Каждый проект имеет определенный жизненный цикл, который включает в себя

1. Инициацию проекта.

2. Определение целей проекта.

3. Планирование проекта.

4. Реализация проекта.

5. Проверка соответствия результатов исходным целям и задачам.

6. Завершение проекта.

Этот жизненный цикл является фундаментом, на котором будет стоять ваш проект.

Любой проект разворачивается не в безвоздушном пространстве, а в определенной социальной и экономической среде. Эта среда оказывает определенное влияние на проект. Поэтому следует ввести понятие «окружающая среда проекта». Перед началом проекта, на стадии инициации и разработки его содержания следует проанализировать факторы окружения проекта и выделить те, которые могут существенно повлиять на его реализацию.

Анализируя факторы окружения проекта, необходимо учитывать как непосредственное окружение (организация, в которой реализуется проект), так и дальнее (окружение самой организации). Чем крупнее проект, тем более значимы факторы внешнего (дальнего) окружения, которое влияет на проект, как через организацию, так и непосредственно. Такими внешними факторами являются:

§ политические факторы

§ экономические факторы

§ характеристики общества

§ законы и право

§ наука

§ природные и экологические факторы

Время

Фаза инициа-ции

Фаза планиро-вания

Фаза реалиа-ции

Фаза завершения

 

При организации охранного агентства следует учитывать, что по закону данный вид деятельности подлежит лицензированию. Политическая ситуация в стране может благоприятствовать одним видам деятельности и негативно реагировать на другие. Экономическая ситуация может затруднить поиск инвестора. Активные группы населения могут выступить с протестом против строительства в выбранном вами месте и т.д.

Непосредственное окружение проекта включает в себя сферы функционирования организации:

§ сфера производства

§ сфера сбыта

§ сфера очистки и утилизации отходов

§ сфера финансов

§ материально-техническое обеспечение

§ сфера инфраструктуры

Каждая из этих сфер связаны с соответствующими рынками внешнего окружения: рынком средств производства, рынком сбыта, службами и требованиями к охране окружающей среды, рынком капитала, рынком сырья, рынком услуг и сервиса. Конечно, такое внутреннее (непосредственное) окружение характерно для большой производственной организации. Для маленькой организации, связанной со сферой услуг, производством технологий, схема может быть несколько проще, но ненамного. Все эти факторы нужно менеджер должен тщательно проанализировать.

 

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Дайте определение проекта.

2. Дайте определение управления проектами.

3. Каковы основные признаки проектный деятельности?

4. В чем состоит отличие проектов и бизнес-процессов?

5. В чем состоит различие требований к функциональным и проектным менеджерам?

6. Приведите пример проекта и дайте его полную классификацию.

7. Зачем нужна классификация проектов?

8. Что такое среда проекта?

9. Что включает в себя непосредственное окружение проекта?

 

Лекция 3.
УПРАВЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЕМ ПРОЕКТА.

 

Инициация проекта является первым этапом жизненного цикла проекта. У какого-то человека или группы лиц возникает идея о некотором изменении (в жизни, в организации), о создании некоего продукта. У этого человека или групп, помимо идеи изменения, существует также определенное представление о том, зачем это изменение нужно. От ответа вопрос «Зачем нужен этот проект?» зависит тот результат, который вы будете планировать на этом этапе. Вопрос своей мотивации нужно прояснять для себя очень тщательно и стремиться к максимальной определенности. Простой пример: человек хочет выучить иностранный язык.

Зачем?

- Для того, чтобы завести приятелей в других странах и общаться с ними.

- Чтобы приехать в страну изучаемого языка и посетить достопримечательности, познакомиться с историей.

- Чтобы получить профессию переводчика.

- Чтобы переехать в эту страну на постоянное жительство.

- Чтобы читать научную литературу в своей профессиональной сфере и писать научные статьи на этом языке.

- Чтобы наладить деловые контакты с зарубежными партнерами по бизнесу.

Каждая из этих причин предполагает совершенно различный уровень владения языком (требования к качеству), возможные средства достижения целей (пойти на курсы или поступить в вуз), временные и финансовые ресурсы. Поэтому очень важно отдавать себе отчет в причинах, которые побуждают взяться за определенный проект. Это поможет максимально точно описать тот результат, который хотелось бы получить. Если вы хотите открыть тренажерный зал, то как коммерческое предприятие он предполагает извлечение прибыли. Это очевидно. Но вот какой размер прибыли вы хотите? Это важно. Если вас устраивает до десяти тысяч в месяц, то планируемым результатом может быть арендованный подвальчик с несколькими тренажерами и одним инструктором-администратором. Если же вы хотите иметь прибыль на уровне нескольких десятков или сотен тысяч, то это будет уже большой спортивный комплекс с несколькими тренажерными и танцевальными залами, сауной, фитобаром, массажным салоном и т.п.

Таким образом, от мотивации инициатора проекта зависит планируемый результат, и цели должны диктовать действия, а не наоборот. Иногда, увлекаясь проектом, люди уделяют внимание тому, что надо сделать, забывая, зачем они это делают. Результат может оказаться неожиданным и быть оценен как неудовлетворительный.

Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако удовлетворять все возникающие потребности невозможно, поскольку ресурсы всегда ограничены, так что нужно делать выбор. Решение о том, какой проект выбрать принимается исходя из наличия ресурсов, в первую очередь финансовых, предполагаемой эффективности проекта, остроты потребностей, которые нуждаются в удовлетворении. Чем масштабнее проект, тем важнее решение о его реализации, поскольку масштабные проекты определяют направление деятельности на будущее, связывают имеющиеся ресурсы.

Основные причины появления проектов:

- неудовлетворенный спрос

- избыточные ресурсы

- инициатива предпринимателей

- реакция на политическое давление

- интересы кредиторов

После формирования определенного числа альтернативных идей проекта специалист проекта должен выполнить предварительную экспертизу и исключить из дальнейшего рассмотрения заведомо неприемлемые.

Причины отклонения идеи:

- недостаточный спрос на продукцию проекта или отсутствие его реальных преимуществ перед аналогичными видами продукции,

- чрезмерно высокая стоимость проекта

- отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта

- чрезмерный риск

- высокая стоимость сырья

В процессе формирования замысла проекта должны быть получены ответы на следующие вопросы:

- цель и объект проекта

- продукция проекта – характеристика и объем выпуска

- срок окупаемости

- доходность проекта

- назначение мощность и основные характеристики объекта,

-предполагаемые источники и схемы финансирования

Предварительная проработка целей и задач:

1. Цели и задачи проекта должны быть четко сформулированы, т.к. только при этом условии может быть проработан следующий шаг – формирование основных характеристик проекта. К числу таковых можно отнести:

- наличие альтернативных технических решений,

- спрос на продукцию проекта,

- продолжительность проекта,

- оценка уровня базовых, текущих и прогнозных цен на продукцию проекта,

- перспективы экспорта продукции проекта,

- сложность проекта,

- исходно-разрешительная документация,

- инвестиционный климат в районе реализации проекта,

- соотношение затрат и результатов проекта.

2. Предварительный анализ объекта проектирования:

Как правило, используют экспертную систему.

Первый шаг: определение факторов, которые могут в значительной степени повлиять на успешность выполнения проекта.

Второй шаг: факторы располагаются в порядке убывания приоритетности.

Третий шаг: оценка весомости (ранга) каждого из перечисленных факторов. Сумма рангов равна 1.

Четвертый шаг: проекты или варианты одного проекта необходимо оценить по каждому из факторов (критериев) оценки.

Максимальный балл – 100, минимальный – 0.

Пятый шаг: экспертная оценка влияния каждого фактора. Интегральная экспертная оценка определяется как сумма по графам (9-13 в данном случае).

 

Таблица 5. Форма для экспертной оценки вариантов инвестиционных решений.

 

№ п/п	Характеристика, фактор	Показатель весомости	Номер проекта (варианта проекта)					Интегральная оценка проекта
			1	2	3	4	…	1	2	3	4	…
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
1 2 3 4
Всего:		1,0	-	-	-	-

 

 

Данная методика может применяться как для предварительного отбора наиболее перспективного варианта осуществления проекта, так и для предварительного определения осуществимости проекта. В первом случае, для дальнейшего рассмотрения остаются альтернативы, получившие наивысшие результаты, во втором - полученная интегральная экспертная оценка проекта сравнивается с определенным заранее «ограничением снизу».

Иногда может понадобиться презентация проекта. Для этого создается концепция проекта, которая и будет представлена потенциальным инвесторам.

Концепция проекта. Концепция проекта — это его основные положения, представленные в определенной системе. Назначение концепции — определить конечные цели проекта и выявить возможные пути их достижения. Иначе говоря, в систематической форме представить, чего мы хотим и как мы это сделаем.

Обычно в концепции получают отражение:

— актуальность проекта;

— его цель и задачи;

— содержание предполагаемой деятельности;

— правовое, экономическое, организационное обоснование проекта;

— ожидаемые последствия его осуществления.

Особую проблему составляет презентация проекта, финансирование которого предполагает обращение к меценатам (благотворительный проект) и в органы государственной власти, органы местного самоуправления (бюджетный проект). Здесь поддержка во многом зависит от того, насколько удачным оказывается установление личного контакта. Поскольку это очень сложная задача с большой психологической нагрузкой на просителя средств, ему необходимо предпринять защитные меры.

Прежде всего, надо точно определить, к кому обращаться за поддержкой проекта:

навести нужные справки, убедиться, что обращение имеет смысл и по деловым соображениям (у данного мецената, органа власти есть достаточные средства на поддержку проекта — всего, или его ясно выделяемой части, или конкретных лиц, занятых в проекте;

подобные проекты из этого источника уже поддерживались;

деловая репутация владельца средств и уважение к нему в обществе — на приемлемом уровне), и по личностным качествам (открытость к переговорам и т.д.).

Организационно следует добиваться того, чтобы в решение вопроса о финансировании проекта было включено как можно меньше случайных людей нужно выстраивать наиболее короткий путь к тем, кто непосредственно принимает решение о финансировании, а это не всегда самый большой начальник или собственник финансовых средств.

Если проект достоин дальнейшего рассмотрения, определяют состав сведений, которые потребуются для его разработки:

- детальный маркетинг,

- инженерно-геологические изыскания,

- оценку окружающей среды и местных источников сырья,

- политическую обстановку в регионе. Республике, стране,

- социокультурную характеристику населения.

После того как вы определили, какие задачи должен решать проект, необходимо понять, какие результаты вам нужно получить и описать эти результаты максимально подробно. Составляем описание проекта. Помимо результата, который вы определяете как цель проекта, нужно проверить, есть ли еще какие-либо дополнительные результаты, которые вам необходимо или желательно получить. Этот результат может быть побочным эффектом, например, вы приобретаете опыт создания организации с нуля. Если вы считаете его ценным для себя, его необходимо зафиксировать как последовательность действий, набор образцов заполнения документов, заметки об особенностях работы органов, в которых регистрируется организация, и поместить эту информацию, например, в компьютере в специальной папке. Если этого не сделать, то опыт окажется утраченным, на эти действия нужно выделить время, внести в свой план-график, чтобы не забыть. Некоторые дополнительные результаты диктуются логикой проекта, например, если вы открываете магазин дорогой одежды, то логично сделать рядом хотя бы небольшую парковку, так как клиентами будут люди состоятельные, которые пользуются личным автотранспортом. Если клиенты будут постоянно испытывать трудности с парковкой рядом с вашим магазином, они, скорее всего, предпочтут покупать в другом месте.

При этом нужно понимать, что чем больше объем работ, тем выше общая стоимость проекта, поэтому проект нельзя расширять до бесконечности.

Необходимо также определить задачи, которые специально выведены за рамки проекта, то есть то, что вы делать не будете.  Как правило, это те вещи, которые логично было бы сделать, но по каким-то причинам вы от них отказываетесь. Например, если вы делаете ремонт в офисе, логично будет заменить старые деревянные оконные рамы на пластиковые, но вы отказываетесь от этого, так как нестандартные размеры окон делают эту операцию неоправданно дорогостоящей, и это приведет к существенному увеличению стоимости проекта.

Другой вопрос, который нужно решить: есть ли совпадения и пересечения с другими проектами? На начальной стадии выполнения может выясниться, что кто-то уже решает аналогичные задачи, поэтому стоит уточнить, нельзя ли часть работы выполнить в рамках другого проекта. Ваш проект может входить в серию связанных друг с другом проектов, что требует как минимум согласования по срокам. Возможны и пересечения с независимыми проектами. Если вы делаете ремонт в офисе, то можете столкнуться с тем, что в этом здании предполагается плановая замена системы отопления, следовательно, вам нужно составить план работ таким образом, чтобы все чистовые работы (обои, покраска) выполнялись после того, как трубы заменят в вашем офисе. Сроки необходимо согласовать с руководителем пересекающегося проекта.

Решение этих вопросов (дополнительные результаты, задачи, выведенные за рамки проекта и совпадения и пересечения с другими проектами) позволит четко очертить границы проекта.

Планируя свою жизнь, нам все время приходится делать какие-то предположения. Создавая описание проекта, мы тоже исходим из определенных предположений, но делать их следует осознанно и фиксировать на бумаге, а также проверять их. Открывая продуктовый магазин в спальном районе, мы предполагаем, что он будет востребован жителями, но неплохо бы провести маркетинговые исследования, чтобы подтвердить это допущение. Открывая свое дело, вы предполагаете, что банк даст вам необходимую сумму кредита, но лучше сначала обратиться в банк и проконсультироваться. Ошибочность предположений может существенно повлиять на сроки, стоимость и другие параметры проекта.

Необходимо также прогнозировать проблемы, которые могут возникнуть в ходе выполнение проекта. Конечно, сложности возникают почти всегда, и полный их перечень совершенно не нужен. Речь идет о фиксации таких затруднений, которые могут повлиять на стоимость, сроки или вообще поменять подход к проекту. Например, при открытии кафе необходимо иметь ввиду необходимость большого количества разрешений от разных инстанций и жесткие санитарные нормы, которые могут оказаться невыполнимы для предполагаемого помещения. Фиксация в описании проекта возможных проблем позволяет всегда держать их в поле зрения и обращать особое внимание на их решение.

Как правило, для любого проекта существуют особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельством. Крайне редко при выполнении проекта менеджеру бывает предоставлена полная свобода. Всегда есть ограничения по бюджету и срокам, поскольку заказчик не будет ждать вечно или тратить бесконечное количество денег. Кроме того, возможно потребуется закупать торговое оборудование какой-то конкретной марки, использовать при ремонте только натуральные природные материалы, либо ограничить круг поставщиков. В некоторых сферах деятельности существуют свои правила, которые следует соблюдать (техника безопасности, правила охраны труда, обязательные разрешения санэпиднадзора и других инстанций). Есть и условия, диктуемые обстоятельствами. Например, подготовка программы выездных поздравлений Деда Мороза и Снегурочки должна завершиться самое позднее до середины декабря, чтобы успеть набрать заказы и исполнить их до Нового Года, иначе программа теряет смысл. Здесь мы видим ограничение по срокам исполнения проекта.

Описание проекта удобно составить в виде таблицы. В описание включаются только те сведения,  которые нужны, чтобы судить о масштабе и сложности проекта и начать планирование. Информация должна быть полной, точной, краткой и не допускающей разночтений. Потребность в мелких деталях возникнет позже. Описание проекта обязательно должно быть согласовано с заказчиком. Нужно убедиться, что заказчик правильно понимает, какую задачу поставил и все последствия своих решений. После этого заказчик должен подписать описание проекта, только после этого можно приступать к детальному планированию.

 

Таблица 6.  «Описание проекта»

Описание проекта	«Название проекта»
Зачем нужен проект
Планируемый результат (цель)
Дополнительные результаты
Задачи, выведенные за рамки проекта
Совпадения и пересечения с другими проектами
Исходные предположения
Возможные серьезные проблемы
Особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельствами
Дата завершения	Исполнитель (подпись)	Заказчик (подпись)

 

Если вы работаете по собственному проекту, то ваша цель – сделать то, для чего нужен проект. Если вы работаете как прожект-менеджер для заказчика, необходимо уточнить, за что вы отвечаете: за выполнение объема работ или достижение цели проекта. Обычно менеджер отвечает за выполнение проекта, а причины, по которым он начат, касаются только заказчика. Тем не менее, лучше уточнить сферу вашей ответственности.

 

 

Вопросы и задания для самоконтроля:

 

1. Назовите этапы жизненного цикла проекта.

2. Каковы основные причины появления проектов?

3. Как построить презентацию проекта?

4. Что включает в себя описание проекта7

5. Почему описание проекта должно включать в себя мотивы (причины) инициации проекта?

6. Что в описании проекта помогает очертить его границы?

7. Какие особые условия могут диктоваться обстоятельствами? Приведите пример.

Лекция 4.
УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ.

Понимание того, как именно вы будете выполнять проект, приходит по мере составления плана. Кроме того, план показывает, насколько реально выполнить проект, и иногда – стоит ли его вообще выполнять. План – один из важнейших инструментов управления проектами. В этой лекции мы рассмотрим, как его составить.

Планирование в том или ином виде присутствует в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта разрабатывается неофициальный предварительный план, как самое первое представление о том, что нужно сделать в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в большой степени зависит от предварительного плана. Детальное планирование начинается после принятия решения о его реализации.

План проекта - это документ, в котором определяется порядок выполнения проекта. Это список задач, которые необходимо решить, чтобы достичь цели, и план расставляет эти задачи в нужной последовательности, определяет время, требуемое для решения каждой из них и ответственных за исполнение.

Составление плана позволяет оценить сроки выполнения проекта, разъяснить детали проекта заказчику, распределить функции между участниками проекта.

Планирование основано на принципе деления крупных задач на более мелкие. Этот процесс называется декомпозицией. Алгоритм планирования таков:

1. Следует разделить проект на несколько крупных задач, затем крупные задачи разбить на более мелкие. (Рис. 1) Можно продолжать декомпозицию, пока не получите полный список дел, которые следует выполнить для успешного завершения проекта. Описание проекта нужно иметь под рукой, чтобы не забывать, что есть дополнительные результаты и задачи, выведенные за рамки проекта. Возможно, полезно будет каждую подзадачу писать на небольшой карточке.