Информационная система управления отдела благоустройства

 

Вся информация, которая поступает в Комитет, регистрируется в общем отделе, а если это обращение или жалоба, то в отделе жалоб. Затем, поступившая и зарегистрированная документация передается руководителю на рассмотрение. Согласно резолюции председателя документация передается Заместителю председателя, который в свою очередь направляет эти документы начальнику отдела.

Например, в Комитет по управлению Северным округом поступила телефонограмма: «В связи с выпадением снега, согласно решению комиссии по чрезвычайным ситуациям и поручением Мэра г. Хабаровска, необходимо принять неотложные меры по отчистке прилегающих территорий и тротуаров от снега». Эта телефонограмма поступает в общий отдел, где ее фиксируют. Затем она поступает к председателю Комитета. После рассмотрения председатель Комитета ставит свою резолюцию и направляет документ к Заместителю Комитета по ЖКХ – начальнику управления ЖКХ. Заместитель ставит этот документ на контроль и направляет его к начальнику отдела благоустройства. Начальник отдела благоустройства доводит информацию до своих подчиненных.

Вот таким путем документация доходит до нужного отдела.

Информационная система управления отдела благоустройства включает в себя входящую и исходящую документацию, которая регистрируется в журналах. Любая входящая документация (приказы, распоряжения, жалобы, телефонограммы и т.д.) является руководством к действию для специалистов отдела благоустройства. После исполнения, документ (являясь исходящим) в виде отчета уходит из отдела к выше стоящему руководству, но если работа проводилась по обращению (жалобе), то после исполнения готовится проект – ответа заявителю по данному обращению (жалобе). Затем, после подписания руководителем, один экземпляр ответа высылается непосредственно заявителю.

Например, в отдел благоустройства поступила жалоба от жителя Краснофлотского района по поводу незаконного сброса нечистот или сжигание мусора. Специалисты отдела благоустройства (исполнители) выезжают на место. Согласно своей компетенции, опираясь на нормативно – правовую базу, решают этот вопрос (в данном случае, согласно административно – правовому кодексу Хабаровского края об административных правонарушениях статьи 4.3. Сброса снега, льда, мусора, нечистот или сжигание мусора).

После исполнения, отдел благоустройства отчитывается перед выше стоящим руководством по жалобе, а отдел жалоб в свою очередь составляет проект ответа заявителю согласно информации, которую предоставляют специалисты отдела благоустройства по данному обращению.

Вот таким образом происходит документооборот.

На основании выше перечисленного, я могу сделать вывод, что в принципе информационная система отлажена и является результативной структурой управления.

Но, как и везде и в этой системе есть свои трудности. Я бы обозначил одну но, на мой взгляд, самую большую проблему этой системы – это «возложение чужих обязанностей». Проходя практику, я не раз замечал, что обязанности одного отдела перекладывают на другой отдел, а иногда и на все отделы сразу.

Например, поступило распоряжение по поводу предпринимателей и руководителей предприятий различных форм собственности, чтобы к 150-летию города ими была произведена работа по выкладке своих прилегающих территорий брусчаткой. И вот на основании этого распоряжения специалисты отдела благоустройства должны доставить предписания, каждому предпринимателю или руководителю которые, находятся на подведомственной территории Комитета. А на самом деле оказывается, что предписания отдают не только отделу благоустройства, но и раскидывают другим отделам, которые к этому отношения не имеют и занимаются своими делами. Вот и получается, что другие отделы должны исполнять не только свои прямые функциональные обязанности, но и выполнять чужую работу, а это в свою очередь ведет к спаду результативности своей непосредственной деятельности.

Но, несмотря на такую «Помощь» отдел благоустройства не остается в выигрыше, потому что и его загружают другой, дополнительную работой.

На этом примере видно, что иногда происходит не совсем корректное распределение обязанностей. В данном случае, как мне кажется, можно было бы добавить в каждый отдел сотрудников, чтобы не приходилось больше прибегать к таким неверным методам. А небольшое увеличение численности штата привело бы не только к усовершенствованию системы, но и повысился бы результат в достижении главной цели Комитета – обеспечение оптимального и эффективного руководства подведомственной территории в интересах населения.

Заключение

В ходе прохождения учебно-ознакомительной практики в Комитете по управлению Северным округом администрации города Хабаровска, я ознакомился с организационными и правовыми основами деятельности органов управления. Также мной были исследованы:

– организационная структура управления Комитета,

– нормативно-правовая база Комитета,

– кадровое обеспечение системы управления,

– информационная система (документооборот) управления Комитета.

В процессе практики я ознакомился с организационной структурой Комитета, кадровым обеспечением, нормативно-правовыми документами управления, с правилами назначения на муниципальную должность муниципальной службы, с информационной системой, а также с иными юридическими документами.

Был проведен анализ работы с информационными документами. На основе анализа была выявлена проблема, а также выдвинуто предложение по поводу устранения этой проблемы и тем самым усовершенствования системы в целом.

 

 

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации: офиц. текст. – М.: Приор, 2001. – 32 с.

2. Федеральный Закон Российской Федерации от 06.10.2003 года 3 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

3. Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 года №197-ФЗ.

4. Закон Хабаровского края от 02.06.1999 3 129 «О введении в действие части второй кодекса Хабаровского края о государственной и муниципальной службе».

5. Документационное обеспечение управления: Методика. Информация. Практика./ – Хабаровск, 2001. – №3 (51). – С. 29–67.

6. Распоряжение Мэра города Хабаровска от 5 октября 2005 года №2481 – р «ОБ утверждении Положении о Комитете по управлению округом» (с изменениями от 26 июля, 24 августа 2006 г.).

7. Устав городского округа «Город Хабаровск» (с изменениями от 5 октября 2004 года, 21 июня, 26 июля 2005 года., 18 июля, 29 ноября 2006 года.).

8. Постановление Мэра города Хабаровска от 27 декабря 2005 года №2055 «О внесении изменений в функции, структуру и штатные расписания администрации города и комитетов по управлению округами администрации города».

9. Положение о Комитете по управлению Северным округом администрации города Хабаровска.

10. Положение об отделе благоустройства управлению ЖКХ комитета по управлению Северным округом администрации Г. Хабаровска.