Глава 1. Система управления персоналом

Оглавление

 

Введение

Глава 1. Система управления персоналом

1.1 Организационная структура системы управления персоналом

1.2 Делопроизводственный процесс

Глава 2. Характеристика службы кадров

2.1 Состав кадровой службы

2.2 Нормативные документы

2.3 Технические средства

Глава 3. Характеристика кадровых документов

3.1 Состав документации, используемой в управлении персоналом

3.2 Характеристика кадровых документов ФГУП "СХК"

Заключение

Список использованной литературы

 

Введение

 

Актуальность данной работы определяется тем, что в условиях рыночных отношений любая организация может достичь высоких результатов при наличии одного важного условия - она должна быть обеспечена кадрами с соответствующей подготовкой и опытом работы. Признавая в новых условиях приоритетность личности работника, следует поддержать отказ от широко применяемого в настоящее время термина «кадры» в пользу понятия «персонал», суть которого связана с представлением о трудовом процессе как совокупности взаимодействующих индивидуальностей, в котором учитываются их личные качества и интересы.

Суть перехода от традиционных форм работы с кадрами к системе управления персоналом заключается в постепенном отходе от жестких, административных методов воздействия на людей к рыночным взаимосвязям, базирующимся на экономических методах.

Теоретической основой курсовой работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Можно выделить три блока источников.

Первый блок составляют общие работы по делопроизводству. Среди них можно назвать книгу М.Ю. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности», в которой рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления. Автором учтены положения ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Материал в книге излагается в доступной форме, комплексно, с опорой на многочисленные примеры и образцы документов.

Другая книга - это книга В.М. Пустозерова «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы». В ней собраны различные варианты приказов по кадрам с рекомендациями по их правильному составлению и заполнению. Приказы оформлены на основе постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником.

В книге М.И. Басакова «Документы по персоналу предприятия» рассматривается вопрос о переходе от традиционных кадровых служб предприятий и организаций к современной системе управления персоналом. Основной акцент в книге сделан на оформлении организационно-кадровой, распорядительной и информационно-справочной документации. Достаточное место уделено юридическим основам трудовых отношений работника и работодателя (предприятия, организации) от приема на работу до увольнения.

В работе была также использована книга Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф. «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В данной книге раскрываются положения стандарта, содержится дополнительная нормативная и справочная информация, образцы бланков, примеры оформления документов.

Второй блок источников составили различные учебные пособия по делопроизводству. В них рассмотрены вопросы развития документоведения, даны общие принципы оформления различных документов. Среди них можно выделить «Курс делопроизводства: Учебное пособие» М.В. Кирсановой и Ю.М. Аксенова, «Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие» А.В. Пшенко. Отдельно можно назвать учебные пособия, в которых рассматривается общие правила оформления кадровой документации. Это, например, такие книги как «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы» Л.М. Вяловой и «Документация отдела кадров предприятия» А.В. Печниковой.

Третий блок источников составляют различные статьи по данной теме. Среди статей можно выделить следующие. В статье Е. Степанова «Персональные данные и их защита» рассматриваются вопросы специфики работы с конфиденциальными документами, поясняется какие сведения о работнике являются персональными. В статье А.В. Пшенко «Технология работы с конфиденциальными документами» рассматриваются понятия конфиденциальных документов и специфика работы с ними, отдельно рассмотрен вопрос отправки конфиденциальных документов. В статье Т.В. Кузнецовой «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» рассматриваются изменения ГОСТа Р 6.30 - 2003 «Требования к оформления документов», изменения ГОСТа Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба РФ», правила и инструкции по ведению трудовых книжек, положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и изменения в других законодательных актах. В статье Т.В. Кузнецовой «Новые правила о порядке ведения трудовых книжек» рассматривается новое постановление правительства о трудовых книжках, правила и инструкции по их заполнению, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек. В статье Г.А. Серовой «Компьютеризация службы управления персоналом» рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией кадровой работы. Эти же вопросы рассматриваются в статье Ю.Г. Кирюхина и О.М. Мельниковой «Автоматизация работы с кадровой документацией». В статье Л. Дорониной «Штатное расписание» рассматриваются особенности оформления штатного расписания и внесение изменений в него. В статье Е.А. Вагиной «Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге)» рассматривается формирование и ведение личных дел студентов и оформление трудовых правоотношений в филиале.

Таким образом, мы можем видеть, что данная тема широко изучена в литературе.

Целью данной работы является изучение и обобщение существующей практики работы с документами на Реакторном заводе ФГУП «СХК», выяснение насколько рационально поставлено в данной организации делопроизводство. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи курсовой работы:

1. Рассмотреть организационную структуру управления персоналом на ФГУП «СХК».

2. Рассмотреть делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль использования, поисково-справочную информацию и аналитическую работу.

.   Рассмотреть характеристику службы кадров ФГУП «СХК»

.   Дать характеристику кадровых документов на ФГУП «СХК», сравнит ее с существующей в теории.

Объектом данного исследования является документы кадровой службы, предметом данного исследования являются документы кадровой службы ФГУП «СХК».

Исследования, проведенные в данной курсовой работе, могут быть использованы для улучшения работы кадровой службы на ФГУП «СХК».

Методологическую основу курсовой работы составили различные ГОСТы и законодательные акты. Наибольшее значение для курсовой работы имел Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). В работе были также использованы Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (с изменениями от 6 февраля 2004 г.), Постановления Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе раскрываются особенности системы управления персоналом. Во 2-ой главе дается характеристика кадровой службы. В 3-ей главе дается характеристика кадровых документов, используемых на ФГУП «СХК». Заключение содержит обобщение и выводы курсовой работы.

Состав кадровой службы

 

Следует сказать, что в недалеком прошлом в кадровых службах нашей страны (отдел кадров, отдел технического обучения и др.) было занято от 0,3 до 0,8 % общего числа работающих в отраслях народного хозяйства. В службах управления кадрами было занято около 1 млн человек, что примерно соответствует 0,7 % работающих, в то время как в зарубежных фирмах в службах управления персоналом занято от 1 до 1,2 % общей численности работников.

В качественном отношении отделы кадров предприятий укомплектовывались специалистами невысокой профессиональной подготовки, не имеющими подчас даже среднего специального образования (лишь каждый четвертый имел диплом о высшем образовании). В отделах кадров и отделах технической подготовки работали, как правило, случайные люди без специального образования, да этому нигде и не учили. Не было специалистов в области менеджмента персонала, недостаточно было социологов и психологов. Еще один характерный отличительный признак: низкая оплата труда кадровиков - на уровне канцелярских работников.

Если обратиться к практике передовых в экономическом отношении странам, то можно отметить, что службы управления персоналом в целом и отделы управления (кадровые центры), как правило, обеспечены высокопрофессиональным кадровым составом. Например, в США из каждых 10 работников 6-7 составляют специалисты: психологи, социологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, аналитики работ, вербовщики персонала в учебных заведениях, консультанты по планированию карьеры и т. д., большинство из которых выпускники школ бизнеса (по управлению персоналом), крупнейших университетов и педагогических вузов.

Еще пока небольшой опыт показывает, что переход российских предприятий от государственной собственности к акционерной и частной приводит к улучшению качественного состава работников отделов кадров с точки зрения их профессионального уровня, образования, возраста, новых идей, методов работы с персоналом, повышает заинтересованность в результатах их труда. Тем не менее требования к кадровикам и должностные инструкции еще не отвечают современным задачам предприятий и организаций. Европейская ассоциация директоров отделов кадров предложила следующий идеальный портрет руководителя кадровой службы: «Он (руководитель кадровой службы) должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым, общительным, способным убеждать, справедливым, строгим, доступным, широко образованным, способным к размышлению, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обладать интуицией, быть гуманным. Он должен уметь слушать и внушать доверие».

Количественный состав службы управления персоналом в целом и отдела управления персоналом в частности определяется штатным расписанием и Уставом организации. При расчете численности работников кадровых служб учитываются следующие факторы:

общая численность работников организации;

характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т. д.), масштабами отдельных производств, наличием филиалов;

социальный состав ее работников (наличие различных категорий работников, рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;

сложность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения руководящих кадров и т. п.);

техническое обеспечение труда (механизация и компьютеризация делопроизводственных операций и др.).

Зарубежный опыт, как было сказано, показывает, что в службах управления персоналом занято от 1 до 1,2 % общей численности работников организаций, фирм, компаний. В качестве тенденции, характерной для зарубежных организаций, следует отметить не абсолютный, а относительный рост численности кадровых служб.

Рассмотрим состав отдела кадров ФГУП "СХК".

Начальник отдела кадров (8-12-й разряды) выполняет следующие функции:

возглавляет работу отдела, обеспечивает выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделений организации. Разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т. п.;

обеспечивает рациональное использование материальных, финансовых и технических средств;

проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую, служебную тайну;

обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала;

контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины;

вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

обеспечивает составление установленной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, нормативные документы и другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организация труда и управления персоналом, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации: должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Среди различных категорий работников кадровых служб важная роль отводится инспектору по кадрам (4 - 5 разряды). В должностные обязанности этого специалиста (включая старшего) входят:

осуществление контроля за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации, предприятия;

ведение учета личного состава организации, предприятия, его подразделений и установленной документации по кадрам;

оформление приема, переводов и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации, предприятия;

формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

участие в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;

подготовка необходимых материалов для квалификационной и аттестационной комиссии и представления рабочих и служащих к поощрениям и награждениям;

заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работника;

учет предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации, предприятия и их семьям;

изучение движения и причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по их устранению;

ведение архивов личных дел и подготовка документов по истечению установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение;

проверка соответствия подготавливаемых в организации, на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;

заполнение контрольных карточек и ведение картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;

ведение оперативного учета прохождения документов; определение причин несвоевременного исполнения поручений, информирование руководителя организации, предприятия о состоянии их выполнения;

осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка;

составление установленной кадровой отчетности.

Инспектор по кадрам должен знать: организацию делопроизводства в организации, на предприятии; формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу; структуру организации, предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, оформлению пенсий, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организаций, предприятий; действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников; порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования к квалификации инспектора: должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

В должностные обязанности документоведа входят:

разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);

участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления;

осуществление контроля за состоянием делопроизводства в организации;

подготовка предложений по обеспечению оптимальных условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;

разработка унифицированных систем документации и табелей документов различного назначения и уровня управления, классификаторов документной информации;

организация внедрения систем ведения документации;

принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;

участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;

участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;

изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области документационного обеспечения управления, разработка нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения;

участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Документовед должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Важное место в отделе кадров занимает специалист по кадрам. Его должностные обязанности следующие:

выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

изучает личный состав организации и ее подразделений, установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, а также расстановку работников, их деловые качества с целью подбора их на замещение вакантных должностей руководителей;

участвует в организации работы квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и в оформлении их решений;

анализирует движение кадров и принимает участие в разработке мероприятий по устранению их текучести;

организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководителей и специалистов;

участвует в работе по профессиональной ориентации, а также в разработке учебно-методической документации (учебных планов и программ, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп);

ведет учет работы по подготовке и повышению квалификации кадров, анализирует качественные показатели результатов обучения и его эффективность (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава работников), ведет установленную отчетность;

принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка в организации, порядка установления льгот и назначения пенсий, оформления документов, необходимых для представления в соответствующие органы.

Специалист по кадрам должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с кадрами, вопросов подготовки и повышения квалификации работников; перспективы развития организации; положения о работе квалификационных и аттестационных комиссий; порядок избрания (назначения) на должности; формы, виды и методы профессиональной ориентации и профессионального обучения; методы планирования подготовки и повышения квалификации кадров, разработки учебных планов, программ и другой учебно-методической документации; условия материального обеспечения направляемых на обучение работников; порядок ведения отчетности по кадрам, по подготовке и повышению квалификации работников; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

 

Нормативные документы

 

Стиль и содержание работы сотрудников традиционных отделов кадров российских организаций оговорен нормативным документом «Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих», принятым постановлением Министерства труда РФ от 6 июня 1996 года № 32. Задача на первых порах состоит в том, чтобы полностью освоить эти требования, а затем привести данные характеристики в соответствие с современными условиями и реализовать их.

Методическое обеспечение Системы управления кадрами ФГУП "СХК" составляют следующие документы:

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Коллективный договор ФГУП "СХК" (принимается на конференции работников комбината);

Устав Федерального государственного унитарного предприятия "Сибирский химический комбинат", утв. Распоряжением Министерства РФ по атомной энергии от 10.09.2001г.;

Правила внутреннего трудового распорядка для работников ФГУП "СХК";

Инструкция о порядке оформления и учета кадров в системе Mинистерства. ДСП. экз. № 000769, утв. приказом по Министерству 20.04.1977 № 198;

. Концепция кадровой политики ФГУП "СХК", утв. 17.07.2002 г. № 12-07/1332;

Организационная структура ФГУП "СХК";

Руководство по качеству (CTП 66).

 

Технические средства

 

Любая организация процветает настолько, насколько грамотно она привлекает, сохраняет и развивает свой персонал. Высокий уровень конкуренции стимулирует постоянное развитие организации, повышение качества выпускаемой продукции и предлагаемых услуг, освоение новых технологий и, самое главное, заставляет искать пути наиболее эффективного использования всех своих ресурсов, в том числе и персонала.

Основная задача управления персоналом заключается в своевременной выработке решений, определяющих, какие человеческие ресурсы и в каком количестве необходимы для достижения поставленных целей на каждом конкретном интервале времени.

Для выработки правильных решений требуется полная (ее объем должен быть достаточным для принятия решения), оперативная (за время ее передачи и обработки состояние дел не должно изменяться) и достоверная (соответствие ее содержания объективному состоянию дел) информация.

Большая часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации" документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов.

Ведение на предприятии документооборота традиционным, без использования передовых технологий, методом приводит к неоправданному возрастанию количества выпускаемых документов, увеличению сроков их рассмотрения и исполнения, и снижению эффективности контроля над исполнением документов.

Известно, что успех деятельности современной организации определяется множеством факторов, среди которых ключевое место в наш век компьютерных технологий, несомненно, занимает автоматизация и оптимизация. Все больше специалистов в различных сферах деятельности считают необходимым использовать компьютер для автоматизации своей деятельности в области управления кадрами.

В настоящий момент существует множество программного обеспечения по автоматизации деятельности кадровых служб на предприятиях с любой организационной структурой, независимо от форм собственности и количества сотрудников.

Эти программы способствуют облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров, ускорению процесса поиска необходимой информации, упорядочиванию хранения данных и позволяют получать необходимые выходные формы.

Как правило, эти системы обладают простым интерфейсом, который не требует дополнительного обучения по работе с программой. Информация по кадрам хранится сколь угодно долго и доступна по каждому подразделению и уволенному сотруднику.

Но они стоят достаточно дорого, поэтому не каждое предприятие может позволить себе установить их в свои организации. Более простым и не требующим больших затрат способом является создание баз данных для автоматизации кадрового документооборота с помощью Microsoft Office, в данном случае Access, поскольку данный продукт является наиболее распространенным на рынке программного обеспечения и широко используется в многочисленных организациях. Благодаря наличию различных мастеров в Access, создание различных приложений, отчетов, запросов и таблиц не требует глубоких навыков программирования, что приводит к минимальным затратам времени и является веским доводом в пользу данного обеспечения, как средства реализации базы данных.

В работе отдела кадров ФГУП "СХК" используется БД «Отдел кадров».

БД "Отдел кадров" предназначена для автоматизации деятельности кадровых служб и предоставляет работникам кадровых служб следующие возможности:

ведение личной карточки работника, включающей в себя служебные данные и дополнительные сведения;

автоматически формировать первичную документацию на каждого сотрудника;

подготовка и издание приказов, которые соответствуют унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Программа обладает простым интерфейсом, который не требует специальных знаний по работе с компьютером и БД.

БД включает в себя следующие автоматизированные процедуры:

процедура подготовки документа. Включает в себя использование уже имеющихся в БД данных и добавление новых данных, на основе которых формируется электронная копия документа и ее бумажный вариант;

процедура рассылки документов. Включает в себя пересылку данных по ЛВС;

процедура поиска информации. Включает в себя быстрый поиск необходимой информации;

процедура хранения документов. Включает в себя возможность сохранения всех создаваемых документов;

процедура печати документов. Включает в себя возможность распечатать любой созданный документ.

После запуска БД на экране появляется диалоговое окно: "Введите пароль!". Данное окно необходимо, чтобы обеспечить санкционированный доступ к программе. Если пароль введен верно, то на экране появляется главная кнопочная форма "Отдел кадров".

На ней находятся следующие кнопки:

сотрудники;

личные карточки;

трудовые договоры;

графики отпусков;

командировочное удостоверение;

приказы;

сведения о сотруднике;

справка;

выход.

Кнопка Сотрудники. Нажав на нее, пользователь переходит в одноименную форму. Данная форма является одной из главных БД и содержит следующие поля:

табельный номер;

Ф.И.О;

структурное подразделение;

должность.

При приеме нового сотрудника необходимо: открыть форму "Сотрудники". Ввести в поле Ф.И.О фамилию, имя и отчество нового сотрудника, а в поле Табельный номер - его порядковый номер. Должность и структурное подразделение необходимо выбрать из списка.

В форме есть дополнительные кнопки Должности и Подразделения. При необходимости можно, щелкнув по любой из этих кнопок. зайти в одноименную форму и добавить:

новую должность;

новое подразделение.

У каждой должности и подразделения есть свой код - поля код должности и код структурного подразделения соответственно. Эти поля необходимо заполнять, т.к. они являются обязательными. В форме Должности также содержится информация об окладе, соответствующем конкретной должности. В форме Подразделения для каждого СП указан руководитель и его телефон.

После заполнения формы Сотрудники можно заполнять остальные формы. При этом Ф.И.О. сотрудника уже не будет вводиться пользователем, а будет выбираться из списка.

Кнопка Личные карточки. Нажав на нее, пользователь может заполнять личную карточку на сотрудника (Ф.И.О. не вводится, а выбирается из списка) или просмотреть уже заполненные карточки.

Кнопка Трудовые договоры. При ее нажатии появляется возможность создать трудовой договор. Пользователю нужно выбрать Ф.И.О. и ввести дату составления, номер документа, срок действия и срок испытательный (при необходимости).

Кнопка Графики отпусков. Выбрав данную кнопку, пользователь может просмотреть уже составленные графики или составить новый. При работе с этой формой сначала необходимо заполнить поля:

код графика (заполнение этого поля обязательно);

№ документа;

дата составления;

год.

Внеся эти данные, можно заполнять оставшиеся поля, которые представлены в виде таблицы:

Ф.И.О. сотрудника, его должность и структурное подразделение (выбираются из списка);

количество дней;

дата отпуска фактическая;

дата отпуска запланированная:

основание перенесения отпуска;

дата предполагаемого отпуска.

Кнопка Командировочное удостоверение. При помощи этой формы создается удостоверение. Пользователю нужно ввести пункт назначения, срок командировки, основание, т.е. причину командировки, дату начала и конца командировки.

Кнопка Приказы. Нажав не нее, пользователь попадает в другую кнопочную форму. В ней содержатся следующие кнопки:

приказ о приеме;

приказ об увольнении;

приказ о переводе;

приказ о премировании;

приказ о командировании;

приказ об отпуске.

Кнопка Приказ о приеме. Позволяет формировать одноименный приказ. Пользователь из списка выбирает Ф.И.О. и вводит номер приказа (обязательно поле), дату приказа, дату приема на работу и основание приказа.

Остальные приказы заполняются по такому же принципу. В форме Приказ о переводе из списка также выбирается должность, на которую переводят сотрудника.

Нажав на кнопку Вернуться назад, пользователь оказывается в главной кнопочной форме.

Кнопка Сведения о сотруднике. Нажав на нее, пользователь должен за запрос БД ввести Ф.И.О., интересующего его сотрудника. Далее откроется форма, в которой будут перечислены должность, структурное подразделение, адрес, домашний телефон сотрудника.

Кнопка Справка. Пользователь получит краткую справку по работе с программой, если нажмет на эту кнопку.

Выход из БД осуществляется нажатием кнопки Выход в главной кнопочной форме. Появляется диалоговое окно: "Вы действительно хотите выйти из программ?". При положительном ответе происходит выход из БД и из MS Access, при отрицательном - пользователь может дальше работать с программой.

В нижней части экрана находится сообщение о необходимости делать резервные копии каждый третий день. Создание копий необходимо для восстановления программ и/или данных при отказе магнитных носителей.

Для предотвращения несанкционированного вмешательства установлен пароль. Если пользователь его не знает, он не сможет запустить БД.

 

 

Заключение

 

Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров. На отдел кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения этих функций обычно создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения. Для решения социальных задач в организациях действуют самостоятельные службы социального обеспечения, при этом отдел кадров не является ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром работы с персоналом. Отдел кадров структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделения, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.

Отделы кадров укомплектовываются нередко малоквалифицированными сотрудниками, не имеющими специальной подготовки, слабо обеспечиваются техникой (компьютеры, ксерокс и т. д.) и рабочими помещениями. Ставится вопрос, каким образом в соответствии с Программой Правительства РФ «Структурная перестройка и экономический рост в 1997 - 2000 гг.» может б