Тема 2. Порядок первичной обработки и регистрации документов.

Регистрация документа- это фиксация факта, создание или получение документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные фонды. Обязательной регистрации подлежат следующие документы: документы, поступающие из вышестоящей организации, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения, приказы, протоколы, доклады на документы, не подлежащие регистрации должен быть составлен специальный перечень, который включает в себя следующие реквизиты: документы, присылаемые для сведений организации, первичную документацию бухгалтерского учета, все документы, фиксируемые в функциональных подразделениях в особых учетных фондах. Этот перечень утверждается руководителем организации и включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводства. Рациональной работе по регистрации документов способствуют применение единых способов ведения учетных форм, фиксация учетных данных и индексация.

Индексация- это условие обозначения структурных подразделений, номера дела по номенклатуре дел, порядковые входящие и исходящие номера: 01/05/87; 01- индекс структурного подразделения, 05- номер дела по номенклатуре дел, 87- порядковый номер документа.

Существуют две формы регистрации документа: 1. журнальная- необходимо когда учет документов выступает на первое место, достоинством этой формы является предотвращение претензий со стороны граждан и конфликтных ситуаций.

 

Журнальная регистрация входящих документов

№ документа

Дата документа

Автор документа

заголовок

исполнитель

Подпись исполнителя

примечание

 

Журнальная регистрация исходящих документов

 

№ документа	Адрес (кому)	заголовок	исполнитель	примечание
1	Дата документа 01.03.2006

 

2. карточная форма- преимущества этой формы от журнальной состоят в следующем: 1. регистрацией документов одновременно могут заниматься несколько работников 2. карточки готовятся в необходимом количестве, а значит отпадает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях 3. карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать карточки 4. это система позволяет передавать сразу один экземпляр карточки для контроля за исполнением документов.

Автор
№ документа	Дата документа	Дата поступления документа	Входящий номер
Заголовок
Резолюция и кому направляется документ
Срок исполнения

 

       Обратная сторона

 

исполнитель	дата	Исходящий номер
Кем подписан документ
Отметка об исполнении
Рассылка
Фонд №	Опись №	Дело №

 

       После учета документов регистрационные карты помещают в контрольные и учетно-информационные картотеки, составляющие основу справочного аппарата по служебным документам. Эта картотека делится на две части: 1. неисполненные документы, служат для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или по срокам исполнения 2. исполненные документы, строятся по производственно-отраслевой схеме, отражающей направление функции, вопросы и участки работы данной организации.

 

       Тема 3. Контроль за исполнением документов.

       Работа по контролю за исполнением заключается в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководителя. Контроль осуществляется секретарем-референтом или специальным контрольным аппаратом. Критерием исполнения документа служит резолюция руководителя, при этом он определяет не вопросы задания, по которым исполнители обязаны периодически ему докладывать- контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства. Ее цель состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Технологию ведения контроля делят на направления: 1. фиксация всех поставленных на контроль документов 2. проверка своевременного доведения документа до исполнения 3. корректировка данных 4. напоминание исполнителям и руководителям о наличии неисполненных документов и поручений 5. информирование руководителя о состоянии и ходе исполнения документов 6. нанесение данных об исполнении 7. анализ состояния дел и уровня исполнительной дисциплины по организации. Если срок исполнения в документах не указан, то контроль осуществляется в соответствии с перечнем документов, подлежащих обязательному контролю. На каждом документе, исполнение которого взято на контроль, ставится штамп «контроль» или буква «К».

       Виды контроля:  существует два основных вида контроля: 1. текущий контроль - ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Он осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости заверения работы над документом. Он позволяет составить план работы на день, и сразу показывает какие дела должны быть завершены сегодня 2. предупредительный- при этом виде контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Сотрудник еще имеет время для решения каких-либо вопросов.

       Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока задним числом не допускается. Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа (выполнения резолюции руководителем, подготовки ответного документа, получение ответа на исходящий документ). Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке, в нее так же вносятся сведения о дате исполнения, указывается номер дела о номенклатуре дел, в которое подлежит исполненный документ. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделений или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудником, отвечающим за контроль исполнения или секретарем фирмы.

 

       Тема 4. Систематизация документов и их текущее хранение.

       Номенклатура дел.

       Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

       Дело- это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации, помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком- этикеткой. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения составляет номенклатуру дел. Она оформляется как для структурного подразделения, так и для организации в целом, печатается на общем бланке форматом А4 и утверждается руководителем организации.

 

№ дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и статьи по перечню	Примечание

 

       Основное назначение номенклатуры дел - это служить руководством для группировки исполненных документов. В целях обеспечения физической сохранности документы подшиваются в твердые обложки или папки. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения, они хранятся в рабочих помещениях или в специально-отведенных местах. По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения по указанию руководства организации передаются в архив организации. Процедура передачи дел в архив оговорена в нормативных документах организации.

       Требования, предъявляемые к номенклатуре дел: 1. охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации 2. раздельная группировка в дела документов постоянного и временного роков хранения 3. конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которое полностью отражает состав и содержание документов и исключает возможность включения в дело несоответствующих его содержанию и сроков хранения документов 4. систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью сложности, важности и сроком хранения документов.

       Существуют следующие виды номенклатур: 1. типовая номенклатура- составляется для организации однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом 2. примерная номенклатура- устанавливает примерный состав дел для организации однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и носит рекомендательный характер 3. конкретная (индивидуальная) номенклатура дел-  составляется индивидуально по каждому делу.

       Разработка номенклатуры складывается из следующих этапов:  1. определением круга документов для включения в номенклатуру 2. составление заголовка дел 3. разработка схемы номенклатуры, то есть порядка расположения дел 4. определение сроков хранения 5. определение индекса дел 6. оформление и удостоверение номенклатуры.

       Основное требование к номенклатуре- это охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. Учитываются документы как создаваемые самой организацией, так и получаемые от других организаций.

       Определение сроков хранения дел.

       Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - это важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения и временным сроком хранения не могут помещаться в одно дело. Сроки устанавливаются по перечням документов или экспертным путем, ведущими специалистами организации. Используются следующие виды типовых перечней: 1. перечень типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений с указанием сроков хранения 2. перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы 3. перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

       Сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения, различной ценности и с разными сроками. То срок хранения дела устанавливается для наиболее ценной документации, то есть больше. Срок хранения исчисляется с первого января того года, который следует за годом окончания дела.

       Формирование дел- это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: 1. распределение и раскладка исполненных документов по папкам 2. расположение документов внутри дел в определенной последовательности 3. оформление обложки дела. На обложку вносятся следующие данные: полное название организации, под ним пишется название структурного подразделения (финансовый отдел и т.д.), под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре дел, далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры дел без изменений, внизу обложки указывается срок хранения дела, все данные, вносимые на обложку записываются в самом начале заведения дела.

 

       Тема 5. Подготовка документов к архивному хранению.

       Экспертиза ценности документов.

       Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве это обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформлении дел, оставление описи на дела постоянного и временного сроков хранения.

       Экспертиза ценности документов- это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В задачи экспертизы ценности документов входит:  1. отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение 2. отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности но сохраняющих практическое значение 3. выделение и уничтожение документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение 4. установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов системности, историзма.

       Критериями оценки документов является: 1. критерии оценки содержания документов- это значимость события, отраженного в документах, значения, содержащиеся в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа 2. критерии оценки происхождения документов- являются роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов 3. критерии оценки внешних особенностей документа- это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей) особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния. Экспертиза ценности проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверки правильности отнесения документов к делам, а также подготовка дел к хранению или уничтожению. Для организации проведения экспертизы их опора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия. В своей работе комиссия руководствуется положениями об архивном фонде РФ, различными требованиями, основными правилами и нормативно-методическими документами.

       Проведение экспертизы ценностей.

       Ежегодно в организации проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Это отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудника архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Если при просмотре в делах обнаруживаются документы как постоянного, так и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке. В результате работы комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: 1. документы постоянного ранения в государственных архивах 2. документы временного хранения в ведомственных архивах (свыше 10 лет) 3. документы временного хранения (до 10 лет) 4. документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

       Оформление дел- это подготовка дел к архивному хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению внутренней описи документов, внесение уточнений в реквизиты обложки дела. Оформление начинается с момента заведения дела и завершается в процессе подготовки к сдаче в архив. Оформление проводится работником службы делопроизводств, оно может быть частичное или полное.

       Лист заверителя оформляется следующим образом: заверительная подпись составляется на обложке дела, или оборотной стороне последнего листа запрещается. Она пишется на отдельном листе, разборчиво и в ней указываются следующие реквизиты: дата составления, должность и фамилия составителя, который подписывает данный лист.

 

Лист- заверитель дела №

В дело подшито (вложено) и пронумеровано 200 (двести) листов

Лист 5 имеет физические повреждения разрыв и склейка.

Секретарь   & М.С.Петрова

16.02.2006

 

       После подшивки документов и нумерации листов оформляют обложку дела. На обложку дела вносятся следующие сведения: 1. полное наименование организации 2. наименование структурного подразделения 3. делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре 4. заголовка дела 5. срок хранения дела. При подготовке дела к хранению или передачи дела в архив эти данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляются следующие реквизиты: дата дела, номер тома (части), если это имеется), количество листов в деле, архивный шифр дела (номер фонда и описи дела).

       Правила составления описей дел. На дела постоянного и временного хранения составляют опись дел. Опись дел - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Опись состоит из годовых разделов, составляется отдельно на дела постоянного и временного хранения, по личному составу, наследственные дела, научные отчеты и т.. В делопроизводстве описи составляются в каждом структурном подразделений работниками службы делопроизводства. Ответственность за качественное и своевременное оставление описи несет руководитель службы делопроизводства. Годовые разделы описи составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Она включает в себя следующие элементы.

 

№	Индекс или № дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Срок хранения дела	Примечания

 

       В описях дел постоянного хранения графа № 6 опускается. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером при наличии нескольких частей или томов, каждая из них имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи осуществляет архив организации. В конце описи делается итоговая запись, в ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

 

В данную опись внесено 5 (пять) дел с № 1 по № 6.

 

       Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один остается в подразделении, второй передается вместе с делами в архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дела организации.

       Подготовка и передача дел на хранение в архив. В архив организации передаются все дела постоянного временного хранения и дела по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденных руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки, заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись, дела временного хранения в архив не передаются. Принимая дела сотрудника архива, тщательно сверяют каждое дело с описью, проверяю правильность формирования и оформления дел, заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество дел. Один экземпляр возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. Впервые, при сдачи дел на государственное хранение организация представляет в архив следующие документы: 1. документ на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел 2. описи в тех экземплярах, утвержденные комиссией архивного отдела 3. историческую справку организации 4. справку о неполной сохранности документов, если какие-либо дела утрачены.

Затем дела шифруются, шифр включает в себя указанные на обложке дела номера описи и номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела указываются в архивные связки, сдача дел оформляется актом. Организация сдатчик в архив расписывается на всех экземплярах описи и автосдачи. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. Для учета документов определенных категории дел составляют внутреннюю опись. Внутренняя опись документов- это учетные документы, содержащие перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названии, дат и номера листов дела. Эта опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел. Необходимость составления этой описи определяется инструкцией по делопроизводству организации или учреждения. Она помещается в начале дела, в нее вписываются данные о каждом подписываемом документе. По окончании формирования дела также составляется итоговая запись.

 

Раздел 4