Объединенным архивным фондам, коллекциям

Классификация документов в пределах архива – это группировка документов по архивным фондам и коллекциям. Фондирование документов – классифицирование документов по архивным фондам. Архивный фонд имеет ряд признаков, определяющих его самостоятельность. Фондирование состоит из определения фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов. Фонд является основной учетной единицей документов архива и не подлежит дроблению.

Комплекс документов, образующихся в деятельности одной организации, учреждения, предприятия или лица, составляет его документальный фонд, а организация или лицо, его создавшие, называются фондообразователем.

Часть документального фонда, которая имеет научное, историческое, социально-культурное, политическое, а также практическое значение, составляет архивный документальный фонд организации. Каждому архивному фонду учреждения, поступившему в госархив, присваивают официальное название соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности. Номер фонда присваивают каждому вновь поступившему фонду в порядке поступления.

Решение о принадлежности архивного фонда организации к составу государственного Архивного фонда РФ принимают территориальные экспертно-проверочные методические комиссии, функционирующие при территориальных архивных организациях.

Для того, чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.

Входящие документы относят к фонду той организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:

• по названию адресата;

• по отметке о регистрации (оттиску штампа для регистрации входящих документов);

• по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;

• по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации и т. д.

Копии (отпуски) исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены.

 

Принадлежность документов определяют:

• по подписи руководителя;

• по визам;

• по содержанию документа.

Исходящие документы (копии, отпуски) включаются в комплекс той организации, которая является их автором.

Документы внутреннего обращения относят к фонду той организации, которая является автором этих документов. Их принадлежность определяют:

• по названию организации - автору документа, которое указано на общем бланке;

• по подписи руководителя;

• по видам;

• по содержанию документа.

Особую внимательность следует проявлять при определении фондовой принадлежности дел и документов, относящихся к периодам реорганизаций, преобразований, перемещении организации и т. д. Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:

• реорганизации (преобразования), которое не привело к коренному изменению деятельности, а вызвало только частичное изменение ее задач, функций и. т.д.;

• изменения подчиненности, структуры, штатов, печати и т. д.;

• полного или частичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом и т. д.;

• изменения территориальных границ деятельности организации;

• перемещения организации из одного района в другой;

• изменения административно-территориального деления;

• временного прекращения деятельности организации и восстановления своих функций.

 

При ликвидации организации:

• законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации;

• незаконченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-приемника.

Дела, производство которых велось последовательно в двух или более организациях, включают в состав фонда той организации, в которой закончены делопроизводством.

Личные дела, переданные в другие организации, в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую переведены сотрудники.

 

В архивоведении существует такое понятие, как хронологические границы фонда организации. Это - официальные даты образования и ликвидации организации, т. е. крайние даты деятельности фондообразобразователя.

Крайние даты документов фонда - даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в состав фонда. Крайние даты документов фонда и хронологические границы фонда могут не совпадать в тех случаях, когда отсутствуют документы начального или конечного периодов существования организации, а также в случае, если фонд дополнен незавершенными делами организации-предшественника и т. п. Определение фондовой принадлежности и хронологических границ фонда является работой, результаты которой относятся к разряду наиболее сложных и наиболее важных работ в архивной практике. Ее результаты оказывают влияние, в первую очередь, на использование документов как в оперативной практике работы архива организации, так и в дальнейшем при составлении исторических справок.

Существенным является также знание правил фондирования в случаях, когда вводится или изменяется административно-территориальное деление. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных органов власти и управления представляют собой новые фонды.

Не зависят от административно-территориального деления и составляют единые фонды документы:

• органов власти и органов управления мелких территориальных округов, районов и т. п. после изменения границ республик или административно-территориальных единиц;

• органов государственной власти и государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования;

• территориальных объединений общественных организаций (профессиональных, культурно-просветительских, научных и других) и органов их управления;

• промышленных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений и т. п.;

• органов административно-хозяйственного управления, специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, почтовых, учебных и т. п.). Хронологические границы фонда в связи с реорганизацией организации-фондообразователя устанавливают по определенным правилам.

 

Единым является фонд, если:

• организация восстановлена с прежними функциями после ликвидации, объединения, разделения или прекращения деятельности в результате войны, стихийных бедствий и т. п.;

• произошло расширение или сужение объема прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе;

• из организации выделилась одна или несколько организаций с передачей им ряда функций;

• организация переименована или частично изменила свое название;

• организация передана из одного ведомства в другое;

• организация сменила местонахождение, структуру.

Новый фонд возникает в том случае, если после ликвидации организации возникает новая организация с таким же названием (или частично измененным) и функциями, отличными от функций ликвидированной организации.

При ликвидации организации с последующей передачей ее функций одной или нескольким организациям, фонд ликвидируемой организации существует по момент ликвидации. Фонды организаций, принявших функции ликвидируемой организации, составляют отдельные фонды.

После определения фондовой принадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределах фонда.

За единицу систематизации (классификации) и учетную единицу управленческой документации (ОРД, бухгалтерской и пр.) принимают дело - физически обособленный отдельный документ (устав, отчет и т. п.) или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку (приказ, переписка и т. п.).

Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и подготовке дел к сдаче в архив.

Систематизацию дел проводят обычно в соответствии со схемой систематизации, по которой построена номенклатура дел организации и зависит от объема документооборота и количества заводимых ежегодно дел.

Как правило, дела распределяют внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:

• структурного (в соответствии со структурной схемой организации);

• хронологического (по периодам, датам, к которым относятся документы);

• функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (если в организации отсутствует структурное деление или объем образующихся дел невелик);

• номинального (по видам и разновидностям документов, по родам дел);

• корреспондентского (исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, о которыми велась переписка);

• географического (исходя из географических названий) и т. д.

 

Дела часто группируют последовательно по нескольким признакам, применение которых в данном фонде наиболее целесообразно.

При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную и смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего иска информации по находящимся в делах документам.

Наиболее приемлемыми и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически-функциональная схемы систематизации дел.

Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, т. е. для составления следующих описей дел фонда:

• описи дел постоянного хранения;

• описи дел по личному составу;

• описи дел временного хранения (свыше 10 лет).

При включении дел в описи необходимо учитывать основные правила распределения дел:

• дела относят к тому году, в котором они начаты делопроизводст­вом или в котором они поступили в организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;

• планы, сметы и документы к ним относят к тому году, в котором они составлены;

• отчеты и документы к отчетам относят к году, за который они со­ставлены;

• перспективные планы относят к начальному году, в котором они составлены; при этом заголовок данного дела в описи по­вторяют в каждом годовом разделе, к которому относится дан­ный план (вместо учетного номера данного дела по описи пи­шут - "б/№", а в графе описи "Примечание" дают ссылку на учетный номер плана в разделе, относящемся к начальному го­ду, на который план составлен);

• отчеты по перспективным планам относят к последнему году от­четного периода; при этом в описи заголовок данного дела поме­щают в каждый годовой раздел, к которому относится данный от­чет (вместо учетного номера по описи пишут - "б/№", а в графе описи "Примечание" дают ссылку на учетный номер данного отче­та в разделе, относящемся к последнему году отчетного периода);

• дела, начатые в одном подразделении и переданные в другое подразделение, относят к подразделению, в котором они были закончены;

• если организация прекратила свое существование, то документы ликвидационной комиссии включают в состав фонда ликвидируе­мой организации;

• в пределах года или определенного хронологического периода де­ла располагают по значимости структурных подразделений в соот­ветствии со структурной схемой организации;

• если в деятельности организации образуется незначительный объ­ем дел, то в пределах хронологического периода дела располагают в соответствии с участками деятельности данной организации;

• в пределах структурных подразделений дела располагают по участкам деятельности данного подразделения по степени значимости помещенных в них документов и логической взаимосвязи;

• при наличии дел с одной и той же начальной датой, первыми по­мещают те дела, которые имеют более ранние конечные даты до­кументов.

 

Таким образом, в архиве организации самой крупной классификаци­онной единицей является фонд, а в пределах фонда за единицу система­тизации принимают дело.

Все поступающие в архив документы размещают в хранилищах на стеллажах или в шкафах в соответствии с принятой схемой систематизации. Дела каждой организации хранятся в одном месте, в соответствии с описями. Документы ликвидированных организаций хранят отдельно.