Бланки документов. Конструирование бланка в MS W ord.

Большинство документов организации, в том числе все исходящие документы, оформляется на бланке. Поэтому целесообразно начинать создание шаблонов с разработки бланка организации.

Обычно под бланком понимается чистый лист бумаги, на котором даётся название учреждения – автора документа. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» бланк определен как «набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа»

Автором служебных документов может выступать не только организация в целом, но и отдельные структурные подразделения и должностные лица. Соответственно разрабатываются типы бланков:

·  бланк организации;

·  бланк структурного подразделения;

·  должностной бланк (бланк должностного лица).

· Бланки структурных подразделений и должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения (должностное лицо) имеют право подписи, т.е. самостоятельно ведут переписку.

· В рамках каждого типа могут быть созданы следующие виды бланков:

·  общий бланк – бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

·  бланк для письма;

·  бланк конкретного вида документа (кроме письма);

Конструирование макета бланка ведётся в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТ Р 6.30-97.

Разные виды бланков могут строиться из следующих реквизитов реквизит – «обязательный элемент оформления официального документа»

·  государственный герб Российской Федерации;

·  герб субъекта Российской Федерации;

·  эмблема организации или товарный знак;

·  код организации;

·  код формы документа;

·  наименование организации-автора документа;

·  справочные данные об организации – авторе документа;

·  наименование вида документа;

·  место для даты документа;

·  место для регистрационного номера документа;

·  место для ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа;

·  место для текста документа.

На бланке документа, создаваемого в компьютере, сразу же может быть предусмотрен реквизит «идентификатор электронной копии документа», заполняемый автоматически при наличии в организации соответствующей автоматизированной системы делопроизводства.

Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов – угловой и продольный.

Бланки с государственным гербом, в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.95 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию и являются документами строгой отчётности. Помещать изображение Государственного герба на бланке имеют право исключительно федеральные государственные органы и учреждения, определённые Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 (с изменениями от 17.03.97 и 25.09.99). Следовательно, бланк с изображением Государственного герба не может быть заложен в шаблон компьютера, а только заказан в типографии. Аналогичные требования предъявляются к бланкам с изображением герба субъектов Российской Федерации. На бланке может быть или герб России или герб субъекта федерации, но не два герба одновременно.

В ГОСТ Р 6.30-97 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат особому учёту:

«На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме».

Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, ГОСТ Р 6.30-97 допускает только при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

При подготовке на компьютере текста документа, который затем будет распечатан на типографском бланке, в верхней части делается соответствующий отступ с учётом последующего перенесения текста при распечатке на бланк.

Учреждения, организации, фирмы часто размещают на бланке свою эмблему. Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Размеры эмблемы не ограничены и она может представлять собой рисунок, включать стилизованное название корпорации, объединения, фирмы или графически оформленное буквенное сокращение названия фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименования организации.

Рисунок 5.1 Эмблема Международного благотворительного фонда им. Б.Гапонива

Рисунок 5.2 Эмблема производственного объединения «Ижмаш»

 

 

Отчет № 6