Семинар 7. Технология работы с документами. Контроль исполнения документов. Хранение и уничтожение документов

Методические рекомендации по изучению темы. При изучении данной темы необходимо рассмотреть определение объема документооборота, технологию работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, номенклатуру дел и порядок работы с ней.

Целесообразно проанализировать процесс подготовки документов для хранения в архиве и уничтожение документов.

 

Вопросы для обсуждения

1. Учет объема документооборота. Поиск документов.

2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

3. Контроль исполнения документов. Номенклатура дел и порядок работы с ней.

4. Формирование дел.

5. Подготовка документов для хранения в архиве.

6. Хранение дел. Уничтожение документов.

 

Основная литература

1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 04.12.2006) «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) (с изменениями и дополнениями).

2. Приказ Федерального архивного агентства от 02.12.2011 № 104 «Об утверждении Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.».

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 27.10.2003). 

4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

5. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: учебное пособие для вузов. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2011.

 

Дополнительная литература

1. Андреева В. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие. - 2-е издание, перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2010.

2. Кирсанова М.В., Кобук СП., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие. — Москва: Омега-Л, 2009.

Семинар 8. Официально деловая письменная речь и языковые трудности при оформлении документов

Методические рекомендации по изучению темы. При изучении данной темы внимание студентов следует обратить на особенности официально-делового стиля, а также особенности русской и зарубежной практики деловой переписки.

 

Вопросы для обсуждения

1. Особенности официально-делового стиля. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи.

2. Новые тенденции в практике делового письма.

3. Особенности русской и зарубежной практики деловой переписки. Употребление прописных и строчных букв.

4. Сокращения слов.

5. Оформление дат и чисел в документах.

6. Служебная переписка. Подготовка образца «Письма».

 

Основная литература

1. Андреева В. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие. - 2-е издание, перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2010.

2. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: учебное пособие для вузов. – 6-е изд., испр. И доп. – М.: ИНФРА-М, 2011.

Дополнительная литература

1. Кирсанова М.В., Кобук СП., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие. — Москва: Омега-Л, 2009

Семинар 9. Специальные системы делопроизводства

Методические рекомендации по изучению темы. В современных организациях огромное значение придают функции делопроизводства. При изучении данной темы необходимо рассмотреть специфику делопроизводства в кадровой службе и изучить правила составления трудового договора,

Вопросы для обсуждения

1. Делопроизводство по обращениям граждан.

2. Нормативно-правовые акты по работе с обращениями граждан.

3. Технология работы с обращениями граждан.

4. Делопроизводство в кадровой службе.

5. Трудовой договор.

6. Составление приказов (распоряжений) по личному составу.

7. Трудовая книжка и личная карточка работника.

8. Оформление личных дел.

 

Основная литература

1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 04.12.2006) «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004).

2. Федеральный закон от 02.05.2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». - Российская газета", N 95, 05.05.2006.

3. Андреева В. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие. - 2-е издание, перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2010.

4. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: учебное пособие для вузов. – 6-е изд., испр. И доп. – М.: ИНФРА-М, 2011.

 

Дополнительная литература

1. Приказ МВД России от 22.09.2006 года № 750 «Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России».

2. Инструкция по работе с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального собрания РФ (утв. распоряжением СФ ФС РФ от 01.11.2006 N 461рп-СФ).

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 06.02.2004) О трудовых книжках и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей.

4. Указ Президента Российской Федерации от 24.08.2004 № 1102 «Об утверждении положения об управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан».

5. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

6. Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н О трудовых книжках и Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

 

 

Примеры типовых задач к практическим занятиям

 

Задача 1

 

           Определить состав и оформить отдельные реквизиты документа:

1. Автор документа (адресант).

2. Адрес организации и банковские реквизиты.

3. Адресат.

4. Дата.

5. Заголовок к тексту.

6. Визы.

7. Гриф утверждения.

8. Подпись.

9. Печать.

10.  Индекс документа.

          

Задача 2

 

Составить распорядительный документ - Приказ по основной деятельности

 

Реквизиты	Содержание реквизитов
Организация	ОАО “ГРАНТ” Директор Гетманов К.В.
Заголовок к тексту	Об организации материальной ответственности
Констатирующая часть текста	Положение о бухгалтерском учете, производственная необходимость
Распорядительная часть текста	1. Зав. складом осуществлять приемку товароматериальных ценностей по количеству и качеству. 2. Расход товароматериальных ценностей со склада оформлять Требованием за подписями: директора и гл. Бухгалтера. 3. Зав. складом своевременно передавать в бухгалтерию приходные и расходные документы. 4. Бухгалтерии своевременно присваивать товару номенклатурные номера. 5. Установить порядок отчетности материально-ответственных лиц. 6. Контроль за исполнением приказа.
Визы	Гл. бухгалтер, юрисконсульт
Индекс	№ 132 от 00.00.00
Приложение	Список материально-ответственных лиц

Задача 3

Составить распорядительный документ - Решение Совета директоров

 

Реквизиты	Содержание реквизитов
Организация	ОАО “Строй-сервис” 344011 г. Ростов-на-Дону, ул. М.Горького, 226
Заголовок к тексту	О проведении годового собрания акционеров
Констатирующая часть текста	Федеральный закон “Об акционерных обществах” ст.47 и окончание финансового года
Распорядительная часть текста	1. Назначить дату, время и место проведения собрания. 2. Утвердить Повестку дня собрания. 3. Утвердить отчетный доклад председателя Совета директоров. 4. Назначить ответственного за подготовку и проведение собрания.
Приложение	1. Повестка дня. 2. Отчетный доклад председателя Совета директоров.
Индекс	№ 15 от 00.00.00
Совет  директоров	Председатель – Антонов А.М. Члены Совета – Петров А. В., Иванов В.Е., Васенев К.И., Данилов Н.С.

 

Задача 4

 

Составить распорядительный документ - Распоряжение директора

Реквизиты	Содержание реквизитов
Организация	ОАО “Заря” Директор Иванов И.Н.
Заголовок к тексту	О проведении инвентаризации основных средств и материальных ценностей
Констатирующая часть текста	Решение Совета директоров (протокол от 00.00.00 № 34) и окончание финансового года
Распорядитель-ная часть текста	1. Назначить инвентаризационную комиссию. 2. Обязать председателя комиссии провести годовую инвентаризацию в установленные сроки. 3. Возложить контроль за исполнением настоящего распоряжения.
Визы	Гл. бухгалтер, юрисконсульт
Индекс	№ 32 от 00.00.00
Приложение	Список материально-ответственных лиц

Задача 5

Составить организационно-распорядительный документ - Протокол

Реквизиты	Содержание реквизитов
Организация	ОАО “Сервис-Юг” 344068, г.Ростов-на-Дону, ул.Герасименко, 16
Заголовок	Вид деятельности - заседание Коллегиальный орган - Совет директоров
Вводная часть	Председатель Комов В.С., секретарь Симонова Т.Н. Присутствовали: члены Совета директоров Приглашены: Романов В.С.- директор ОАО, Карасев Н.Г., - гл. бухгалтер ОАО Повестка дня: 1. Об итогах работы ОАО в 1 квартале. Докладчик Карасев Н.Г. 2. О перспективах работы ОАО во 2 квартале. Докладчик Романов В.С.
Основная часть	1. Слушали Карасева Н.Г., который доложил о......... (доклад прилагается)  Выступили: Попов Н.Г., который... (краткое изложение выступления)  Носов К.И., который... (краткое изложение выступления)  Постановили:  1.1. Признать работу удовлетворительной. Голосовали За - 5 чел, Против - нет  1.2.. Голосовали  За - 4 чел, Против - 1 чел 2. Слушали Романова В.С., который доложил о..... (краткое изложение доклада)  Выступили Нет  Постановили:  2.1....................................................................  2.2....................................................................
Индекс	№ 32 от 00.00.00
Совет директоров	Председатель - Афанасьев П.И. Члены Совета - Шубин В.С., Попов Н.Г., Носов К.И., Волков Н.С.

Задача 6

Составить личный документ - заявление о приеме на работу, переводе и увольнении

Реквизит	Содержание реквизита
Автор 1	Фамилия Имя Отчество и адрес проживания
Автор 2, 3	Должность, Фамилия И.О., структурное подразделение
Адресат	ОАО “Агро-плюс” Директор Петров В.С.
Текст	1. Прошу принять меня на работу с 00.00.00 в отдел менеджмента на должность менеджера. 2. Прошу перевести меня в финансовый отдел на должность экономиста с 00.00.00. 3. Прошу уволить меня по собственному желанию с 00.00.00.

 

Практические задания

1. Составить и оформить приказ о приеме на работу.

2. Оформить реквизит «подпись». Документ подписывает на бланке директор АО «Визит» Свиридов И.А. и директор АО «Связь» Теплов С.П.

3. В связи с уходом менеджера в очередной отпуск составить и оформить приказ о возложении его обязанностей на другого работника

4. Оформить реквизит «Утверждения».

5. Составить и оформить докладную записку.

6. Составить и оформить личное заявление руководителю предприятия с любой просьбой.

7. Оформить реквизит «подпись».

8. Составить и оформить претензионное письмо.

9. Составить и оформить телеграмму, извещающую руководителя предприятия о возможности участия его работников в научно-практическом семинаре повышения квалификации.

10. Составить и оформить служебное письмо, извещающее о расторжении ранее заключенного договора.

11. Понятие служебного письма, его основные виды. Требования к его составлению и оформлению.

12. Определение понятия «постановление», «решение», «распоряжение». Их основные особенности.

13. Определить понятие «приказ», требования к его составлению.

14. Определение понятия «протокол», требования к его составлению.

15. Определение понятий «докладная» и «объяснительная» записка, требования к их составлению и оформлению.

16. Определение понятия «служебная» и «личная» справки, требования к их составлению.

17. Определение понятий «телеграмма» и «телефонограмма», требования к их оформлению.

18. Определение понятий «подлинник», «копия», «выписка», «дубликат документа».

19. Составить и оформить доверенность от своего имени на получение денежных средств.

20. Оформить реквизит «гриф внутреннего согласования». Документ согласован с начальником финансового отдела Лебедевой И.З. и юрисконсультом Нестеровой П.Б.

21. Рабочее место делопроизводителя. Основные требования.

22. Составить и оформить справку, подтверждающую заработную плату работника предприятия.

23. Оформить реквизит «адресат». Документ адресуется директору гостиницы «Ангара» Шиловой Ф.А. Адрес: 664000, г. Ангарск, ул. Баррикад 25.

24. Составить и оформить гарантийное письмо любого содержания.

25. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах.

26. Понятие акта, требования к его составлению и оформлению.

27. Использование компьютерной технологии в делопроизводстве, программное обеспечение, основные достоинства используемых программ.

28. Составить документ: распоряжение директора «О проведении ремонтных работ» на основе исходных данных.

29. Составить документ: решение Совета директоров «О подготовке к пушному аукциону в Санкт-Петербурге» на основе исходных данных.

30. Составить документ: приказ директора «Об изменении графика работы» на основе исходных данных.

31. Составить документ: приказ директора «Об образовании отдела «Маркетингового обеспечения».

32. Составить документ: акт о списании товарно-материальных ценностей, на основе исходных данных.

33. Составить документ: претензионное письмо «О нарушении сроков оплаты по контракту от 00.00.00. № 43» на основе исходных данных.

34. Составить документ: гарантийное письмо, на основе исходных данных.

35. Составить служебное письмо «О прекращении договорных обязательств по контракту от 00.00.00 № 46», на основе исходных данных.

36. Составить документ: протокол и краткий протокол заседания Совета директоров, на основе исходных данных.

37. Составить личные документы: заявление о приеме на работу, заявление о переводе, заявление об увольнении.

38. Составить документ: справка о размерах заработной платы работника, на основе исходных данных.

39. Составить документ: доверенность на получение товарно-материальных ценностей, на основе исходных данных.

 

Тесты