Учет подотчетных сумм на счетах бухгалтерского учета

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы[8].

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со следующими счетами бухгалтерского учета (таблица 2).[9]

Таблица 2. Корреспонденция счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

по дебету		по кредиту
50	Касса	07	Оборудование к установке
51	Расчетные счета	08	Вложения во внеоборотные активы
52	Валютные счета	10	Материалы
55	Специальные счета в банках	11	Животные на выращивании и откорме
76	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	15	Заготовление и приобретение материальных ценностей
79	Внутрихозяйственные расчеты	20	Основное производство
		23	Вспомогательные производства
91	Прочие доходы и расходы	25	Общепроизводственные расходы
		26	Общехозяйственные расходы
		28	Брак в производстве
		29	Обслуживающие производства и хозяйства
		41	Товары
		44	Расходы на продажу
		45	Товары отгруженные
		50	Касса
		51	Расчетные счета
		52	Валютные счета
		55	Специальные счета в банках
		70	Расчеты с персоналом по оплате труда
		73	Расчеты с персоналом по прочим операциям
		76	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
		79	Внутрихозяйственные расчеты
		91	Прочие доходы и расходы
		94	Недостачи и потери от порчи ценностей
		97	Расходы будущих периодов
		99	Прибыли и убытки

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника)[10]. В бухгалтерском учете эти операции могут быть отражены проводками представленными в таблице 3.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 (см. Приложение 4)  – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке[11].

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются:

- расходные кассовые ордера – на суммы, выданные под отчет;

- авансовые отчеты – на израсходованные суммы;

- новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Таблица 3. Отражение подотчетных сумм

 

 

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит
1	Выдан работнику в подотчет аванс на приобретение канцелярских товаров	71	50
2	Приняты к учету на основании авансового отчета канцелярские товары, приобретенные через подотчетное лицо	10-9	71
3	Списан неизрасходованный и своевременно не возвращенный остаток подотчетной суммы	94	71
4	Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы	73-2	94
5	Начислена заработная плата работнику	26	70
6	Удержан налог на доходы физических лиц от сумм оплаты труда	70	68-8
7	Начислены единый социальный налог и страховые взносы от сумм оплаты труда	26	69
8	Удержана из заработной платы работника сумма невозвращенного остатка подотчетной суммы	70	73-2
9	Выдана заработная плата работнику за вычетом удержанного остатка подотчетной суммы	70	50

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости №7, где по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности по подотчетным суммам; выдано под отчет; израсходовано; остаток.

Рассмотрим пример отражения операции по командировочным расходам на счетах бухгалтерского учета.

Заведующему отделом сбыта ОАО «Татнефть» Шайдуллиной И.П.(табельный номер 28) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 18 450 руб. по расходному кассовому ордеру № 45 от 13.03.ХХг. на командировку в Москву на 13 дней в Московский институт управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Шайдуллиной И.П. нет.

Для обоснования командировки Шайдуллиной И.П. имеются следующие документы:

1) договор с Московским институтом управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Сазоновой И.П. по 50 часовой программе по теме «Технология маркетинга» с 14.03.ХХ по 26.03.ХХг. в Москву.

2) приказ руководителя №4 от 12.03.XX о направлении в командировку Шайдуллиной И.П. сроком на 13 дней, с 14.03.ХХ по 26.03.ХХ в Москву. в Московский институт управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 300 рублей в день.

3) плановая смета командировочных расходов Шайдуллиной:

-  Железнодорожный билет (туда обратно)-3000 рублей.

- Гостиница 11 дней х 1050 руб.-11 550 руб.

- Суточные 13 дней х 300 руб. – 3 900 руб

Итого – 18 450 рублей.

4). командировочное удостоверение Шайдуллиной И.П. подписанное руководителем, главным бухгалтером и заверенное печатью организации.

Шайдуллиной И.П. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №9 от 28.03.ХХг. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложены следующие документы:

1) железнодорожные билеты Казань-Москва и Москва-Казань -3 200 рублей(НДС в билетах не выделен)

2) квитанция гостиницы по форме №3 Г за 11 дней -13 200 руб, в том числе НДС -2014 руб.

3) распоряжение руководителя на оплату суточных из расчета 300 руб. за день (на 13 дней командировки) 3 900 руб

4) отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации МИУ Шайдуллиной И.П.

5) командировочное удостоверение Шайдуллиной И.П., отмеченное в Московском институте управления.

Перерасход подотчетных сумм в размере 1850руб. возвращен Шайдуллиной И.П. по расходному кассовому ордеру №98 от 28.03ХХг.[12]

1.заполним командировочное удостоверение Шайдуллиной И.П. по прилагаемой форме.

2.составим расчет командировочных расходов Шайдуллиной И.П. по следующей форме:

Таблица 4. Расчет командировочных расходов 

Вид расходов	По норме	Сверх нормы	итого
Проезд Жилье Суточные(13сут.*300) Всего	-   -    1300    1300	-    -   2600    2600	3200 13 200 3 900 20 300

3.определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 5).

Таблица 5. Журнал регистрации хозяйственных операций

№ п\п	Документ и содержание операции	дебет	кредит	Сумма
1	Расходный кассовый ордер № 45 от 13.03.ХХг.Выдано Шайдуллиной И.П. подотчет на командировочные расходы	71	50	18450
2	Авансовый отчет №9 от 28.03.ХХг. Шайдуллиной И.П. расходы на проезд расходы на жилье НДС по жилью суточные	26 26 19 26	71 71 71 71	3200 11186 2014 3900
3	Расходный кассовый ордер №98 от 28.03.ХХг.Выдан из кассы Шайдуллиной И.П. перерасход подотчетных сумм	71	50	1850
4	Справка. Начислены страховые взносы по обязательному страхованию от несчастного случая и профзаболеваний на суммы превышения суточных по ставке 1%(2600*0,001=26руб.)	91	69	26

 

При заграничных командировках работников организации выполняются следующие правила.

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации. Для целей исчисления налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы установлены по каждой стране в долларах США.

Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ, и за время пребывания на иностранной территории-в иностранной валюте.

При направлении работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Организация вправе без ограничений и специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов.

Для получения иностранной валюты с валютного счета организация до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов(счета, квитанции, проездные билеты).

При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией работнику в рублях или валюте, полученных путем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Командировочные расходы выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции.[13]

На счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм- по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».[14]

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета. Заместителю руководителя организации Смирнову И.И. в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 54 от 15.03.ХХг. выдан аванс в сумме 2280 евро на командировочные расходы в ФРГ для проведения переговоров о закупке импортного оборудования (курс евро на день выдачи -26 руб.,курс доллара США-25 руб. Срок командировки 5 дней. Задолженности по подотчетным суммам у Смирнова И.И. нет. Для обоснования командировки Смирнова И.И.имеются следующие документы:

Приглашение немецкой фирмы «Симпсон и К» для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона.

2) приказ руководителя организации № 8 от 12.05.ХХг. о направлении в командировку Смирнова И.И. в Берлин в фирму «Симпсон и К «для проведения переговоров сроком на 5 дней.

3)плановая смета командировочных расходов Смирнова И.И.

Авиабилет (туда-обратно) авиакомпания Люфтганза -600 евро

Гостиница (5 дней х260 евро)-1300 евро

Суточные (по норме 5 дней х58 долл.США х25 руб.\дол./26 руб.\евро)-280 евро; оформление визы 100 евро. 

ИТОГО: 2280 евро.

Смирновым И.И. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №7 от 22.05.ХХ об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1)авиабилеты компании Люфтганза-800евро.

2) счет гостиницы – 1400 евро,

3)квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы-100 евро, 4)распоряжение руководителя об оплате суточных по норме (5 дней х58 дол.США х 25 руб.\долл.\27 руб./евро. 

ИТОГО: 2569 евро 

Курс евро на дату утверждения авансового отчета 22.05.ХХ-27 руб/евро;курс доллара США-25 руб/долл.;

5)отчет о работе проделанной Смирновым И.И. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке импортного оборудования; 

6) загранпаспорт Смирнова И.И. с отметками заграничных постов.

По расходному кассовому ордеру №74 от 22.05.ХХг. Смирнову И.И.выдан перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.[15]

1. Составим расчет командировочных расходов Смирнова И.И. по следующей форме (Расчет расходов по норме необходим для целей налогообложения):

Таблица 6- Расчет командировочных расходов

Расходы	По норме		Сверх нормы		Итого
	евро	рубли	евро	Руб.	евро	Руб.
Проезд Жилье Суточные Прочие расходы	- - 269   -	- - 7263    -	- - - -	- - - -	800 1400 269  100	21600 37800 7263 2700
Итого	-	-	-	-	2569	69363

2. Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций.

Таблица 6- Журнал регистрации операций

№ п\п	Документ и содержание операции	Корреспондирующие счета		Сумма
		дебет	кредит	евро	Руб.
1	Расходный кассовый ордер №54 от 05.03.ХХг. Выдано под отчет Смирнову И.И.(курс-26 руб./евро)	71	50	2280	59280
2	Авансовый отчет №7 от 22.03.ХХг.(курс-27 руб./евро) затраты на проезд затраты на жилье суточные прочие расходы	26 26 26 26	71 71 71 71	800 1400 269 100	21600 27800 7263 2700
3	Расходный кассовый ордер №74 от 22.03.ХХг. Выдан Смирнову И.И. перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета (курс-27 руб./евро) ((2569-2280)*27)	71	50	289	7803
4	Расчет курсовой разницы. Списана курсовая разница по операции (2280*26*289*27-2569*27)	71	91	-	2280