Методика составления описи и итоговых записей

Термин "опись" употребляется в данном учебнике как родовое понятие. На практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела" [11, с. 21].

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:

постоянного хранения;

временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);

по личному составу.

В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.

Опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в государственных и муниципальных архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Работа по составлению описи складывается из:

описания дел;

организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);

составления собственно описи документов;

составления справочного аппарата и оформления описи.

***

На исключительную важность "описаний", "инвентарей" для поиска и сохранения документов в архивах указывали ученые, стоявшие у истоков отечественного архивоведения - Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов и др.

"Напечатанное описание документов, - писал Самоквасов, - должно иметь целью охрану содержания архива на будущее время и облегчение архивных справок и ученых разысканий... изданная опись:

1) способствует упорядочению архивных материалов в архивном хранилище;

2) охраняет архивное имущество от расхищения;

3) предупреждает фальсификацию архивных документов, делая бесполезным перемену в них дат и имен;

4) служит лучшим средством контроля деятельности архивистов по упорядочению и описанию содержания вверенного им архива;

5) дает возможность людям науки до личного посещения данного архива ознакомиться предварительно с объемом хранящихся в нем материалов по интересующим их вопросам и немедленно получать в архиве такие материалы для своих исследований;

6) облегчает архивные справки всякого рода с практическими и научными целями".

Самоквасов Д.Я. Архивное дело в России. Кн. 1. - М., 1902. С. 50.

Опись является одним из самых древних архивных справочников - самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в. Опись в России имеет свою историю. Наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относится к XIX в. В 1920-1930-е гг. продолжались дискуссии о том, какую опись можно действительно считать "научной", а какую "лженаучной", обсуждались и состав описательной статьи, степень подробности описания. Единая форма архивной описи, с которой мы сейчас познакомимся, сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг.

***

В XIX в. описи по степени подробности принято было делить на инвентарные и "ученые". "Из лежащих перед нами описаний рукописей разных библиотек и архивов оказывается, что в основе их лежат три более или менее различные между собой системы. Одни из составителей описаний ограничиваются самым кратким означением содержания документов или, вернее сказать, регистрации их. Таковы, например, известные описания археографа Строева рукописей библиотек графа Толстого, Царского и Московского обществ истории древностей российских. Другие составленные таким образом заглавия присоединяют еще извлечения самых любопытных и важных почему-либо мест описываемого материала. Такая система принята, например, в знаменитом описании Востокова рукописей Румянцевского музея. Третьи разделяют описываемые материалы на группы и о содержании каждой группы дают подробный отчет, выписывая при этом из отдельных документов наиболее любопытные места, таковы описи Кунгурским актам, хранящимся в археографической комиссии в СПб.".

Калачов Н.В. Архивы, их государственное значение, состав и устройство. -СПб., 1877. С. 30.

Первое описание называли инвентарным, второе и третье - ученым. К ученым описаниям составлялись алфавитные, предметные и географические указатели.

Пример описания одного и того же дела:

Инвентарная опись	Ученая опись
7135 (1629- 1627 гг.) Боярская книга. 476 л	Книга, а в ней писаны Государя, Царя и Великого князя Михаила Федоровича в Руси самодержца бояре и окольничие, думные люди, и стольники государевы, великого государя светлейшего патриарха Филарета Никитича Московского и Рус, стряпчие, и дворяне Московские, и дьяк дворяне выборные нынешнего 135 г.

Нетрудно догадаться, какой из видов описаний более удобен для архивиста, а какой для исследователя.

Составление собственно описи дел архивного фонда после проведения систематизации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой не составит труда.

***

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.

В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на:

все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Запомните - количество дел, внесенных в одну опись не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В действующих организациях описи на дела постоянного хранения составляются в двух основных вариантах. Первый вариант предусматривает составление описи в каждой структурной части. Опись составляется на документы этой структурной части за данный год, нумерация дел - самостоятельная.

Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов. В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел единой сводной описи всего учреждения.

Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения составляет отдельную опись своих дел и документов за все годы. Общая валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части (Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода. Метод. пособие. С. 30 [14]).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения и состоит из следующих элементов:

порядковый номер;

делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре или старый инвентарный номер);

заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;

крайние даты документов в деле (число, месяц, год);

количество листов в деле;

примечания.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 - "Порядковый номер" - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в "Итоговой записи").

Графа 2 - "Делопроизводственный номер" - это "родной" для дела номер, присвоенный в делопроизводстве (это индекс дела по номенклатуре дел). Он может послужить дополнительным "маячком" в поиске.

Графа 3 - "Заголовок дела" отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой классификации дел внутри архивного фонда, которая подробно была рассмотрена в теме 2.3. "Организация документов и дел в пределах архивного фонда (третий уровень)". Например, в организации выбрана для классификации дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии с которой и будут вноситься описательные статьи (в первую очередь заголовки дел) в опись.

В том случае, если два однородных заголовка идут один за одним, но их разнит номер тома, номер части или другие сведения, то вместо второго заголовка Вы пишете слово "То же" с указанием тома или части.

Например:

Приказы по запасному эскадрону конно-гренадерского полка	1 января 1877 - 11 января 1879 г.
То же	12 января 1879 - 12 января 1880 г.

В настоящее время, когда описи составляются с помощью компьютера, заголовок повторяется полностью, а слова "То же" не пишутся.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. Например, "Проекты федеральных законов, подготовленные ОАО "Российские железные дороги" (ОАО "РЖД")". При последующих упоминаниях учреждения в заголовке приводится только его общепринятое сокращение (аббревиатура): ОАО "РЖД". В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотаций располагается с красной строки:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты	Количество листов	Примечания
		Письма Александры Михайловны Коллонтай Павлу Ефимовичу Безруких. В письме от 20 марта 1930 г. - воспоминания о II съезде Советов, Л. 15	4 марта - 7 мая 1930 г.

Графа 4 - "Крайние даты" - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают один год, то для их написания в графе отводится три строки, а если крайние даты включают два года, то - четыре.

Графа 5 - "Количество листов" - дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу простым графитным карандашом или нумератором.

В конце описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (числом и прописью); первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Например:

"В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с N 1 по N 24".

Заверительная надпись - составляется на отдельном листе-заверителе, где указывается (числом и прописью) сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи.

Например:

"В деле подшито и пронумеровано		(пятьдесят семь) листов
(цифрами и прописью)
С N		по N
в том числе:
литерные номера листов	7а		7б
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи
Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
Текст на 19-21 листах угасает, так как был написан гелевыми чернилами	19-21
Наименование должности работник	Подпись	Расшифровка подписи
Зав. архивохранилищем		Иванов И.И.
Дата 22 декабря 2001 г."

5.4.2. Методика составления справочного аппарата к описи

После составления основной части справочника - собственно описи - составляется справочный аппарат к ней, который выполняет две функции: ускоряет поиск сведений по собственно описи и предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи обширен. Он включает:

титульный лист;

содержание;

предисловие;

список сокращений;

указатель.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист - содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

При изменении названия организации или ее подведомственности в течение времени, за которое составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее название организации, а затем в хронологической последовательности все изменения в ее названии.

Если изменений в названиях самой организации и вышестоящей организации было много, то на титульном листе дается последнее название, а все изменения приводятся в листе переименований, которой помещается за титульным листом.

Например:

"ЛИСТ ПЕРЕИМЕНОВАНИЙ [15, с. 122].

Исполнительный комитет Хакасского областного Совета народных депутатов, Многоотраслевое производственное объединение жилищно-коммунального хозяйства

г. Абакан Хакасской автономной области Красноярского края январь 1989 - апрель 1990 гг.

Исполнительный комитет Хакасского областного Совета народных депутатов, Территориальное производственное объединение жилищно-коммунального хозяйства г. Абакан Хакасской автономной области Красноярского края апрель 1990 - апрель 1991 г.

Совет министров Хакасской Советской Социалистической Республики, Территориальное производственное объединение жилищно-коммунального хозяйства г. Абакан Хакасской ССР апрель 1991 - февраль 1992 гг.

Совет Министров Республики Хакасия
Государственный комитет жилищно-коммунального хозяйства
г. Абакан Республики Хакасия
февраль 1992"

Содержание (оглавление) разделов описи и справочного аппарата к ней. В нем перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Например, Оглавление

Предисловие
Список сокращений
2008 год
Общий отдел
Плановый отдел
Производственный отдел
2009 год
Общий отдел
Плановый отдел
Производственный отдел
Предметный указатель

Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи.

Предисловие подписывается его составителем.

Все перечисленные данные для составления предисловия можно почерпнуть из исторической справки (в составе дела фонда). Другими словами: историческая справка первична, предисловие - вторично, но историческая справка ведется за весь период деятельности организации, а предисловие включает в себя лишь сведения из исторической справки за тот хронологический период, за который помещены дела в данную опись. Методика составления исторической справки была рассмотрена в теме 2.2. "Организация документов и дел в пределах архивов (второй уровень)".

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы такие сокращения, как "р. - родился", "ум. - умер", "п. - протокол", "м. - материалы" и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить труд пользователя по работе с описью. Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

Указатели по форме могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными):

Глухой указатель	Российский государственный гуманитарный университет. 5, 7, 9, 11*1
Аннотированный краткий	Российский государственный гуманитарный университет, создан в 1991 г. 5, 7, 9, 11
Аннотированный полный	Российский государственный гуманитарный университет, создан в 1991 г. на базе Московского государственного историко-архивного института, в 2001 г. переименован в Государственное образовательное учреждение высшего профессионального обучения Российский государственный гуманитарный университет. 5, 7, 9, 11

_____
*1 Цифрами указаны номера дел в описи.

Составить именной и географический указатели не составляет труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Помните, что географический указатель никогда не бывает глухим.

Подробно методику составления указателей рассмотрим на примере "Предметного указателя".

Предметный указатель. Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя.

Построение указателей. Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или определение, гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик.

Примеры.

Рубрика простая	Газета 7
Рубрика сложная	Газеты, тираж 7, 8, 9
Рубрика гнездовая	Газеты: "Известия, 7, 8, 9; "Независимая" 10; "Спид-инфо" 14, 16

Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логической последовательности.

Образование:

низшее	25, 26
среднее	5, 9
высшее	12, 13, 35

Обратите внимание на особенность составления гнездовой рубрики, где рубрика - всегда родовое понятие, а подрубрики - его виды (этого рода). Поэтому нельзя составлять такого типа гнездовые рубрики, как:

яблоня
посадка
полив
уничтожение вредителей

Виды документов не включаются в предметные указатели. Указатель видов документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения (см. тему, посвященную комплектованию и экспертизе ценностей документов).

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку.

Так, например, в понятиях "борьба с неграмотностью", "борьба с дезертирством", "избирательная компания" основное смысловое значение имеют слова "неграмотность", "дезертирство", "компания". Такие слова называются ударными или ключевыми.

Выявление ударного ключевого слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ключевое слово ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия и к нему указываются поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому.

Например:

"Неграмотность, борьба с ней

4, 6, 8"

Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель необходимо включить многословное понятие полностью, сделав отсылку к понятию ключевому.

Например:

"Избирательная кампания	см. Кампания избирательная"
"Кампания избирательная	13, 21"

Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие, без указания ссылочных данных.

Например:

"Учет военнообязанных	14, 17, 18
Военнообязанные	см. учет"

Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия.

Например:

Белая армия

7, 13

На практике для того, чтобы составить указатели к описи, необходимо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие. После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до четвертого знака), инверсию, создать, при необходимости, сложные рубрики. И только после этого перенести содержание карточного указателя на листовую форму, при этом опись, составленная в электронном формате, считается описью листовой формы. При оформлении указателя в листовой форме прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть проставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву.

Например:

"А
Арбуз
Автомобиль:
грузовой	7, 8
легковой	8, 9
Архивы:
ведомственные	4, 5
государственные	7, 8
частные	13, 17
И
Избирательная компания	см. Кампания избирательная
К
Кампания избирательная	7, 8, 9".

Переработка и усовершенствование описи необходимы для исправления ошибок, допущенных при первом ее составлении.

Переработка описей производится в исключительных случаях, если прежняя опись является непреодолимым препятствием для поиска информации.

Переводная таблица шифров составляется к переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при их перешифровке.

Так, при переработке нескольких небольших по объему описей одного фонда и при их объединении в одну опись с последующей пересистематизацией единиц хранения и изменением их номеров необходимо составление переводной таблицы. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: N единицы хранения по старой описи, N единицы хранения по новой описи, примечания. Она состоит из вертикальных колонок цифр: слева содержатся номера единиц хранения по старой описи, справа - указываются новые архивные шифры тех же единиц хранения. При включении в новую опись единиц хранения нескольких переработанных описей в переводную таблицу включается графа с номерами описей.

Переводная таблица шифров составляется как ко всем описям фонда, если его документы пересистематизированы и количество описей изменилось, так и к каждой описи, если систематизация проводилась только внутри каждой описи.

Переводная таблица составляется на основе карточек, на которых проводилось описание единиц хранения: в левой стороне карточки указан старый шифр единицы хранения, в правой - новый шифр. Систематизация карточек проводится по порядку старых шифров.

Переводная таблица помещается в конце описи. При наличии в фонде нескольких описей составляются переводные таблицы к каждой описи. Общая переводная таблица на фонд, образующая отдельный том, помещается за последней описью фонда [15, с. 87, 88].

Система каталогов в архиве

Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации это недостаточно. При использовании архивных документов запросы, чаще всего, формируются по предметам, вопросам, темам, событиям. Для решения этой задачи в архивах создаются каталоги как межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации, что дает исследователю широкие возможности для поиска информации.

Фрагмент документа	ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
П. 135	Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. Однако "массовая" каталогизация, проводившаяся в 70-80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их "непубличным" характером, т.е. обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации.

В отличие от описи каталог:

во-первых, охватывает подавляющее большинство фондов архива, потому что его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одного дела, но и части документа, одного документа, группы документов, группы дел;

в-третьих, в отличие от описи не является учетным справочником, т.е. он не служит для подсчета количества дел и документов; единственная его функция - информационный поиск;

в-четвертых, если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив организации.

Особое значение имеют картотеки документов по личному составу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивах помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан.

В архиве организации путь делопроизводственных картотек не завершается. В идеале они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в государственный или муниципальный архив. Картотеки по истории государственных учреждений активно используются информационно-справочными службами государственных или муниципальных архивов для ответов на запросы граждан. Кроме того, "особо выдающиеся" делопроизводственные картотеки столетиями служат исследователям, например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА.

В архиве организации, если туда поступила некачественная делопроизводственная картотека или архив выполняет большой объем справочной работы, рекомендуется самостоятельно создать каталог документов архива учреждения.

В государственном или муниципальном архиве необходимо создать систему каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами поиска информации с помощью архивного каталога. Примеры созданных систем каталогов и делопроизводственных картотек в государственных архивах приведены в Приложении 5.3.

Совокупность различных каталогов составляет систему взаимодополняющих каталогов архива.

Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов:

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1980
П. 162	Каталогизация архивных документов - процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов

Каталогизация включает в себя следующие виды работ:

определение вида каталога;

разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

выявление и отбор документной информации для каталогизации;

описание документной информации на каталожных карточках;

индексирование каталожных карточек;

систематизация карточек и ведение каталога.

Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации.

Определение вида каталога, создание которого предполагается, зависит от состава и содержания документов, а также от наличия других видов каталогов.

При определении состава каталогов конкретного государственного или муниципального архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический. Каталоги представляют собой межфондовые архивные справочники [17, с. 102].

Совокупность различных каталогов составляет систему взаимодополняемых каталогов архива.

Для государственных и муниципальных архивов основу системы каталогов составляют систематический каталог (рис. 5.1).

 

Рис. 5.1

Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, ра