

Чаще всего один инфо-тур предлагает ознакомиться с одной страной, ее особенностями, достопримечательностями, инфраструктурой. Но некоторые туроператоры практикуют организацию рекламных поездок, охватывающих стразу несколько стран. Такие путешествия называют сложные информационные туры. Они длятся больше недели и характеризуются насыщенной экскурсионной программой.

Обычно участников групп комплектуют в группы не более 30 человек. Группы участвующие в сложных рекламных турах (посещение нескольких стран), как правило, составляют 15-16 человек. Хотя, количеств участников зависит от направления. Если набирается группа 60 человек, ее разбивают на несколько частей для проведения обучающих программ.

Контрольные вопросы

 

1. Чем характеризуется система продвижения туристского продукта?

2. Какими видами представлены туристские каталоги? Каковы их основные функции?

3. Какие требования предъявляются к туристскому каталогу?

4. В чем заключается выставочная работа туроператора? Какие этапы работы можно в ней выделить?

5. Какие цели преследуют туроператоры при организации инфо-туров?