Выдача денег за оборудование в ремонте

Выдача денежных средств осуществляется в случаях, если покупатель сдал купленный товар в ремонт в Сервисном центре или на любой торговой точке, и этот товар не подлежит выдаче из ремонта по причине производственного брака или истечении сроков ремонта

Прежде чем выдавать деньги нужно:

1. Получить от покупателя квитанцию на прием в ремонт

2. Удостовериться, что покупателю не выдавалось подменное оборудование

3. Получить от покупателя оставшиеся у него комплектующие от оборудования.

Выдача наличных денежных средств из кассы за оборудование, проданное на вашей торговой точке, находящееся в ремонте оформляется во «Фронте кассира» в меню «Сервисные операции» нажатием кнопки «Выдача за обор.».

В открывшемся окне необходимо подтвердить, что выполняется действительно выдача денег за оборудование в ремонте, а не возврат товара (оборудования у покупателя на руках нет).

Затем необходимо выбрать причину, по которой необходимо выдать покупателю деньги:

1. Срыв сроков ремонта/п.к. – необходимо указать штрих код квитанции

2. Заключение СЦ – необходимо указать номер заключения СЦ

В открывшемся окне выбрать чек на продажу по дате и номеру фискального чека.

Если в чеке несколько позиций, то необходимо указать, за какой товар необходимо вернуть деньги покупателю.

Далее необходимо указать паспортные данные покупателя. Для этого создаем нового или выбираем уже существующего контрагента.

Затем нужно указать перечень полученных от покупателя комплектующих от оборудования, находящегося в ремонте.

Полученные от покупателя комплектующие необходимо отправить в сервисный центр. В открывшемся окне указываем номер пломбы, которой нужно опломбировать мешок с принятыми комплектующими.

Далее программа автоматически сформирует Препроводительную ведомость – и Накладную ТОРГ‑12.

Затем программа предложит распечатать стандартный комплект документов на возврат: Заявление, РКО, АКТ КМ‑3.   

После оформления в 1С-Рарус выдачи денег за оборудование в ремонте, в общем журнале автоматически будут проведены две операции:

1. Расходный кассовый ордер;

2. Инкассация.

Возмещение стоимости утерянного комплекта при оформлении возврата товара от покупателя или при выдаче денег за оборудование в ремонте.

При оформлении возврата неисправного товара или при получении от покупателя комплектующих, оставшихся у покупателя после отправки товара в СЦ на ремонт при выдаче клиенту денег, иногда возникает проблема – покупатель потерял одну или несколько комплектующих. В первую очередь можно посоветовать покупателю купить в нашем салоне идентичный товар (оригинальное зарядное устройство, карту памяти, USB‑кабель и др.)

При невозможности доукомплектовать оборудование, покупатель возмещает на торговой точке наличными стоимость утерянных комплектующих.

Для этого в программе 1С-Рарус при оформлении возврата товара или выдачи денег за оборудование в ремонте появляется диалоговое окно:

 

Если необходимо возместить наличными стоимость утерянного комплекта, то на вопрос: «Товар в полной комплектации» следует ответить «НЕТ».

В этом случае открывается окно с перечнем и стоимостью комплектующих, где необходимо отметить, что клиент потерял.

После указания всех утерянных комплектующих программа предложит сформировать в 1С-Рарус поступление наличных денежных средств от покупателя.

В результате выполненных действий в общем журнале сформируется две операции:

1. Приходный кассовый ордер

2. Инкассация (Внесение)

По Фискальному регистратору пробьется чек «Подкрепление».

Необходимо распечатать документ «Приходный кассовый ордер» (Приложение 22). На правой части документа (квитанция) кассир ставит подпись, фамилию и инициалы, печать торговой точки. Квитанция передается покупателю.

Левую часть документа (корешок) кассир подписывает и вместе с чеком «Подкрепление» отправляет в офис.

Инкассация в банк

Инкассация денежных средств в банк на торговых точках проходит ежедневно. Время проведения инкассации и список инкассаторов можно узнать в информационных письмах от оперативной группы.

Для проведения инкассации торговая точка не закрывается (за исключением точек, где этого требует банк). Закрыть можно только жалюзи в районе кассы. Сбор и передача денег не должны проводиться на глазах у покупателя.

Для выполнения инкассации денежных средств в 1С-Рарус, предназначена кнопка «Изъятие», находящаяся во фронте кассира на закладке «Сервисный режим».

В открывшемся окне в верхней части указан остаток денежных средств в кассе на данный момент.

Вносится общая сумма собранных денег. Сумма изъятия никогда не должна превышать этот остаток.

Вид инкассации: Банк

Указывается сотрудник, сдающий инкассацию.

Нажимается кнопка «Выполнить»

По ФР пробьётся чек на сумму изъятия. Этот чек нужно будет прикрепить к третьему экземпляру препроводительной ведомости.

После того, как по всем кассам были пробиты чеки «Изъятия» во фронте кассира необходимо нажать кнопку «Инкас».

В открывшемся окне вносятся:

1. Покупюрно общая сумма, сдаваемая в Банк;

2. Номер сумки, в которую кладутся деньги;

3. Сотрудник, сдающий инкассацию.

Нажимается кнопка «Выполнить».

Если сумма изъятия не совпадает с той, которая внесена покупюрно, то программа предупредит об этом.

При правильном внесении суммы, программа предлагает напечатать препроводительную ведомость.

В последовательности нумерации закладок, печатаются документы.

При невозможности оформить препроводительную ведомость в электронном виде, перед вложением в сумку денежной рублевой наличности кассир-учетчик точки обязан от руки под копирку заполнить препроводительную ведомость в трех экземплярах и подписать каждый экземпляр. В препроводительных ведомостях нужно обязательно ставить не только подпись, но и фамилию и инициалы (при вложении рублевой выручки второй экземпляр препроводительной ведомости называется «Накладная»).

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку с денежной наличностью (Приложение 23).

Второй экземпляр (накладная) препроводительной ведомости отдается инкассатору (Приложение 24).

Третий экземпляр препроводительной ведомости (Приложение 25) с печатью и подписью инкассатора остается на торговой точке, затем обязательно прикрепляется вместе с фискальным инкассационным чеком к листам продаж за текущий день и отправляется в отдел учета.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

по проведению Банковской инкассации на торговой точке

1. Перед открытием торговой точки старший продавец должен пройди инструктаж по инкассации у финансового менеджера.

2. Документы, которые дают право проводить инкассацию, должны проверяться у инкассаторов – при каждом заезде на торговую точку.

3. Инкассаторы должны иметь при себе – явочную карточку, доверенность, удостоверение банка с печатью или паспорт, которые они должны предъявлять старшему продавцу или кассиру учетчику. Перед началом проведения инкассации, старший продавец сверяет фамилию, имя, отчество инкассатора с имеющимся на точке списком инкассаторов. В случае возникновения подозрений в подлинности документов инкассатора или отсутствия фамилии в списке, связывается с Оперативным дежурным Службы безопасности или со службой инкассации для получения подтверждения информации. После получения подтверждения, приступает к проведению инкассации.

4. Инкассация проводится следующим образом:

· Перед получением ценностей инкассатор предъявляет кассиру-учетчику удостоверение инкассатора установленного образца, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку; Кассир-учетчик предъявляет образец оттиска пломбира, которым опечатана инкассаторская сумка, и два экземпляра препроводительной ведомости и передает сумку с ценностями.

· Деньги должны сдаваться по купюрам, в пачках по 100 купюр. Неполные пачки нужно собирать отдельно. Перед вложением в сумку денежной рублевой наличности кассир-учетчик точки обязан в электронном виде или от руки под копирку заполнить препроводительную ведомость в трех экземплярах и подписать каждый экземпляр (при вложении рублевой выручки второй экземпляр препроводительной ведомости называется «Накладная»).

· Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку, а сумка с выручкой опломбировывается таким образом, чтобы пломба находилась как можно ближе к замку, при этом концы шпагата от завязанного узла в пазу пломбы должны иметь длину не более двух сантиметров. Препроводительная ведомость составляется к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью.

· При приеме сумки с ценностями инкассатор проверяет: ясность оттиска пломбира и соответствие его образцу, заверенному Банком; целостность сумки с ценностями (отсутствие заплат и наружных швов, разрыва ткани, швов, шпагата или наличие узлов на шпагате); соответствие номера сумки с ценностями номеру, указанному в препроводительной ведомости и явочной карточке.

· Инкассатор проверяет правильность оформления накладной и копии препроводительной ведомости:

· соответствие суммы денежной наличности записи в накладной и копии препроводительной ведомости;

· соответствие сумм цифрами и прописью в накладной и копии препроводительной ведомости;

· подпись кассира на каждом экземпляре препроводительных документов;

· покупюрную разбивку и итоговую сумму сдаваемых денег в накладной к инкассаторской сумке с денежной наличностью.

Кассир-учетчик оформляет явочную карточку, делая следующие записи:

· время сдачи денежной наличности;

· номер инкассаторской сумки с денежной наличностью;

· сумму денег, вложенных в сумку с ценностями (цифрами);

· номер принимаемой от инкассатора порожней сумки;

· подтверждает правильность записей, сделанных в явочной карточке, личной подписью.

· Проверив сумку с денежной наличностью, документы к ней и явочную карточку, инкассатор расписывается на копии препроводительной ведомости, ставит на ней дату инкассации, печать маршрута инкассации, передает порожнюю инкассаторскую сумку кассиру-учетчику.

· Кассир-учетчик сверяет идентичность подписи инкассатора на доверенности и копии препроводительной ведомости, после этого открывает дверь кассы для выхода инкассатора.

· Если инкассаторская сумка с денежной наличностью не подготовлена для сдачи инкассатору в установленное графиком время, то кассир-учетчик отмечает в явочной карточке причину не сдачи денежной наличности, заверяет своей подписью и несет персональную ответственность за отказ от инкассации. Повторная инкассация точки может осуществляться в другое время, по согласованию финансовым менеджером. Категорически запрещается самостоятельно отказываться от проведения инкассации без согласования с финансовым менеджером, а также звонить инкассаторам и в банки. При повторном заезде инкассаторов по причине нарушения точкой графика Банк имеет право взыскать с точки штраф в двойном размере от тарифов Банка.

5. Сотрудникам, ответственным за сдачу денежной наличности в банк (старшим продавцам, кассирам–учётчикам), в обязательном порядке проверять исправность запорных устройств, петель и целостность швов, как с внешней, так и с внутренней стороны на инкассаторских сумках, которые привозят из банков инкассаторы. При обнаружении разрывов, разрезов на швах или обметочной кайме внутри сумки, наличии других ниток на швах, клеевых соединений и т.п., необходимо записать фамилию инкассатора и немедленно сообщить финансовому менеджеру и оперативному дежурному Службы безопасности.

6. Необходимо строго соблюдать следующее:

· Пломбиры хранить только в сейфе и проверять их наличие, комплектность и исправность утром, а не перед проведением инкассации. Если пломбир не исправен, необходимо немедленно сообщить финансовому менеджеру.

· Инкассаторские сумки хранить закрытыми в сейфах. Сумку с выручкой не должны собирать и сдавать стажеры.

· Расходные материалы (пломбы, шпагат) заказывать на складе самостоятельно по необходимости.

· Препроводительные ведомости в распечатанном виде обязательно иметь в папке документации салона на случай отключения электричества и т.п. для заполнения от руки и только под копирку. Проверять их наличие ежедневно – утром.

· При оформлении препроводительных ведомостей лицам, ответственным за сдачу денежной наличности, в графе – «Кассир» необходимо ставить подпись и писать фамилию и инициалы разборчиво.

· Информационные письма, касающиеся инкассации, а также списки инкассаторов, хранить только в отдельной папке в сейфе.

· Своевременно предоставлять в финансово-аналитическую группу информацию по изменениям в работе торговой точки – особенно в праздничные дни.

· Обо всех опозданиях, неприездах инкассаторов, срывах и нарушениях проведения инкассации, как со стороны инкассаторов, так и со стороны персонала торговой точки – сообщать немедленно финансовому менеджеру, а также направлять служебную записку по электронной почте или через курьеров или секретарей офиса.

7. В соответствии с договорами на инкассацию каждой торговой точке определено время заезда инкассаторов.

Фактическое время приезда инкассаторов может отклоняться «+» «–» 30 мин., то есть наиболее раннее время приезда это – время обслуживания торговой точки «–» 30 мин., наиболее позднее – время обслуживания «+» 30 мин. Если инкассаторы приехали раньше, чем время обслуживания ТТ «–» 30 мин., то выручку точка не сдает, а инкассаторы ждут указанного времени! Деньги сдаются инкассаторам только во время инкассации по графику «+» «–» 30 мин. Если инкассаторы не приехали через 30 мин. после указанного в графике времени инкассации, торговая точка обязательно должна отзвониться финансовому менеджеру, а после 19–00 в будни и в выходные / праздничные дни оперативному дежурному Службы безопасности и сообщить о данном факте.

8. По вопросам «недовложений» или «перевложений» денежной наличности при сдаче инкассации обращаться к руководителю сектора и в Группу учета розничных продаж.

Лист Продаж

Лист продаж – итоговый отчет по всем проведенным операциям за смену. Формируется в конце дня. Это документ, который отражает всю совокупность операций, проведенных на ТТ за рабочий день, и позволяет контролировать правильность их совершения.

Прежде чем отправить Лист Продаж в офис необходимо сверить Черновик Листа Продаж с данными Х-отчета (можно распечатывать любое количество раз в день).

Х – отчёт – итоговая кассовая лента пробитий за текущую кассовую смену, снимается необходимое количество раз и служит для сверки наличности в денежном ящике и суммы пробитой за смену по ККМ.

1. Чтобы сформировать Лист Продаж необходимо в меню «ОТЧЕТЫ» выбрать отчет «Лист Продаж»

Для предварительного просмотра и проверки правильности проведенных операций служит «Черновик» (Приложение 26).

2. Для снятия X ‑Отчета во Фронте Кассира служит кнопка «X ‑Отчет».

3. Обязательно сверяются все контрольные суммы в X ‑отчете и в черновике Листа продаж:

– Сумма продаж за наличные.

– Сумма продаж по кредитной карте.

– Общая сумма продаж за смену.

– Остаток наличных в кассе – всегда должна совпадать с фактическим наличием денег в кассе.

– Сумма изъятий за смену (возвраты, инкассация в банк, выдача в подотчет и т.д.).

Если все операции в Листе продаж оформлены корректно, то все контрольные суммы в Листе Продаж соответствуют X‑Отчету.

4. Z ‑Отчет (Приложение 27) – контрольная кассовая лента пробитий по ККМ за текущую кассовую смену. Снимается один раз в день после закрытия салона и по завершению всех операций с ККМ. Z‑Отчет закрывает кассовую смену, при этом обнуляется итоговая сумма продаж за смену. На основании каждого Z – Отчета заполняется журнал кассира – операциониста.

Для снятия Z‑Отчета во Фронте Кассира служит кнопка «ЗАКРЫТИЕ».

Итоговая сумма Z ‑Отчета (сумма продаж, пробитая по фискальному регистратору) отображается в Листе Продаж в стоке «ПРОБИТО ПО ККМ ФАКТ»

Только после снятия Z‑отчета можно формировать оригинал Листа Продаж (Приложение 28): «Отчеты» – «Лист Продаж».

1. Выбрать кассира.

2. Нажатием на кнопку «Выгрузка и печать ЛП» сформировать «Оригинал Листа Продаж». При этом формируются электронный и печатный вариант.

3. Отправка производится по каналам связи автоматически;

4. Ежедневно в Отдел Учета предоставляется 1 печатный экземпляр Оригинала Листа Продаж и электронный вариант.

После выгрузки Листа Продаж блокируется возможность формирования всех операций в 1С-Рарус за текущий день. Повторная выгрузка на эту же дату невозможна.

Обзвон

Обзвон – это предоставление в Отдел Логистики отчета по остаткам товара на торговой точке.

Обзвон составляется и выгружается на сервер ежедневно автоматически при выгрузке листа продаж.

Плановая инвентаризация

Плановая Инвентаризация – пересчет фактического количества остатков товаров. На торговых точках проводится один раз в месяц. Салон на время проведения инвентаризации не закрывается.

«Плановая инвентаризация» за отчетный месяц проводится начиная с первого рабочего дня следующего месяца.

Продолжительность инвентаризации не более трех дней с момента ее начала.

Порядок действий при проведении плановой инвентаризации:

1. Заполняется и проводится табель смены.

 

 

В открывшемся окне «плановая инвентаризация», нажимается кнопка «Первый пересчет товара на ТТ»

· Кружочки зеленого цвета означают доступность данной кнопки, кружочки красного цвета означают недоступность данной кнопки.

· Если случайно была нажата кнопка «Закрыть», получить данное окно вновь можно, войдя в папку «Отчеты» и выбрав пункт «Инвентаризация на торговой точке».

2. Перед открытием документа «Первый пересчет», в базе автоматически будет проведен документ «Инвентаризация», который спишет все минусовые остатки, и спишет весь серийный товар без серийных номеров.

3. В сформировавшемся документе «Первый пересчет» в строке «по причине» должна быть – Административно-хоз. нужды. В колонку «факт» напротив каждой позиции товара вносятся фактически пересчитанное количество товара. Вносить товар можно сканером штрих кодов и вручную. В один и тот же документ можно внести информацию о товаре вручную или с помощью проводного сканера. В документ «первый пересчет» один и тот же товар можно внести только один раз.

4. Товар, который будет продаваться в течение инвентаризации, перед продажей должен быть занесен в документ «первый пересчет товара на ТТ», если он не был занесен в него ранее.

5. Товар, который будет поступать на торговую точку уже после формирования документа «Первый пересчет товара на ТТ» приходуется в обычном порядке и продается.Этот товар не должен учитываться в инвентаризации.

6. Проводятся все документы «Первый пересчет» на всех. На главном компьютере в окне «плановая инвентаризация» нажимается кнопка «пересчет разницы».

· После нажатия на кнопку «пересчет разницы» формируется и открывается документ «пересчет разницы», внешне идентичный документу «Первый пересчет». Документ «Пересчет разницы» может сформироваться только один раз на главном компьютере.

· Алгоритм действий программы таков: программа находит все ранее созданные (не более 3‑х дней назад) и проведенные документы «Первый пересчет товара на тт» и производит суммирование данных которые торговая точка заносила в колонку «факт». Затем сверяет их с остатками в базе 1С Рарус. В итоге в открывшемся документе остаются видимы только те позиции, по которым программа нашла расхождения и позиции не числящиеся на остатках. Если в поле факт есть позиция с нулевым остатком, то это означает что данный товар не был внесен в документ «Первый пересчет товара на тт».

7. По выведенным позициям проводим повторный пересчет. В документе «Пересчет разницы» можно только добавлять позиции и вносить изменения как сканером, так и вручную. Удаление выведенных позиций невозможно. Если товар отсутствует, то в колонке «факт» ставится ноль. После внесения всех изменений в документ «пересчет разницы» он проводится.

8. При втором пересчете фактически пересчитанное количество может не совпадать с итогами первого пересчета. Это может произойти как вследствие продажи данной позиции в течение инвентаризации так и в результате неверного первого пересчета. Чтобы проверить в чем причина, нажимаем кнопку «выбора печатной формы» и выбираем «отчет по движению в период инвентаризации».

Отчет показывает список товаров, проданных или принятых с момента первого нажатия кнопки «первый пересчет товара на тт» до момента формирования этого отчета. Данный отчет носит информационный характер. В него попадают только те позиции из пересчета разницы, по которым были приход или расход.

9. Вносятся все необходимые корректировки в документе «пересчет разницы» и он проводится.

10. В окне «плановая инвентаризация» выбирается третья кнопка «сформировать документ инвентаризация».

· После нажатия на кнопку «сформировать документ «Инвентаризация»» формируется стандартный документ «Инвентаризация». Данный документ формируется только один раз на главном компьютере и сразу проводится. Если открыть проведенный документ «инвентаризация» то в нем уже можно увидеть колонку «учет».

· После формирования документа «инвентаризация» остатки на торговой точке, числящиеся по базе 1С Рарус, изменяются на фактически посчитанные.

11. После проведения документа «инвентаризация» в окне инвентаризации нажимаем последнюю кнопку «выгрузка листа учета».

12. В открывшемся стандартном окне для выгрузки нажимается кнопка «выгрузить».

13. При выгрузке листа учета формируется и распечатывается 2 варианта «инвентаризационной описи». Опись подписывают все сотрудники торговой точки с расшифровками фамилий, которые принимали участие в инвентаризации, на каждой странице описи старший продавец ставит свою подпись. Отдельно должна стоять подпись привлеченного сотрудника Компании и внешнего аудитора (если он входит в состав инвентаризационной комиссии) – членов инвентаризационной комиссии. Один экземпляр остается на торговой точке, а второй отправляют вместе с остальными документами в офис.

Получение сверки по инвентаризации

После выгрузки Листа Учёта и передачи оригиналов документов по инвентаризации в офис, в течение 2‑х недель Отделом товарного учёта производится сверка результатов инвентаризации.

Результаты выверки выгружаются в 1С Рарус в форме документа ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

· В столбцах НОМЕНКЛАТУРА, СЕРИЙНЫЙ НОМЕР отображается товар, по которому зафиксировано расхождение в инвентаризацию

· В столбце ФАКТ отображается фактическое количество товара на ТТ по данным Листа учёта, по которому зафиксировано расхождение

· В столбце УЧЕТ отображается количество товара после выверки Отделом учета.

 

 

По каждому выявленному расхождению нужно выбрать:

· причину расхождений;

· заполнить запрашиваемые данные.

Чтобы выбрать причину расхождения в 1С: Рарус, нужно просто двойным щелчком левой кнопки мыши нажать на нужную позицию, откроется такое меню:

Если написано «ПРИЧИНА НЕ УКАЗАНА», то в этом случае нужно нажать «ИЗМЕНИТЬ» и выбрать причину расхождения.

Все причины расхождений в документе должны быть заполнены. Если не будет заполнена хоть одна причина, то документ не проведётся.

Если по одному товару выявлено несколько причин расхождений, то одна причина выбирается из списка, а остальные причины с указанием необходимых данных вносятся вручную в поле «Комментарий».

Для того чтобы определить по каким расхождениям не заполнены причины расхождений необходимо сформировать печатную форму сверки (Сверка из SAP) (Приложение 29)

Если не заполнено поле комментарий – причина расхождения не внесена.

Если поле комментарий заполнена, то причина расхождений внесена.

После проведения документа Инвентаризация он вместе с ЛП выгружается в SAP для обработки Отделом товарного учёта.

Внеплановая инвентаризация

Выполняется по мере необходимости (передача торговой точки, внесение изменений по результатам проверки отделом аудита).

В Общем журнале необходимо сформировать документ «Инвентаризация». Открытие документа возможно, только при вводе кода разблокировки (нужно взять в Отделе Учета).

Учет ТМЦ

Учет ТМЦ на точке проводится в последний день каждого месяца.

В меню «Отчеты» выбрать «Лист учета ТМЦ»;

В поле отчета «Листа учета ТМЦ» выбрать учетную дату;

И нажать «Выгрузить»

1. Приход ТМЦ

Ввод документа: Журнал документов – Новый – Приход ТМЦ

Необходимо заполнить табличную часть, указав приходуемые ТМЦ и их инвентарные номера.

2. Расход ТМЦ

Ввод документа: Журнал документов – Новый – Расход ТМЦ.

Необходимо заполнить табличную часть, указав расходуемые ТМЦ и их инвентарные номера.

Сохранить документ «Расход ТМЦ».

В документе «Расход ТМЦ» нажать на кнопку Печать и распечатать полученную накладную «Торг‑12».