Правка Источника данных как документа

Лабораторная работа № 1

 

АССИСТЕНТ СЛИЯНИЯ

 

Ассистент слияния - это удобное средство для создания так называемых серийных писем, то есть писем, содержащих одинаковый основной текст и различающихся только некоторыми фрагментами, например, приглашений, адресуемых разным лицам.

Пример:

Уважаемая Н.И. Беляева

Приглашаем вас на собрание, которое состоится 18 мая в 19 часов в конференц-зале.

Секретарь

Уважаемый С.А. Павлов

Приглашаем вас на собрание, которое состоится 20 мая в 14 часов в Актовом зале.

Секретарь

Путем слияния документов создаются тексты, содержащие неизменную часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты (наполнение).

 

 

Термины:

  Основной документ - это файл бланка, содержащий текст, который должен оставаться одинаковым во всех генерируемых при слиянии документах.

В нашем примере неизменный текст выглядит так:

 

Уважаем

Приглашаем вас на собрание, которое состоится мая в                                                                                                                                                                                                                                       часов в.

Секретарь

Основной документ связан с источником данных

 

Источник данных - файл источника данных содержит последовательность записей данных. Весь файл можно рассматривать как таблицу.

Поля данных - это те фрагменты, которыми отличаются друг от друга создаваемые письма.

Каждая строка содержит набор значений полей данных, используемый для генерации одного документа.

Каждый столбец содержит значения одного поля данных.

Первая строка состоит из имен полей данных - это строка заголовка таблицы.

 

В нашем примере

Окончание	Имя	Дата	Время	Место
ая	Н.И. Беляева	18	19	конференц-зале
ый	С.А. Павлов	20	14	Актовом зале

 

Поля слияния

 

 В Основном документе на тех местах, на которые в процессе слияния следует поместить информацию из Источника данных, располагаются Поля слияния, чтобы создать (сгенерировать) заполненный бланк

Имя поля слияния:

максимальная длина - 32 символа, состоит из букв, цифр и символов подчеркивания, первый символ - буква

имя каждого вставленного поля слияния должно быть в заголовке источника данных

каждое поле слияния в документе может использоваться неограниченное число раз

необязательно использовать в основном документе все поля данных из источника данных

очередность использования не имеет значения

Имена полей данных в первой строке Источника данных должны совпадать с именами Полей слияния Основного документа.

 

В нашем примереимена поля слияния:

Окончание, Имя, Дата, Время, Место

Слияние

Число генерируемых в результате слияния документов определяется числом записей в Источнике данных. Но можно сгенерировать документы только для части записей данных (от 5 - 10).

При генерации очередного документа во время слияния из следующей записи Источника данных берутся значения полей данных и подставляются в Основной документ на места соответствующих (одноименных) Полей слияния. Результат слияния можно сохранить в файле или распечатать на принтере

 

В нашем примере основной документ после вставки полей слияния имеет следующий вид:

Уважаем <окон> < Имя >

Приглашаем вас на собрание, которое состоится < дата > мая в < время >часов в < место >.

Секретарь

Источник данных имеет следующий вид:

 

Окончание	Имя	Дата	Время	Место
ая	Н.И. Беляева	18	19	конференц-зале
ый	С.А. Павлов	20	14	Актовом зале

 

Задание

I Создание серийных писем

Придумать свой пример, такой, чтобы источник данных содержал не меньше 4 строк и не меньше 5 столбцов.

Набрать в окне документа текст письма, одинаковый для всех создаваемых писем.

Дать команду: Сервис/Слияние. На экране появляется окно Слияние Ассистента слияния

В области 1. Основной документ нажать кнопку Создать

Выбрать категорию документа - документы на бланке

Выбрать, как следует создавать основной документ: - активное окно

После выбора становятся доступными остальные кнопки окна Слияние. До выбора Источника данных в основной документ можно ввести шаблонный текст, но нельзя вставить поле слияния. После открытия или задания источника данных можно ввести поле слияния в основной документ.

 

В области 2. Источник данных нажать кнопку Получить данные

В меню выбрать элемент Создать источник данных.

 В диалоговом окне выбрать Создание источника данных

В открывшемся окне Создание источника данных определяются имена полей слияния. В поле списка Поля в строке заголовка выводятся имена полей по умолчанию.

удалить ненужные поля при помощи кнопки Удалить поле

Включить в источник нужные поля

 ввести имя в поле Поле

 нажать кнопку Добавить поле  

Нажать ОК

Сохранить созданный источник данных

в поле Имя ввести имя файла.

нажать Сохранить

Источник данных пуст, Пока он содержит только заголовок таблицы - имена полей слияния. Данных нет, их надо ввести.

Нажать кнопку Правка источника данных. Откроется окно Форма данных

ввести содержимое первой записи данных. Переход от поля к полю производится нажатием клавиши Tab или Enter

с помощью кнопки Добавить ввести введенную запись в Источник данных (имеются кнопки Удалить, Восстановить, Найти. Если ряд записей уже сохранен в источнике, их можно пролистать, используя кнопки – стрелки группы Запись)

создать нужное количество записей и нажать ОК

Окно Ассистента слияния исчезает. Можно приступать к вставке в основной документ полей слияния.

Поместить курсор в то место, где должна быть использована информация из источника данных

Нажать кнопку Поле слияния на панели Слияния

Выбрать. Из развернутого списка выбрать нужное поле, оно будет вставлено в позицию курсора.

Выполнить слияние, нажав кнопку Объединить на панели инструментов Слияние. Откроется окно Слияние

Установить нужные значения параметров

В окне Назначение выбрать новый документ

В окне Диапазон записей выбрать все

Нажать кнопку Объединить

После выполнения слияния в активном окне будет показан документ под названием Формы, содержащий созданные письма.

 

 

Для того, чтобы созданные письма располагались на одной странице, выполнить следующие действия:

- Дать команду Файл / Параметры страницы

- На вкладке Макет в поле начать раздел установить на текущей странице

- На вкладке Макет в поле Применить установить параметр Ко всему документу

- Нажать ОК

Поле ASK

Определяет закладку, значение которой будет задаваться при слиянии. Это значение можно использовать в любом месте документа, любое число раз, при помощи поля REF

Чтобы вставить поле, необходимо выполнить следующие действия:

· Щелкнуть на кнопке Поле Word на панели Слияние

· выбрать ASK

· В поле Закладка - ввести имя закладки (любые буквы и цифры, максимальная длина- 40 символов)

· В поле Сообщение ввести запрос - приглашение для пользователя (необязательно)

· В поле Стандартный ответ ввести значение, которое будет принято, если пользователь не дает ответа на запрос

· Флажок Только один раз определяет, будет ли запрос появляться для каждой записи или только один раз

 

Поле REF

При помощи этого поля можно вставить текст или рисунок, помеченный закладкой. Например, текст закладки, созданной при помощи поля ASK вставляется в документ при помощи поля REF.

 

Пример

Основной документ: {ASK назв Введите название }. {REF назв} <Текст письма> секретарь {REF назв}

Созданные письма   Деканат ф-та №7 <Текст письма> Секретарь. Деканат ф-та №7 --------------------------------------------------- Деканат ф-та №7 <Текст письма> Секретарь.. Деканат ф-та №7

 

Поле IF… THEN… ELSE

При помощи этого поля можно анализировать указанные условия и в зависимости от результата вставлять тот или иной текст

Чтобы вставить поле, надо:

· Щелкнуть на кнопке Добавить Поле Word на панели Слияние

· выбрать IF… THEN… ELSE

· В поле Поле - выбрать имя поля слияния

· В поле Оператор выбрать нужную команду-

· В поле Значение  ввести значение, которое должно иметь поле слияния

· В поле Вставить следующий текст  ввести текст, который будет вставлен, если условие выполняется

· В поле В противном случае вставить следующий текст  ввести текст, который будет вставлен, если условие не выполняется

· Выполнить слияние описанным выше способом.

Пример

Основной документ: Уважаемый тов.{ имя } <Текст письма> { IF имя = Сидоров. Не забудьте сдать ведомости в деканат. Благодарим вас за своевременную сдачу отчетов!}

Созданные письма:   Уважаемый тов. Сидоров <Текст письма>  Не забудьте сдать ведомости в деканат  -------------------------------------------------- Уважаемый тов. Елисеев <Текст письма> Благодарим вас за своевременную сдачу отчетов!

Поле MERGESEC

Вставляет в документ номер записи данных. При этом подсчитываются только записи, участвующие в слиянии

 

 

Лабораторная работа №2

 

СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Автотекст

Для ускорения ввода текстов документов или справок к полям формы в редакторе Word существует библиотека часто используемых символов -  Автотекст. В библиотеку можно поместить стандартные фразы и выражения, используемые при составлении документов, постоянно употребляемые названия организаций, товаров или видов услуг и т.д.

 

Стили.

Для ускорения форматирования документа можно использовать стили.

Стиль полностью определяет формат абзаца или символа (размер шрифта, начертание, отступы, интервалы и т.д.). Каждый стиль имеет имя. Имя используемого в данной позиции символа приводится в специальном поле панели инструментов Форматирование. Стили можно создавать и удалять. Стиль Обычный удалить нельзя. Каждый стиль должен быть основан на каком-либо уже существующем стиле, который называется базовым для данного стиля. При создании нового стиля обычно в качестве базового выбирают стиль, наиболее близкий к требуемому, а затем вносят в него необходимые изменения.

Если в документе после абзаца, выполненного стилем А, всегда следует абзац, выполненный стилем В, создавать стили для данного документа надо в таком порядке:

· стиль В,

· стиль А.

Стили хранятся в шаблоне документа.

 

Создание нового стиля

Дать команду Формат/Стиль

Нажать кнопку Создать, при этом откроется окно Создать стиль

В поле имя ввести имя стиля длиной не более 256 символов. В имени допускаются пробелы, но не допускаются ', \,;, {, }.

В поле стиль выбрать тип стиля (абзаца или символа)

В поле основан на стиле выбрать нужный стиль

При необходимости в поле стиль следующего абзаца указать, какой стиль должен иметь следующий абзац.

Задать составляющие стиль форматирования параметры при помощи кнопки Формат. Разворачивается меню, из которого можно выбрать категорию параметров форматирования. Элементы меню соответствуют командам меню Формат

установить флажок добавить в шаблон в окне Создать стиль.

нажать ОК

После создания всех нужных стилей нажать Закрыть.

 

Кадры

Для выравнивания различных элементов текста, для задания элементу текста определенного местоположения, для фиксирования взаимного расположения элементов используются кадры (рамки)

Кадр (рамка) - это прямоугольная область в тексте, помеченная как единое целое. Кадры корректно отображаются в режиме Разметки и Предварительного просмотра, а в Обычном режиме при включенном режиме отображения непечатаемых символов слева от каждого кадра отображается маленький черный квадрат.

Вставка нового кадра

 

· Поместить курсор в ту позицию, где должен находиться кадр

· Вывести на экран панель Формы

· Нажать кнопку Вставить рамку на панели Формы. Курсор примет вид крестика. Крестик отмечает положение верхнего левого угла рамки.

· Нажать левую клавишу мыши и не отпускать ее. На экране появится пунктирная рамка.

· Протащить мышь по экрану, обозначая диагональ кадра

 

Выделение кадра

· Поместить курсор на край кадра. Курсор примет вид четырехнаправленной стрелки.

· Щелкнуть левой клавишей мыши на рамке кадра. Появятся 8 размерных маркеров.

·

Изменение размеров кадра

· Выделить кадр

· Поместить курсор на один из маркеров, при этом указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки.

· Нажать левую клавишу мыши и перетащить границу кадра в нужном направлении.

Изменение позиции кадра

· Выделить кадр

· Поместить курсор на границу кадра (широкая штриховая линия). Если положение курсора позволяет перемещение, то указатель мыши имеет вид четырехнаправленной стрелки.

· Нажать левую клавишу мыши и перетащить кадр в нужную позицию.

Обрамление кадра

· Выделить кадр

· Дать команду Формат/Границыи заливка

· Установить нужный режим

· Нажать ОК

Кадр обязательно привязывается к какому-либо абзацу. Привязка отображается значком якоря у соответствующего абзаца. Якорь отображается для выделенного кадра при нажатой кнопке Непечатаемые символы на панели Стандартная. Привязку можно изменить, перемещая якорь.

 

Привязка кадра

 

· Поместить курсор на границу рамки, Курсор примет вид четырехнаправленной стрелки.

· Дважды щелкнуть по рамке или нажать правую клавишу мыши и в контекстном меню выбрать пункт Формат рамки. Появится панель, на которой приводятся параметры, определяющие размер кадра и его расположение. При необходимости эти значения можно изменить.

· Кадр может перемещаться вместе с текстом или оставаться неподвижным относительно страницы. Для перемещения кадра вместе с текстом надо установить флажок Перемещать с текстом. При этом расположение кадра по вертикали будет задаваться относительно абзаца, к которому привязан кадр.

· Для привязки кадра к определенному абзацу установить флажок Установить привязку. При этом - около значка якоря появится изображение замочка. Если установить привязку, расположение кадра относительно абзаца будет зафиксировано.

· Нажать ОК.

Обтекание кадра

· Поместить курсор на границу рамки, Курсор примет вид четырехнаправленной стрелки.

· Дважды щелкнуть по рамке или нажать правую клавишу мыши и в контекстном меню выбрать пункт Формат рамки.

· В открывшемся окне установить опцию Обтекание текста. Если режим обтекания включен, (значение - Вокруг) то текст документа может располагаться рядом с кадром по всей его высоте. Если режим обтекания отключен, (значение - Нет) то текст документа не может располагаться рядом с кадром.

· Нажать ОК.

 

Задание

 

Изучить бумажный аналог оперативной формы

Продумать, какие элементы Автотекст а можно использовать при создании данной оперативной формы (это повторяющиеся слова или выражения в неизменном тексте документа, одинаковые пояснения к переменным составляющим документа).

Продумать какие поля формы следует использовать при создании документа

Вывести на экран панель Формы

Начать создание шаблона

Создать необходимые элементы Автотекста

Создать необходимые стили

Стиль абзаца:

Стиль подзаголовка. Основан на вашем стиле абзаца. Отличие - вид выравнивания

Стиль заголовка. Основан на вашем стиле подзаголовка. Отличие - Размер шрифта

Ввести шаблонный (т.е. неизменяемый) текст.

При вводе текста использовать созданные стили.

В тех местах, где на бумажном бланке оставлены места для ввода переменной информации, предусмотреть поля форм. Если в документе предполагается выбор одной из нескольких заданных возможностей, то использовать Поле со списком. Иначе - Текстовое поле формы.

В тех местах, где необходимо на одном уровне расположить различные реквизиты, используйте кадры. Сначала вставьте в шаблон кадры в соответствии с размещением информации, а затем внесите в кадры необходимую постоянную информацию и поля форм, если это необходимо

Защитить форму от изменений:

Сохранить форму в виде шаблона:

Создать документ на основе разработанного шаблона.

Создать новый документ. В этом документе создать два кадра со следующими свойствами: первый кадр всегда располагается строго в центре страницы, обтекается текстом и не перемещается вместе с текстом; второй кадр не обтекается текстом и всегда располагается возле абзаца указанного преподавателем.

 

Лабораторная работа №3

 

Классификация документов

Документы классифицируются по следующим основаниям:

по способу фиксации информации (письменные, графические, фото, видео-, кино-, акустические)

по содержанию: организационно-распорядительные (ОРД), финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, бух. учета, учета личного состава и т. д.

по применению - приказы, положения, протоколы, правила, уставы, отчеты, письма, заявления, акты и т. д.

по видам - типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные

по степени сложности - простые, сложные

по месту составления - внешние, внутренние

по срокам исполнения - срочные, несрочные

по происхождению - служебные и официально-личные(именные)

по степени гласности - обычные, секретные, для служебного пользования

по юридической силе - подлинные и подложные

по назначению - подлинники (оригиналы), копии, отпуски, выписки, дубликаты

по сроку хранения - постоянного срока хранения, до 10 лет, свыше 10 лет

по роду деятельности - плановые, стандарты и технические условия, первичного учета, по ценообразованию, отчетно-статистические, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторские, технологические и т.д.

 

В 70-80-е годы разработан ОКУД (общесоюзный классификатор управленческой документации), в которой предусмотрена система кодификации документов (7 разрядов)

 

класс форм документов (02-ОРД)

подкласс форм (71 - по личному составу)

          номер формы внутри подкласса (020 - анкета)

контрольные числа

 

Процесс документооборота состоит из следующих этапов:

создание документов,

прием-передача документов,

организация движения документов внутри организации,

регистрация и контроль исполнения,

организация хранения документов.

 

В настоящее время, которое характеризуется широким применением компьютеров в сфере управления, для организации документооборота применяются следующие типы программного обеспечения:

текстовые редакторы

электронные таблицы

СУБД

система электронной почты и т. д.

 

Создание документа - функция руководителей и специалистов. Оформление документов входит в обязанности секретарей или службы документационного обеспечения. Служебные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Большинство документов организации оформляется на бланке. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Элементы официального документа, наиболее часто используемые при оформлении документов, называются реквизитами. Для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом.

Постоянный реквизит документа - реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка документа. Переменный реквизит документа - реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Существуют следующие типы бланков:

общий бланк - бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа

бланк конкретного вида документа(кроме письма)

бланк для письма

должностной бланк (бланк должностного письма).

 

Для создания документов на компьютере используются текстовые редакторы.

Рассмотрим работу с текстовым редактором Word  для Windows.

В редакторе Word любой документ создается на основе некоторого шаблона.

Шаблон - это файл, хранящийся отдельно от файла документа. Шаблон может содержать:

определения форматов,

макрокоманды,

элементы Автотекста,

шаблонный текст и т.д.

Шаблонный текст - это текст, который должен быть неизменным в каждом документе, созданном на основе этого шаблона. Таким образом, шаблон документа является электронным аналогом бланка.

Цель данной лабораторной работы - разработка шаблона бланка для писем и создание документа (т.е. письма) на основе разработанного шаблона.

Задание

 

I.Создание шаблона бланка для писем.

Дать команду Файл/Создать

В группе Общие диалогового окна Создание документа выбрать опцию Шаблоны

Нажать ОК.

Установить нужный размер бумаги и размер полей

Дать команду Сервис/Параметры

на вкладке Общие выбрать Сантиметры

на вкладке Вид включить показ Границы текста

нажать ОК

Дать команду Файл/Параметры страницы

- На вкладке Размер бумаги установить размер А4 210х297 мм (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, п.4.1)

- На вкладке Поля установить размер полей (См ГОСТ Р 6.30-97, п. 4.1.)

- Нажать ОК.

3. Ознакомьтесь с списком реквизитов документов и составом реквизитов бланка письма. (См ГОСТ Р 6.30-97 п.2 и п.4)

Рекомендуется установить

-  шрифт - Times New Roman Cyr

- размер шрифта - 12

ГОСТ допускает продольное и угловое расположением реквизитов на бланке. (См. Р 6.30-97. Приложение А. Приложение В).Мы будем использовать угловое расположение реквизитов. Это соответствует применению формата абзаца со следующими параметрами

- выравнивание - Влево

отступ первой строки (красная строка) – Нет

 Внимательно изучите схему расположения реквизитов на бланке документа (Приложение А, рис. А.1). Видно, что информация на бланке располагается в три колонки. В первой колонке шириной 73 мм. расположены такие реквизиты, как Название документа, Справочные данные, Дата, Регистрационный номер документа, Ссылка на дату и регистрационный номер документа и Заголовок к тексту. Вторая колонка пустая, а в третьей колонке шириной 78 мм расположен реквизит Адресат. Чтобы обеспечить соответствующе выравнивание информации удобно использовать таблицы.

Дать команду Таблица/Добавить таблицу (или Вставить таблицу)

Установить параметры таблицы

Число столбцов – 3

Число строк – 1

Установить нужную ширину столбцов

Нажать ОК

Приступаем к размещению реквизитов на бланке письма

Реквизит Эмблема организации (см. ГОСТ Р 6.30-97, п.4.5)

Определить месторасположение эмблемы на бланке документа (на верхнем поле листа).

Дать команду Вставка/Рисунок

выбрать рисунок

нажать ОК

В случае необходимости привести размеры рисунка в соответствие с ГОСТ Р 6.30-97 (Высота рисунка – не более 17 мм.) Для этого поместить курсор на рисунок так, чтобы он принял вид четырехнаправленной стрелки, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместить рисунок на поля документа

 

Вставить реквизит Наименование организации (см ГОСТ Р 6.30-97, п.3.6, п. 4.5)

Вставить реквизит Справочные данные об организации. По усмотрению организации этот реквизит включает: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

Например:

г. Казань, ул. Мира,9

Тел: (019) 74-18-43

Факс: (019) 74-19-96

E-mail: abc @ abc.ru

http://www.abc/ru

В той строке, где будут размещены реквизиты Дата и Регистрационный номер документа напечатать шаблонный текст — символ №

В той строке, где будут размещен реквизит Ссылка на дату и регистрационный номер документа напечатать шаблонный текст — слова На № и от

Разместить на бланке реквизит Подпись (см ГОСТ Р 6.30-97, п.3.21)

Просмотреть созданный бланк. Убедиться, что реквизиты отделены друг от друга интервалами. В случае необходимости, вставить эти нтервалы.

Сохранить созданный шаблон Дать команду Файл/Сохранить

в поле Имя файла ввести имя

нажать ОК

II. Создать документ (письмо) с использованием шаблона бланка для писем.

Дать команду Файл/Создать

В диалоговом окне С оздание документа  выбрать Общие

Выбрать созданный шаблон бланка письма

Нажать ОК

Заполнить на бланке реквизиты письма (см ГОСТ Р 6.30-97, п.2.3, Приложение А, Приложение Б)

 Реквизит Адресат (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.14)

 Реквизит Дата документа (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.9)

 Реквизит Регистрационный номер документа (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.10)

 Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.11)

 Реквизит Заголовок к тексту (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.17)

 Реквизит Текст (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.19)

Сохранить документ

дать команду Файл/Сохранить

- в поле Имя файла ввести имя

- нажать ОК

 

Лабораторная работа №4

 

СОЗДАНИЕ ФОРМЫ

 

 Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Многие документы являются общими для всех организаций. Формы таких документов разрабатываются соответствующими органами. Например, бухгалтерские документы и т.д. Большинство документов, создаваемых в организациях, повторяются, т.е. являются типовыми. Если документ является типовым, а утвержденных форм нет, то трафаретный текст документа следует разрабатывать самостоятельно. Трафарет документа содержит типовой текст для наиболее часто встречающихся управленческих ситуаций и места для ввода переменной информации, которая относится к конкретному документу.

Трафарет документа в Word называется формой. Форма - это документ с постоянной информацией, защищенной от изменения, и местами для ввода переменной информации. Места для ввода переменной информации называются полями формы. Поля - это инструкции, которые предписывают редактору Word выполнить то или иное действие. Чтобы превратить документ Word в форму, надо вставить в документ поля формы и установить защиту. Форматирование, используемое для содержимого поля формы, назначается при создании формы и не может быть изменено при заполнении формы пользователем. Формы рекомендуется создавать в виде шаблонов документов.

 

Поля формы бывают:

- текстовые - в них можно внести какую-либо информацию

- флажки - они существуют в двух состояниях - активизированном и сброшенном.

- поля со списком - при создании поля задается список допустимых значений. При заполнении формы пользователь может выбрать значение из этого списка.

 

Параметры полей формы

Среди существующих параметров полей форм следует обратить внимание на параметр Тип текстового поля.

Тип может принимать следующие значения:

обычный текст (поле может содержать любые символы),

число,

дата,

текущая дата/текущее время (в поле вставляется соответствующее значение и затем поле блокируется для пользователя)

вычисление (в поле вводят математические выражения)

Использование полей форм

 

При создании форм удобные возможности для ускорения ввода информации представляют поля форм типа Список, а при создании форм анкет - поля форм типа Флажок.

Для ускорения ввода текста документа можно использовать поля форм со списком, в тех случаях, когда в документе предполагается выбор одного из взаимоисключающих вариантов текста. Например: объявить благодарность или объявить выговор, обучение на безвозмездной основе или на платной основе и т.д.

Справок полей формы

В окне Текст справки для поля формы щелкнуть на кнопке Элемент автотекста

Выбрать из списка нужное значение

Нажать ОК

Задание

I. Создание формы на основе шаблона бланка письма.

Дать команду Файл/Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа вкладку Общие. Установить параметр шаблон.

.Вывести на экран панель инструментов Формы:

· дать команду Вид/панели инструментов

· отметить щелчком мыши панель Формы

· нажать ОК

Убедиться, что на панели Формы кнопка с заштрихованной буквой, а утоплена.

Чтобы сделать видимой таблицу, используемую для выравнивания реквизитов, дать команду Таблица / Отображать сетку (либо убедиться, что стоит галочка против пункта Сетка.)

Разместить необходимые поля формы в документе. Следует вставить поля формы для реквизитов Адресат, Регистрационный номер документа, Дата документа, Ссылка на регистрационный номер и дату документа, Заголовок к тексту, Текст. Тип поля формы для реквизита  Дата документа  - дата, для реквизита     Регистрационный номер документа – число, для остальных реквизитов тип поля формы – текстовый.

Реквизит  Адресат

Вставить в последнюю ячейку таблицы поле формы для реквизита  Адресат

Щелкнуть мышью внутри ячейки. В левом верхнем углу появится текстовый курсор.

Нажать кнопку  аб  на панели Формы. Появится затененный прямоугольник – это поле формы.

Задать параметры поля формы:

Установить курсор на поле формы

 Дважды щелкнуть мышью. Появится окно Параметры текстового поля выбрать тип - обычный текст

Ввести справку для поля формы.:

 Щелкнуть по кнопке текст справки. Появится окно текст справки для поля формы.

Выбрать нужную вкладку. Если справка длинная, то вкладку   F 1 (справка будет вызываться по нажатию F 1 для активного окна). Если справка короткая, то вкладку Строка состояния - справка будет выводиться в строке состояния.

Щелкнуть на кнопке Текст справки и ввести в окно справочный текст. Например: Введите индекс и почтовый адрес получателя.

Нажать ОК.

Нажать ОК.

Вставить поле формы для реквизита  Регистрационный номер документа:

Установить курсор на месте расположения реквизита и нажать кнопку  аб  на панели Формы

Указать параметры поля формы как в пункте 3.1.7 (Тип – число)

Вставить поле формы для реквизита Дата:

Предварительно создайте элемент Автотекста, который будет использован в качестве справки для реквизита Дата

Установить курсор на месте расположения реквизита и нажать кнопку  аб  на панели Формы

Указать параметры поля формы как в пункте 3.1.7 (тип – текущая дата)

Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Для ввода этого реквизита требуется два поля формы. Одно для реквизита  Ссылка на регистрационный номер – вводится так же,как реквизит   Индекс. Другое – для реквизита Ссылка на дату документа вводится так же, как реквизит  Дата, но  Тип –  дата

Реквизит Заголовок к тексту:

Установить курсор на месте расположения реквизита и нажать кнопку  аб  на панели Формы

Указать параметры поля формы как в пункте 3.1.7 (тип – - обычный текст)

Реквизит Текст. Вводится так же, как реквизит  Заголовок к тексту.

Защитить форму от изменений

Первый способ:

Дать команду Сервис/Установить защиту Появится окно Защита документа

Установить опцию Ввод данных в поля форм

Нажать ОК

Второй способ:

Щелкнуть на кнопке Защита формы на панели Формы

Сохранить форму в виде шаблона:

дать команду Файл/Сохранить

в окне тип файла выбрать Шаблон документа

ввести имя

нажать ОК

II. Заполнение формы

Начать создание документа

Дать команду Файл/Создать

Выбрать шаблон бланка письма

Нажать ОК

 Заполнить реквизиты с переменной информацией, т.е. ввести значения в поля форм.

Переход от поля к полю производится при помощи щелчка мыши или при помощи клавиатуры:

Tab - переход к следующему полю

Shift + Ta b - переход к предыдущему полю

Снять выделение с полей форм при помощи кнопки Заштрихованное а на панели Формы.

Сохранить документ командой Файл/Сохранить.

Лабораторная работа №5

МАКРОКОМАНДЫ

 

При создании типовых документов, как правило можно выделить последовательную группу команд Word, которую приходит