Средства организационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности

 

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются организационной техникой (оргтехникой). К ним относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Оргтехника, применяемая на конкретном рабочем месте, называется малой оргтехникой. В настоящее время, данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку большая часть оргтехники изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к ним можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефакс и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника - эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда[1].

Современная организационная техника предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает технологический процесс обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями оргтехники. Однако это не исключает применения других классифицирующих признаков, например, элементной базы технических средств.

В настоящее время состав групп оргтехники претерпел существенные изменения. Это связано с появлением различного рода новой техники для офисных технологий, выполняющей универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда. Расширились возможности систем электронной передачи документов на большие расстояния. В то же время разрабатываются новые и совершенствуются традиционные механические средства оргтехники.

Большинство пользователей испытывают различного рода затруднения при выборе какой-либо модели, предназначенной для обработки документов в офисе. Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов[2]:

· объем документооборота;

· временные характеристики документопотоков;

· объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;

· объем копируемых документов как первичный, так и вто-ричный;

· фирма-производитель оборудования;

· стоимость оборудования;

· стоимость расходных материалов, частота их замены;

· технические и эксплуатационные характеристики оборудования;

· способ эксплуатации технических средств;

· стоимость эксплуатации;

· эргономические характеристики оборудования;

· степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

Всю совокупность средств организационной техники можно представить в виде следующих групп:

1. Носители информации:

· носители на бумажной основе;

· носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для элект-роискрового копирования и т. д.);

· микроносители;

· звуконосители;

· видеоносители;

· магнитные носители;

· оптические носители.

2. Средства изготовления текстовых и табличных документов:

· ручные пишущие средства;

· пишущие машины; 

· диктофонная техника;

· средства вычислительной техники.

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии:

· средства фотографического копирования;

· средства диазографического копирования;

· средства электрофотографического копирования;

· средства термографического копирования;

· машины электронно-искрового копирования;

· средства микрографии;

· средства ризографического копирования;

· машины для гектографической (спиртовой) печати;

· машины для трафаретной (ротаторной) печати;

· оборудование для оперативной офсетной печати.

4. Средства обработки документов[3]:

· фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

· машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

· скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;

· конвертовскрывающие и резательные машины;

· машины для нанесения защитных покрытий на документы;

· адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

· машины для уничтожения документов;

· агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов:

· первичные средства хранения документов (папки и т. п.);

· вторичные средства хранения документов (шкафы, и т. п.);

· картотеки и картотечное оборудование;

· тележки для транспортировки документов;

· лифтовое оборудование;

· транспортеры и конвейеры;

· пневматическая почта;

· оборудование для хранения носителей информации.

6. Банковская оргтехника:

· машины для счета купюр;

· детекторы валют;

· машины для упаковки банкнот;

· банкоматы.

7. Малая оргтехника

8. Офисная мебель и оборудование:

· специализированная мебель для служебных помещений;

· специализированное оборудование для служебных помещений.

9. Прочие средства.