Эффективность внесенных предложений

 

Для того, что бы определить эффективность предложений по совершенствованию делопроизводства в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб необходимо разработать критерии оценки проведенных мероприятий.

Такими критериями, в частности могут быть:

ü создание базы унифицированных документов;

ü разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;

ü создание службы делопроизводства, с численностью, оптимальной для качественного выполнения всего объема работ;

ü установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

ü разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

ü создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами;

ü ведение методической работы по вопросам документационного обеспечения.

И при разработке (внедрении) и при оценке эффективности проводимых мероприятий целесообразно использовать ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Во-первых, стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций.

Во-вторых, он четко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций.

Еще одной важной отличительной особенностью этого стандарта стали изложенные в нем принципы ответственности.

Для российских пользователей стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 представляет интерес еще и тем, что в нем представлен широкий набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота, например, таких как «метаданные», «конвертирование», «миграция» и др. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу ДОУ (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), уже не охватывает терминологию, присущую новому «электронно-цифровому» направлению в ДОУ.

Говоря об электронном документообороте, следует подчеркнуть, что стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т. д.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 на сегодняшний день заполняет собой брешь, образовавшуюся в сфере нормативно-методического обеспечения в области управления документами. Стандарт расставляет точки над «и», т. к. является одним их основных в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента качества, выстраиваемую по международным стандартам ИСО.

Стандарт не только позволит сделать систему делопроизводства в гимназии более совершенной, но будет способствовать внедрению в гимназии системы менеджмента качества, что выведет образовательное учреждение на качественно новую ступень развития и станет явным конкурентным преимуществом.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Для определения эффективности предложений по совершенствованию делопроизводства в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб необходимо разработать критерии оценки проведенных мероприятий.

Такими критериями, в частности могут быть: разработка и внедрение табеля и альбома форм документов; установление рационального порядка прохождения и обработки документов; разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации и т.д.

И при разработке (внедрении) и при оценке эффективности проводимых мероприятий целесообразно использовать ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Стандарт не только позволит сделать систему делопроизводства в гимназии более совершенной, но будет способствовать внедрению в гимназии системы менеджмента качества, что выведет образовательное учреждение на качественно новую ступень развития и станет явным конкурентным преимуществом.

Из содержания Главы 3 исследования можно сделать следующие выводы:

Методы по совершенствованию системы делопроизводства ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб можно представить в виде рамочного плана, включающего в себя следующие мероприятия: 1. Диагностика ДОУ; 2.Выявление и идентификация ключевых проблем; 3.Мероприятия по решению обозначенных проблем.

Для определения эффективности предложений по совершенствованию делопроизводства в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб необходимо разработать критерии оценки проведенных мероприятий.

Такими критериями, в частности могут быть: разработка и внедрение табеля и альбома форм документов; установление рационального порядка прохождения и обработки документов; разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации и т.д.

И при разработке (внедрении) и при оценке эффективности проводимых мероприятий целесообразно использовать ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Стандарт не только позволит сделать систему делопроизводства в гимназии более совершенной, но будет способствовать внедрению в гимназии системы менеджмента качества, что выведет образовательное учреждение на качественно новую ступень развития и станет явным конкурентным преимуществом.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Ознакомившись в процессе написания работы «Организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении (на примере Гимназии №227 Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга)», с законодательными актами, учебными пособиями, печатными и Интернет изданиями, изучив практический опыт, можно сделать следующие выводы:

В результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

В период ХШ - XV вв. складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования.

В период приказного делопроизводства (XVI - XVII вв.) постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.

В период коллежского делопроизводства (XVIII в.) появились новые названия документов, Екатерина II завершила реформы Петра I, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.

В период министерского делопроизводства (XIX - начала ХХ вв.) организацию работы с документами следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе, которой лежали «универсальные» возможности человека.

Делопроизводство в советскую эпоху отмечено развитием системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др. Утверждается новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), создаются новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации.

Следует констатировать, что остается еще большое количество вопросов в области правового регулирования ДОУ и архивного дела. В значительной степени это связано с продолжающимися административными реформами, незавершенностью процедуры разграничения полномочий между органами государственной власти и местного самоуправления.

Правовое регулирование ДОУ и архивного дела, как на федеральном, так и на региональном уровне не входит в число первоочередных задач, в результате задержка с разработкой и принятием соответствующих законодательных и нормативно-правовых актов приводит к негативным последствиям в сфере управления в целом.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации <http://www.stroydocz.ru/smart09.htm>. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).

Полное наименование образовательного учреждения, согласно Уставу, утвержденному приказом Комитета по образованию от 17 мая 2003 года: «Государственное общеобразовательное учреждение гимназия №227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга», сокращенное: «ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга». Структура учреждения составлена, исходя из положения о структурных подразделениях.

Основными задачами Образовательного учреждения являются: формирование общей культуры личности обучающихся; создание основы для осознанного выбора и последующего освоения профессиональных общеобразовательных программ; воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье, формирование здорового образа жизни.

Основные функции учреждения: образовательное учреждение осуществляет обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечивает охрану здоровья и создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе возможность удовлетворения потребности обучающегося в самообразовании и получении дополнительного образования.

Документооборот внутри учреждения осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной руководителем учреждения 01.09.2005г.

Для подготовки документов используются современные технические средства: компьютеры, сканеры, ксероксы, факсы. Документооборот с профильными комитетами осуществляется с помощью системы электронного документооборота «Бюджет 2008» и автоматизированной информационной системы государственного заказа Санкт-Петербурга (АИСГЗ).

Школьная документация ведется в соответствие с Инструкцией от 27 декабря 1974г. №167 «О ведении школьной документации». Этот документ устарел исторически. Вся учебно-педагогическая документация ведется рукописно, что занимает значительную часть рабочего времени секретаря, заместителей директора по учебной части и учителей. Руководство Гимназии №227 планирует установить систему электронных журналов в 2008-2009 учебном году. Но эта система не отменит ведение традиционных классных журналов.

В связи с возросшим документооборотом, одному сотруднику канцелярии сложно справится с потоком документов, поэтому целесообразно введение в штат делопроизводителя, который возьмет на себя часть канцелярской работы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Работа над инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.

·   сбор и анализ материала. Является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных;

·   разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение. Этап связан с созданием проекта инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением;

внедрение инструкции в организации. Работа по ознакомлению сотрудников с положениями инструкции, внесением в инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль над соблюдением в организации требований инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

Методы по совершенствованию системы делопроизводства ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб можно представить в виде рамочного плана, включающего в себя следующие мероприятия: 1. Диагностика ДОУ; 2.Выявление и идентификация ключевых проблем; 3.Мероприятия по решению обозначенных проблем.

Для определения эффективности предложений по совершенствованию делопроизводства в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб необходимо разработать критерии оценки проведенных мероприятий.

Такими критериями, в частности могут быть: разработка и внедрение табеля и альбома форм документов; установление рационального порядка прохождения и обработки документов; разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации и т.д.

И при разработке (внедрении) и при оценке эффективности проводимых мероприятий целесообразно использовать ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Стандарт не только позволит сделать систему делопроизводства в гимназии более совершенной, но будет способствовать внедрению в гимназии системы менеджмента качества, что выведет образовательное учреждение на качественно новую ступень развития и станет явным конкурентным преимуществом.