Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

В этой спецподборке - пять локальных актов, без которых в 2019-м в кадрах не обойтись. Три документа обязательны по закону. Два других упростят работу, сэкономят время и уберегут вас от проблем из-за чужих ошибок. Но главное - все пять спасут от штрафа: мы учли в них все изменения за последние полгода. А их больше двадцати!
Каждый локальный акт можете посмотреть с комментариями экспертов и скачать образец. Обратите внимание, впервые к локальным актам мы даем документы-спутники. Они вам обязательно пригодятся.

ПВТР

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, который должен быть у каждого работодателя. Исключение - микропредприятия. Этот локальный акт инспекторы ГИТ требуют в первую очередь.

Что должно быть в ПВТР, Трудовой кодекс определяет в разных статьях, главах и даже частях. Собрать все в одном месте – занимает много времени. Еще сложнее понять, чего в ПВТР писать нельзя, а какие нормы стоит внести, чтобы избежать спора с работниками. Чтобы вы не тратили время на создание идеального документа, мы проанализировали закон, судебную практику и подготовили для вас полные ПВТР. Используйте наш образец как основу, но учтите специфику компании.

В большинстве случаев работодатель сам решает, какими документами регулировать деятельность компании. Но к Правилам внутреннего трудового распорядка это не относится. Закон требует, чтобы они были у каждого работодателя, ч. 4 ст. 189 ТК. Если нет, готовьтесь заплатить штраф до 50 тыс. руб.

ПВТР должен определять:
- порядок приема и увольнения работников;
- основные права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений;
- режим работы;
- время отдыха;
- применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
- иные вопросы регулирования трудовых отношений в компании.

В Правилах можно закрепить и другие вопросы, которые должен решить каждый работодатель. Например, порядок обработки и защиты персональных данных, ст. 86 ТК, системы оплаты труда в компании, ст. 135 ТК; правила охраны труда, ст. 212 ТК, правила командировки и др.

В этом документе вы можете рассмотреть и положения, которые вынуждает сделать судебная практика. Например, чтобы сотрудник не смог обжаловать взыскание и избежать наказания, допишите в раздел «Дисциплина» правило, как выбирать наказание для провинившегося сотрудника. Определите, чего нельзя делать на рабочих местах в рабочее время.

 

 

Несмотря на то, что Правила – внутренний документ, доступен он не только сотрудникам компании. Этот локальный акт требуют при проверке инспекторы ГИТ, суд, когда разрешает трудовой спор. Кроме того, вы обязаны знакомить с Правилами кандидатов на вакансию.

В Москве колдоговоры
и изменения в них
регистрирует Департамент
труда и соцзащиты населения

 

Вы можете сделать ПВТР приложением к колдоговору, но мы так поступать не советуем. ПВТР – локальный нормативный акт работодателя. Колдоговор – акт социального партнерства работников и работодателя. Сделаете ПВТР приложением к колдоговору – потеряете возможность в одностороннем порядке изменять ПВТР. Правки будете вносить в том же порядке, как и в колдоговор, то есть по соглашению с представителя работников, ст. 27 ТК. Если по каким-то изменениям не договоритесь, придется составлять протокол разногласий и подписывать ПВТР как приложение к колдоговору только на согласованных условиях, ч. 2 ст. 40 ТК. Новую редакцию ПВТР будете направлять на регистрацию в орган по труду. Срок – семь дней, ч. 1 ст. 50 ТК.

Если утвердите ПВТР как самостоятельный локальный нормативный акт, корректировать их под нужды компании будет проще. В этом случае, чтобы внести изменения, нужно будет всего лишь учесть мнение профкома – и то, если он есть в компании. При этом, даже если профком не согласится с изменениями, можете принять локальный акт, как считаете нужным. Чтобы выполнить требование закона, достаточно провести саму процедуру учета мнения профкома. Эта процедура займет около двух недель. Изменить редакцию ПВТР вы сможете и в том случае, если у вас возникнут разногласия с профкомом.

Работодателю ПВТР нужны, чтобы требовать от сотрудников их исполнения, выявлять нарушения дисциплины труда, уточнять кадровые процедуры и т. д. Однако юридическую силу Правила будут иметь только в случае грамотного оформления. Расскажем, как ПВТР должны выглядеть в идеале.

Форма ПВТР. Правила – это локальный нормативный акт. По ОКУД он относится к классу 0200000 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», подраздел 02520005, код 0252131. Обязательной утвержденной формы ПВТР нет. Рекомендованная унифицированная есть в альбомах:
- Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению, 1980;
- Государственная система документационного обеспечения управления. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов, 1991.
Если нужно изменить Правила или утвердить новую редакцию, воспользуйтесь этой формой.

Правила оформления. Текст становится документом только после придания ему юридической силы. Для этого необходимо оформить реквизиты – определенные составные части документа до или после текста.

ПВТР – это многостраничный документ со сложной структурой. Он состоит из трех частей: заголовочной, содержательной, оформляющей.

Заголовочная часть. Правила оформляют на бланке. Бланк конкретного документа включает (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003): наименование организации, наименование вида документа, дату регистрации, регистрационный номер, место составления документа.

Наименование организации на бланке должно соответствовать закрепленному в учредительных документах компании, включая сокращенное и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное название, укажите его в скобках под или после полного наименования.

Вид документа указывают во всех случаях, за исключением писем. Наименование локального нормативного акта пишут после названия организации прописными буквами: ПРАВИЛА.

На бланке локального нормативного акта обозначьте места для переменных реквизитов: даты регистрации / даты утверждения Правил и регистрационного номера. Реквизиты бланка Правил обычно имеют угловое расположение.

Содержательная часть. Правила содержат большой объем информации, которую нужно структурировать. Для этого выделите обязательные разделы и разбейте их на пункты и подпункты. Если необходимо, включите в текст таблицы, алгоритмы, схемы.

Типовая форма Правил определяет лишь примерную структуру текста, ее можно менять. Если вы составляете или изменяете их по типовой форме, сначала раскройте предложенные разделы, а затем впишите сведения, которые отражают специфику вашей компании.

Содержательная часть документа включает такие реквизиты, как заголовок к тексту и отметка о наличии приложений. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием локального акта: «Правила внутреннего трудового распорядка».

К Правилам могут быть приложены документы. В этом случае оформите соответствующую отметку. Она включает слово «Приложение», которое всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов; указание на количество листов и экземпляров прилагаемого документа (л., экз.); наименование приложенных документов, при необходимости.

Приложения должны иметь отметку, которая указывает на их связь с основным документом. Ставьте ее в правом верхнем углу. Такая отметка включает слово «Приложение» или «ПРИЛОЖЕНИЕ»; его номер, со знаком № при необходимости; наименование, дату и номер основного документа.

 

Документы-спутники к ПВТР, которые понадобятся,
чтобы принять сотрудника на работу
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор;
- приказ о приеме на работу;
- уведомление по последнему месту службы (ДЛЯ БЫВШИХ ГОССЛУЖАЩИХ);
- акт о том, что работник отказался получить экземпляр трудового договора (ПРИ ОТКАЗЕ);
- заявление о выдаче новой трудовой книжки (С ЛУЧАЕ ОТСУТСТВИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ);
- запись в трудовой книжке о приеме на работу;
- сведения в военкомат при приеме сотрудника на работу.

предоставить свободный день для диспансеризации
- заявление работника о диспансеризации;
- приказ об освобождении от работы из-за диспансеризации

оформить увольнение
- уведомление об истечении срока трудового договора (ЕСЛИ ДОГОВОР СРОЧНЫЙ);
- приказ об увольнении;
- трудовая книжка с записью об увольнении;
- акт о том, что работник отказался ознакомиться с приказом об увольнении (В СЛУЧАЕ ОТКАЗА);
- заявление работника об отзыве заявления об увольнении;
- приказ об отмене приказа об увольнении

предоставить ежегодный отпуск
- график отпусков;
- заявление об отпуске;
- заявление о предоставлении отпуска в удобные даты;
- уведомление о времени начала отпуска;
- предложение сообщить удобные даты отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска

Дисциплинарные взыскания
- объяснительная записка работника о нарушении трудовой дисциплины;
- уведомление о необходимости дать письменные объяснения;
- приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности;

- акт об отсутствии на рабочем месте (НА КАЖДЫЙ ДЕНЬ ОТСУТСТВИЯ);

- акт посещения отсутствующего работника на дому.

Оформляющая часть. В оформляющей части документа должны быть реквизиты, которые подтверждают его подлинность и достоверность сведений: подпись составителя и визы согласования.

Здесь же целесообразно сделать вспомогательные делопроизводственные отметки – например, об исполнении документа и направлении его в дело. Это облегчит работу с документом, его поиск и текущее хранение. Проект Правил подписывает разработчик, допустим начальник отдела кадров. Реквизит «Подпись» (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003) включает: наименование должности, личную подпись, расшифровку личной подписи (инициалы и фамилию). Дату подписания не ставьте.

Если сотрудника, подпись которого предусмотрена на проекте документа, нет на работе, документ подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. В таком случае перепечатайте страницу с подписью, т. к. в реквизите нужно указать другие должность и расшифровку подписи. Учтите, что при подписании Правил:
1. Нельзя использовать предлог «за».
2. Нельзя ставить косую черту перед наименованием должности.
3. Нельзя вместо должности лица, которое подписывает документ, указывать: «И. о. начальника отдела кадров».

Проект Правил или их новой редакции обычно согласовывают с отдельными сотрудниками компании. Круг должностных лиц, которые проверяют текст, определяет руководитель организации. Чаще всего это бывают юрист, главный бухгалтер, начальник производства, заместитель руководителя. Проверив содержание документа, эти сотрудники оформляют визу согласования, п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003. Она включает подпись и должность визирующего; расшифровку подписи - инициалы, фамилию; дату подписания.

Визирующий может не согласиться с текстом или его частями. В этом случае он должен дополнить визу согласования словами: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п. Замечания можно оформить письменно на отдельном листе, подписать и вернуть составителю вместе с текстом несогласованных Правил.

Далее проект Правил дорабатывается до варианта, с которым будут согласны все привлекаемые к этой работе сотрудники.

Если в организации есть представительный орган работников, учтите его мнение, ст. 190, 372 ТК. И оформите в документе с помощью специального грифа. Если локальный нормативный акт принимается по согласованию с представительным органом работников, проставьте на документе гриф согласования.

Утверждение. Оформление Правил заканчивается проставлением обязательного реквизита «Гриф утверждения документа» (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003). Утвердить Правила можно двумя способами.

Способ 1. Руководитель издает приказ по основной деятельности об утверждении Правил. В грифе утверждения делается ссылка на этот приказ.

Способ 2. Руководитель ставит на Правилах личный гриф утверждения. При этом приказ не издает. Дату утверждения документа в грифе с личной подписью руководитель вписывает от руки.

Вы можете частично проставить эту дату, распечатывая документ. В таком случае от руки руководитель укажет число или число и месяц. Напечатать дату полностью нельзя.

Регистрация. Регистрировать необходимо все документы, которые вы будете учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Зарегистрировать документ – значит присвоить ему регистрационный номер и внести данные в регистрационно-учетную форму (п. 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Правила необходимо регистрировать в день, когда их утвердил руководитель или иной уполномоченный представитель работодателя. Регистрационную форму разработайте сами.

Ознакомление работников. Знакомить с ПВТР вы должны при приеме на работу. Кроме того, сотрудников компании необходимо под подпись знакомить с внесенными в Правила изменениями. Чтобы письменно подтвердить этот факт, оформите визу ознакомления. Она содержит наименование должности работника; его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Как знакомить работников с содержанием Правил, закон не указывает. Главное, они должны поставить свою подпись, а вы – получить письменные доказательства того, что процедуру выполнили. Для этого вы можете:
- приложить к ПВТР лист ознакомления;
- составить перечень локальных нормативных актов, с которым будущие сотрудники знакомятся при приеме на работу;
- завести журнал ознакомления работников с ПВТР и другими локальными актами;
- оформить визу ознакомления с ПВТР в тексте трудового договора.

 

Документ-спутник к ПВТР, который понадобится,
чтобы ознакомить работника с Правилами
- лист ознакомления с ПВТР

Положение о командировках

Чтобы возмещать работникам расходы, связанные со служебными командировками, у вас должен быть локальный акт, который определяет порядок возмещения таких расходов и их размеры. Этого требует закон и проверяют налоговики, ч. 4 ст. 168 ТК. Эти вопросы вы можете решить в ПВТР или разработать отдельный локальный акт - Положение о командировках.

В Положении о служебных командировках вы можете прописать не только общие вопросы, связанные с командировками - оформление, размер и порядок возмещения расходов, представление отчетности и т.д., но и определить порядок действия в нестандартных ситуациях, которые могут возникнуть во время поездок.

Чтобы облегчить задачу, мы подготовили образец. Возьмите его за основу. Если в компании уже разработали и утвердили свой вариант – сверьте его содержание с образцом.

 

 

Документы-спутники Положения о командировках,
которые вам понадобятся, чтобы оформить конкретную ситуацию
- приказ о командировке;
- уведомление о праве отказаться от командировки, при необходимости;
- письменное согласие на командировку, при необходимости;
- служебное задание, если ведете такой документ;
- командировочное удостоверение, если ведете такой документ;
- авансовый отчет;
- журнал учета работников, выбывающих в командировку, если ведете такой документ;
- журнал учета работников, прибывших в командировку, если ведете такой документ.

 

Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

В этой спецподборке - пять локальных актов, без которых в 2019-м в кадрах не обойтись. Три документа обязательны по закону. Два других упростят работу, сэкономят время и уберегут вас от проблем из-за чужих ошибок. Но главное - все пять спасут от штрафа: мы учли в них все изменения за последние полгода. А их больше двадцати!
Каждый локальный акт можете посмотреть с комментариями экспертов и скачать образец. Обратите внимание, впервые к локальным актам мы даем документы-спутники. Они вам обязательно пригодятся.

ПВТР

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, который должен быть у каждого работодателя. Исключение - микропредприятия. Этот локальный акт инспекторы ГИТ требуют в первую очередь.

Что должно быть в ПВТР, Трудовой кодекс определяет в разных статьях, главах и даже частях. Собрать все в одном месте – занимает много времени. Еще сложнее понять, чего в ПВТР писать нельзя, а какие нормы стоит внести, чтобы избежать спора с работниками. Чтобы вы не тратили время на создание идеального документа, мы проанализировали закон, судебную практику и подготовили для вас полные ПВТР. Используйте наш образец как основу, но учтите специфику компании.

В большинстве случаев работодатель сам решает, какими документами регулировать деятельность компании. Но к Правилам внутреннего трудового распорядка это не относится. Закон требует, чтобы они были у каждого работодателя, ч. 4 ст. 189 ТК. Если нет, готовьтесь заплатить штраф до 50 тыс. руб.

ПВТР должен определять:
- порядок приема и увольнения работников;
- основные права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений;
- режим работы;
- время отдыха;
- применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
- иные вопросы регулирования трудовых отношений в компании.

В Правилах можно закрепить и другие вопросы, которые должен решить каждый работодатель. Например, порядок обработки и защиты персональных данных, ст. 86 ТК, системы оплаты труда в компании, ст. 135 ТК; правила охраны труда, ст. 212 ТК, правила командировки и др.

В этом документе вы можете рассмотреть и положения, которые вынуждает сделать судебная практика. Например, чтобы сотрудник не смог обжаловать взыскание и избежать наказания, допишите в раздел «Дисциплина» правило, как выбирать наказание для провинившегося сотрудника. Определите, чего нельзя делать на рабочих местах в рабочее время.

 

 

Несмотря на то, что Правила – внутренний документ, доступен он не только сотрудникам компании. Этот локальный акт требуют при проверке инспекторы ГИТ, суд, когда разрешает трудовой спор. Кроме того, вы обязаны знакомить с Правилами кандидатов на вакансию.

В Москве колдоговоры
и изменения в них
регистрирует Департамент
труда и соцзащиты населения

 

Вы можете сделать ПВТР приложением к колдоговору, но мы так поступать не советуем. ПВТР – локальный нормативный акт работодателя. Колдоговор – акт социального партнерства работников и работодателя. Сделаете ПВТР приложением к колдоговору – потеряете возможность в одностороннем порядке изменять ПВТР. Правки будете вносить в том же порядке, как и в колдоговор, то есть по соглашению с представителя работников, ст. 27 ТК. Если по каким-то изменениям не договоритесь, придется составлять протокол разногласий и подписывать ПВТР как приложение к колдоговору только на согласованных условиях, ч. 2 ст. 40 ТК. Новую редакцию ПВТР будете направлять на регистрацию в орган по труду. Срок – семь дней, ч. 1 ст. 50 ТК.

Если утвердите ПВТР как самостоятельный локальный нормативный акт, корректировать их под нужды компании будет проще. В этом случае, чтобы внести изменения, нужно будет всего лишь учесть мнение профкома – и то, если он есть в компании. При этом, даже если профком не согласится с изменениями, можете принять локальный акт, как считаете нужным. Чтобы выполнить требование закона, достаточно провести саму процедуру учета мнения профкома. Эта процедура займет около двух недель. Изменить редакцию ПВТР вы сможете и в том случае, если у вас возникнут разногласия с профкомом.

Работодателю ПВТР нужны, чтобы требовать от сотрудников их исполнения, выявлять нарушения дисциплины труда, уточнять кадровые процедуры и т. д. Однако юридическую силу Правила будут иметь только в случае грамотного оформления. Расскажем, как ПВТР должны выглядеть в идеале.

Форма ПВТР. Правила – это локальный нормативный акт. По ОКУД он относится к классу 0200000 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», подраздел 02520005, код 0252131. Обязательной утвержденной формы ПВТР нет. Рекомендованная унифицированная есть в альбомах:
- Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению, 1980;
- Государственная система документационного обеспечения управления. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов, 1991.
Если нужно изменить Правила или утвердить новую редакцию, воспользуйтесь этой формой.

Правила оформления. Текст становится документом только после придания ему юридической силы. Для этого необходимо оформить реквизиты – определенные составные части документа до или после текста.

ПВТР – это многостраничный документ со сложной структурой. Он состоит из трех частей: заголовочной, содержательной, оформляющей.

Заголовочная часть. Правила оформляют на бланке. Бланк конкретного документа включает (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003): наименование организации, наименование вида документа, дату регистрации, регистрационный номер, место составления документа.

Наименование организации на бланке должно соответствовать закрепленному в учредительных документах компании, включая сокращенное и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное название, укажите его в скобках под или после полного наименования.

Вид документа указывают во всех случаях, за исключением писем. Наименование локального нормативного акта пишут после названия организации прописными буквами: ПРАВИЛА.

На бланке локального нормативного акта обозначьте места для переменных реквизитов: даты регистрации / даты утверждения Правил и регистрационного номера. Реквизиты бланка Правил обычно имеют угловое расположение.

Содержательная часть. Правила содержат большой объем информации, которую нужно структурировать. Для этого выделите обязательные разделы и разбейте их на пункты и подпункты. Если необходимо, включите в текст таблицы, алгоритмы, схемы.

Типовая форма Правил определяет лишь примерную структуру текста, ее можно менять. Если вы составляете или изменяете их по типовой форме, сначала раскройте предложенные разделы, а затем впишите сведения, которые отражают специфику вашей компании.

Содержательная часть документа включает такие реквизиты, как заголовок к тексту и отметка о наличии приложений. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием локального акта: «Правила внутреннего трудового распорядка».

К Правилам могут быть приложены документы. В этом случае оформите соответствующую отметку. Она включает слово «Приложение», которое всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов; указание на количество листов и экземпляров прилагаемого документа (л., экз.); наименование приложенных документов, при необходимости.

Приложения должны иметь отметку, которая указывает на их связь с основным документом. Ставьте ее в правом верхнем углу. Такая отметка включает слово «Приложение» или «ПРИЛОЖЕНИЕ»; его номер, со знаком № при необходимости; наименование, дату и номер основного документа.

 

Документы-спутники к ПВТР, которые понадобятся,
чтобы принять сотрудника на работу
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор;
- приказ о приеме на работу;
- уведомление по последнему месту службы (ДЛЯ БЫВШИХ ГОССЛУЖАЩИХ);
- акт о том, что работник отказался получить экземпляр трудового договора (ПРИ ОТКАЗЕ);
- заявление о выдаче новой трудовой книжки (С ЛУЧАЕ ОТСУТСТВИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ);
- запись в трудовой книжке о приеме на работу;
- сведения в военкомат при приеме сотрудника на работу.

предоставить свободный день для диспансеризации
- заявление работника о диспансеризации;
- приказ об освобождении от работы из-за диспансеризации

оформить увольнение
- уведомление об истечении срока трудового договора (ЕСЛИ ДОГОВОР СРОЧНЫЙ);
- приказ об увольнении;
- трудовая книжка с записью об увольнении;
- акт о том, что работник отказался ознакомиться с приказом об увольнении (В СЛУЧАЕ ОТКАЗА);
- заявление работника об отзыве заявления об увольнении;
- приказ об отмене приказа об увольнении

предоставить ежегодный отпуск
- график отпусков;
- заявление об отпуске;
- заявление о предоставлении отпуска в удобные даты;
- уведомление о времени начала отпуска;
- предложение сообщить удобные даты отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска

Дисциплинарные взыскания
- объяснительная записка работника о нарушении трудовой дисциплины;
- уведомление о необходимости дать письменные объяснения;
- приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности;

- акт об отсутствии на рабочем месте (НА КАЖДЫЙ ДЕНЬ ОТСУТСТВИЯ);

- акт посещения отсутствующего работника на дому.

Оформляющая часть. В оформляющей части документа должны быть реквизиты, которые подтверждают его подлинность и достоверность сведений: подпись составителя и визы согласования.

Здесь же целесообразно сделать вспомогательные делопроизводственные отметки – например, об исполнении документа и направлении его в дело. Это облегчит работу с документом, его поиск и текущее хранение. Проект Правил подписывает разработчик, допустим начальник отдела кадров. Реквизит «Подпись» (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003) включает: наименование должности, личную подпись, расшифровку личной подписи (инициалы и фамилию). Дату подписания не ставьте.

Если сотрудника, подпись которого предусмотрена на проекте документа, нет на работе, документ подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. В таком случае перепечатайте страницу с подписью, т. к. в реквизите нужно указать другие должность и расшифровку подписи. Учтите, что при подписании Правил:
1. Нельзя использовать предлог «за».
2. Нельзя ставить косую черту перед наименованием должности.
3. Нельзя вместо должности лица, которое подписывает документ, указывать: «И. о. начальника отдела кадров».

Проект Правил или их новой редакции обычно согласовывают с отдельными сотрудниками компании. Круг должностных лиц, которые проверяют текст, определяет руководитель организации. Чаще всего это бывают юрист, главный бухгалтер, начальник производства, заместитель руководителя. Проверив содержание документа, эти сотрудники оформляют визу согласования, п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003. Она включает подпись и должность визирующего; расшифровку подписи - инициалы, фамилию; дату подписания.

Визирующий может не согласиться с текстом или его частями. В этом случае он должен дополнить визу согласования словами: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п. Замечания можно оформить письменно на отдельном листе, подписать и вернуть составителю вместе с текстом несогласованных Правил.

Далее проект Правил дорабатывается до варианта, с которым будут согласны все привлекаемые к этой работе сотрудники.

Если в организации есть представительный орган работников, учтите его мнение, ст. 190, 372 ТК. И оформите в документе с помощью специального грифа. Если локальный нормативный акт принимается по согласованию с представительным органом работников, проставьте на документе гриф согласования.

Утверждение. Оформление Правил заканчивается проставлением обязательного реквизита «Гриф утверждения документа» (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003). Утвердить Правила можно двумя способами.

Способ 1. Руководитель издает приказ по основной деятельности об утверждении Правил. В грифе утверждения делается ссылка на этот приказ.

Способ 2. Руководитель ставит на Правилах личный гриф утверждения. При этом приказ не издает. Дату утверждения документа в грифе с личной подписью руководитель вписывает от руки.

Вы можете частично проставить эту дату, распечатывая документ. В таком случае от руки руководитель укажет число или число и месяц. Напечатать дату полностью нельзя.

Регистрация. Регистрировать необходимо все документы, которые вы будете учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Зарегистрировать документ – значит присвоить ему регистрационный номер и внести данные в регистрационно-учетную форму (п. 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Правила необходимо регистрировать в день, когда их утвердил руководитель или иной уполномоченный представитель работодателя. Регистрационную форму разработайте сами.

Ознакомление работников. Знакомить с ПВТР вы должны при приеме на работу. Кроме того, сотрудников компании необходимо под подпись знакомить с внесенными в Правила изменениями. Чтобы письменно подтвердить этот факт, оформите визу ознакомления. Она содержит наименование должности работника; его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Как знакомить работников с содержанием Правил, закон не указывает. Главное, они должны поставить свою подпись, а вы – получить письменные доказательства того, что процедуру выполнили. Для этого вы можете:
- приложить к ПВТР лист ознакомления;
- составить перечень локальных нормативных актов, с которым будущие сотрудники знакомятся при приеме на работу;
- завести журнал ознакомления работников с ПВТР и другими локальными актами;
- оформить визу ознакомления с ПВТР в тексте трудового договора.

 

Документ-спутник к ПВТР, который понадобится,
чтобы ознакомить работника с Правилами
- лист ознакомления с ПВТР