Отд. III. – исполнение и отправление дел

§ 148. Все бумаги, исходящие из министерства, делятся на два главные рода: одни из них содержат переписку министра, другие переписку департамента.

§ 149. Переписки сии различаются не по роду дел, но по различной степени власти, присвоенной министру и департаменту и подробно означенной во второй части сего учреждения.

§ 150. К переписке министра особенно принадлежат: 1. Объявление высочайших указов, на имя министра состоявшихся или на представления его последовавших. 2. Представления в Государственный совет, в Правительствующий сенат или на непосредственное высочайшее усмотрение. 3. Сношения с министрами, с генерал-губернаторами и другими лицами, ему равными. 4. Предписания департаментам, министерство составляющим. 5. Дела, тайне подлежащие.

§ 151. Все прочие бумаги, переписку министерства составляющие, принадлежат к его департаментам, исключая те случаи, где министр признает нужным сделать от своего имени подтверждение или понуждение.

§ 152. Все исходящие бумаги, переписку министра составляющие, изготовляются в департаментах по их принадлежности, скрепляются предварительно директором департамента и представляются министру к подписанию.

§ 153. Если министр признает изготовленное исполнение недостаточным, он поручает исправить и дополнить его под непосредственным своим руководством. В сем случае директор департамента не обязан уже скреплять исполнения, но для связи и порядка дел бумаги сии, по подписании их, вместе с прочими отсылаются в департамент, записываются в журнал исходящих и отправляются по их принадлежности.

§ 154. Бумаги секретные и по особенным поручениям министра, к предметам департамента не принадлежащие, изготовляются в канцелярии министра, представляются директором оной или начальником отделения и отправляются по принадлежности.

§ 155. Бумаги, составляющие переписку департамента, исходят из оного по определенной форме, за подписанием директора и за скрепою начальника отделения. Они изготовляются в своих отделениях и представляются директору на том же основании, как бумаги, изготовленные в департаменте, представляются министру.

§ 156. Бумаги, коих предмет есть требование или сообщение каких-либо сведений, запросы, справки и тому подобные, подписываются начальником отделения и отправляются за скрепою столоначальника.

§ 157. Никакая бумага не исходит ни из департамента ни из канцелярии прежде, нежели она будет внесена в журнал исходящих.

§ 158. Два журнала исходящих полагается как в департаментах, так и в канцелярии, – общий и частный.

§ 159. В общий журнал вносятся все бумаги, исходящие по департаменту и канцелярии, самым кратким означением их содержания. В частный вносятся все бумаги, исходящие по каждому отделению департамента и канцелярии, во всем пространстве (от слова до слова).

§ 160. В общий журнал вносятся все бумаги без различия, по мере их отправления. Бумаги, тайне подлежащие, не вносятся в общий журнал, но отправляются прямо по внесении их в журнал частный, особенно для сего назначенный.

§ 161. Частный журнал разделяется на три части: в одну вносятся высочайшие указы, по министерству исходящие, в другую переписка министра или департамента, в третью бумаги, тайне подлежащие, где они находятся.

§ 162. Отпуски всех бумаг прилагаются к делам и отдаются в свое время при надлежащих описях в архив.

§ 163. Архив имеет два рода описей: одну общую по алфавиту, другую частную, разделенную на столько частей, сколько есть отделений.

§ 164. Никакое дело и никакая выписка не исходят из архива вне департамента без точного приказания директора; в департаменте же дела и выписки обращаются по запросам начальников отделений.

§ 165. Для успешнейшего хода дел все бумаги отправляются прямо из каждого отделения, по записке содержания их в общий журнал. В частный журнал они вносятся с отпусков, при делах оставляемых. Отпуски сии должны быть сверены и скреплены подписью столоначальника.

§ 166. Исходящие бумаги отправляются за печатью того места, от коего они исходят. Посему каждый департамент и каждая канцелярия имеют свою печать с надписью. Хранение сей печати особенно вверяется директорам, а от них поручается начальникам отделений. Все бумаги должностные не иначе печатаются, как сими печатями. В частной и личной переписке разных чиновников строго запрещается употребление казенной печати, под опасением взыскания по законам.

§ 167. В делах, требующих публичного извещения просителей, вызова подрядчиков и тому подобных, положения и решения министров и департаментов доставляются для напечатания в Ведомостях, за подписанием министра, если объявление исходит от его имени, или директора, когда оно принадлежит к делам департамента.

Отд. IV. – РЕВИЗИЯ ДЕЛ

§ 168. От министра зависит, и для удостоверения в исправном течении дел в департаменте или отделениях, требовать самое производство оных на свое усмотрение или же нарядить одного или более чиновников для обозрения их дел, поверки ведомостей и вообще благоустройства департамента.

§ 169. Каждый месяц директор производит ревизию решенных и нерешенных дел по журналам входящих и нисходящих и представляет о них ведомости министру. Из сих ведомостей в конце года составляется в канцелярии общая ведомость по всем департаментам, где означаются и дела, особенно произведенные в канцелярии.

§ 170. Директор по усмотрению своему назначает, если находит нужным, в разные времена чиновников для осмотра успехов в производстве дел, и содержания оных в порядке по всем частям департамента.

§ 171. Ведомости о делах, ежемесячно представляемые министру, показывают перечнями одно число дел.

§ 172. Составление ведомостей сих производится по формам, какие даны будут от министра.

§ 173. Ведомости по ревизии дел должны быть представлены министру не позже 5 числа каждого месяца.

§ 174. Директор рассматривает подаваемый от начальников отделений список дел, совершенно оконченный производством, и назначает из оных следующие к отдаче в архив.

§ 175. Начальники отделений обязаны производить ревизию дел по столам, прежде представления оных на ревизию директору.

§ 176. Контролер или бухгалтер, где положены счетные отделения, равно начальник архива и начальник чертежной, подают сии ведомости директору непосредственно.

Отд. V. – ОТЧЕТЫ

§ 177. Три отчетов рода полагаются во всех министерствах: отчет в суммах, отчет в делах и отчет в видах и предположениях к усовершению каждой части.

I. Отчет в суммах

§ 178. Отчет в суммах представляет все обороты их по ежегодному расписанию или по чрезвычайным назначениям.

§ 179. Директор, свидетельствуя отчеты каждый месяц, представляет министру краткую ведомость о положении сумм.

§ 180. Из сих ведомостей в канцелярии министра составляется общее положение сумм по всем департаментам.

§ 181. Месячные ведомости содержат одни только обороты сумм по департаментам, то есть назначение оных и прием в ведение департамента, отпуск и назначение по главным местам, зависящим от департамента, но местный оборот и употребление означается в годовом отчете.

§ 182. Бухгалтер каждого департамента со своими помощниками, составляя месячные ведомости, доставляет их за своим подписанием вообще и подписанием помощников по частям, ими обработанным, контролеру для обревизования; также утвердив верность их подписью своею вообще и подписью помощников своих по частям, передает их начальникам отделений, каждому по своей части. Начальники отделений, получив сии ведомости, рассматривают и представляют их директору, а сей министру. Начальники отделений утверждают сии ведомости своим подписанием, каждый по своей части, а директор с начальником счетного отделения, где таковое положено, все вообще.

§ 183. Министр составит и предпишет к исполнению формы месячных ведомостей и годовых отчетов не только для каждого департамента, но и для каждого отделения, для каждого места, предмета и оборота сумм.

§ 184. Каждый год, в назначенный срок, директор за подписанием своим представляет министру отчет о движении сумм.

§ 185. Отчет в суммах должен быть представлен по всем главным оборотам, предметам и местам, общими перечнями, с объяснением оных в нужных случаях особенными приложениями.

§ 186. Годовой отчет в суммах должен заключать следующие главные статьи:

1. Остатки сумм и прочего имущества от истекшего года к тому, за который отчет отдается. 2. Приход сумм и прочего имущества в течение года. 3. Расход сумм и прочего имущества. 4. Оборот и движение сумм, согласно с их предназначением по годовой финансовой смете. 5. Произведения или прибытки от оборота и употребления сих сумм. 6. Употребление (приход и расход) сих самых произведений. 7. Прибыль и убыток сих самых сумм и произведений. 8. Остатки сумм и всего имущества.

§ 187. Каждая статья отчета из означенных в предыдущем § имеет свои разделения и подразделения, свойственные каждому департаменту, отделению, месту, предмету и образу употребления, и вообще обороту и движению сумм. Согласно с сим, отчет должен содержать ясные перечни всех сих разделений.

§ 188. Бухгалтер департамента, на предписанном основании и по данным формам, составляет со своими помощниками отчет в суммах.

§ 189. Срок представления месячных ведомостей и годовых отчетов назначается министром.

§ 190. В счетном отделении канцелярии министра, по получении ведомостей от департаментов, составляется общая ведомость о суммах и разносится по статьям в книгах, дабы во всякое время можно было видеть положение и состояние каждой части.

§ 191. По предъявлении министру годовых отчетов, на том же основании, как сказано в предыдущем § о месячных ведомостях, составляется в канцелярии его общий годовой отчет.

II. Отчет в делах

§ 192. Отчет в делах представляется от департаментов министру в марте месяце каждого последующего года.

§ 193. Отчет должен в себе содержать по каждому департаменту:

1. Краткое начертание того положения, в коем по последнему отчету разные части находились.

2. Продолжение и принятие новых мер в течение года, с изъяснением причин и правил, на коих они основаны.

Примечание. Одни только важные меры составляют предмет отчета; дела текущие сюда не входят. О них прилагается только перечневая табель, означающая число их.

3. Состояние экономической части департамента. Сюда принадлежат суммы, определенные по общему расписанию, и чрезвычайные назначения, предметы и количество расходов, с приложением сравнительной табели предыдущего года.

4. Отчет в производстве дел на основании ведомостей, означенных в § 169.

§ 194. Каждое отделение в департаменте назначает подчиненным ему местам и лицам срок присылки описаний, сведений, ведомостей, счетов и объяснений по всем статьям, входящим в отчет.

§ 195. Каждое отделение по полученным сведениям составляет отчет по управляемой им части и представляет оный директору в назначенный срок, за подписанием начальника отделения.

§ 196. Директор, получив отчеты от всех отделений департамента, составляет общий отчет под непосредственным своим надзором.

§ 197. Из отчетов, представленных от департаментов, составляется общий отчет под особенным руководством самого министра.

§ 198. Отчеты о делах вносятся в Государственный совет, рассматриваются в его департаментах, и с примечаниями их поступают на уважение Общего собрания, а потом предаются тиснению во всеобщее известие.