Оценка эффективности внедрения проектных решений

нормативный федеральный недропользование документооборот

Внедрение современной системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов.

Для замены устаревшей системы автоматизации делопроизводства «Дело» на систему «eDocLib» необходимы денежные затраты, а именно:

Базовый комплект «крупный» системы «eDocLib» (500 полнофункциональных рабочих места, 2 опции «Администратор», 2 опции «Конфигуратор, 2 опции «Редактор форм») составляет - 485 000 рублей.

 

Таблица 3.1 Экономические затраты на внедрение системы «eDocLib»

№	Наименование	Цена, включая НДС(рубли)
Установка системы eDocLib
1.	Установка серверного приложения системы eDocLib	16 000
2.	Установка и настройка операционной системы сервера (16 серверов)	32 000
3.	Установка и настройка сетевого программного обеспечения на сервере (16 серверов)	72 000
4.	Установка и настройка сетевого программного обеспечения на рабочих местах (500 рабочих мест)	100 000
5.	Установка и настройка СУБД MS SQL Server	15 000
Настройка документооборота
1.*	Анализ информации Заказчика и выработка правил настройки системы на технологическую схему документооборота (без составления отчета), в день	15 000
2.*	Предоставление отчета, включающего в себя результаты анализа и рекомендации по возможной реорганизации документооборота	5 000
3.	Заполнение базовых справочников системы (подразделения, группы документов, группы пользователей и др.)	5 400
4.	Регистрация, описание прав и настроек	3 400
5.	Разработка технологических инструкций для специалистов, участвующих в делопроизводстве и документообороте	15 000
6.	Составление краткой инструкции операторов рабочих мест	2 200
7.	Авторский надзор (8 часов)	15 000
Обучение на площадях заказчика
1.	Обучение пользователей системы «eDocLib» (500 человек)	120 000
2.	Прикладной программист системы eDocLib (API, скрипты, отчеты, интеграция с другими системами, 40 академических часов)	48 000
3.	Конфигуратор системы eDocLib (16 академических часов)	19 200
Итого:			483 200

 

Таким образом, затраты на лицензию и внедрение системы «eDocLib», составят: стоимость лицензии + стоимость внедрения системы = 485 000 + 483 200 = 968 200 рублей.

Для расчёта возврата от инвестиций  требуется вычислить оптимальную численность работников отдела делопроизводства , так как именно это структурное подразделение отвечает документационное обеспечение Управления:

 

, (1)

 

где - численность работников;

- время на обработку одного документа в настоящий момент, равно 15 минутам;

- время на обработку одного документа автоматизации процесса при помощи программного продукта «eDocLib», равно 10 минутам.

/ (15 / 10) = 2,6666 (чел.)

Оптимальное количество работников равно 2,6 что свидетельствует об избыточности штата и позволяет его сократить примерно на 1,2 единицы. Таким образом, в отделе должно остаться 3 человека. Считаем, что должен быть сокращен один главный и один ведущий специалист.

Для расчёта возврата от инвестиций  суммируют годовой фонд заработной платы единиц штата, подвергнутых сокращению.

 

, (2)

где  - годовой фонд заработной платы.

(18 200*12)+(23 340*12) = 218 400 + 280 080 = 498 480 (руб.)

Соответственно, возврат от инвестиций за 1 год составит 498 480 рублей.

В качестве периода возврата инвестиционных вложений вычисляют частное от деления общей суммы инвестиций на возврат от инвестиций за год:

 

,(3)

 

где - общая сумма инвестиций.

 

(167 184 + 968 200) / 498 480 = 2,2 (года)

Таким образом, период возврата инвестиций равен 2 годам 3 месяцам.

Для того чтобы рассчитать рост производительности труда , необходимо вычислить производительность труда  «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения:

 

 (4)

 

Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации по формуле:

,(5)

 

где - фондоотдача автоматов (программы);

- автоматизированность труда.

 

, (6)

 

где - стоимость работы

- стоимость автоматизации.

 

,(7)

 

где - объём работы;

- стоимость одной операции, равна 50 рублям.

 

 (8)

 

Произведём расчёт первоначальной производительности труда , имеющейся до проведения мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения в Управлении:

 (руб.)

(ед.)

/ 5 = 141672,4 (руб/чел.)

,777 * 141672,4 = 676769,05 (ед.)

Таким образом, первоначальная производительность труда составляет 676769,05 единиц, при фондоотдаче в 4,777 единиц и автоматизированности труда в 141672,4 рублей на человека.

Для расчёта производительности труда , прогнозируемой после внедрения проекта также воспользуемся формулой (5):

/ 3 = 236120,6 (руб./чел.)

,777 * 236120,6 = 1127948,1 (ед.)

Соответственно, прогнозируемая производительность труда составит 1127948,1 единиц.

Расчёта роста производительности труда произведём по формуле (4):

(1127948,1-676769,05) * 100 / 676769,05) = 66,7 %

Таким образом, затраты на лицензию и внедрение системы «eDocLib», составят 968 200 рублей. Период возврата инвестиций равен 2 годам 3 месяцам. Рост производительности труда равен 66,7 %.

Таким образом, внедрение современной системы документационного обеспечения является необходимым условием для перехода на качественно новый уровень управления процессами в Управлении по недропользования по Челябинской области.

 

Заключение

 

Документационное обеспечение управления любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления.

Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера.

Управление по недропользованию по Челябинской области является территориальным органом регионального уровня, осуществляющим функции Федерального агентства по недропользованию по оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере недропользования.

Проанализировав документационное обеспечение Управления по недропользованию по Челябинской области, выявлены следующие проблемы:

. несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, неопределенности организационно-правового статуса данной функции,;

. несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках 90-х годов;

. отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации;

. несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

. недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Основными направлениями совершенствования документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области являются:

. повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

. установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления;

. унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

. разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

. повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений документационного обеспечения управления и архивного дела.

Проанализировав организацию работы документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области, считаем что необходимо заменить устаревшую систему автоматизации делопроизводства «Дело» на систему «eDocLib»

Внедрение современной системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов.

Общая сумма инвестиций равна - 968 200 рублей. Период возврата инвестиций равен 2 годам 3 месяцам. Роста производительности труда равен - 66,7 %.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем документационного обеспечения управления, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.