Принципы построения номенклатуры

 

Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу.

При структурном принципе названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров и др.). Этот принцип наиболее удобен при составлении номенклатуры дел. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:

1. Канцелярия

2. Планово-экономический отдел

.   Договорно-правовой отдел

.   Управление бухгалтерского учета и финансов

.   Отдел кадров

.   Производственно-технический отдел

.   Архитектурно-строительный отдел

.   Отдел генплана и теплоэнергетических технологий

.   Электротехнический отдел

.   Отдел смет

.   …..

Структурно-функциональный принцип используется в том случае, когда не для всех функций, выполняемых в данной организации, созданы самостоятельные структурные подразделения. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:

1. Руководство

2. Планирование

3. Организация производственной деятельности

.   Бухгалтерия

.   Отдел кадров

.   Профсоюзный комитет

В учреждениях, не имеющих устойчивой структуры или бесструктурных, возможно построение номенклатуры дел также по функциональному принципу. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу:

1. Руководство

2. Планирование

3. Организация производственной деятельности

.   Финансирование

.   Учет и отчетность

.   Кадры

В данном случае в организации нет самостоятельного отдела кадров и его функции возложены на одного или нескольких работников организации. Поэтому названием раздела номенклатуры дел является название выполняемой функции («Кадры»).

Требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре и систематизации заголовков дел в номенклатуре

 

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Заголовки составляются из следующих элементов:

указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);

указание автора документов (организации, органа управления, структурного подразделения, должностного лица и т.д.);

название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);

обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);

указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);

период (даты), к которому относятся документы дела;

указание копийности (наличия копий документов) дела.

В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:

название вида дела или вида документа;

краткое содержание;

указание на наличие копий, например, «Приказы вышестоящей организации. Копии». (Указание на подлинность документов дела в заголовок не включают).

Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело.

Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу.

 

Образование индекса дела в номенклатуре

 

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. номенклатура дело документ делопроизводство

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.