Процесс коммуникации на предприятии

Первым этапом данного процесса является генерация идеи или сбор информации. В организации на это способны как функциональные, так и линейные службы, в том числе и высшее руководство. Со всех уровней идеи и предложения могут передаваться различной тематики: проведение новых разработок, исследований, инвестирование и привлечение финансовых ресурсов, увеличение результативности производства, привлечение новых клиентов с помощью более современных платформ (возрастание целевой аудитории), нахождение дополнительных поставщиков и сотрудников, заключение выгодных договоров, расширение ассортимента и номенклатуры продукции, материальное и нематериальное стимулирование персонала и другие, менее масштабные задумки.

Следующий этап — идея обретает форму сообщения и передается от отправителя получателю вербальным и невербальным способом, при этом используются каналы коммуникации: телефонные звонки, СМС-сообщения, видеосвязь, электронные письма по почте, презентации, факс, документооборот (договоры, приказы, постановления, распоряжения, должностные инструкции, планы, технико-экономические обоснования, отчеты, акты, положения). Средствами выступают письменная и устная речь, невербальные источники.

Научно-технический центр передает вышестоящему руководству информацию о планируемых или проведенных разработках, исследованиях, проектах, НИОКР отчетами, электронными письмами, факсом, презентациями, технико-экономическими обоснованиями.

Торговая компания присылает высшему руководству отчеты по продажам, договоры, планы реализации продукции, проводит презентации по сбыту, передает информацию телефонными звонками, сообщениями, электронными письмами, факсом или через видеосвязь.

Отдел кадров присылает для уведомления, согласования и информирования должностные инструкции, распоряжения, положения, отчеты о текучести и передвижении кадров (горизонтальном и вертикальном), сведения об условиях труда, загруженности персонала и рабочих мест, уровне травмополучаемости и несчастных случаев и инструкции для соблюдения правил безопасности.

Бухгалтерия и планово-экономическое управление присылают калькуляции, отчеты о движении денежных средств, финансовых результатах и изменении капитала, бухгалтерские балансы и сведения о финансировании проектов (финансовые планы), положения о нормировании и оплате труда, премировании для ознакомления, анализа и подписывания, принятия решений об изменении показателей.

Заводы по производству модульного и электротехнического оборудования пересылают руководству технико-экономические обоснования и предложения о закупке новых видов материалов и иных запасов, техники и внедрения современных и более совершенных технологий, приказы, распоряжения об увольнении и наборе работников, их премировании, расширении выпуска продукции или закрытии старых производств, плановые сметы цеховых расходов и затрат на содержание и эксплуатацию оборудования, сведения об условиях труда, загруженности персонала и рабочих мест, уровне травмополучаемости и несчастных случаев.

Инжиниринговая компания предоставляет презентации, акты, договоры сведения и отчеты о проведенных строительно-монтажных, сервисных работах и услугах, разработанных и внедренных автоматизированных системах управления, спроектированных объектах электроэнергетики, планы на будущие периоды и технико-экономические обоснования, аудиторские заключения о производственных системах, энергетических объектах и техническом обследовании.

Управление технического контроля пересылает заключения о состоянии и функционировании изготовленного оборудования, соответствии его и применяемых технологий качественным характеристикам в технической документации и нормативно-правовых актах.

Управление стратегического планирования предоставляет бизнес-планы и технико-экономические обоснования для будущих исследований, разработок и производств, идеи и предложения по стратегиям дальнейшего развития организации в виде презентаций, отчетов, электронных писем, привлечение денежных средств от инвесторов или кредиторов.

Юридический отдел пересылает электронно или по факсу договоры с поставщиками, покупателями или заказчиками, инвесторами, кредиторами, нормативно-правовые акты разной направленности, новые формы и бланки отчетности.

Ревизионная комиссия письменно (по электронной почте, факсом) отправляют запрос на финансовую отчетность непубличного акционерного общества, анализирует ее с целью определения платежеспособности, ликвидности, устойчивости и риска банкротства предприятия, правильности заполнения всех бухгалтерских форм, документов для налоговой службы, статистической и управленческой отчетности, соотношения заемных и собственных средств, чистых активов, уставного капитала, проверяет договоры с поставщиками на предмет своевременности и правильности платежей, в бюджетные и внебюджетные организации, начислений и выплат дивидендов, процентов по облигациям и других обязательств, а также договоры иного назначения. После всех проведенных процедур составляется заключение, которое пересылается обратно руководству компании.

Управление закупок (снабжения) передает планы, акты, договоры и отчеты по приобретению программного обеспечения и некоторых других нематериальных активов, основных средств, необходимых материалов, запасов или тех, которые понадобятся в будущие периоды, в том числе при реализации инновационно-инвестиционных проектов.

Управление маркетинга предоставляет отчеты и презентации по ценовым стратегиям, анализированию рынка электрооборудования и выхода на новые направления, разработке новой продукции и способов ее узнаваемости (бренда).

Управление продаж перекидывает отчеты, презентации с результатами исследований целевой аудитории и нового электротехнического оборудования, фактических и плановых объемов сбыта, продвижения продукции разнообразными способами и стимулирования ее реализации, договоры с заказчиками и покупателями, рекламными агентами для ознакомления с условиями и их согласования. Также данное подразделение продумывает логистические стратегии.

Также некоторые из своих документов данные структурные подразделения передают друг другу для ознакомления, углубления анализа, добавления расчетов и составления другой документации.

Последний этап — ознакомление с информацией и ее понимание, обратная связь. Высшие менеджеры при обратной связи (когда проанализированы полученные документы и сведения от структурных подразделений) или для инициирования деятельности составляют приказы, распоряжения, постановления, информируют о договорах на новые заказы, уведомляют электронными письмами, телефонными звонками, видеотрансляциями.

Обратная связь необходима для определения, в какой степени правильно была воспринята полученная информация, а также передачи рекомендаций, предложений и решений об усовершенствовании каких-либо процессов, улучшении показателей и финансовых результатов, исправлении ошибок и недочетов в документации.

Таким образом, процесс коммуникации на предприятии представлен горизонтальным и вертикальным видами, а также нисходящим и восходящим, формальным и неформальным способами.

Деловая коммуникация производится в форме деловых совещаний (вербальное общение, личная встреча участников), пресс-конференций (использование презентаций, видеосвязи) и деловых переговоров (электронная переписка, телефонная и видеосвязь, факс).

На всем процессе коммуникации могут возникать помехи и барьеры. Например, в акционерное общество могут приходить иностранные сотрудники, что будет вызывать проблемы при общении и искажении какой-либо информации; тихая, быстрая, монотонная речь, паузы; жаргон и сленг; разная логика рассуждения; эмоциональный фон и более высокая значимость своих проблем по сравнению с организационными. К помехам в компании относятся шумы в электронных средствах передачи сигнала, на линиях связи, отвлечение внимания, неправильная интерпретация различных сведений, семантические проблемы, ошибки в документах.

Также для передачи информации об авариях и чрезвычайных ситуациях и поведении при них установлены динамики, вывешены планы эвакуации и плакаты с правилами ликвидации и организации безопасности для персонала.