Основные функции номенклатуры

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАЗАНСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ВЫСШАЯ ШКОЛА УПРАВЛЕНИЯ

РЕФЕРАТ

По дисциплине: «Делопроизводство»

На тему: «Номенклатура дел предприятия.

Порядок формирования и оформление дел»

Выполнила:

студентка 1 курса

Группы 3223-2с

Котенкова О.А.

 

КАЗАНЬ 2013

Содержание

Введение

Понятие номенклатура дел

Основные функции номенклатуры

Основные типы номенклатуры

Сроки составления номенклатуры и основания для ее составления

Принципы построения номенклатуры

Требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре и систематизации заголовков дел в номенклатуре

Образование индекса дела в номенклатуре

Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве

Требования при формировании дел

Список использованных источников

Приложение 1

Введение

 

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. В этом случае разрабатывается номенклатура дел предприятия.

Данный реферат на тему «Номенклатура дел предприятия. Порядок формирования и оформление дел» выполнен с целью изучения классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве, и приобретения навыков составления и оформления номенклатуры дел.

Понятие номенклатура дел

 

Одним из узловых вопросов организации работы с документами в кадровой службе и в организации в целом является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел (лат. потепсlaturа - перечень, роспись имён)- это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке (форма номенклатуры дел приведена в Приложении 1).

 

Основные функции номенклатуры

 

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна выполнять следующие основные функции:

охватывать все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности организации;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

конкретно и четко формулировать заголовки дела, которые полностью отражают состав и содержание документов в нем и исключают возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

систематизировать дела внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

 

Основные типы номенклатуры

 

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

 

Требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре и систематизации заголовков дел в номенклатуре

 

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Заголовки составляются из следующих элементов:

указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);

указание автора документов (организации, органа управления, структурного подразделения, должностного лица и т.д.);

название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);

обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);

указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);

период (даты), к которому относятся документы дела;

указание копийности (наличия копий документов) дела.

В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:

название вида дела или вида документа;

краткое содержание;

указание на наличие копий, например, «Приказы вышестоящей организации. Копии». (Указание на подлинность документов дела в заголовок не включают).

Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело.

Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу.

 

Образование индекса дела в номенклатуре

 

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. номенклатура дело документ делопроизводство

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

 

Требования при формировании дел

1) В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

2) Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

)   Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.

)   Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.

)   Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.

)   Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых, свыше 250 листов составляют отдельный том.

)   Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.

Приложение 1

 

ООО «Инжиниринг проект»		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _____________ В.Н. Теличенко «10» декабря 2011 года
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2012 год г. Минск
Индекс дела	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
	01. Руководство
01-01	Устав, свидетельство о государственной регистрации организации		Постоянно
01-02	Договор об учреждении общества, изменения и дополнения к нему, протоколы учредительных собраний, реестр учредителей (участников)		Постоянно
01-03	Положения о структурных подразделениях организации, филиалах и представительствах		Постоянно
01-04	Приказы по основной деятельности		Постоянно
	02. Бухгалтерия
02-01	Положение о бухгалтерии. Копия		Постоянно
02-02	Должностные инструкции работникам бухгалтерии		3 г	После замены новыми
02-03	Больничные листы		3 г
02-04	Акты сверок расчетов по платежам в бюджет		До минования надобности (далее ДМН)	После проведения налоговой проверки
	03. Отдел кадров
03-01	Положение об отделе. Копия		Постоянно
03-02	Должностные инструкции сотрудникам отдела		3 г	После замены новыми
03-03	Приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании работников		75 л
03-04	Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников		3 г
03-05	Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка)		5 л
	04. Делопроизводство
04-01	Документы (служебные письма, записки, докладные записки, справки и др.)		5 лет ЭПК
04-02	Журнал регистрации входящих и исходящих документов		3 года

 

Заместитель генерального директора                   И.А. Сухоруков

10.12.2011 года

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАЗАНСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ВЫСШАЯ ШКОЛА УПРАВЛЕНИЯ

РЕФЕРАТ

По дисциплине: «Делопроизводство»

На тему: «Номенклатура дел предприятия.

Порядок формирования и оформление дел»

Выполнила:

студентка 1 курса

Группы 3223-2с

Котенкова О.А.

 

КАЗАНЬ 2013

Содержание

Введение

Понятие номенклатура дел

Основные функции номенклатуры

Основные типы номенклатуры

Сроки составления номенклатуры и основания для ее составления

Принципы построения номенклатуры

Требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре и систематизации заголовков дел в номенклатуре

Образование индекса дела в номенклатуре

Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве

Требования при формировании дел

Список использованных источников

Приложение 1

Введение

 

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. В этом случае разрабатывается номенклатура дел предприятия.

Данный реферат на тему «Номенклатура дел предприятия. Порядок формирования и оформление дел» выполнен с целью изучения классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве, и приобретения навыков составления и оформления номенклатуры дел.

Понятие номенклатура дел

 

Одним из узловых вопросов организации работы с документами в кадровой службе и в организации в целом является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел (лат. потепсlaturа - перечень, роспись имён)- это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке (форма номенклатуры дел приведена в Приложении 1).

 

Основные функции номенклатуры

 

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна выполнять следующие основные функции:

охватывать все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности организации;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

конкретно и четко формулировать заголовки дела, которые полностью отражают состав и содержание документов в нем и исключают возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

систематизировать дела внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

 

Основные типы номенклатуры

 

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.