Основные направления совершенствования делопроизводства в ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб

 

Методы по совершенствованию системы делопроизводства ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб можно представить в виде рамочного плана, включающего в себя следующие мероприятия:

.Диагностика ДОУ:

ü изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями гимназии;

ü проводится диагностика действующей системы делопроизводства гимназии, включая:

· подготовку и оформление служебных документов;

·         обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;

·         учет и регистрацию документов;

·         рассмотрение и согласование документов;

·         ведение контроля сроков исполнения документов;

·         обеспечение хранения и уничтожения документов;

·         анализируется состав документов и принципы их систематизации;

·         изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

ü проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в гимназии положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота гимназии;

ü рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы.

. Выявление и идентификация ключевых проблем

В данном исследовании определены следующие проблемы:

.   Документооборот внутри учреждения осуществляется в соответствии с несколько устаревшей инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной руководителем учреждения 01.09.2005г.

.   Школьная документация ведется в соответствие с Инструкцией от 27 декабря 1974г. №167 «О ведении школьной документации». Этот документ устарел исторически. Вся учебно-педагогическая документация ведется рукописно, что занимает значительную часть рабочего времени секретаря, заместителей директора по учебной части и учителей. Чтобы сократить время на ведение школьных журналов и для удобства родителей контролировать успеваемость своих детей, сейчас в школах внедряют систему электронных журналов успеваемости. Руководство Гимназии №227 планирует установить систему электронных журналов в 2008-2009 учебном году. Но эта система не отменит ведение традиционных классных журналов.

.   В связи с возросшим документооборотом, одному сотруднику канцелярии сложно справится с потоком документов, поэтому целесообразно введение в штат делопроизводителя, который возьмет на себя часть канцелярской работы.

. Мероприятия по решению обозначенных проблем

Разработка новой инструкции по делопроизводству является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

ü разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству;

ü проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;

ü упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

ü образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

ü установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

ü разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

ü создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами;

ü ведение методической работы по вопросам документационного обеспечения;

Несмотря на то, что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, в т.ч. в условиях автоматизации, на практике встречаются иные подходы.

В условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота.

Такими документами могут быть:

ü регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);

ü инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;

ü инструкция пользователя АСДЭД и др.

Усовершенствованная система делопроизводства может внедряться либо в целом, либо поэтапно. Чаще представляется целесообразным поэтапное внедрение, дающее возможность экспериментальной проверки предложений и внесения корректив по ходу проведения работ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Методы по совершенствованию системы делопроизводства ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб можно представить в виде рамочного плана, включающего в себя следующие мероприятия: 1. Диагностика ДОУ; 2.Выявление и идентификация ключевых проблем; 3.Мероприятия по решению обозначенных проблем.