Разновидности и формы коммуникаций

К основным формам деловой коммуникации относятся: дискуссии, беседы, совещания, заседания, переговоры, брифинги, пресс-конференции, презентации, прием по личным вопросам, телефонные разговоры, деловая переписка.

Совещание представляет собой способ открытого коллективного обсуждения, разработки и принятия совместных решений. Регламент совещания, как правило, открывается в назначенное время, независимо от того, сколько человек уже подошло. Далее поддерживается стремление соблюдать продолжительность и повестку совещания. Существующая продолжительность совещаний: оперативных – 10-30 мин.; проблемно-ситуационных 1,5-2 час. На совещаниях обычно избирается комиссия по подготовке проекта решения, который зачитывается и обсуждается на совещании. Участники совещания вносят в проект изменения, а затем оно утверждается.

Переговоры – это процесс взаимодействия людей или групп на уровне передачи информации и который предназначен для принятия совместных решений. При этом важную роль играет выбор темы, партнера, места и времени, уровня подготовки документов. Лица, участвующие в переговорах, излагают цели, проблемы, позиции, представляют собственные аргументы, осуществляют поиск компромиссного решения, формулируют и уточняют все решения по результатам переговоров.

Презентация применяется в современном сообществе в качестве средства привлечения деловых партнеров и установления деловых контактов и отношений. Презентации устраиваются по любым важнейшим поводам и событиям: открытие выставки, организации; премьера в социокультурном учреждении; выход книги, альбома, проспекта; представление новых правил или законов и т. д. Презентация дает возможность, используя тематический повод пригласить известных политических и общественных деятелей, представителей бизнеса, власти, общественных организаций, спонсоров для поддержания и укрепления старых и формирования новых связей, а также для установления партнерских деловых контактов. Для проведения презентации определяются определенные места и сроки, разрабатывается сценарий (программа), печатаются проспекты. При этом особое внимание уделяется списку лиц, которым заранее посылают приглашения. Продолжительность презентации 1,5-2 часа. Ожидаемые результаты – привлечение приглашенной аудитории к программе, целям и задачам организации, проводящей презентацию. Дополнительные цели презентации: информирование участников и гостей; завоевание их симпатий в течение всего мероприятия; удивление различными аспектами стиля и содержания его проведения.

Деловая беседа – это, в основном, речевая коммуникация между людьми, которая имеет целью установление контактов, отношений, обмен мнениями, передача информации или поручения, устранение недопонимания, выдвижение предложения.

Конференция является наиболее популярным и востребуемым видом коммуникаций в различных общественных кругах. Другими видами коммуникаций являются семинар, конгресс, симпозиум, которые имеют свои процедурные особенности. Это самые демократические формы коммуникаций людей. Подготовка данных видов коммуникаций может занимать от нескольких месяцев до нескольких лет.

Дискуссия формирует и продвигает коммуникации людей или их групп на базе определенных аргументов на грани столкновения, спора и даже конфликта. При этом выработка и принятие решения производится на основе сопоставления различных мнений определения консенсуса. Дискуссия может включать только обмен мнениями и аргументами, представление позиций и даже оснований этих позиций по каким-либо противоречиям и барьерам. Дискуссия – это сложный многоступенчатый процесс, чаще всего, с циклическими повторами.

Выставка – это эффективный ресурс для организации и проведения социокультурных и маркетинговых исследований, так как они дают заинтересованным организациям обширную прикладную информацию.

Методы, которые могут использоваться в данных формах:

1) метод мозгового штурма (метод, при котором участникам обсуждения предлагают высказывать как можно большее количество вариантов решения).

2) Метод Дельфи (метод анонимного анкетирования).

3) Метод критики (метод, при котором участники обсуждения критикуют все предложенные идеи и выбирают наиболее приемлемую)[22].

Разновидности коммуникаций в зависимости от направленности взаимодействия с ее объектами показаны на рисунке 4.

Рис. 4. Виды коммуникации по направленности общения с ее объектами

Коммуникации в организации относятся к внутренним, внешние же служат дополнительной информацией, переводимой в определенное средство (например, документы) и передаваемой между подразделениями или конкретными лицами.

Разновидности коммуникаций внутри компаний в зависимости от способа возникновения приведены на рисунке 5.

Рис. 5. Виды коммуникации по способу возникновения

К формальным коммуникациям можно отнести связи, предусмотренные структурой организации, связи с внешней средой. Также к формальным коммуникациям относятся связи организаций с органами государственного регулирования, куда все организации периодически представляют отчетность (налоговые органы, органы статистики и пр.). В собственных регулярных отчетах каждое предприятие информирует о финансовых, статистических данных, а кроме того приводит данные о собственном размещении, численности сотрудников и др.

Канал неофициальных коммуникаций можно охарактеризовать каналом распространения слухов. Они возникают спонтанно в любой организации вне зависимости от руководства. Распространение происходит однонаправленно, вероятностно или гроздью, что отражено на рисунке 5. Информация по неформальным каналам в форме слухов и сплетен распространяется быстрее, чем по официальным каналам, и зачастую искажает реальное положение дел. Некоторые руководители используют этот факт намеренно, при необходимости быстрого распространения некоторой информации, запуская информацию «только среди своих».

Рис. 5. Варианты распространения слухов и сплетен

Слухи как неформальная коммуникация присутствуют в любой организации, представляя собой специфический вид межличностной коммуникации, в процессе которой лежит достоверная или недостоверная информация, становящаяся достоянием обширной аудитории. Главная причина возникновения слухов – недостаток достоверной информации, касающейся деятельности организации в условиях нестабильности и реорганизации. Информация, передаваемая при помощи слухов, должна быть значимой для сотрудников организации, если она для них не актуальна, то и не будет восприниматься и распространяться.

С социально-психологической точки зрения причины распространения слухов следующие: стремление человека продемонстрировать свою значительность как обладателя эксклюзивной информацией, приближенного к руководству; чувство принадлежности к группе – распространяя слухи, человек чувствует себя включенным в группу; чувство солидарности с коллегами, желание предупредить их о возможных грядущих неприятностях; конформизм («все говорят»), соглашательство с группой; тревожность и неуверенность в себе; внушаемость и некритическое восприятие информации.

Воздействие слухов на поведение сотрудников может быть как позитивным, так и негативным, дезорганизующим.

Разновидности коммуникаций в зависимости от направленности приведены на рисунке 6.

Рис. 6. Виды коммуникации по направленности

Также существуют такие виды, как: вербальная коммуникация − процесс общения с целью передачи информации при помощи слов; невербальная − общение с помощью мимики, жестов, взглядов; межличностная; эмфатическая; интеллектуальная; эффективная и неэффективная (в зависимости от ее результатов).

Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации.

В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых применяются определенные символы. Основные функции невербальных средств – это дополнение к речи и ее замещение, отражение эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.

Устные коммуникации представляют собой обсуждения, беседы, диалоги, телефонные звонки. Символом кодирования информации является устное слово, речь, а также невербальная информация – жесты, мимика, выражение лица, интонация. Основными положительными сторонами такой коммуникации являются простота использования и высокая скорость обратной связи. Отрицательными сторонами — невозможность хранения информации, так как в процессе коммуникации не используются заметки и записи; наличие барьеров, которые приведут к ошибкам, непониманию и неточностям.

Письменные коммуникации – это предоставление данных в бумажных, магнитных, лазерных носителях. Используются при потребности передать либо закрепить и сберечь информацию точно. Чаще всего прибегают к ним в период формирования проектов и сведений, написания отчетов и объявлений, информирования широкой общественности, пользователей данных, находящихся за пределами прямой досягаемости (справочники, маркетинговые проспекты, ведомственные информационные бюллетени, печатные издания и тому подобное). Символом кодирования информации является письменное слово. Основными преимуществами является большая точность при формулировании сообщений, возможность хранения информации. Недостатками являются не только большие временные затраты на сбор информации и формулирование сообщений, но и сложности при установлении обратной связи.

Управляемые коммуникации носят контролируемую форму и осуществляется по заранее утвержденному плану, а неуправляемые складываются вследствие потребности персонала в общении в процессе возникновения той или иной ситуации.

Межличностные коммуникации осуществляются непосредственно между индивидами, межгрупповые – при взаимодействии структурных подразделений организации[23].