О коммуникации в рамках эволюции организационной теории

 

В истории современного менеджмента принято выделять три школы, или три теории управления.

Первую школу иногда называют школой "механистической теории" управления или же "тейлоризмом" (по имени ее создателя), но чаще ее именуют школой "научного управления", поскольку именно она ознаменовала внедрение научных методов в практику управления организациями. Большинство этих методов, например, рекомендация "планировать работы заранее", кажутся очень банальными с позиций современных требований. В действительности в изучении организационного поведения в тот период было мало какой-либо науки. Это было время эмпирических знаний. Принципы управления носили ярко выраженный прагматический характер, и, казалось, они приносили пользу.

В 1880 году Фредерик Тейлор (1856-1915), американский инженер-самоучка, начал изучение процесса труда. Тейлор был первым человеком, который не принял процесс труда как нечто само собой разумеющееся, а взглянул на него со стороны и изучил его.

Выход в свет в 1911 году книги Тейлора "Научное управление" оказал решающее влияние на становление этой школы. Основной подход Тейлора к исследованию организации был чрезвычайно механистическим и атомистическим: он скрупулезно анализировал возможности рабочего как "человеческой машины", стремясь согласовать их с требованиями,предъявляемыми к рабочему порученным заданием. Вот знаменитый эксперимент Тейлора с рабочим Шмидтом, переносившим чугунные болванки. Тейлор заметил, что он работал не самым эффективным способом: неумело распределял паузы для отдыха и поэтому слишком быстро уставал. Тогда Тейлор тщательно рассчитал схему этой работы, соизмерил все движения, нашел самый экономный вариант. Затем с хронометром в руках он встал рядом со Шмидтом и велел ему все делать только по команде: нагнись, подними, иди, опусти, сядь и т.д. Результат окрылил - производительность выросла в 4 раза! Шмидту стали платить на 60 процентов больше. Другой пример. Тейлор, изучив процесс ручной погрузки угля на сталеплавильном заводе в Бетлехеме, разработал 15 видов лопат для погрузки различных материалов, и дал рабочим письменные инструкции о назначении лопат каждого вида. В итоге 140 рабочих стали выполнять работу, для которой ранее требовалось 600 человек.

Эксперименты по хронометражу довольно скоро привлекли серьезное внимание управляющих. Однако Тейлор пошел гораздо дальше пропаганды изучения эффективности физического труда. Он выдвинул положение о том, чтооплата труда каждого рабочего должна зависеть только от его выработки, а не от результатов бригады или цеха, в которых он работает, то есть система оплаты должна быть индивидуальной, а не групповой. Такой подход предполагал, что, во-первых, рабочий сам по себе неразумен, но должным образом реагирует на материальные стимулы. Во-вторых, человек предназначен для организации и, разделяя ее цели и борясь за их осуществление, может обеспечить максимальную производительность. Таким образом человек рассматривался как придаток производства.

Тейлор писал в своей книге, что применение принципов научного управления приведет к устранению споров и разногласий между рабочими и управляющими. К сожалению, этот оптимизм не был оценен рабочими, которые отрицательно реагировали на бесчеловечность системы Тейлора. Они не хотели, чтобы их низводили до уровня эффективно функционирующих машин и механизмов. Профсоюзы в 20-30-е годы ХХ столетия оказали резкое сопротивление внедрению методов "научного управления". Систему Тейлора профсоюзы рассматривали как научно обоснованную систему эксплуатации рабочих, ведущую к интенсификации труда и росту безработицы. Никаких хронометражи не могут ответить на вопрос, сколько следует заплатить за работу. Они могут показать лишь время, необходимое для выполнения той или иной работы.

Тейлор и его школа отрицали значение неэкономических стимулов и игнорировали влияние неформальных трудовых коллективов. Основным инструментом достижения максимальных результатов и эффективности была формальная организационная структура. Людей приспосабливали к требованиям этой структуры: организация использовала только часть способностей человека, которая была непосредственно связана с выполнением физических операций.

Тейлор, подчеркивая важность организационной структуры и поведения индивидов, затрагивал и проблему коммуникации. Коммуникации, с его точки зрения,должны быть формальными, иерархическими и планируемыми. Цель коммуникаций, по Тейлору, состоит в том, чтобы наладить работу, повысить производительность и эффективность. В итоге Тейлор представлял коммуникацию как односторонний вертикальный направленный сверху вниз процесс, непосредственно связанный с рабочим заданием.

Другой представитель школы "научного управления" Анри Файоль (1841-1925), управляющий угольной шахтой, более детально изучил роль коммуникации в организации и показал препятствия, создаваемые организационной структурой на пути коммуникационного потока. В частности, если требуется передать сообщение от индивида Л к индивиду М, которые находятся на одном уровне иерархии, но в различных подразделениях, осуществлять формальный контакт они могут только путем передачи информации через все ступени (вверх и вниз) иерархии власти. Совершенно очевидно, что разумнее и намного быстрее для Л и М осуществить прямой контакт, минуя посредников. Файоль утверждал, что в любой организации следует разрешить такую прямую горизонтальную связь, по крайней мере в кризисных ситуациях, когда важна быстрота действий. Этот специальный коммуникационный канал называется мостиком Файоля. Он отражает признание школой "научного управления" того факта, что формальная организационная структура может затруднять коммуникацию и что в некоторых случаях от нее допустимы отклонения.

В школе "научного управления" проводилось также различие между "линейными" и "штабными" функциями в коммуникационном процессе. Штабные сотрудники обычно были специалистами по каким-либо конкретным вопросам, например, по кадрам, по снабжению. Функция штабных работников в процессе коммуникации сводилась к тому, чтобы убедить вышестоящих руководителей принять их рекомендации. Линейным сотрудникам отводилось место связующих "колесиков" в цепи коммуникации, они должны были передавать приказы от своего начальника своим подчиненным и следить за правильным их выполнением.

В целом школа "научного управления" не придавала большого значения коммуникации и сводила ее к передаче приказов и контролю за их выполнением по вертикальным формальным каналам. При таком подходе предполагалось, что высший уровень управления располагает всей необходимой информацией, а функция коммуникации состоит в ее распространении.

Таким образом, в школе "научного управления" организация понималась как сумма операций, и для нее были характерны два момента. Первый - отделение планирования труда от его исполнения. Вся организация разделилась на две принципиально различные части. Поскольку, по мнению Тейлора, рабочий не в состоянии сам правильно организовать свой труд, это за него должен сделать специалист - управляющий. Второй - все процессы в организацииможно полностью держать под контролем.Организация целиком создается управляющим и подвластна ему. Все, что им не предусмотрено - чуждо и вредно для организации.

Примечательно, что принципы школы "научного управления" не утратили своего значения и сегодня, в частности, в военных организациях или на сборочных конвейерных производствах.

 

Основы школы "человеческих отношений" заложили два исследователя - Барнард, президент компании "Нью Джерси Бэлл телефон", и Мэйо, профессор школы бизнеса Гарвардского университета. Барнард является автором опубликованной в 1938 году книги "Функции управляющего", оказавшей огромное влияние на управление. Мэйо возглавил серию экспериментов, проведенных преподавателями Гарвардского университета на заводе фирмы "Вестерн электрик" в Хотторне (США). Эти эксперименты кардинально изменили прежние концепции поведения и мотивации человека в организации.

Борьба против школы "научного управления" достигла своего апогея в конце 40-х - начале 50-х годов. Решающую роль в ней сыграли книга Барнарда и результаты хотторнских экспериментов, однако большое значение имели также изменения в составе рабочей силы в промышленности. Во время экономического подъема после второй мировой войны резко увеличилась доля конторских служащих в общей массе рабочей силы. Этих профессионально подготовленных специалистов, занимавших должности на среднем и низшем уровнях управления, нельзя отождествлять с наемными рабочими, поскольку они не были выдвиженцами снизу, а пришли в корпорации из технических колледжей и школ бизнеса и в определенной мере стали единомышленниками хозяев предприятия. Государственные и другие непроизводственные организации также начали активно принимать на работу таких специалистов. Из-за высокой стоимости их найма и стремления удержать их в данной организации больше внимания стало уделяться требованиям работников, к ним перестали относиться как к придатку машины.

Исследования, сыгравшие решающую роль в переосмыслении мотивов работника и ставшие краеугольным камнем теории организационного поведения, получили название хотторнских экспериментов.

Предтечей, предпосылкой этих экспериментов стала серия экспериментов по освещению промышленных предприятий, проведенная в середине 20-х годов американским обществом инженеров-осветителей. Результаты этих экспериментов были довольно неожиданными, поскольку они показали, что не существует прямой связи между степенью освещенности и уровнемпроизводительности. Поэтому планировалось проведение дополнительных экспериментов. Среди других организаций в них приняла участие фирма "Вестерн электрик".

Эта фирма провела серию экспериментов на своем заводе в Хотторне, близ Чикаго. На этом заводе работали 4 тысячи человек, производивших оборудование для телефонной связи.

Исследования на хотторнском заводе начались с ряда экспериментов по улучшению освещенности рабочих мест, опять-таки приведших к неожиданным и трудно объяснимым результатам. Например, в одном из экспериментов рабочих разделили на две группы: контрольную (с сохранением обычного уровня освещенности) и экспериментальную, в которой уровень освещенности был увеличен сначала с 24 до 46, а затем до 70 футосвечей. Как и ожидалось, производительность при более ярком освещении возросла. Однако удивительным было то, что производительность почти на столько же возросла и в контрольной группе!

Затем уровень освещенности был снижен в экспериментальном помещении до 10, а затем до 3 футосвечей. Производительность, вопреки ожиданиям, не снизилась, а опять возросла. В контрольном помещении с постоянным уровнем освещенности производительность также возросла.

Затем уровень освещенности был снижен до 0,6 футосвечи, что примерно соответствовало работе при лунном свете. Только при этом уровне освещенности производительность труда упала.

Результаты экспериментов казались странными, и исследователи попытались найти им адекватное объяснение. Они предположили, что рост производительности был связан с тем, что рабочие чувствовали к себе особое внимание как к участникам эксперимента. Независимо от того, была ли эта контрольная или экспериментальная группа, рабочие понимали, что они являются респондентами в обследовании, и это, очевидно, вызывало повышение производительности труда. В честь предприятия, где было замечено и столь ярко продемонстрировано это явление, ученые назвали его хотторнским эффектом. Этот термин означает склонность людей к отклоняющемуся от нормы поведению, когда они понимают, что являются объектом эксперимента.

 

Когда результаты экспериментов с уровнем освещенности показались их организаторам необъяснимыми, они обратились за помощью к профессору Гарвардской школы бизнеса Мэйо, который уже до этого занимался исследованием проблем производительности труда рабочих. С 1927 по 1932 год Мэйо со своими коллегами провел серию обследований, именуемых в настоящее время хотторнскими экспериментами.

В первом эксперименте исследователи оборудовали небольшое производственное помещение, назвав его экспериментальным цехом по сборке телефонных реле. В этом помещении работали шесть женщин-сборщиц. Здесь апробировались различные методы стимулирования: прогрессивная система заработной платы, перерывы для отдыха, укороченные рабочие часы, предоставление работницам завтрака. Применение каждого из этих приемов давало прирост производительности труда. Затем эту же группу перевели на 48-часовую шестидневную рабочую неделю без какого-либо дополнительного стимулирования, перерывов для отдыха и завтраков. Производительность труда достигла наивысшего из всех фиксированных до этого уровней!

Во втором эксперименте исследователи оборудовали специальное помещение для непосредственного наблюдения за поведением рабочих, которые осуществляли отдельные операции по изготовлению обмоток электромоторов. В этой группе также установился стабильный уровень производительности труда. Оказалось, однако, что рабочая группа выработала свои нормы этой производительности и, вопреки стараниям управляющих ее повысить, оказывала коллективное давление на своих членов, заставляя их сначала добиваться, а затем не превышать принятого в группе уровня производительности труда.

Это неожиданное выявление роли неформальных групповых взаимоотношений в мотивации рабочих к труду стало наиболее значительным итогом хотторнскихэкспериментов. Оно явилось запоздалым признанием важности неформальных межличностных взаимоотношений в ситуациях, ранее считавшихся строго формальными.

Хотторнские эксперименты явились поворотным пунктом в развитии представлений о поведении человека в организации. В результате родилось новое научное направление, названное школой "человеческих отношений", поскольку ее приверженцы считали взаимоотношения работников определяющим фактором производственной деятельности. Во главу своих исследований это направление ставит такие понятия, как "удовлетворенность работой" и "моральное воздействие", но в центре внимания остается индивид, а не организация или ее малая группа.

В отличие от "экономического человека", непосредственно реагирующего на денежные стимулы (концепция школы "научного управления"), школа "человеческих отношений" предложила свою концепцию "социального человека", подверженного межличностному влиянию в неформальной рабочей группе. Эта школа подчеркивала первостепенное значение учета эмоциональных, незапланированных, нерациональных элементов в организационном поведении. Один нашумевший пример влияния группы на производительность труда имел место на хотторнском заводе. Рабочие трудились по нормам, установленным не их начальниками, не экспертами, а самой группой. Если рабочий не выполнял эту норму, группа оказывала на него давление или даже помогала ему искажать сведения об истинной производительности труда. В то же время члены группы сдерживали тех, кто превышал внутригрупповую норму производительности труда, и иногда даже применяли меры физического воздействия, пока их производительность не снижалась до установленного группой уровня.

Представители школы "человеческих отношений" утверждали, что хронометраж трудовых операций отдельного рабочего и его индивидуальное денежное стимулирование бесполезны в условиях существования трудовых групп. Более правильной, с их точки зрения, стратегией, которая могла привести к повышению производительности труда, должна была стать попытка удовлетворения потребностей рабочего. Лозунгом школы "человеческих отношений" было "нежное, ласковое и заботливое отношение" к рабочим как со стороны их непосредственного начальства, так и высшего руководства. В самом деле, исследователи, изучив характер непосредственного руководства рабочими, выяснили, что стиль руководства (например, проявление видимой заботы о своих подчиненных) непосредственно связан с производительностью труда. Затем были разработаны специальные программы подготовки менеджеров, в которых основной упор делался на доктрину "человеческих отношений" как средство повышения производительности труда. Считается, что сегодня эти принципы применимы для организаций такого типа, где на низшем уровне работает большое число высококвалифицированных специалистов с высшим образованием - в школах, университетах, в исследовательских и проектных организациях.

Барнарда не удовлетворяло традиционное понимание организации. По его мнению, наиболее существенной характеристикой организации были ее коммуникации. Он уделил большое внимание анализу как формальной, так и неформальной сторонам организации, отметив, что неформальные структуры необходимы для функционирования формальных структур. Неформальные группы определяют установки, нормы, правила поведения внутри формальной системы. Основными функциями неформальной структуры являются обеспечение коммуникаций, сплоченности и защиты целостности личности.

По мнению Барнарда, основная функция управляющего состоит в том, чтобы наладить и поддерживать систему коммуникаций. Несмотря на то что во всех главах книги "Функции управляющего" подчеркивалось значение коммуникаций, концепция коммуникации Барнарда сводится преимущественно к ее использованию администрацией. Согласно Барнарду, коммуникация - это главным образом то, что передается источником (представителем администрации) получателю (подчиненному).

Барнард сформулировал ряд принципов коммуникации в организациях:

- каналы коммуникации должны быть четко заданы схемой структуры организации;

- не следует допускать действий в "обход" формальных каналов;

- для каждого члена организации должны существовать формальные каналы коммуникации, каждый должен быть кому-то подотчетен и кому-то подчиняться.

Таким образом, школа "человеческих отношений" исходила из того, что люди не просто функционируют, а живут в организации, постоянно общаются друг с другом, обмениваются своими представлениями, ожиданиями, формируют общие интересы. Эта их жизнь гораздо шире чисто производственных функций. В организации образуется неформальная группа, которая стихийно вырабатывает собственные нормы поведения. Для человека эта группа исключительно важна: в ней он удовлетворяет свои социальные потребности - в общении, уважении. Но, придя в группу, человек попадает в зависимость от нее, вынужден подчиняться ее внутренним законам. И управление должно учитывать психологическую организацию группы, например, воздействовать на поведение ее членов через лидера, предоставить возможность каждому получить требуемую им "дозу" уважения, больше заинтересовывать, чем принуждать и т.д.

 

В 60-70-е годы ХХ века начался процесс интеграции концепций школ "научного управления" и "человеческих отношений". Это было результатом постепенного осознания того факта, что принципы первой школы в наибольшей степени подходят для одних типов организаций, в то время как другим типам организационной структуры соответствуют концепции второй школы. Сформировавшаяся в результате школа "социальных систем" отличается большей эклектичностью. Так, основатели этой школы утверждают, что их теоретический подход применим ко всем живым (к любым биологическим и социальным) системам, являясь, таким образом, общей теорией систем. Ее представители трактуют организацию как систему взаимосвязанных элементов и в качестве ключевого фактора достижения максимальной эффективностирассматривают их согласованное функционирование.

Эмпирическая база этой школы шире, чем у школ "научного управления" и "человеческих отношений", которые изучали в основном фабрики. Представители системной школы, напротив, изучали многие типы организаций: школы, армейские подразделения, больницы, тюрьмы, а также различные виды фирм.

В отличие от своих предшественниц, выросших в основном из практического опыта и эмпирических исследований, школа социальных систем имела теоретическую базу - общую теорию систем. Эта теория оказала огромное влияние на современную научную мысль, в особенности на общественные науки.

Теоретики этой школы рассматривают любую систему как совокупность взаимозависимых и взаимосвязанных частей. Существенным элементом любой системы являются коммуникации, связывающие части системы и способствующие их взаимозависимости.

Центральным моментом школы "социальных систем" является утверждение о том, что целое больше суммы составляющих его частей. Системный подход сменил атомистический (поэлементный). Основная посылка атомистического подхода состояла в том, что целое можно понять, разбив его на части и изучив каждую часть в отдельности. Предполагалось, что целое является просто суммой своих частей. Так упускались из виду сложные взаимосвязи между частями целого. Для теории систем, напротив, характерна именно "философия целостности".

Школа "социальных систем" особенно большое внимание уделяет открытым системам, поскольку большинство организаций являются относительно открытыми. Что подразумевается под открытой и закрытой системами?

Закрытая система полностью изолирована от внешней среды, то есть не обменивается с ней информацией и энергией.

Напротив, открытая система непрерывно обменивается информацией с внешней средой. Она получает информацию извне, перерабатывает ее и выдает конечный продукт опять во внешнюю среду.

 Открытая система использует механизм обратной связи для того, чтобы придать определенную степень саморегулирования, обеспечить постоянную корректировку отклонений от состояния равновесия. Такой механизм помогает системе достичь и сохранять устойчивое равновесие, при котором некоторые ее параметры поддерживаются постоянными, несмотря на обмен информацией.

Считается, что большинство живых систем, в том числе человек, в отличие от физических систем являются открытыми, а не закрытыми системами. Несомненно, большинство коммуникационных систем, включая организации, являются относительно открытыми.

Открытость системы означает, что быстрые изменения внешней среды приводят к соответствующим быстрым изменениям в самой организации. В теории открытых систем организацию рассматривают как непрерывно изменяющуюся систему в отличие от подхода школы "человеческих отношений", не допускавшего подобные изменения.

Итак, теоретики школы "социальных систем" рассматривают организацию как открытую систему, связанную входами и выходами с внешней средой. До середины 60-х годов большинство ученых, занимавшихся проблемами организации, пытались найти факторы, объяснявшие поведение организации и ее членов, внутри самой системы. Их анализ не выходил обычно за рамки организации. Ее рассматривали как изолированное целое, уделяя мало внимания внешней среде и протекающим в ней процессам как возможному объяснению изменений внутри организации. В концепции открытых систем подчеркивается важность внешней среды и предпринимаются попытки дать классификацию различных ее типов. Открытость системы, понятая как интенсивность обмена информацией с внешней средой, стала рассматриваться как важный параметр при исследовании организаций.

Так как организация получает информацию, вещество и энергию из внешней среды и после их переработки выдает результат вовне, то изменения во внешней среде непрерывно воздействуют на организацию и она постоянно приспосабливается к этим изменениям. И наоборот, изменения внутри организации оказывают непрерывное воздействие на внешнюю среду. Школы "научного управления" и "человеческих отношений" часто рассматривали организацию как изолированный организм и искали объяснение организационного поведения внутри самой организации. Школа "социальных систем" принимает во внимание также и внешнюю среду организации.

Системный подход, как мы отметили, концентрирует внимание на взаимодействии и взаимозависимости подсистем каждой системы. Подсистема есть множество тех элементов системы, которые более часто вступают в коммуникацию друг с другом, чем с другими частями системы. Каждая подсистема имеет определенные задачи и стремится внести свой вклад в достижение общей цели системы.Взаимозависимость подсистем определяется коммуникациями. Роль коммуникации состоит в том, чтобы вносить согласованность, обеспечивать слаженное функционирование всех частей организации.

Таким образом, теоретики школы "социальных систем" утверждают, что именно информационный поток связывает организацию в единое целое. Представители теории систем считают информацию "клеем, скрепляющим организацию". Фактически системная школа признает переработку информации основной функцией всех организаций и полагает, что организационные системы по своей сущности являются коммуникационными.

 

Следовательно, в глазах как исследователя, так и управляющего организация становится все более разнородной, многомерной, разноплановой. Очевидно, что организация представляет собой сложную систему взаимодействий между работниками. Она состоит из ряда подсистем: формальной (административные правила, линии соподчинения, должностные позиции); социотехнической (технология, оборудование); социально-психологической (неформальные отношения, основанные на свободном выборе связей, общности интересов, симпатиях). Перед управлением стоит колоссальной сложности задача состыковать эти подсистемы воедино, совместить их между собой так, чтобы они взаимодополняли, а не противоречили друг другу. Но их неоднородность делает такую задачу предельно трудной. В итоге все последствия любого решения нельзя предсказать, управление спотыкается о непредвиденные ситуации, ему всегда сопутствует риск, то или иное отклонение от цели неизбежно.

  Продолжая эту линию дальше, западные социологи приходят к образу "естественной" организации, которая живет почти как биологическое существо. Такая организация способна к саморазвитию, она может самонастраиваться при воздействиях извне и изнутри.

 

Сравнение концепций трех школ организационного поведения о роли коммуникации в организации.

 

	школа "научного управления"	школа "человеческих отношений"	школа "социальных систем"
1. важность коммуникаций	Относительно невелика, в основном важны вертикальные потоки сообщений от руководства к рядовым членам организации	Относительно важны, но ограничиваются в основном общением между людьми на одном организационном уровне. Некоторое внимание уделяется передаче информации управляющим о потребностях членов организации	Очень важны, коммуникация - связующий элемент всех частей организации
2. цель коммуникаций	Передавать приказы, распоряжения и информацию о заданиях, обеспечение повиновения и координации в процессе их выполнения	Удовлетворение потребностей работников, обеспечение горизонтального взаимодействия работников в группах на одном организационном уровне и способствование вовлечению работников в процесс принятия решений	Контроль и координация, обеспечение информацией для принятия решений, обеспечение адаптации организации к изменениям внешней среды
3. направление коммуникационных потоков	Вертикальное (сверху вниз) - от администрации к рядовым членам для того, чтобы заставить или убедить их следовать инструкциям руководства	Горизонтальное - между членами неформальных рабочих групп: вертикальное - между рабочими и администрацие й для того, чтобы оценить потребности рабочих и обеспечить их участие в принятии решений	Все направления внутри систем, включая пересечение иерархических уровней сверху вниз и снизу вверх и пересечение границы, отделяющей организацию от внешней среды
4. основные проблемы коммуникации	Нарушение коммуникаций, связанное с обходом иерархических уровней и слишком большим диапазоном контроля	Наличие слухов, передаваемых по неформальным каналам	Перегрузки, искажения и потери информации, а также информационная дисфункция в канале отрицательной обратной связи

 

 

Основные положения:

1. Школа "научного управления" не придавала коммуникации большого значения и сводила ее только к передаче приказов и контролю за их исполнением по вертикальным формальным каналам.

2. По сравнению со школой "научного управления" представители школы "человеческих отношений" придавали коммуникации большее значение. Они считали, что коммуникация в организации состоит не только в передаче руководством информации рабочим, но и в выслушивании того, что рабочие говорят.

3. Школа "человеческих отношений" сосредоточивала внимание на неформальных коммуникациях между членами организации с равным статусом.

4. Школа "социальных систем" рассматривает организацию как открытую систему, в которой происходит взаимообмен информацией с внешней средой через ее границы.

5. Школа "социальных систем" считает переработку информации основной функцией всякой организации.

Литература

1. Роджерс Э., Агарвала-Роджерс Р. Коммуникации в организациях. М., 1980. - С. 43-71

2. Тейлор Ф. Научная организация труда // Управление - это наука и искусство: А.Файоль, Г.Эмерсон, Ф.Тейлор, Г.Форд. М., 1992. - С. 224-305

3. Файоль А. Общее и промышленное управление // Управление - это наука и искусство: А.Файоль, Г.Эмерсон, Ф.Тейлор, Г.Форд. М., 1992. - С. 9-84

 

КОММУНИКАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ

 

Любая система представляет собой набор элементов, в той или иной степени структурированных и отделенных от внешней среды границей. Граница системы определяется коммуникационными потоками: элементы данной системы более тесно связаны друг с другом, чем с объектами, расположенными во внешней среде. Однако это не означает, что сообщения, пересекающие границу, менее важны для функционирования системы, чем обмен информацией внутри ее. В действительности любая система, не получающая из внешней среды материю, энергию и информацию и не выдающая в нее сообщения, вскоре начнет терять эффективность и в конечном итоге прекратит свое существование.

Закрытая система полностью изолирована от внешней среды, то есть не обменивается с ней информацией и энергией.

Напротив, открытая система непрерывно обменивается информацией с внешней средой. Она получает информацию извне, перерабатывает ее и выдает конечный продукт опять во внешнюю среду.

Закрытые системы не получают вещество и энергию от внешних источников и поэтому в соответствии со вторым законом термодинамики все закрытые системы движутся к дезорганизации, то есть к исчезновению.

Поведение открытых систем не подчиняется второму закону термодинамики, поскольку они заимствуют вещество и энергию из внешней среды. Если открытые системы становятся закрытыми, они в конце концов разрушаются и гибнут.

Открытая система использует механизм обратной связи для того, чтобы придать определенную степень саморегулирования, обеспечить постоянную корректировку отклонений от состояния равновесия. Такой механизм помогает системе достичь и сохранять устойчивое равновесие, при котором некоторые ее параметры поддерживаются постоянными, несмотря на обмен информацией.

Открытость системы означает, что быстрые изменения внешней среды приводят к соответствующим быстрым изменениям в самой организации. В теории открытых систем организацию рассматривают как непрерывно изменяющуюся систему в отличие от подхода школы "человеческих отношений", не допускавшего подобные изменения.

Школы "научного управления" и "человеческих отношений" искали объяснение поведения членов организации в основном во внутриорганизационных границах. Предполагалось, что именно анализ организационной структуры позволит ответить на вопросы "Почему производительность труда у одних работников выше, чем у других?", "Почему одни организации эффективнее других?", "Каковы причины изменений в организациях?".

Понимание организации как закрытой системы имеет свою историю. Первые исследователи организаций использовали методы естественных наук, изучавших преимущественно изолированные системы, что в принципе отражало природу рассматриваемых объектов. Естественные науки были более развиты, нежели социальные, а сила их методов была очевидна. Поскольку исследователи организации стремились быть "учеными", вполне понятно, что они подражали физикам и химикам. Единственная проблема состояла в том, что заимствованные ими модели не отражали природу социальных систем.

Другая причина, по которой в ранних исследованиях изучались только внутриорганизационные процессы, заключалась в самой логике исследований. При изучении поведения людей в организации стремились строго очертить ее границы, определить, что подлежит эмпирическому исследованию и чем можно пренебречь. Если организация оказывалась слишком большой и один ученый не мог выполнить исследование самостоятельно, поскольку уже был не в состоянии охватить все важные аспекты, то чаще всего он ограничивался просто изучением одного из ее подразделений. Исследователь вынужден был ограничить масштабы исследования до контролируемых параметров, а граница организации служила удобным и, на первый взгляд, логичным "водоразделом".

Роль внешней среды никогда полностью не отрицалась и представителями школ "научного управления" и "человеческих отношений", но до тех пор пока не сформировалась теория открытых систем, отсутствовал импульс для всестороннего изучения внешней среды. В последние годы исследователи все более склоняются к мысли, что предметом их изучения должна быть "организация во внешней среде".

Внешняя среда организации - это совокупность физических и социальных факторов, внешних по отношению к системе, которые непосредственно принимаются во внимание в процессе принятия организационных решений. Организация взаимодействует с внешней средой, чтобы справиться с неопределенностью, то есть с отсутствием точного знания о том, что может произойти в будущем. Неопределенность можно обозначить как число альтернативных способов проявления некоторых событий с учетом относительной вероятности реализации каждой альтернативы. Наличие неопределенности означает отсутствие порядка, предсказуемости, устойчивости.

Справиться с неопределенностью организации помогает прежде всего ее структура. Например, если сообщается, что высшее должностное лицо, принимающее решения, по тем или иным причинам покидает организацию и будет заменено, это создает среди членов организации неопределенность относительно того, что следует ожидать от нового руководителя. Но организационная структура позволяет справиться с этой внутренней неопределенностью: она принуждает нового руководителя следовать политике, близкой к той, которая проводилась его предшественником. Однако большая часть неопределенности в организации имеет внешние, а не внутренние причины.

Информация - это изменение вероятности того, что некоторая альтернатива осуществится в данной ситуации. Информация, таким образом, характеризует уменьшение неопределенности. Организация постоянно пытается пол