Инструкция по кадровому делопроизводству

Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует порядок работы и движения кадровых документов в компании и определяет тех, кто за это отвечает. Это минимизирует вероятность ошибки в кадровой процедуре и связанных с ней штрафов и/или судебных разбирательств из-за претензий работников.

Создавать, передавать и хранить документы по личному составу вы должны так, чтобы не потерять и не испортить: они содержат персональные данные сотрудников. Кроме того, те, у кого нет права доступа к персональным данным работника, не должны увидеть документ ни на каком из этапов, начиная с момента, когда вы составили текст, и заканчивая датой, когда подшили его в дело и сдали в архив. Обеспечить конфиденциальность сможете, только если регламентируете процессы. Эту задачу решает Инструкция по кадровому делопроизводству.

После того как утвердите правила работы и движения кадровых документов, их должны соблюдать все сотрудники компании. Не будут этого делать — сможете наказать за то, что не выполняют требования локального нормативного акта.

Если в вашей компании есть Инструкция по кадровому делопроизводству, актуализируйте ее с учетом наших рекомендаций. Если такого документа нет, советуем утвердить. Чтобы облегчить вам задачу, мы разработали образец Инструкции с учетом последних требований. Возьмите наш образец за основу и дополните правилами вашей компании.

Последствия для компании, если у нет инструкции или она устарела. Если при работе с документами компания не выполнит требования ТК, сотрудники потеряют документы с персональными данными или разгласят их, работодателю грозят штрафы за нарушение трудового законодательства и требований о защите персональных данных. Так, до 75 тысяч рублей компанию оштрафуют, если она обрабатывает персональные данные без согласия работников, до 50 тысяч - если персональные данные станут известны посторонним лицам, ст.. 13.11 КоАП. Нарушения Трудового кодекса будут стоить компании от 50 до 100 тысяч, ст. 5.27 КоАП.

Когда проверяющие найдут несколько нарушений, то на каждое составят протокол и постановление о привлечении к административной ответственности. Заплатить штрафы и отчитаться об этом в ГИТ или Роскомнадзор недостаточно. Компания по результатам проверок должна устранить нарушения, уточнить правила работы с документами, а значит, утвердить Инструкцию или изменить существующий документ.

Что включить в Инструкцию. Важно, чтобы кадровые документы по содержанию соответствовали ТК, а по форме государственным стандартам. Хранить их вы должны таким образом, чтобы не нарушать правила защиты персональных данных и архивного хранения документов.

Раздел 1 «Общие положения». Покажите в нем, о чем документ, какие правила устанавливает и кто их обязан соблюдать. Соблюдать Инструкцию должны, прежде всего, работники кадровой службы. Однако это не означает, что она касается только их. Кроме того, перечислите нормативные акты, на основании которых составили этот документ.

Раздел 2 «Документы по личному составу» изложите основные правила защиты персональных данных сотрудников. Подробно эти нормы вы должны изложить в другом локальном акте, например, Положении об обработке и защите персональных данных. Перечислите в разделе все документы, которые создаете по кадровым вопросам по правилам конфиденциального делопроизводства. Укажите, какие бланки и формы документов вы используете, какие поля должны иметь документы, с какими отступами вы будете печатать текст кадровых документов и др. правила.

Раздел 3. Предусмотрите правила, по которым будете создавать отдельные документы по личному составу. Для каждого вида документов определите состав реквизитов, особенности их оформления, особенности содержания и текстовых формулировок, специальные процедуры и этапы, которые проходит документ.

Включите в инструкцию также правила составления писем и работы с ними в отделе кадров. Чем подробнее пропишете правила, тем легче сможете доказать, что вовремя отправили ответ на просьбу или требование, подтвердите способ отправки и дату, когда адресат получил письмо.

Чтобы знать, как правильно составлять документы и письма, приложите к Инструкции образцы:
- приказа по основной деятельности;
- приказа по личному составу;
- положения о структурном подразделении;
- протокола;
- акта;
- докладной записки;
- письма.

Первичные учетные формы по учету труда и его оплаты, например, приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении оформляйте строго по формам, которые приложили к Бухгалтерской учетной политики вашей компании.

По закону документы по личному составу не надо согласовывать с юристом, главбухом и другими сотрудниками. Но руководители предпочитают получить экспертную поддержку начальников ключевых подразделений, прежде чем подписывать или утверждать документы. Чтобы сделать процедуру согласования быстрой, четкой и понятной каждому участнику процесса, в Инструкции пропишите, из каких этапов она состоит, кто визирует документы, сколько у него есть на это времени и как работать с замечания по проекту документа. Если используете систему электронного документооборота, предусмотрите в Инструкции согласование документа в СЭД.

Раздел 5. Пропишите, как взаимодействует отдел кадров и другие подразделения по вопросам получения, передачи и хранения документов. Кроме того, советуем включить правила регистрации документов и передачи их на рассмотрение или подпись руководителю.

Не забудьте предусмотреть в Инструкции процедуру контроля, в течение которой будете проверять, как ответственные сотрудники исполняют документы по личному составу и поручения. Пропишите признаки, по которым документ будет считаться исполненным и снимается с контроля, а также разберите последствия и ответственность исполнителя, который задание не выполнил.

Раздел 6. Советуем посвятить отдельный раздел правилам, по которым работники должны выполнять задания, в т.ч. срокам и процедуре согласования проектов документов. Так специалисты, которые работают с документами, будут знать последовательность действий, порядок выполнения поручений, будут помнить о своей ответственности за неисполнение документов или нарушение правил работы с ними.

Раздел 7. Еще один раздел Инструкции должен содержать правила, по которым:
- составляете, оформляете и утверждаете номенклатуру дел на календарный год;
- храните документы в отделе кадров;
- оформляете и дополняете текущие дела в течение календарного года;
- организуете и проводите экспертизу ценности документов по личному составу;
- передаете документа на хранение в архив;
- уничтожаете кадровые документы с истекшими сроками хранения.

Кадровые документы, которые содержат персональные данные сотрудников, можно выдавать отдельно или в составе дел только владельцам персональным данных или лицам, которые имеют доступ к этой информации по закону. В Инструкции опишите ситуации, в которых выдаете физическим лицам или организациям документы или дела по личному составу, предусмотрите процедуру выдачи документов, а также сроки, в течение которых вам должны вернуть документы или дела.

Если в компании есть печать, а ее структурные подразделения используют собственные печати и штампы, все правила о создании печати, их использовании и хранении стоит прописать в Инструкции. Включите в документ положения о том, сколько экземпляров печатей и штампов вы изготавливаете, как они выглядят, на каких документах их следует проставлять и кто из сотрудников отвечает за то, как их использовать и хранить.

Документы-спутники к Инструкции по кадровому делопроизводству, которые понадобятся для работы
- акт;
- докладная записка;
- письмо;
- протокол;
- приказ по личному составу;
- приказ по основной деятельности;
- положение о структурном подразделении

Положение о командировках

Чтобы возмещать работникам расходы, связанные со служебными командировками, у вас должен быть локальный акт, который определяет порядок возмещения таких расходов и их размеры. Этого требует закон и проверяют налоговики, ч. 4 ст. 168 ТК. Эти вопросы вы можете решить в ПВТР или разработать отдельный локальный акт - Положение о командировках.

В Положении о служебных командировках вы можете прописать не только общие вопросы, связанные с командировками - оформление, размер и порядок возмещения расходов, представление отчетности и т.д., но и определить порядок действия в нестандартных ситуациях, которые могут возникнуть во время поездок.

Чтобы облегчить задачу, мы подготовили образец. Возьмите его за основу. Если в компании уже разработали и утвердили свой вариант – сверьте его содержание с образцом.

Документы-спутники Положения о командировках,
которые вам понадобятся, чтобы оформить конкретную ситуацию
- приказ о командировке;
- уведомление о праве отказаться от командировки, при необходимости;
- письменное согласие на командировку, при необходимости;
- служебное задание, если ведете такой документ;
- командировочное удостоверение, если ведете такой документ;
- авансовый отчет;
- журнал учета работников, выбывающих в командировку, если ведете такой документ;
- журнал учета работников, прибывших в командировку, если ведете такой документ.