Групповое создание резолюций/направлений (групповое создание согласования проектов резолюций)

Для создания одной резолюции (одного проекта согласования) для нескольких документов одновременно в системе реализована функция «Групповое создание резолюций» («Групповое создание согласования проектов резолюций»).

Чтобы создать резолюцию/проект для нескольких документов, отмечаем эти документы галочками в списке документов (выбор документов осуществляется нажатием левой кнопки мыши в крайнем левом столбце списка. Причем исходный (главный) документ должен быть отмечен последним. После того, как необходимые документы будут отмечены галочками, становится активной панель действий. Выбрав на панели кнопку «создать групповую резолюцию» или «создать групповое согласование проекта резолюции», появляется окно для ввода.

Рисунок 93 Выбор документов для группового создания резолюции либо согласования проектов резолюций

В открывшемся окне необходимо заполнить форму добавления резолюции.

Рисунок 94 Добавление резолюции

Для того чтобы начать групповое создание согласования проекта резолюции необходимо:

1) Чтобы данный документ не участвовал в любом другом запущенном ранее групповом создании резолюции/групповом согласовании проекта резолюций;

2) Вы должны являться адресатом выбранных документов, т.е. для группового создания согласования проекта резолюции документ должен поступить к Вам либо по резолюции, либо по направлению, либо по согласованию проекта резолюции (для группового создания резолюции данное условие не является обязательным).

«Групповое согласование проектов резолюций» подробно описывается в «Руководстве по согласованию проектов поручений».

Статусы документа

Каждый из документов в системе может иметь два вида статусов:

«Статус документа» и «Статус документа у пользователя».

У статуса документа есть два основных – «Не зарегистрирован» и «Зарегистрирован».

Документ автоматически получает статус «Не зарегистрирован» после того, как заполняется РК документа (если в нем не создаются графические изображения страниц или он является проектом документа). После того, как документ проходит регистрацию статус автоматически переходит в «Зарегистрирован» и больше не изменяется.

Внимание! Если в РК документа не заполнены обязательные реквизиты, например, автор или адресат, то статус документа останется «Не зарегистрирован». Для того чтобы документ начал движение в системе, необходимо заполнение реквизитов и наличие графических изображений страниц документов.

Статусы документа у пользователя введены для того, чтобы можно было определить, на какой стадии рассмотрения находится документ у конкретного пользователя.

Статусы документа у пользователей изменяются автоматически при появлении резолюции, отметки об исполнении, создания согласования проекта поручения и т.д. В некоторых случаях имеется возможность изменять статусы вручную.

В левом блоке меню «статусы документа у пользователя» могут быть:

­ Статус «Для проектов резолюций» - когда пользователь указывается в качестве адресата документа или исполнителя по резолюции для создания проектов резолюций.

­ Статус «Для заливки в МО» - появляется только у пользователей, работающих с программой «Мобильный офис» для рассмотрения документов в режиме off-line.

­ Статус «На рассмотрении» - показывает, что пользователь является адресатом или исполнителем документа, но документ еще не исполнен.

­ «Голосовые и графические резолюции» - появляется у пользователей, использующих программу «Мобильный офис для расшифровки созданных голосовых или графических резолюций.

­ Статус «Утвержденные резолюции» - появляются после утверждения проекта резолюции (для пользователей, имеющих право «Распечатывать резолюции вручную», документ только после печати переходит в «Рассмотренные»).

­ «Для печати» - В этот статус документы могут быть переведены только вручную из статуса «Утвержденные резолюции» (по ссылке «Изменить статус вручную» в левом меню). Документы, можно распечатывать с резолюциями в необходимом количестве экземпляров с помощью инструмента «Печать резолюций».

­ «Рассмотренные» - такой статус сразу присваивается документам у пользователей, которые получают документы на бумажных носителях. Для остальных пользователей документ получает статус «Рассмотренные», если он был присвоен вручную (по ссылке «Изменить статус вручную» в левом меню). Документ автоматически переходит в этот статус, если появилась резолюция (для пользователя не должен быть установлен статус «Распечатывать резолюции вручную», иначе документ перейдет в статус «Утвержденные резолюции»), отметка об исполнении, где автор – данный пользователь или запущено согласование проекта поручения, где автор – данный пользователь.

Статусы в системе устанавливаются в зависимости от прав, определенных для пользователя, некоторые статусы могут пропускаться (например, если у пользователя нет «Мобильного офиса», статус «Для заливки в МО» пропускается).

Рисунок 95 Статусы в РК документа

Статусы отображаются в РК документа  (1) – статусы у пользователя, (2) - статус документа в системе.

Статусы документа у пользователя по умолчанию скрыты; чтобы посмотреть их, нужно нажать на ссылку « Показать статусы ».

Примечание: Если пользователь не подключен к СЭД, но в его адрес направлен документ (через резолюцию, например), то для того чтобы, после подключения пользователя, документ приобрел статус «На рассмотрении» необходимо в этом документе заново создать резолюцию в его адрес.