Методика наведения архивных справок по документам, хранящимся в архивах

Значительную долю всей работы ведомственного архива составляет наведение справок по запросам организаций и граждан. Существует три вида справочных документов:

Архивная справка – официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.

Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение графического документа с указанием их адресов.

Архивная выписка – архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа.

В заявлении должно быть указано, для какой цели требуется справка и куда она должна быть представлена.

Работа по наведению справок начинается с просмотра научно-справочного аппарата. Для этого обращаются к каталогам, при отсутствии материалов – к описям фондов учреждений, в которых согласно их функциях могут быть документы по теме. Изучается археографическая часть предисловия, так как в ней дается характеристика содержания документов. Если в предисловии нет упоминания по запрашиваемой теме, просматривают указатели к описи или читают заголовки дел по описи.

Выявленные дела внимательно изучаются. Из документов делаются выписки со ссылкой на листы.

Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах.

В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или архивной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.

В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата.

В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.

Все листы справки должны быть сшиты и на месте сшивания заверены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории РФ, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба РФ.

К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.

В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.

Законченная справка печатается на бланке архива.

Сложность поиска справок по личному составу выявляется в тех случаях, когда учреждение неоднократно реорганизовывалось, меняло название и подчинение. В таком случае необходимо иметь списки существующих и ликвидированных организаций своей системы, с указанием подчиненности и крайних дат существования.

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др.

После текста архивной выписки указываются поисковые данные.

Идентичность выданных по запросам архивных выписок и архивных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.

При изготовлении ксеро-и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.

На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть сшиты и на месте сшивания заверены печатью архива и подписью исполнителя.

Копии документов, предназначенные для направления за рубеж, заверяются печатью с изображением государственного герба РФ и подписью руководства архива.

Архив выдает архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.

Выдача подлинных личных документов. Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива (трудовая книжка).

С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.

Выдача подлинных личных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда.

Не всякие личные документы могут быть выданы заявителю. Запрещено выдавать из архива паспорта, воинские, депутатские и профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать из них выписки или снимать копии. Сведения об этих документах могут быть сообщены заинтересованным учреждениям по их запросам.