Нормативно - правовые документы, регламентирующие программное обеспечение ДОУ

Нормативные документы

Нормативно правовая база образовательной деятельности в ДОУ

 

Нормативно - правовые документы, регламентирующие программное обеспечение ДОУ

 

· Конституция РФ, ст. 43, 72;

· Закон РФ "Об образовании;

· Концепция модернизации российского образования на период до 2010 года;

· Федеральная целевая программа развития образования на 2006 - 2010гг.;

· Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении, утвержденное постановлением Правительства РФ от 01.07.95г. № 677 (с изм. от 14.02.97г., 23.12.02г., 01.02.05г.);

· О федеральных компонентах государственных образовательных стандартов дошкольного образования. Постановление Правительства РФ от 08.04.2000г. № 309;

· О реализации права ДОУ на выбор программ и педагогических технологий. Письмо Мин. Образования России от 02.06.98г. № 89/34-16;

· Рекомендации по экспертизе образовательных программ для ДОУ Российской Федерации. Методическое письмо Министерства образования Р.Ф. от 24.04.95г. № 46/19-15;

· О построении преемственности в программах дошкольного образования и начальной школы. Письмо Министерства образования России от 09.08.2000г. № 237/23-16;

· О гигиенических требованиях к максимальной нагрузке на детей дошкольного возраста в организованных формах обучения. Письмо Мин. Образования России от 14.03.2000г. № 65/23-16;

· Закон саратовской области "Об образовании" г. Саратов;

· Областная целевая программа "Развитие образования на 2006-2008гг.;

Нормативно - правовые документы, регламентирующие построение преемственности дошкольного и начального общего образования

 

· Закон РФ "Об образовании";

· Концепция модернизации россий ского образования на период до 2010года;

· Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении. Утверждено постановлением Правительства РФ от 01.07.95г. № 677 (с изм. от 14.02.97г., 23.12.02г., 01.02.05г.);

· О подготовке детей к школе. Письмо Мин. образования РФ от 22.07.97г. № 990/14-15;

· Приказ МО Саратовской области № 40 от 20.01.06г. "О разработке региональной модели предшкольного образования в Саратовской области"

· Об организации взаимодействия образовательных учреждений в обеспечении преемственности дошкольного и начального общего образования. Методическое письмо Мин. образования России от 25.03.94г. № 35-М;

· О построении преемственности в программах дошкольного образования и начальной школы. Письмо Мин. образования РФ от 09.08.2000г. № 237/23-16;

· О практике проведения диагностикик развития ребенка в системе дошкольного образования. Письмо Министерства образования РФ от 07.04.1999г. № 70/23-16;

Нормативно - правовая база физкультурно - оздоровительной работы

 

· Конвенция о правах ребенка;

· Закон Российской Федерации "Об образовании". (№12-ФЗ от 1992г.);

· Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении (№ 179 от 14.02.97г.);

· Письмо МОРФ № 65/23-16 от 14.03.2000г. "О гигиенических требованиях к максимальной нагрузке на детей дошкольного возраста в организованных формах обучения".

Перечень локальных актов ДОУ

Учредительные документы и локальные акты, регламентирующие административную и финансово - хозяйственную деятельность

 

· Устав ДОУ;

· Программа развтия ДОУ;

· Положение о педагогическом совете;

· Решения педагогических советов, приказы по образовательному учреждению;

· Положение о попечительском совете;

· Договор образовательного учреждения с учредителями;

· Договор образовательного учреждения с родителями;

· Хозяйственные договоры;

· Договоры о сотрудничистве с различными учреждениями и организациями;

· Правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения;

· Договор (контракт) с сотрудниками;

· Коллективный договор;

· Должностные инструкции сотрудников, в том числе административно - хозяйственного персонала, педагогов, социального педагога, психолога и других по форме:

1. общие положения,

2. должен знать...,

3. функциональные обязанности,

4. права, компетенции,

5. организация деятельности и др.;

· Положение о комиссии по общественно - административному контролю санитарно - гигиенических условий в образовательном учреждении;

· Положение о комиссии по охране труда;

· Инструкция по безопасности и правилам работы на травмоопасных участках, рабочих местах;

· Положение о порядке проведения инструктажа по технике безопасности;

· Положение о медико-психолого-педагогической службе ДОУ.

 

 

Документирование управленческой деятельности.Требования к документам.

(Виды документовЖклассификация.ОРД.Юридическое значение документов).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

с юридической службой;

со службой документационного обеспечения;

с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями — при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный,

противопожарный и т.д;); с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера,

служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись. Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

Приложение

к

(указывается документ)

от   №       

Если приложений несколько, они нумеруются.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

 

11 Составление текстов служебных документов.(Стиль служебных документовЖофициально-деловой стиль.Общие требования к текстам документов управления). В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений из одной инстанции в другую. Этот процесс должен быть организован так, чтобы с документами совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом. Подготовка документа начинается с составления его проекта, на согласование которого, как правило, уходит много времени. Нередки случаи, когда согласование является перестраховкой и не вызвано действительной деловой необходимостью. Для ускорения процесса подготовки документа целесообразно совместить во времени согласование его проекта. Для этого документ размножают, а полученные копии одновременно передают во все инстанции (должностным лицам), участвующие в согласовании. Исполнитель (ответственный исполнитель) собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, замечаниях, уточнениях. Порядок согласования и визирования документов, как правило, четко регламентируется инструкцией по делопроизводству в организации. Подготовленные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений, имеющим право подписания соответствующих документов. Прежде чем представить проект документа на подпись, исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Как показывает практика, такие задержки происходят, когда в организации со значительным объемом документооборота все исходящие документы подписывает только руководитель организации. Более же целесообразен порядок, при котором право подписи документов имеют также другие руководящие работники. Разумеется, документы по наиболее принципиальным вопросам подписывает только руководитель или (в его отсутствие) заместители. С целью упорядочения процедуры подписания документов рекомендуется составлять перечень документов, подписываемых руководством организации и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В нем также может быть указано, кто и какие документы визирует и утверждает. Практика делегирования права подписи исходящих документов способствует более оперативному их движению и решению дел. Подписанные документы передаются на отправку. Обработка отправляемой корреспонденции заключается в ее сортировке по адресам и видам почтовых отправлений, проставлении адреса на конверте, складывании документов (фальцевании) и вложении в конверты, заклеивании конвертов, определении стоимости отправления, составлении списка на заказную почту. Документы должны передаваться в канцелярию полностью оформленными и иметь пометку о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). В канцелярии проверяется правильность оформления корреспонденции, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для устранения недостатков. При отсылке документов постоянным адресатам рекомендуется использовать конверты с заранее нанесенными адресами. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт, а на письмах с несколькими адресатами подчеркивается наименование того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма. Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку. Внутренние документы используются в той организации, которая их создала, и, как правило, не выходят за ее пределы. Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов. Вместе с тем, обращение отдельных видов внутренних документов имеет особенности. Так, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу (юрисконсульту) организации для проверки правильности оформления и соответствия подготовленных документов действующему законодательству. При подготовке и оформлении протоколов, фиксирующих ход собраний, совещаний и т.д., отсутствует этап составления проекта и его согласования. Приказы и иные распорядительные документы, протоколы, содержащие поручения разным должностным лицам или подразделениям организации, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из них. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, справки и другие внутренние документы оперативно­информационного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения или помещаются в дело. О передаче документов из одного структурного подразделения в другое ставится в известность канцелярия или другая служба, в которой был зарегистрирован документ. Контролируемые документы передаются в другие подразделения или другому лицу только с ведома службы, осуществляющей контроль за исполнением этих документов.

 

 

12 Документирование деятельности коллегиальных органов.(Состав документов.Структура доклада,отчета,протоколы.Их оформление и редактирование).

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.

Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с уазанием их должности и организации, которую они представляют.

В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.

Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.

Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.

Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

1)    выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;

2)    ознакомление предполагаемых участников с повесткой;

3)    выработка регламента совещания;

4)    подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а) доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада, информационного сообщения предполагаемых участников, в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, г) проекта решения.

5)    организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б) размещение участников, в) транспортное обеспечение участников, г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия, е) информирование участников по интересующим их вопросам, ж) снабжение участников канцтоварами;

6)    организационные работы секретариата совещания;

7)    техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);

8)    документирование работы совещания (оформление документальных материалов): а) составление протокола (стенограмма) итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания;

9)    анкетирование участников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне организации и проведения совещания.

Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.

Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания. Например:

Повестка дня

1.    О работе технического совета предприятия. Доклад главного инженера предприятий кандидата технических наук Зайцева А.И.

2.    О работе по рационализаторству и изобретательству в филиале предприятия в г. Кемерово. Сообщение начальника технического отдела предприятия кандидата технических наук Федорова С.Н.

Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашенных входят

-     обращение;

-     информация о дате и месте проведения совещания;

-     повестка дня;

-     предложение принять участие;

-     просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания. Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.

Регламент может быть приблизительно таким: 1) вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин.; 2) основной доклад — до 30 мин; 3) вопросы докладчику — не более 2 мин каждый; 4) содоклад, сообщение — не более 10 мин; 5) вопросы содокладчику — не более 1 мин на каждый; 6) выступления 5-7 мин; 7) ответ докладчика — не более 5 мин;

8) ответы содокладчиков — не более 3 мин на каждый; 9) справка по ходу совещания — не более 3 мин; 10) чтение проекта решения — не более 5 мин; 11) предложения по проекту решения — не более 3 мин; 12) подведение итогов совещания — не более 10 мин.

Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают че-, рез каждые 50 мин, его продолжительность — не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин

 

 

Формирование дел.(Группировка дел;специфика формирования отдельных категорий дел.Виды документов,формируемых в дело.Систематизация документов.Оформление дел.)

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива. 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.6

 

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2008 год будет составлен в 2009 году, но помещается в дело 2008 года. И наоборот, план на 2009 год составляется в 2008 году, а помещается в дело 2009 года. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия. 12

 

18 Правила оформления управленческих документов.

(Виды бланков,реквизиты,формуляр,отметки на документе. Единые требования и правила оформления документов управления,установленные государственными нормативными актами-стандарты).

 

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.

 

Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документов;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “01 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Расположение основных реквизитов документа приведено в ГОСТ Р 6.30-97

 

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита “название вида документа” и печатается от границы левого поля.

Реквизит “индекс (№) документа.”

Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом “дата”.

Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, № 2, № З….

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, № 17/21, где 17 - порядковый номер документа в одной фирме, а 21 - порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/01-04: 57 - номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 - структурное подразделение, 04 - номер дела в этом подразделении.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

 

Реквизит “ссылка на индекс и дату входящего документа “

Место