Проект совершенствования бизнес-процесса

 

Современным высокоэффективным способом осуществления инновационных решений является проектный подход.

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов. И те и другие имеют много общего, например выполняются людьми и на их выполнение выделяются ограниченные ресурсы.

Главное отличие операций от проектов заключается в том, что операции идут постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. «Временное» означает, что каждый проект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от всех аналогичных продуктов или услуг.

Управление проектами - в соответствии с P2М <http://ru.wikipedia.org/wiki/P2M> - сочетание науки и искусства, которые используются в профессиональных сферах проекта, чтобы создать продукт проекта, который бы удовлетворил миссию проекта, путем организации надежной команды проекта, эффективно сочетающей технические и управленческие методы, создает наибольшую ценность и демонстрирует эффективные результаты работы.[1] <http://ru.wikipedia.org/wiki/%D3%EF%F0%E0%E2%EB%E5%ED%E8%E5_%EF%F0%EE%E5%EA%F2%E0%EC%E8>

Продуктами проекта могут быть продукция предприятия (результаты научных и маркетинговых исследований, проектно-конструкторская и технологическая документация на новое изделие, разработанные для заказчика) и решение разных внутренних производственных <http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE> задач (повышение качества продукции и эффективности организации труда, оптимизация финансовых потоков и т. д.).

Виды проектов

Выделяют множество разновидностей проектов в зависимости от различных признаков.

. По среде реализации:

А) проекты во вновь создаваемой среде (компании);

Б) проекты в рамках действующей компании.

. По точке начала проекта:

А) проекты создания необходимы для начинания, запуска новых процессов;

Б) проекты развития предназначены развивать существующие процессы.

. По важности в развитии компании:

А) стратегические проекты содействуют движению развития в заданном направлении;

Б) функциональные проекты не включены в стратегический план развития.

. По длительности исполнения:

А) краткосрочные проекты рассчитаны на срок до полугода/года;

Б) среднесрочные проекты рассчитаны на срок полгода / год - 3 года;

В) долгосрочные проекты рассчитаны на срок более 3 лет.

Разные по длительности исполнения проекты требуют применения разных подходов.

. По сложности решаемых задач:

А) простые;

Б) сложные.

. По инициативе открытия проекта:

А) инициатива сверху;

Б) инициатива снизу.

. По степени неопределенности:

А)открытый проект способен принять изменения;

Б)закрытый проект не приемлет перемен.

. По взаимосвязанности между собой:

А) конкурирующие проекты направлены на достижение схожих результатов. Существуют следующие причины конкуренции проектов:

Б) взаимоисключение проектов (mutually exclusive) - принятие одного проекта технически исключает возможность принятия других;

В) бюджетные ограничения - отсутствие средств на реализацию всех проектов.

В результате конкуренции проектов какие-то проекты должны быть отложены (не допущены) к реализации;

А) взаимоисключающие проекты предполагают выбор какого-то одного проекта для реализации. Примером такого проекта является решение о замене оборудования (equipment replacement) - среди нескольких комплектов оборудования необходимо выбрать какой-то один вариант в рамках ограниченного старым оборудованием места и производственных параметров. Установка прочего оборудования может быть осуществлена на другом месте и в другой производственной цепочке, но это уже будет другой проект;

Б) взаимодополняющие проекты (complement project) усиливают друг друга при параллельном осуществлении:

В) осуществление одного проекта увеличивает ожидаемые доходы (или снижает затраты на осуществление) других;

Г) происходит синергия результатов проектов - эффект совместного осуществления проектов превышает сумму эффектов этих проектов, осуществляемых раздельно;

Д) частично замещающие проекты (substitutes) влияют на другие отрицательно:

при осуществлении одного из проектов снижается прибыльность других;

происходит отрицательная синергия - снижение суммарной выгодности проектов, осуществляемых совместно;

Е) взаимосвязанные проекты (substitutes) обладают одновременно и положительной, и отрицательной синергией.

В результате изучения бизнес-процесса «Выполнение заказов клиентов в интернет-магазине» нами было предложено решение проблемы «Недостаток курьеров» путем реализации следующего предложения: решение проблемы с помощью найма дополнительного числа курьеров и покупки транспорта.

Данное решение проблемы целесообразно реализовать на практике в виде выполнения проекта, который можно сформулировать как «Устранение проблем службы курьерской доставки». Результатом данного проекта должно стать ускорение доставки

Для того, чтобы определить, какую поддержку получит проект а организации используется метод «Анализ поля сил».

АНАЛИЗ ПОЛЯ СИЛ - это метод выявления и оценки группы факторов и групп лиц, влияющих на изменение, способствующих осуществлению изменений или ему противодействующих.

Цель метода: оценка сильных и слабых сторон организации.

Использование метода: «Анализ поля сил» - практический инструмент, используемый для понимания того, почему изменения в организации происходят или не происходят. А также для определения конкретных сил, воздействуя на которые можно ускорить или сделать возможным изменения в организации. «Анализ поля сил» помогает разработать конкретные стратегии проведения изменений в организации.

Сущность метода:

· Любая ситуация не может быть статической.

· Любая ситуация - результат взаимодействия двух независимых и противоположных групп факторов (сил).

· Эти группы факторов называют движущими и сдерживающими силами.

· Движущие силы - это факторы, выводящие ситуацию из ее текущего состояния.

· Сдерживающие силы - факторы, поддерживающие существующую ситуацию.

· Силы, способствующие изменению: инициатива и желание руководителя, знание менеджмента руководителями, необходимость сокращения потерь рабочего времени и оптимизации рабочего процесса, необходимость получения детальной информации для анализа и прогноза возникновение кризисной ситуации в коллективе, влияние технологического прогресса.

· Силы, препятствующие изменению: эгоистичные интересы сотрудников, непонимание и недостаток доверия к руководству, неправильная оценка ситуации, нежелание менять привычный стиль работы, естественный страх к переменам, угроза выявления контролем нарушений, отсутствие необходимых навыков

· Данные силы находятся в состоянии равновесия и полностью не исчезают никогда. Пока воздействия этих двух групп сил равны, поддерживается текущая ситуация.

К изменению текущей ситуации приводит:

. Возрастание мощности движущих сил;

. Уменьшение мощности сдерживающих сил.

 

                                    Движущие силы

 

Ускорение доставки        Увеличение                  Увеличение

                              кол-ва положительных        прибыли

                                     отзывов

 

 

Наем дополнительного числа курьеров и покупка транспорта

 

 

Увеличение затрат                 Потребность в инвестициях

 

                       Сдерживающие факторы

Рис. 2 Анализ поля сил проекта

 

Проект начинается со стадии его планирования. Методика и порядок планирования представляют собой общий процесс планирования.

Деятельность, связанную с планированием на предприятии, можно разделить на несколько основных этапов:

1. процесс составления планов, или непосредственный процесс планирования, т. е. принятие решений о будущих целях организации и способах их достижения. Результатом процесса планирования является система планов;

2. деятельность по осуществлению плановых решений. Результатами этой деятельности являются реальные показатели деятельности организации;

.   контроль результатов. На этом этапе происходит сравнение реальных результатов с плановыми показателями, а также создание предпосылок для корректировки действий организации в нужном направлении. Несмотря на то что контроль является последним этапом плановой деятельности, его значение очень велико, поскольку контроль определяет эффективность планового процесса в организации.

Методика и порядок планирования состоят из ряда этапов, следующих друг за другом.

Первый этап. Фирма проводит исследования внешней и внутренней среды организации, определяет ее главные компоненты, выделяет те из них, которые действительно имеют значение для организации, проводит сбор и отслеживание информации об этих компонентах, составляет прогнозы будущего состояния среды, производит оценку реального положения фирмы.

Второй этап. Фирма устанавливает желаемые направления и ориентиры своей деятельности: видение, миссию, комплекс целей.

Третий этап. Стратегический анализ. Фирма сравнивает цели и результаты исследований факторов внешней и внутренней среды (ограничивающих достижение желаемых показателей), определяет разрыв между ними. При помощи методов стратегического анализа формируются различные варианты стратегии.

Четвертый этап. Производится выбор одной из альтернативных стратегий и ее проработка.

Пятый этап. Подготавливается окончательный стратегический план деятельности фирмы.

Шестой этап. Среднесрочное планирование. Готовятся среднесрочные планы и программы.

Седьмой этап. На основе стратегического плана и результатов среднесрочного планирования фирма разрабатывает годичные оперативные планы и проекты.

Восьмой и девятый этапы, не являясь стадиями непосредственного процесса планирования, тем не менее определяют предпосылки для создания новых планов, которые должны учитывать:

1. что организации удалось сделать, реализуя свои планы;

2. каков разрыв между плановыми показателями и фактическим выполнением.

Наглядной моделью работ, которые необходимо произвести в ходе выполнения проекта, является дерево работ.

Дерево работ - это структурированный, построенный по иерархическому принципу (распределенный по уровням, ранжированный) план работ, в котором выделена генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева»). Название «дерево работ» связано с тем, что схематически представленная совокупность распределенных по уровням целей напоминает по виду перевернутое дерево.

Дерево работ для проекта «Найм дополнительного числа курьеров и покупка транспорта» показано на рисунке 4

 

                                              1.

 

 

                      1.1                   1.2                                1.3

 

.             1.1.2.     1.1.3.             1.2.1     1.2.2. 1.2.3.

Рис. 3 «Дерево работ проекта»: 1. Найм дополнительного числа курьеров и покупка транспорта; 1.1. Найм курьеров; 1.1.1. Оформление документов (трудовой договор, должностная инструкция и т.п.); 1.1.2. Обеспечение униформой; 1.1.3. Составление графика работ; 1.2. Покупка машин; 1.2.1. Постановка на учет; 1.2.2. Покраска с нанесением логотипа компании; 1.2.3. Оформление страховок, топливных карт; 1.3. Обеспечение кассовыми аппаратами

На основе дерева работ составляется сетевой график проекта

Сетевой график - это динамическая модель <http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%94%D0%B8%D0%BD%D0%B0%D0%BC%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%8F_%D0%BC%D0%BE%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D1%8C> производственного процесса <http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B9_%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%86%D0%B5%D1%81%D1%81>, отражающая технологическую зависимость и последовательность выполнения комплекса работ, увязывающая их свершение во времени с учётом затрат ресурсов и стоимости работ с выделением при этом узких (критических) мест <http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A3%D0%B7%D0%BA%D0%BE%D0%B5_%D0%BC%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%BE>.

Сетевой график отражает операции проекта, которые необходимо выполнить, логическую последовательность и взаимозависимость этих операций и время начала и окончания самой продолжительной цепочки операций - критический путь.

Сетевой график раскрывает внутренние связи проекта и служит основой для календарного планирования работ и использования оборудования.

Сетевой график дает возможность оценить периоды времени, в течение которых выполнение операций может начинаться и заканчиваться, а также время допустимой задержки их выполнения.

Сетевой график позволяет определить, какие операции являются "критическими" и, следовательно, должны выполняться строго по графику, чтобы проект был завершен в запланированные сроки.

 

 Начало 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3.       конец

       1 дн. 7 дн.    1 дн. 1 дн. 1 дн. 3 дн.       14 дней.

Рис. 4. Сетевой график проекта

 

С целью сокращения продолжительности выполнения проекта «Наем дополнительного числа курьеров и покупка транспорта» сетевой график может быть оптимизирован путем параллельного выполнения работ.

Для нашего проекта можно параллельно выполнять работы 1.1.2. Обеспечение униформой, 1.1.3.Составление графика работ, 1.2.2. Покраска с нанесение логотипа компании

Оптимизированный сетевой график показан на рисунке 5:

 

                                          7дн                       

 

                                       1.1.2.

 

Начало       1.1.1.       1.1.3.    1.2.1.     1.2.3.     Конец

 

                   1дн                  1дн               1дн             3дн               10 дней

                                      1.2.2.

 

Рис 5. Оптимизированный сетевой график проекта

 

Следующим этапом планирования проекта является определение ресурсов, необходимых для выполнения работ по проекту.

Ресурсы - обеспечивающие компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно, с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах. Поэтому без должного обеспечения ресурсами - любой проект будет обречен - он просто будет неосуществим. Ресурсы, необходимые для выполнения проекта «Наем дополнительного числа курьеров и покупка транспорта» приведены в таблице 2.

 

Таблица 2. Ресурсное обеспечение проекта «Наем дополнительного числа курьеров и покупка транспорта»

Наименование ресурсов	Финансовые затраты
Объявления на поиск курьеров	10000 руб.
Поиск курьеров-соискателей в интернете	1000 руб.
Покупка автомобилей для службы доставки (Peugeot 3008) 6шт.	4080000 руб.
Заработная плата шести курьеров (В год)	3600000 руб.
Итого	7691000 руб.

 

Данная таблица показывает объем инвестиций, требуемый для осуществления проекта - 7691000 руб.

На этапе выполнения проекта «Наем дополнительного числа курьеров и покупка транспорта» необходимо осуществить

Организационно-подготовительный этап. Первый шаг на пути проектирования <http://school.xvatit.com/index.php?title=%D0%9E%D0%B1%D1%89%D0%B5%D1%82%D0%B5%D0%BE%D1%80%D0%B5%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%B5_%D0%BE%D1%81%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D1%8B_%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F> выбор и обоснование проекта. Тема проекта выбирается после изучения потребности в тех или иных изделиях, возможности их изготовления, наличия материала и т.д.

Следующим шагом является процесс конструирования <http://school.xvatit.com/index.php?title=%D0%A8%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%BE%D0%BD%D1%8B_%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F> изделия, формирования конструкции. Здесь можно использовать конструкции изделий, увиденных в книгах и журналах, вносить и изменять в них какие-либо конструктивные элементы, конструировать по собственному замыслу. В процессе конструирования могут возникнуть трудности с изображением изделия. Эту часть проекта можно выполнять на уроках рисования, где возможна помощь учителя. Можно также воспользоваться различными способами копирования рисунка.

Заканчивается организационно-подготовительный этап планированием технологии изготовления, разработкой технологического процесса. Выходным документом при этом являются технологические карты на изготовление деталей изделия, их сборку.

Технологический этап. Здесь выполняются трудовые операции, предусмотренные технологическим процессом. В работе необходимо соблюдать технологическую, трудовую культуру <http://school.xvatit.com/index.php?title=%C2%AB%D0%AF%D0%B1%D0%BB%D1%83%D0%BA%D0%B0_%D0%B4%D0%BE%D1%81%D0%BF%D1%96%D0%BB%D0%B8%E2%80%A6%C2%BB._%C2%AB%D0%A8%D0%BE%D0%BF%D0%B5%D0%BD%C2%BB_-_%D0%BF%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%B3%D0%B0_%D0%B4%D0%BE_%D0%BA%D1%83%D0%BB%D1%8C%D1%82%D1%83%D1%80%D0%BD%D0%B8%D1%85_%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%80%D0%B1%D1%96%D0%B2_%D1%96%D0%BD%D1%88%D0%B8%D1%85_%D0%BD%D0%B0%D1%80%D0%BE%D0%B4%D1%96%D0%B2>.

Заключительный этап. На этом этапе осуществляется окончательный контроль и испытание объекта проектирования. Выполняется рекламный проспект, производятся экономические расчеты, определяется себестоимость изделия, предлагаются возможные пути его реализации. Защита проекта проходит по всем этапам. К защите должны быть представлены: обоснование проекта, техническая документация, рекламный проспект проекта, экономический расчет и само изделие. Защищающий проект должен вначале сам раскрыть положительные и отрицательные стороны выполненного проекта. Защита проекта проводится в виде доклада перед всеми учащимися класса с демонстрацией готового изделия. Надо быть готовым ответить на все связанные с проектом вопросы, возникшие во время доклада.

В ходе выполнение проекта «Найм дополнительного числа курьеров и покупка транспорта» наиболее сложным является выполнение следующих работ: Покупка машин. В связи с этим менеджер проекта должен уделить им наибольшее внимание.

Таким образом, осуществление предложенного в данной курсовой работе проекта позволит компании ЗАО «ЛВ-Трейд) достичь удвоенного количества продаж, что позволит получать удвоенную прибыль в размере 970 тыс. руб. в месяц.

Исходя из этого, можно определить срок окупаемости по формуле:

 

Ток = __S инв

  S приб

 

где Т ок - срок окупаемости проекта (мес.)инв - сумма инвестиций, тыс. рубприб - сумма прибыли в месяц, тыс. руб

Таким образом, с учетом стоимости проекта 7691 тыс. руб. срок окупаемости проекта составит 8 месяцев.

 

 

Заключение

 

В данной курсовой работе мы рассмотрели процесс выполнения заказа клиента в интернет-магазине. Были рассмотрены принципы и значения логистики интернет-магазина, а также были выявлены виды доставки товаров из интернет-магазинов товаров.

Управление заказами включает в себя все виды деятельности, связанные с движением товара к клиенту, логистикой и контролем. Логистика интернет-магазина выполняет традиционные для логистики функции транспортировки и управления заказами. в данном случае центральным процессом является продвижение продукта к клиенту.

В результате проведения данной работы можно сделать вывод: Фирма, уделяющая внимание бизнес-процессам снижает затраты на логистические издержки, следовательно снижается себестоимость и повышается конкурентоспособность и прибыль от реализации.

 

 

Список литературы

 

1. Дыбская, В.В. Логистика. Интеграция и оптимизация логистических бизнес-процессов в цепях поставок / В.В. Дыбская. - М.: Эксмо, 2011.

. Джонсон, Джеймс, Вуд, Дональд, Ф., Вордлоу, Дэниел, Л., Мерфи-мл., Поль, Р. Современная логистика, 10-е издание: Пер. с англ. - М.: ИД "Вильямc", 2011. - С. 610

. Зуева О.Н., Журнал «Известия Иркутской Государственной Экономической Академии. Выпуск № 1. - 2009

. Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок, пер. с 8-го англ. изд. М., 2012. - С. 804

. Ковалев В., Ковалев С. «Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура» 2010. С -715