Дифференцированный подход к созданию справочно-поисковых средств

В настоящее время создание и усовершенствование СПС в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности.

***

Описание проводится на основе дифференцированного подхода, известного в отечественном архивоведении с 1960-х гг. Толчком к зарождению дифференцированного подхода послужило методическое письмо ГАУ СССР "О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР" 1965 г., в котором были сформулированы принципы построения единой системы НСА, определен ее состав.

Методическое письмо содержало предложение "в целях правильного определения очередности работ, формы и степени улучшения качества описей", фонды государственных архивов условно разделить на категории и описывать их по-разному:

а) к фондам органов государственной власти, управления и подобным им составлять описи, которые отвечали бы всем требованиям правил работы государственных архивов;

б) к фондам заводов, высших учебных заведений, издательств и т.п. составлять описи, которые отвечали бы требованиям учета и раскрытия основного содержания их документов;

в) к фондам школ, больниц, строительно-монтажных управлений и других массовых фондообразователей составлять описи, которые должны отвечать требованиям учета и элементарного раскрытия содержания. Методическое письмо ГАУ СССР "О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР". - М., 1965. - С. 3.

Положение письма о делении архивных фондов на категории положило начало развитию дифференцированного подхода. Уже в 1969 г. вышел в свет 1-й выпуск методических рекомендаций ВНИИДАД "Дифференцированный подход к описанию документальных материалов. Основы дифференцированного подхода при переработке и усовершенствовании описей".

К тому времени попытки проведения преобразований в сфере управления экономикой привели к ликвидации множества учреждений, организаций и предприятий и передаче их документов на хранение в государственные архивы. В короткий срок нужно было упорядочить огромные массивы документов, описать их и создать научно-справочный аппарат, что было возможно лишь на основе дифференцированного подхода к описанию.

Методические рекомендации определили сущность дифференцированного подхода к описанию документов, которая понималась в то время как применение разной методики описания при составлении НСА к неоднородным по научной ценности, объему, многогранности фондам.

Рекомендации обосновали необходимость введения категорирования архивных фондов, сформулировали само понятие "категория архивного фонда", разработали критерии отнесения фондов к определенным категориям.

Под категорией архивного фонда понималась различная степень информативности его документов, которая служила основанием для создания к этому фонду НСА определенного состава, уровня детализации информации.

Определение уровня информативности фонда и его принадлежности к той или иной категории осуществлялись с помощью комплекса критериев: многосторонность документной информации (принадлежность возможно большему числу направлений деятельности общества), актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности. Первый критерий во многом определяется ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя в сфере общественной и государственной деятельности.

Все архивные фонды были условно поделены на три категории. К I категории были отнесены фонды, содержащие многообразную, многостороннюю информацию, а также уникальные фонды. Научно-справочный аппарат к таким фондам должен был обеспечивать интенсивное использование документов, быть наиболее детализированным и развернутым. Ко II категории были отнесены фонды с меньшей информативностью, поэтому требования к описанию документов этих фондов был другими, НСА был проще как по набору справочных средств, так и глубине описания. К фондам III категории были отнесены фонды малой информативности, содержание документов которых ограничивалось одной темой. Их описание было значительно упрощено, а состав НСА весьма ограничен.

Таким образом, методические рекомендации 1969 г. тесно связали два понятия: информативность и категория фонда, фактически поставили между ними знак равенства.

Позже И.В. Волкова в диссертационном исследовании внесла существенные коррективы в это положение, уточнив оба понятия и разграничив их.

Информативность признавалась И.В. Волковой как объективно существующая реальность, а разделение фондов на категории - как условность. Она подчеркивала, что категорирование проводится не с точки зрения "оценки качеств документов как потенциальных исторических источников, а с точки зрения создания к фондам НСА необходимого информационного уровня". (Об этом см.: Описание архивной документной информации. Теория и методика: научн. докл. / ВНИИДАД. - М., 1997. С. 119-120).

К началу 1970-х гг. был разработан дифференцированный подход к созданию каталогов, что нашло отражение в методических рекомендациях "Основы дифференцированного подхода при каталогизации" (Вып. 2. - М., 1972). В них подчеркивалось, что создание каталогов в государственных архивах должно быть основано на дифференцированном подходе, сущность которого заключалась в применении разных приемов описания информации при каталогизации документов фондов разных категорий, в определении очередности их каталогизации, отборе единиц хранения для описания, а самое главное - в отборе сведений, которые в наибольшей степени способствовали бы передаче информации о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в документах.

Дифференцированный подход при каталогизации нацеливал на выбор наиболее рациональных приемов описания: подокументного, поединичного, группового.

Методика дифференцированного подхода к описанию документной информации при составлении путеводителей и кратких справочников была разработана в методических рекомендациях "Основы дифференцированного подхода при подготовке справочника о фондах архива (архивов)" (Вып. 3. - М., 1974).

В данном пособии была сформулирована сущность дифференцированного подхода при подготовке путеводителей и кратких справочников, методы выбора вида справочника для издания и методика описания документов с учетом требований дифференцированного подхода.

В рекомендациях был разработан состав характеристики фонда, который включал: название фонда, историю организации-фондообразователя (для фондов личного происхождения - основные биографические сведения о лице), справочные данные о фонде и информацию о составе и содержании документов.

Особо выделялись виды характеристик для путеводителя: индивидуальная и групповая, предполагался и такой вид характеристики, как список неаннотируемых фондов. В рекомендациях подчеркивалась зависимость вида характеристики фонда от его категории, т.е. от уровня информативности фонда, его актуальности и т.д. По мнению авторов, для фондов первой категории было желательно применение индивидуальной характеристики, для фондов второй категории - возможно применение групповых характеристик. Фонды третьей категории, как считалось, должны включаться в список неаннотируемых фондов.

Таким образом, появление в середине 1960-х гг. дифференцированного подхода означало отказ от единообразного описания разных по насыщенности информацией, значимости, сохранности документов архивных фондов и переход к использованию рациональных методических приемов описания архивной документной информации на всех этапах ее обработки. Вместе с тем дифференцированный подход в таком его понимании содержал не замеченное или сознательно не замечаемое его создателями весьма существенное внутреннее противоречие, на которое первым обратил внимание В.Н. Автократов. Поскольку архивное описание - это сжатие исходного объема первичной информации, постольку оно неизбежно сопряжено с потерей ее части. Он указывал, что "документ (группа документов) всегда содержательнее суммы своих характеристик. Но именно поэтому уплотнение информации должно иметь предел, несоблюдение которого отрицательно сказывается на информативности описательной статьи: она перестает раскрывать состав, содержание исходного объема первичной информации". (Об этом см.: Автократов В.Н. Некоторые теоретические вопросы архивного описания // Актуальные проблема архивоведения и документоведения. Естественнонаучные вопросы архивного дела / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1981. - С. 214).

Необходимо понимать, что краткость описания (как предельная, наивысшая степень обобщения информации для конкретного уровня описания) несовместима с полнотой и точностью поиска.

Несмотря на это, дифференцированный подход к описанию нашел самое широкое распространение в архивной отрасли, на его основе архивы разрабатывали свои пособия с учетом профиля архива, состава и содержания хранящихся документов.

Уровень методической проработки вопросов дифференцированного описания архивной документной информации, достигнутый к середине 1980-х гг., зафиксировали методические рекомендации "Методы описания документной информации" (М., 1986). Появление этих рекомендаций было обусловлено требованиями дальнейшего совершенствования методов дифференцированного описания на уровне фонда, дела, документа, а также внедрением в архивную практику автоматизированных архивных технологий. Данные рекомендации использовали опыт описания информации, накопленный информатикой. В рекомендациях изложены приемы анализа информации и методы ее свертывания в традиционных справочниках и автоматизированных архивных информационных системах (АИС). Рекомендации раскрывали общие требования к информационному анализу и свертыванию документной информации, показывали методику формализации описания информации.

В качестве основного метода информационного анализа авторы назвали повопросный (поаспектный) метод. Информационный анализ предваряет свертывание, в результате которого получается описательная статья справочника или заполненная карточка фонда для АСНТИ по документам ГАФ СССР.

В 1980-е гг. дифференцированный подход к описанию ретроспективной документной информации в государственных архивах сформировался как полноценная методическая основа построения системы НСА, включающая как традиционные, так и автоматизированные справочники. В этот период времени дифференцированный подход понимался уже как совокупность последовательно используемых различных приемов при описании, при составлении описательных статей (характеристик) на каждый объект описания, независимо от его места в системе НСА, осуществляемых в определенном порядке, в зависимости от категории фонда. Хотя было окончательно определено, что деление фондов на категории проводится условно, и при определенных обстоятельствах категория фонда может меняться, все же степень полноты описания была тесно увязана с категорией фонда.

В 1990-е гг. получила дальнейшее развитие проблема категорирования фондов. В государственных архивах стал меняться подход к делению фондов на категории. Многие фонды II и III категорий, документы которых раньше считались малоинформативными, оказались более востребованы обществом и стали более актуальны, чем некоторые фонды I категории.

Методические рекомендации "Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов" (М., 1994) предложили рассматривать категорирование лишь как определение очередности работы по составлению научно-справочного аппарата к архивным фондам.

Определение уровня информативности фонда и его принадлежность к той или иной категории (I, II или III) осуществляются с помощью комплекса критериев: многосторонность документной информации (принадлежность к возможно большему числу направлений деятельности общества), актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности [14, с. 4-14].

В настоящее время деление архивных фондов на категории проводится разными архивными учреждениями дифференцированно, на основе комплексного подхода к оценке конкретной совокупности хранящихся у них фондов и является внутренним делом архива.

Дифференцированный подход к описанию архивных документов в современных условиях сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов и комплектования фонда, формирования дел и их описания, составления описей; отражение данного фонда в учетных документах архива после его приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника.

В настоящее время все элементы описания современных справочных средств (справочников, баз данных) можно условно разделить на идентификационные и интеллектуальные.

Идентификационные элементы описания архивных справочников - это минимальная совокупность элементов описания, позволяющая идентифицировать единицу описания, вычленить ее из множества подобных, установить полное соответствие между единицей описания (первичной документной информацией) и представляющим ее архивным описанием (вторичной документной информацией).

Интеллектуальные элементы описания архивных справочников - это набор элементов описания, раскрывающий историю формирования и хранения единицы описания, ее состав и содержание.

Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда (объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения, архивной коллекции) состав элементов описания должен включать:

архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда);

название фонда;

крайние даты документов фонда;

объем фонда (количество ед. хр.).

Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) состав элементов описания будет включать:

архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела);

заголовок дела;

крайние даты документов дела;

объем дела (количество листов в деле).

Для идентификации единицы описания на уровне документа состав элементов описания должен включать:

архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов));

заголовок документа;

дату документа;

объем документа (количество листов в документе).

Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять из упорядоченного набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым назначением справочного средства, для которого оно составляется. Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного пространства.