Вид документа. Разновидности документа

· Договор купли-продажи

· Договор поставки

· Договор аренды (договор субаренды)

· Договор подряда (договор субподряда)

· Договор комиссии

· Договор перевозки и др.

 Системы документации обеспечивающего типа Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др. Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

Структура и содержание служебных документов

Руководство любой организации наделено правом издания распорядительных документов. Эти документы обеспечивают управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы действиям руководителя.

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему распорядительной документации.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешении наиболее важных задач, установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если нужно дать разъяснение целей и мотивов издания постановления, а может и не иметь:

1.«В целях удовлетворения потребностей населения РФ в цитрусовых Правительство РФ ПОСТАНОВЛЯЕТ…».

2.»Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ…».

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, что и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»:

«Совет директоров РЕШИЛ…».

Приказ – распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ (првовой акт) повседневнего управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Обязательный реквизит приказа – заголовок д.б.кратким и выражать основное содержание документа «О чем?», напр.,

«Об увеличении уставного капитала общества»

В первой части приказа указывается основание или причина составления документа. Во второй – излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть, которая излагается в повелительном наклонении от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Зам. директору И.И. Петрову подготовить предложения по составу группы административного управления создаваемого подразделения.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой тремя парами арабских цифр:

Срок представления 23.08.2007.

В последнем пункте указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа:

2.Контроль за исполнением приказа возложить на зам.директора Иванова И.И.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый Президентом РФ, руководителем органа управления или организации. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, но в распоряжениях отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации, его заместителямипо вопросам информационно-методического характера, по вопросам, сязанным с организацией выполнения приказов, инструкций или вышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но клячевыми словами м.б.: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках: актах, справках, служебных записках и др.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. В вводной части акта

указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие, которое послужило причиной его составления, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, а затем фамилии остальных членов комиссии в алфавитном порядке. Акты составляются при передаче материальных ценностей, списании пришедшего в негодность имущества и.т.п.

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение каких-то фактов. Чаще всего запрашивают анкетные данные (Ф.И.О., дата и место рождения, стаж работы в последней должности, сведения об образовании и т.д.). Используются следующие языковые модели: «Дана…(Ф.И.О. полностью или Ф. и инициалы) в том, что…».

Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста:

Выдана для представления в библиотеку.

Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации:

Справка действительна в течении десяти дней.

Реквизит подпись включает личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью.

Служебная записка – документ, адресованный руководителю, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-стилистические и др.

Аналитические записки включают подробный анализ ситуации; излагаемые факты комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией. Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый комплексный анализ. Нередко к обзорным запискам прилагаются соответствующие справки. Главное содержание информационно-стилистических записок составляют цифры, различные данные в форме таблиц, графиков и т.п.). Эти записки не содержат анализа приводимых в них данных.

Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. Различают нескольковидов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная), заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Реквизиты заявления. Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Если заявление не содержит просьбы, фамилию и инициалы писать не принято, напр.,

Главному энергетику обувной фабрики

Пример адресации заявления-просьбы:

Декану факультета менеджмента

ПФ РМАТ

Е.А. Яковлевой

Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), но если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:

ЖАЛОБА

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность документа: Прошу, Обращаюсь с жалобой на…, Представляю письменное объяснение…, Ставлю Вас в известность… и т.п. Далее излагается сущность вопроса. В конце текста указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с…, Прошу ответить…, Прошу принять меры….

Дата написания указывается внизу в левой части листа.Подпись: полное официальное название должности, фамилия и инициалы. Размещается подпись правее даты написания заявления.

Образец заявления

Декану факультета менеджмента

ПФ РМАТ

Е.А. Яковлевой

Студента 1 курса группы…(Ф.И.О.)

Заявление

Прошу освободить меня от занятий с 1 по 12 декабря для поездки домой по семейным обстоятельствам

Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.

30.11.2007 (подпись)

Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что эти документы идут снизу вверх по системе управления: от работника к рруководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

Отдельные виды документов, напр., договор, доверенность, используются для реализации юридических, информационных связей между равными организациями и должностными лицами, т.е. документационный обмен идет по горизонтали.

Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и

регулирующий эти отношения. Так, учредительный договор содержит сведения:

Наименование юридического лица, место его нахождения, порядке управления деятельностью;

О размере и составе уставного капитала;

О размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

О размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов; об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Трудовой договор (трудовое соглашение) – соглашение сторон («работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.п.).

Договор (контракт) – соглашение сторон (юридических или физических лиц). Договор (контракт) содержит следующие сведения:

Наименования сторон;

Наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

Наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

Условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

Срок действия договора;

Начало и окончание работ по договору;

Стоимость работ и порядок расчетов;

Порядок сдачи и приемки работы;

Ответственность сторон (в т.ч. санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор;

Гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

Переход права собственности и риски;

Порядок разрешения споров;

Юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, в которых оставлены пробелы, куда вписывается информация о конкретных участниках договора.

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение действий от имени доверителя.

Личная доверенность м.б. выдана для получения заработной платы и других платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции, на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей и т.п.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В ней указываются: должность и паспортные данные доверенного лица;