Делопроизводственный процесс

Как известно, кадровое делопроизводство регламентировано в законодательно - правовых документах по труду, поэтому его ведение должно осуществляться в соответствии с этими актами.

В рассматриваемом контексте наиболее значимым документом является новый Трудовой кодекс Российской Федерации. В нём отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, в частности трудового договора. Важно отметить целесообразность использования специалистом по кадрам не только самого Трудового кодекса, а также комментарии к нему, дающие разъяснения всех его статей.

Необходимыми при оформлении трудовых правоотношений являются также Постановление правительства РФ от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек».

К нормативно-методической базе, используемой специалистом кадровой службы ФГУП «СХК», относятся также распорядительные документы: приказы, распоряжения, инструктивные письма.

Система делопроизводства, обеспечивающая решение кадровых вопросов на ФГУП «СХК», находятся в стадии роста, а это неизбежно накладывает отпечаток на деятельность кадровой службы, проявляющейся в элементах отсутствия выработанных процедур, установленных документационных форм, что в свою очередь порождает необходимость их частной корректировки, поиска новых, более эффективных подходов и решений.

Личные дела находятся в отдельном шкафу, в который имеет доступ только специалист, ответственный за ведение и хранение личных дел.

Располагаются они на полках вертикально, по порядку номеров, слева на право и сверху вниз. Для удобства работы на дверце шкафа прикреплён список, в котором указаны номера дел и Ф.И.О. работников.

В личное дело подшиваются все выписки из приказов и распоряжений, отражающие поощрения и взыскания, изменение фамилий, домашнего адреса и пр., а также личные заявления и справки, являющиеся основанием для издания приказов и распоряжений.

На каждого работника заполняется личная карточка, которая ведётся в течение всего срока трудовой деятельности работника на комбинате. Кроме личных данных о работнике в личную карточку вносятся приказы о приёме, переводе, увольнении, изменение разряда, оклада, уходы в отпуск.

Личное дело работника относиться к документам долгосрочного хранения и храниться 75 лет. Документы долгосрочного хранения по существующему положению должны храниться в специально созданных архивах.

Личные дела хранятся в несгораемом шкафу в специально отведённом, закрытом для доступа посторонних помещений.

Процедура приёма работников на работу, как правило, начинается с устного собеседования, во время которого администратор определяет, отвечает ли претендент на должность, ее квалификационным требованиям. При достижении договорённости между администрацией и работником последний направляется в отдел кадров для оформления документов по приёму на работу. В отделе кадров поступающий на работу обязан предоставить: паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы военного учета - для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу, документы об образовании.

Лицам, поступающим на работу впервые и не имеющим трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, специалист по кадрам оформляет эти документы.

Наряду, с предъявленными документами поступающий на работу пишет заявление, автобиографию в свободной форме, в которой отражает важные события и даты, происходящие в его жизни до поступления на работу, указывает семейное положение с перечислением членов семьи. В конце автобиографии поступающий ставит дату и подпись.

Кроме того, предоставляются копии документов об образовании, заверенные подписью специалиста по кадрам и печатью, две фотографии размером 3×4 см.

После оформления документов администрация заключает с поступающим на работу трудовой договор (его содержание соответствует статьям Трудового кодекса РФ). Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами, и вступает в силу со дня его подписания. Один экземпляр договора передаётся работнику, второй храниться в личном деле работника.

На основании заключённого трудового договора оформляется приказ о приёме на работу, полностью соответствующий унифицированной форме Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) и отражающий существенные условия трудовых отношений между работником и комбинатом. Подписанный директором приказ регистрируется и объявляется работнику под расписку не позднее чем в трёхдневный срок после подписания трудового договора. В соответствии с приказом о приёме на работу в трудовую книжку вновь принятого работника вноситься об этом запись.

Трудовые книжки специалист по кадрам регистрирует в книге учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, которая пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, хранятся в сейфе и расположены в алфавитном порядке. Со всеми принятыми на работу проводятся вводные инструктажи (по противопожарной безопасности; по охране труда; по оказанию первой медицинской помощи)

Из всех выше перечисленных документов специалистом по кадрам формируется личное дело работника. В него входят: заявление, написанное от руки на имя директора, личный листок по устройству кадров, автобиография, копии документов об образовании (аттестата, диплома о среднем профессиональном или высшем образовании) трудовой договор, выписка из приказа о приёме на работу; копия страхового свидетельства, две фотографии.

Личные дела работников регистрируются в книге учёта личных дел, которая пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. Оформление обложки личных дел включает: № дела, Ф.И.О. работника и дату поступления на работу. Личные дела, как и трудовые книжки, хранятся в сейфе, куда доступ имеет только специалист, ответственный за кадровую документацию. Располагаются личные дела по порядку номеров слева направо и сверху вниз, для быстрого поиска на дверце сейфа прикреплён список с № личного дела и Ф.И.О. (полностью, кому оно принадлежит)

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в отдельном несгораемом шкафу. В конце календарного года (год увольнения сотрудника) каждое личное дело обрабатывается специалистом по кадрам для дальнейшего его хранения. Каждое дело храниться отдельно, имеет внутреннюю опись документов.

Также на каждого вновь принятого работника оформляется личная карточка (унифицированная форма Т-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Заполняется личная карточка на основании предоставленных документов: трудовой книжки, паспорта, документов об образовании (аттестата, диплома о среднем профессиональном или высшем образовании) свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН). Некоторые разделы личной карточки заполняются со слов работника. При изменении сведений о работнике специалист вносит соответственные данные в его личную карточку, заверяя своей подписью. Карточки ставятся в картотеку в алфавитном порядке (по подразделениям).

При увольнении работника, в личную карточку в соответствующую графу вноситься запись об увольнении, и она перекладывается в специальную папку для дальнейшего хранения.

Кроме оформления на работу отдел кадров комбината осуществляет ещё целый ряд кадровых операции, к наиболее важным из которых относятся: оформление документов, связанных со служебными перемещениями работника, с оформлением отпусков, с документированием поощрений и взысканий, с командированием и увольнением работника.

Перевод работника (повышение по должности, переход в другое структурное подразделение и т.д.) сопровождается оформлением следующих документов: личного заявления работника с просьбой о переводе (с установленными визами); соглашения о внесении изменений и дополнений в трудовой договор; приказа о переводе работника на другую работу (унифицированная форма Т-5). Все изменения, связанные со служебным перемещением, в обязательном порядке находят отражение в трудовой книжке работника и его личной карточке.

При оформлении отпусков первым документом является график отпусков (унифицированная форма Т-7), который составляется на календарный год. При составлении данного документа учитывается производственная специфика и пожелания работников. График отпусков визируется специалистом по кадрам, руководящими структурами и утверждается директором СХК. График составляется в трёх экземплярах: один остаётся в отделе кадров, другой отдаётся в бухгалтерию и третий в виде выписок раздаётся структурным подразделениям. Работник пишет заявление о предоставлении ему отпуска (переносе отпуска), сведения о предоставлении отпусков вносятся в личные карточки работников.

Увольнение работника отражается во многих документах и начинается с личного заявления. На основании заявления издаётся приказ об увольнении (форма Т-8), с которым работника знакомят под расписку. Копия приказа подшивается в личное дело, на основании приказа делается запись в личной карточке и трудовой книжке.

Все записи в трудовую книжку работника за время его пребывания на заводе, заверяются подписью специалиста по кадрам и печатью. Оформленная трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения под расписку, о чём делается отметка в журнале регистрации трудовых книжек. Также в журнале проставляется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.