Организационно-функциональная схема

Обследование организационно-функциональной структуры

Все руководство может быть разделено на четыре глобальных направления: стратегическое, тактическое, оперативное и обеспечивающее.

К стратегическому руководству относятся функции непосредственно директора, учёного совета и руководителей секторов. Они формируют общую стратегию развития предприятия, ставят подписи под договорами, заключают контракты и т. п.

К тактическому руководству относятся руководители отделов. Они ставят задачи нижестоящим исполнителям в рамках принятой стратегии.

К оперативному руководству относятся руководители лабораторий. Они отвечают за принятие решений для реализации тактических задач, установленных начальниками отделов.

Следует отметить, что, во-первых, по причине не очень большого числа высококвалифицированного персонала, работающего на предприятии, а во-вторых, из-за особенностей научной деятельности, членами учёного совета в большинстве своём являются руководители отделов и некоторых лабораторий. Более того, на заседания учёного совета могут приглашать (даже на постоянной основе) и некоторых конечных сотрудников. То есть, несмотря на то, что решаются задачи разных уровней в рамках заседаний совета и в рамках обычной деятельности руководителей, данная схема является оптимальной. Такой вывод можно сделать на основании того, что при такой форме организации решения стратегического характера доводятся напрямую до руководителей тактического звена и исполнителей, в отличие от классической штабной (например, армейской) структуры, где решения проходят последовательно сверху вниз и разбиваются на малые задачи. Здесь же руководители тактического звена и некоторые исполнители имеют представление обо всём стратегическом планировании и способны адекватно оценивать свои решения в рамках общей концепции.

К обеспечивающему руководству относятся руководители отделов, обеспечивающих работу других отделов. Сами отделы подчиняются напрямую директору, минуя руководителей секторов, а их функции, в основном, сводятся к обеспечению подготовки сотрудников к работе. Примеры таково руководства – отдел кадров (учёт сотрудников), отдел безопасности (организация режима работы, обеспечение пропускной системы), научно-организационный отдел (сопровождение заявок, патентов от всех других отделов), отдел радиационной безопасности и техники безопасности (РБиТБ, обучение сотрудников работе с радиационно-опасными материалами, инструктажи и тренировки по общей технике безопасности).

Цели автоматизации

Несмотря на то, что обследование и организационной и функциональной структур предприятия показывает хорошую эффективность принятой модели управления, создания системы необходимо. В первую очередь это вызвано найденными недостатками организационной структуры. Сама структура представляется умеренно оптимальной, но необходимо решить проблему взаимодействия лабораторий различных отделов и секторов. Затем система нужна уже непосредственно для обеспечения эффективной работы самих исследовательских подразделений (поддержка НИОКР). И последним пунктом системы будет обеспечение поддержки планирования и проведения экспериментов.

По сути, цель основного компонента системы – обеспечение централизованного документооборота. При едином централизованном хранилище с разделёнными правами доступа и системами уведомлений эффективность межлабораторного взаимодействия возрастёт. Во-первых, применение электронного документооборота вместо бумажного повысит эффективность взаимодействия. Во-вторых, в виду введения централизованной системы с подсистемой уведомлений, снизится время отклика конечных получателей документов. Увеличение эффективности обработки документов от системы никак не зависит, её цель – создать условия для оборота документов и оперативного доступа к ним нужных лиц.

Следующий компонент системы – подсистема поддержки НИОКР, должна представлять собой некий аналог электронной библиотеки. В какой-то мере это можно представить как документооборот, но менее требовательный к ресурсам конечных устройств и каналов связи. В дальнейшем возможна интеграция с другими системами поддержки и сопровождения НИОКР.

И последний компонент – обеспечение поддержки планирования и проведения экспериментов. Здесь должны быть две части: первая часть аналогично документообороту. Заявки на проведение экспериментов должны централизованно храниться, иметь высокую скорость доступа, возможность поиска и поступать к лицам, ответственным за проведение экспериментов с заданными критериями оперативности. Вторая часть – журнал проведения эксперимента. Также должна быть предусмотрена возможность поиска, а результаты должны храниться в распределённой сети с возможностью доступа с различных устройств. Естественно, что должно быть установлено прямое соответствие между заявкой на проведение эксперимента и его результатами. Программное и аппаратное обеспечение самого эксперимента мы не рассматриваем, так как каждый эксперимент в данной области уникален, и создать единые интерфейсы обработки подготовительных материалов и результатов практически невозможно. А формы заявок, бланков, лабораторных журналов – стандартизированы и должны быть переведены в электронный вид. Многокритериальный поиск должен предусматривать возможность проведения однотипных экспериментов на различных установках.

Информационные потоки

 

Вещественные потоки (  )

1. Заявления мед.работников на отпуск;

2. Данные о мед.работниках (учетная карта);

3. Ответы на запросы отдела кадров;

4. Запрос на проверку данных новых сотрудников;

5. Отчеты о проделанной научной работе;

6. Распоряжения относительно общего курса научной деятельности;

7. Отчеты о планируемой научной деятельности;

8. Отчеты о планируемых международных проектах;

9. Отчеты о выполненной совместной работе;

10. Счета за новое медицинское оборудование;

11. Запросы на новое медицинское оборудование;

12. Расходные ведомости;

 

Электронные потоки ( )

13. Информация о международных патентах;

14. Запросы на пополнение научной библиотеки;

15. Запросы на специализированную литературу;

16. Трудовые договоры мед. работников;

 

Устные потоки. ()

1. Обсуждение и рекомендации по планируемой научной деятельности.

Анкетный лист

Вопросы пользователям

Ниже мы рассмотрим возможные варианты анкетных листов для опроса работников. Следует отметить, что, несмотря на то, что система предлагается к реализации только в рамках экспериментального сектора (за исключением, возможно, первого компонента – подсистемы документооборота), анкетный лист будет предлагаться к заполнению и работникам клиники.

Анкетирование не должно быть анонимным для более полного анализа. По крайней мере, должны быть указаны должности и должностные обязанности (что практически однозначно позволяет восстановить ФИО). Поэтому банальные вопросы вида ФИО, возраст, семейное положение и т. п. будут опущены.

Вопросы разделены по секциям, ниже будут даны комментарии и пояснения.

Секция 1. Профессиональные качества

1. Какой вид передачи документов вам привычнее: электронный или бумажный?

2. Оцените свой навык работы с компьютером по 10-бальной шкале (1 – не владею, 10 – владею в совершенстве)

3. Вы предпочитаете текстовые или графические интерфейсы?

4. Нужны ли вам твёрдые копии документов?

5. Используете ли вы время для работы с бумажными документами для отдыха от компьютера?

Секция 2. Проблемы взаимодействия

1. Приходилось ли вас оставаться на работе по окончании рабочего дня из-за того, что вы ожидали нужный вам документ?

2. Случались ли потери ваших заявок на проведение эксперимента?

3. Приходилось ли вам писать дополнительные бумаги, чтобы получить из архива или от вышестоящего руководителя свои предыдущие бумаги обратно?

4. Каково среднее время ожидания доставки бумаг от вас до вышестоящего руководителя?

5. Каково среднее время ожидания доставки бумаг от вас до ваших подчинённых?

Анкетный лист системы

Ниже будет представлена таблица анкетного листа для создания системы.