Я.3 Организация актового делопроизводства

Я.3.1 Порядок оформления коммерческого акта.

Я.3.1.1 Коммерческие акты составляются в соответствии с требованиями главы 2 Правил составления актов при перевозках грузов железнодорожным транспортом общего пользования, утвержденными постановлением Совмина РБ от 31.03.2008 № 40, Инструкции по актово-претензионной работе на Белорусской железной дороге, утвержденной приказом от 30.12.2009 № 1510НЗ, СМГС при удостоверении следующих обстоятельств:

несоответствия между наименованием, массой, количеством мест груза, багажа или грузобагажа в натуре и данными, указанными в перевозочном документе;

повреждение (порча) груза, багажа или грузобагажа;

обнаружение груза, багажа или грузобагажа без перевозочных документов, а также перевозочных документов без груза, багажа или грузобагажа;

возвращение перевозчику похищенного груза, багажа или грузобагажа;

иные обстоятельства, предусмотренные правилами перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа.

В соответствии со статьей 29 СМГС коммерческий акт, кроме того, должен быть составлен в случае несоответствия маркировки на местах груза сведениям, указанным в накладной о знаках (марках) мест груза, станции и железной дороге назначения, получателе, количестве мест груза.

Я.3.1.2 Коммерческий акт составляется старшим агентом по розыску грузов и багажа или агентом по розыску грузов и багажа по письменному рапорту приемосдатчика груза и багажа, старшего приемщика поездов или приемщика поездов, по акту общей формы старшего оператора СТЦ.

Старший агент (или агент) по розыску грузов и багажа принимает рапорт на составление коммерческого акта или акт общей формы. К рапорту на составление коммерческого акта прилагаются пломбы, ЗПУ, снятые с вагона, перевозочные документы, вагонный лист.

Старший агент (или агент) по розыску грузов и багажа проверяет:

наличие необходимых приложений,

исправность и количество пломб, ЗПУ, оттиски, контрольные знаки на предмет соответствия с указанными в рапорте и в перевозочных документах,

обоснованность составления рапорта.

В случае недостачи каких-либо приложений к рапорту старший агент (или агент) по розыску грузов и багажа принимает меры к их пополнению и предоставляет рапорт для визирования ДСМ, который окончательно решает вопрос о необходимости составления коммерческого акта. В случае составления коммерческого акта ДСМ в правом верхнем углу рапорта производит отметку: «Необходимость составления коммерческого акта проверена. Разрешаю составить коммерческий акт». После этого старший агент (или агент) по розыску грузов и багажа в АРМ оформляет коммерческий акт.

О составлении коммерческого акта старший агент (или агент) по розыску грузов и багажа учиняет отметку в накладной, которую заверяет штемпелем.

Коммерческие акты составляются в 3-х экземплярах, 2 из которых хранятся в делах станции. 1 экземпляр коммерческого акта выдается грузополучателю по его требованию или прилагается к накладной для следования на станцию назначения.

Я.3.1.3 К коммерческому акту, хранящемуся в делах станции, прикладываются документы и материалы в соответствии с главой 8 Инструкции по актово-претензионной работе на Белорусской железной дороге, утвержденной приказом от 30.12.2009 № 1510НЗ, и указываются в коммерческом акте. Прилагаемые к коммерческому акту пломбы, ЗПУ помещаются в конверт, который прочно скрепляется с первым экземпляром коммерческого акта

В случае перевозки по одной накладной грузов различных наименований и обнаружения несохранности груза одновременно по нескольким отправкам, пломбы, ЗПУ прилагаются к одному из составленных коммерческих актов, а во всех других коммерческих актах указывается номер акта, к которому приложены пломбы, ЗПУ, и номер отправки, на которую он составлен.

Я.3.1.4 Коммерческие акты регистрируются в книгах учета коммерческих актов, составленных на неисправные перевозки грузов и багажа, формы ГНУ-2.

Книги формы ГНУ-2 ведутся отдельно по станциям Брест-Восточный, Брест-Центральный, Бернады, Закрутин, кроме того, ведется книга формы ГНУ-2 для регистрации коммерческих актов, оформленных при приеме грузов от иных перевозчиков по коле 1435 мм по станции Брест-Северный экспортный. 

По истечении календарных суток записи в книге формы ГНУ-2 заверяются подписью ДСМ.