Нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами

Наиболее часто встречающиеся нарушения при отражении в бухгалтерском и налоговом учете расчетов с подотчетными лицами описаны ниже.

 Во первых на принятых к учету авансовых отчетах очень часто отсутствуют подписи подотчетных лиц, подписи руководителя или лиц, его замещающих, подтверждающих целесообразность произведенных расходов, и иные случаи не заполнения отдельных реквизитов первичных документов.

Во вторых при направлении предприятием в командировку работника в приказе не определятся конкретная цель командировки, отсутствуют отчеты подотчетного лица о проделанной работе при выполнении им задания, то есть производственный характер данной командировки не подтверждается.

 Кроме того, на предприятиях существует практика направлять в командировку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор. Когда гражданин направляется в другую местность для выполнения работы организацией, с которой он в трудовых отношениях не состоит, то такая поездка командировкой не считается, а оплата стоимости поездки является компенсацией расходов гражданина, только при условии, если эта выплата оговорена в договоре на выполнение работ (оказание услуг). При этом компенсация включается в общую сумму вознаграждения, выплачиваемого по гражданско-правовому договору, и подлежит обложению подоходным налогом, на нее начисляются взносы в пенсионный фонд РФ, Государственный фонд занятости и фонды обязательного медицинского страхования.

В том случае когда гражданско–правовым договором не предусмотрено возмещение расходов по данной поездке, затраты по ней возмещаются гражданину за счет прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов.

  На предприятиях допускаются случаи передачи подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому, что запрещено п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. В связи с этим использование подотчетных сумм лицом, не получившим их в подотчете, не может быть зачтено в уменьшении задолженности подотчетного лица перед предприятием.

Нередко предприятия стоимость приобретенных за наличный расчет через подотчетных лиц материальных ценностей списывают на издержки производства и обращения, минуя счета учета имущества.

Не использование счетов учета имущества, при приобретении материальных ценностей может привести к занижению налога на имущество, искажению себестоимости, прибыли, подлежащей налогообложению.

Также нарушением является выдача денег подотчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.

Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговле тоже является нарушением.

К нарушениям относится также выдача денежных средств лицам не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно операционные расходы.

При оформлении командировочных расходов зачастую отсутствуют приказы о направлении работников в командировку, командировочные удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке, наблюдается несоблюдение установленных норм командировочных расходов, отсутствие приказов об оплате сверх установленных норм.

Иногда к авансовым отчетам прилагают не действительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов).

Очень часто работникам организации выдают подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском или пригородном транспорте, причем эти суммы списывают на себестоимость. При выявлении таких фактов нужно помнить, что организация вправе компенсировать своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет других собственных источников.

Обоснованность представительских расходов очень часто не подтверждается наличием оправдательных документов (приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий; программы встречи с представителями других организаций, в том числе иностранных; сметы представительских расходов утвержденной руководителем организации в начале года), что является нарушением.

Ошибки допускаются зачастую также при поступлении выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, то есть поступления выручки в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного отнесения этой суммы на кредит счета 90 «Продажи». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки).[19]

Таким образом, большое количество ошибок и нарушений из всех проверяемых объектов допускается именно при расчетах с подотчетными лицами.

 

Заключение

На основании изучения литературных источников в процессе выполнения данной курсовой работы были сделаны следующие выводы:

Освоение методики учета и анализа денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает это участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

Помимо выплаты заработной платы предприятие выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

Что касается списания из под отчета работника суммы превышения против установленных норм, то они на основании главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации для целей налогообложения не учитываются, поэтому в налоговом учете отражаются отдельно.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

 

Список используемой литературы

1. Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» от 2 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в ред. от 03.11.2006 N 183-ФЗ)

2. Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (с изменениями от мая 2005 г.)

3. Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ 1-20)//Система «Гарант»

4. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40

5. План счетов бухгалтерского учета: комментарий к последним изменениям. М.: Информцентр XXI века, 2004. – 120 с.

6. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух. – 2003. -  № 4

7. Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет.— М.: МЦФЭР, 2006.

8. Барсукова И.В. Расчеты с подотчетными лицами // Налоговый вестник.—N 6.— 2002.—С.190-194

9. Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2004

10. Вещунова Н.Л.Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. - М.:Проспект, 2007

11. Загарова Н.А. Бюджетный учет операций санкционирования расходов при осуществлении расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет.— 2006.—№ 9

12. Камышанов П. И. Практическое пособие по бухгалтерскому учету.—М.: Омега-Л, 2006

13. Колеватова О.А. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.—2005. - N 20. - С.40-45

14. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.-М.:Инфра-М, 2008. – 717 с.

15. Кузьмин Г.В. Это нужно знать бухгалтеру // Бухгалтерский учет.— 2006.—№ 19...—С.5-7

16. Подольский В.И. Аудит. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2007

17. Пошерстник, Н. В. Бухгалтерский учет.—Санкт-Петербург и др.: Питер, 2007.—415 c.

18. Соколов, Ю. А. Счет 71.Операции с подотчетными лицами:бухгалтерский и налоговый учет.—М.: Альфа-Пресс, 2004.—176с

19. Суглобов, А. Е. Бухгалтерский учет и аудит.—М.:КНОРУС, 2007.—493с.

20. Тумасян Р. З. Бухгалтерский учет.— М.: Омега-Л, 2008.—794с

21. Чая, В.Т. Бухгалтерский учет.—М.: КНОРУС, 2007.—488

22. Шишкоедова Н. Н. Учет расчетов с персоналом. Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим.—М.: Вершина, 2005.—192с

 

[1] Тумасян Р. З. Бухгалтерский учет.— М.: Омега-Л, 2008

[2]. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40

[3] Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет.—М.: ИНФРА-М, 2008

[4] Тумасян Р. З. Бухгалтерский учет.— М.: Омега-Л, 2008

[5] Вещунова Н.Л.Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. - М.:Проспект 2007

[6] Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003

[7] Камышанов П. И. Практическое пособие по бухгалтерскому учету.—М.: Омега-Л, 2006

[8] Колеватова О.А. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.—N 20.— 2005.—С.40-45

[9] Шишкоедова Н. Н. Учет расчетов с персоналом. Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим.—М.: Вершина, 2005

[10] Чая, В.Т. Бухгалтерский учет.—М.: КНОРУС, 2007

[11] Соколов, Ю. А. Счет 71.Операции с подотчетными лицами:бухгалтерский и налоговый учет.—М.: Альфа-Пресс, 2004

[12] Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2004

[13] Подольский В.И. Аудит: Учебник для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2007

[14] Вещунова Н.Л.Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету.М.:Проспект 2007

[15] Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2004

[16] Шишкоедова Н. Н. Учет расчетов с персоналом. Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим.—М.: Вершина, 2005

[17] Чая, В.Т. Бухгалтерский учет.—М.: КНОРУС, 2007.

[18] Вещунова Н.Л.Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету.М.:Проспект 2007

[19] Кузьмин Г.В. Это нужно знать бухгалтеру // Бухгалтерский учет.— 2006.—№ 19...—С.5-7