Глава 3 Аудит расчетов по оплате труда

 

Место аудита в бухгалтерском деле нельзя понять без представления о назначении аудита и его основных сущностных характеристиках. В этой связи необходимо обратиться к определению аудиторской деятельности.

Аудиторская деятельность (аудит) в соответствии с Федеральным Законом «Об аудиторской деятельности»№ 119-ФЗ -–это предпринимательская деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской (финансовой) отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов с целью установления достоверности их бухгалтерской отчетности и соответствия совершенных ими финансовых и хозяйственных операций нормативным актам, действующим в Российской Федерации, а также оказанию иных аудиторских услуг:

-постановка, восстановление и ведение бухгалтерского учета;

-составление деклараций о доходах и бухгалтерской (финансовой) отчетности;

-анализ финансово-хозяйственной деятельности;

-оценка активов и пассивов экономического субъекта;

-консультирование в вопросах финансового, налогового, банковского, и иного хозяйственного законодательства;

-обучение;

-и других.

Цель аудита  в соответствии со ст. 1,п.3 Федерального Закона «Об         аудиторской деятельности» состоит в выражении мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству российской Федерации. Проведение аудита сопровождается поиском возможностей повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности организации [18, с.380].

Основополагающий принцип аудита – его независимость.

Задачи аудита состоят в:

-проверке полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности доходов,расходов и финансовых результатов деятельности организации за проверяемый период;

-контроле за соблюдением нормативных документов, регулирующих правила учета и представления в отчетности имущества, капитала и обязательств организаций;    

-выявление резервов более эффективного использования собственного и заемного капитала.

Основная задача аудита расчетов по оплате труда – проверка соблюдения нормативно- правовых актов при начислении заработной платы, удержаниях из нее и правильности ведения бухгалтерского учета по оплате труда.

Основной целью аудитора при проверке расчетов с работниками по заработной плате является определение сильных сторон контроля,чтобы убедиться, что существенные ошибки отсутствуют.

К числу основных комплексов задач аудиторской проверки относятся следующие:

1) соблюдение положений законодательства о труде, состояние внутреннего контроля по трудовым отношениям:

-применяются ли типовые формы документов по учету личного состава;

-личные карточки на работающих (ф.№ Т-2);

-приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. № Т-6);

-приказ о переводе на другую работу (ф.№Т-5);

-приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф.№ Т-8);

-ведутся ли на работающих трудовые книжки;

-проверяются ли отделом кадров соответствие применяемых окладов и разрядов рабочих, установленных в штатном расписании;

-ведутся ли в цехах (отделах) табели рабочего времени;

2) учет и контроль выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам:

-применяются ли на предприятии утвержденные отделом труда нормы и расценки по видам работ;

-используются ли типовые формы первичных документов;

- организовано ли гашение (проставление отметки об оплате) первичных документов;

-применяются ли ПК для выполнения расчетов по сдельной оплате труда;

-применяются ли наряды на бригаду;

3) учет и начисление повременных и прочих видов оплат:

-ведутся ли расчеты по начислению повременных видов оплат согласно табелю рабочего времени;

-проверяют ли отдел труда или внутренний аудитор правильность расчетов по начислениям различных видов оплат;

-применяются ли ПК для выполнения расчетов по начислению заработной платы;

4) расчеты удержаний из заработной платы физических лиц:

- проставлены ли в расчетных ведомостях (лицевых счетах) данные для правильного исчисления удержаний;

-налог на доходы с физических лиц;

-удержаний по исполнительным листам;

-прочих удержаний;

-применяются ли ПК для прочих удержаний;

- проверяли ли органы фондов социального страхования и налоговых служб расчеты по налогу на доходы с физических лиц.

5) аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний):

- какие ведутся документы по аналитическому учету;

- расчетно-платежные ведомости;

- расчетно-платежные ведомости и лицевые счета на работающих;

-применяются ли ПК для ведения аналитического учета;

- организовано ли архивное хранение документов по аналитическому учету с работающими;

6) сводные расчеты по заработной плате, расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда, учет налогов и платежей с ФОТ:

- имеют ли сквозную нумерацию расчетно-платежные ведомости;

- сопоставляются ли начисления на оплату труда с данными отчетов по социальному страхованию, пенсионному фонду;

- проверяет ли ответственный бухгалтер данные о месячных, квартальных и годовых накоплениях сумм начислений по оплате труда;

- применяются ли ПК для сводных расчетов по оплате труда;

- имеются ли в организации задержки с расчетами и выплатами по оплате труда.

7) расчеты по депонированной заработной плате:

- ведутся ли на предприятии карточки по депонированной заработной плате;             

- производится ли отнесение депонированных сумм на счета «Прибыли и убытки» по истечении срока исковой давности [20, с.270].

Субсчет 177 «Расчеты с депонентами» в Финансовом отделе не используется. На этом субсчете учитываются суммы заработной платы, не полученные в установленный срок. В финансовом отделе коллектив стабильно работающий, большой текучести кадров нет, поэтому вся заработная плата выдается в установленные сроки.

Источниками информации, используемой в процессе аудита, являются  

бухгалтерские данные аналитического и синтетического учета по оплате труда: первичные документы по учету рабочего времени, начислению оплаты труда, листков нетрудоспособности, расчетов на оплату отпусков; нормативные документы; штатное расписание; положение о премировании; учетная политика предприятия,

Основной задачей проверки расчетов с рабочими и служащими по оплате труда является проверка соблюдения нормативно- правовых актов при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и правильности ведения бухгалтерского учета расчетов по оплате труда [17, с.437].

Начинать проверку      расчетов с рабочими и служащими по оплате труда следует с установления соответствия показателей аналитического учета по субсчету 180 «Учет расчетов по оплате труда» с записями в Главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату. Для этого необходимо сверить сальдо по субсчету 180 на первое число в Главной книге и в балансе организации с итоговыми суммами (к выдаче) расчетно-платежных   ведомостей. При выявлении расхождений необходимо установить их причины. Также необходимо сверить данные по субсчету «Расчеты с депонентами) с данными книги учета депонированной заработной платы. Затем изучаются   достоверность первичных документов, правильность их заполнения, их соответствие требованиям нормативных документов по начислению и выплате заработной платы и других видов оплаты труда. При этом, особое внимание обращается на проверку табелей учета рабочего времени.

При проверке первичных документов по учету труда и его оплаты устанавливают наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных работ, правильность заполнения всех реквизитов, нет ли в документах подчисток, исправлений (неоговоренных) и т.д.. При проверке табелей учета использования рабочего времени и нарядов, а также других первичных документов по начислению оплаты труда необходимо выяснить, нет ли случаев включения в них вымышленных (подставных) лиц. Для этого следует проанализировать наряды по датам их выдачи, сопоставить фамилии рабочих в нарядах и табелях учета использования рабочего времени с данными учета личного состава. Необходимо проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам, повторения фамилий одних и тех же лиц в нескольких расчетно-платежных ведомостях. Особое внимание следует обратить на наряды, выписанные на лиц, не состоящих в списочном составе организации и проработавших непродолжительное время, а также наряды по устранению брака по переделке работ, выполненных с низким качеством.

При проверке первичных документов и расчетных ведомостей особое внимание необходимо уделить правильности арифметических подсчетов.       

Дальнейшими этапами осуществления аудиторской проверки являются:

- выборочная проверка правильности начисления оплаты труда;

-порядок оформления доплат в связи с отклонением от нормальных условий труда;

- документальное оформление и оплата простоя;

-документальное оформление брака и его оплаты;

- доплата за работу в ночное время;

- оплата труда за работу в сверхурочное время;

-оплата работы в праздничные дни;

- начисление выплат за неотработанное время, предусмотренное действующим законодательством (оплата отпусков, выходных пособий, и т.д.);

- начисление пособий по временной нетрудоспособности;

- проверка правильности удержаний из заработной платы.

Начисление заработной платы за месяц в финансовом отделе производится по расчетно-платежной ведомости ф.№ 49, в которой записываются табельные номера, фамилии и инициалы всех работников финансового отдела, суммы начисленной заработной платы и пособий, выданного аванса, удержанных налогов и прочих удержаний. Подсчитываются итоги по всем графам расчетно-платежной ведомости и составляется мемориальный ордер № 5. Расчетно-платежная ведомость подписывается начальником финансового отдела и главным бухгалтером.

Аудитор должен проверить правильность итогов по графам расчетно-платежной ведомости, наличие подписей.

Например: за декабрь месяц 2003 г. итого начислено –62091 руб. 99 коп.; итого удержано – 8421 руб.12 коп.; сумма к выдаче – 53670 руб. 87 коп.. Арифметических ошибок не обнаружено. Расписки в получении начисленных сумм присутствуют, все подписи разные.

При проверке периодичности и своевременности выплаты заработной платы установлено, что начисление заработной платы производится своевременно, а ее выдача задерживается в связи с несвоевременным финансированием из областного бюджета.

К мемориальному ордеру №5 «Свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям» ф. 405 прикладываются все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы. Это могут быть: табель учета использования рабочего времени; выписки из приказов о зачислении, увольнении, перемещении, предоставлении очередного отпуска без сохранения заработной платы, назначения пособия по временной нетрудоспособности, выплаты различных премий по результатам работы, выплаты материальной помощи и другие.

В заключение проверки необходимо установить:

- правильность проверки отнесения расходов к фонду оплаты труда;

-правильность отнесения отдельных выплат на себестоимость продукции (работ, услуг);

- правильность составления бухгалтерских проводок по фонду оплаты труда;

- правильность ведения синтетического и аналитического учета, сводных данных и заполнения форм бухгалтерской отчетности по фонду оплаты труда.

Аудитор должен сверить, тождественны ли показатели синтетического учета по субсчету 180 «Расчеты по оплате труда» показателям аналитического учета, то есть соответствует ли остаток по субсчету в книге «Журнал-главная» ф.308 остатку по карточкам – справкам.

Например: по состоянию на 01.10.2004 г. в финансовом  отделе сумма к выдаче по карточкам - справкам составляет 23802 руб. 45 коп., что соответствует кредитовому остатку по субсчету 180 в книге «Журнал-главная» – 23802 руб.45 коп.

Прежде всего, целесообразно проконтролировать, как осуществляется в организации соблюдение трудового законодательства. В этой связи аудитор может проверить, как ведется оформление сотрудников при приеме и увольнении, учет рабочего времени сотрудников, построение системы оплаты труда и др.

Правильность оформления работников (прием на работу и увольнение) проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглашениям. Из применяемых систем оплаты труда в основном используются сдельная и повременная системы, что должно быть отмечено в соответствующих документах работников предприятия. В финансовом отделе на всех работающих оформлены трудовые договоры с момента приема на должность. Кроме того, на каждого работника разработана должностная инструкция. Также имеются договоры о материальной ответственности: любой работник может получить денежные средства в подотчет на командировочные расходы, на покупку канцелярских принадлежностей и т.д. Все договоры подписаны работниками и начальником финансового отдела. При повременной оплате труда необходимо проверить правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной - правильность применения норм и расценок.

Учет рабочего времени, соблюдение установленного режима работы и начисления заработной платы работающих, состоящих на повременной оплате труда, организуется в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. По этому документу можно проверить все необходимые данные по каждому работающему (дни отпуска, время нахождения в командировке, дни болезни и др.).

Для проверки применяются метод сбора аудиторских доказательств по сопоставлению соответствующих документов (личных карточек, табелей учета рабочего времени) с приказами и распоряжениями.

Аудитор проверяет, как оформлены первичные документы (наряды, маршрутные листы и др.), правильность применения норм и расценок, наличие подписей должностных лиц, заполнение соответствующих реквизитов, обращает внимание на имеющиеся исправления. Особое внимание уделяется расчетам сдельного заработка, расчетам за дни пребывания в отпуске, расчетам премий и других видов оплат, правильности переноса итоговых сумм по работающим в расчетно - платежные ведомости. Целесообразно проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным документам (нарядам, разовым документам и др.). Если расчеты по учету сдельной заработной платы выполняются с применением ПК, то целесообразно проверить алгоритмы расчетов, нормативно – справочные данные.

При проверке применяются такие методы сбора аудиторских доказательств, как проверка документов, подготовленных на предприятии, контроль арифметических расчетов (определение сумм сдельной заработной платы).

При несовпадении полученных аудитором данных с бухгалтерскими записями необходимо установить причину расхождения, и, если выясниться, что бухгалтер- расчетчик неправильно произвел расчеты, то делаются соответствующие замечания в отчете аудитора. Бухгалтер- расчетчик должен произвести исправления и отразить их в соответствующих документах.

При расчете начислений, которые рассчитываются с использованием среднего заработка, прежде всего необходимо установить, правильно ли определен средний заработок, а затем проверить правильность выполненных начислений по соответствующим видам оплат.

Аудитор также проверяет правильность начислений по прочим видам оплат и доплат: оплата отпусков, работы в праздничные дни, доплата за работу в ночное время и др. Методика проверки сводится к проверке алгоритмов расчетов и исходных данных. По обнаруженным ошибкам бухгалтер- расчетчик вносит необходимые исправления, пересчитывает начисления и удержания по работающим.

Аудитор обращает внимание на формирование на каждого работающего совокупного годового дохода. Помимо прямых начислений в совокупный доход должны быть включены: стоимость натуральной оплаты работникам, вознаграждения по результатам работы за год, стоимость проезда к месту отдыха работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и в отдаленных районах Дальнего Востока, стоимость бесплатно предоставляемого питания и продуктов, единовременные вознаграждения за выслугу лет и др.

Сводные расчеты по заработной плате выполняют проверку данных по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и корреспондирующих с ним счетов. При журнально-ордерной форме учета обороты по кредиту этого счета проверяют по данным журнала – ордера №10, а дебетовые данные по счету 70 (выдача заработной платы, удержания и др.) - по данным журналов-ордеров №1 «Касса», №2 «Расчетный счет», №8 – по счетам учета расчетов с бюджетом,депонентами и др. [19, с.240].  

Для аудитора очень важно знание наиболее распространенных ошибок и нарушений, встречающихся при аудите расчетов по оплате труда. Наиболее характерные ошибки:

-не применяются типовые формы первичных документов по оплате труда;

-не ведутся табели учета рабочего времени;

включение в себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения оплаты труда за проведение строительных работ;

-не включались в совокупный доход работающих суммы премий и выданных подарков;

-неверно производилось начисление налога на доходы с физических лиц;

-неверно рассчитывались суммы по прочим видам оплат;

-отсутствие документов подтверждающих законность выплат работающим денежных средств;

-ошибки при начислении выплат по среднему заработку;

-ненадлежащее ведение учета;

-не соблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм;

-неправомерное списание потерь от порчи ценностей сверх норм естественной убыли на издержки вместо отнесения их на виновных лиц.

Наряду с проверкой аналитических и синтетических данных расчетов по оплате важное значение приобретает работа по улучшению организации этого участка учета. Для этой цели аудиторская фирма порекомендовать: автоматизировать расчеты по оплате труда, использовать унифицированные формы документов, уточнить правильность выполнения расчетов, применить наиболее рациональные системы ведения аналитического учета по работающим и др.

После проведения всех необходимых процедур проверки аудитор оценивает полноту и качество выполнения всех пунктов общего плана и программы аудита. Необходимо описать результаты проверки, выявить все возможные недостатки и нарушения по расчетам с работниками по заработной плате. После проверки организации, составление аудиторского отчета по объему проверки, отчета аудитора руководителю организации, аудитор обязан написать аудиторское заключение, где показывает что проверка проходила в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации.

 

Заключение

    

В последнее десятилетие произошли кардинальные изменения во многих сферах экономической деятельности, в том числе в системе оплаты труда и отчислений страховых взносов в социальные фонды. Сложились новые отношения между государством, предприятием и работником по поводу организации труда: сегодня предприятия вправе выбирать системы и формы оплаты труда самостоятельно, исходя из специфики и задач, стоящих перед ними, непосредственной юридической формой регулирования трудовых отношений между работодателем и работником теперь являются тарифные соглашения и коллективный договор.

Рассматривая вопросы заработной платы и единого социального налога, даже неискушенный в этом занятии человек может заметить, что одно только определение размера заработной платы может вызвать значительные затруднения у всех участников трудовых взаимоотношений: работник всегда желает иметь как можно более высокий уровень дохода, тогда как работодатель   стремиться сократить свои издержки.

Для большинства людей заработная плата является основным источником доходов и зачастую именно она является той причиной, которая приводит его на рабочее место. В то же время в связи с введением в силу части 2 Налогового кодекса Российской Федерации все предприятия и организации обязаны уплачивать единый социальный налог. Поэтому предприятия и организации, естественно, заинтересованы  не только в снижении затрат на оплату труда, но и в уменьшении суммы обязательных отчислений с нее в социальные фонды, что позволит увеличить чистую прибыль предприятия.

Юридически ни одна организация, независимо от ведомственной принадлежности и форм собственности, не может функционировать без ведения бухгалтерского учета, поскольку только данные бухгалтерского учета обеспечивают полную информацию об имущественном и финансовом состоянии организации; синтетическая и аналитическая информация о состоянии материальных, трудовых и денежных ресурсов, о затратах и эффективности производства и т.д., что позволяет управлять хозяйственной деятельностью и контролировать выполнение планов прибыли, разрабатывать перспективные планы развития производства.

Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается.

В финансовом отделе администрации Кузоватовского района бухгалтерский учет осуществляется в соответствии с «Инструкцией по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях». Все первичные документы оформляются в соответствии с требованиями, обрабатываются оперативно и регулярно подшиваются. Заведены книги и оборотные ведомости синтетического и аналитического учета по всем субсчетам, функционирующим в финансовом отделе. Своевременно осуществляется бухгалтерский контроль за сохранностью и эффективностью использования денежных средств и товаро – материальных ценностей. Финансовый отдел оснащен современной техникой: компьютерами. Записаны  различные программы для облегчения бухгалтерского кропотливого труда. Все работники имеют навыки работы на компьютерах. Для управления экономикой финансового отдела имеется достаточно полная учетная информация.

Бухгалтерская отчетность в финансовом отделе в части оплаты труда не содержит существенных искажений, есть случаи незначительного расхождения записей в расчетно-платежных ведомостях и первичных документах, небольшие погрешности в ведении и оформлении первичных документов, несколько исправлений в книге «Журнал-главная» (подписанных). Замечаний по начислению заработной платы нет, все необходимые удержания производятся своевременно и отвечают предъявляемым требованиям.