Функции отделов и служб по проведению экономического анализа

Организационные формы экономического анализа предприятия определяются составом аппарата управления и его техническим уровнем.

На крупных промышленных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе - и по экономическому анализу. В его подчинении находятся экономические службы предприятия. В отдельное структурное подразделение может быть выделен отдел или бюро экономического анализа. На средних и малых предприятиях аналитическую работу возглавляет начальник планового отдела или главный бухгалтер.

Распределение работ по экономическому анализу между функциональными отделами зависит от структуры управления предприятия и возложенных на отделы задач. Примерная схема распределения функций по анализу хозяйственной деятельности может быть представлена следующим образом.

Производственный отдел осуществляет анализ выполнения плана производства по объему и ассортименту продукции в разрезе цехов и в целом по предприятию, дает оценку ритмичности производства, степени внедрения новой техники и технологий, комплексной механизации и автоматизации производства, общего технического и организационного уровня производства.

Отдел главного механика и энергетика изучает состояние эксплуатации машин и оборудования, выполнение планов- графиков ремонта оборудования, полноту использования производственных мощностей, рациональность потребления ресурсов и соблюдение норм расхода электроэнергии, пара, воздуха.

Отдел технического контроля анализирует качество сырья и готовой продукции, изучает брак и определяет потери от него, оценивает эффективность мероприятий по сокращению брака и повышению качества продукции, по соблюдению технологической дисциплины.

Отдел снабжения контролирует своевременность и качество материально- технического обеспечения производства; выполнение плана поставок материалов по объему, срокам, качеству; изучает состояние и сохранность складских запасов.

Отдел сбыта осуществляет анализ выполнения договорных обязательств организации по объему и ассортименту продукции, качеству и срокам; изучает состояние складских запасов и сохранность готовой продукции.

Отдел труда и заработной платы анализирует уровень организации труда, обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами по категориям и профессиям, дает оценку уровня и динамики производительности труда, изучает использование фонда рабочего времени и эффективность средств на оплату труда.

Бухгалтерия анализирует затраты на производство, изучает себестоимость продукции, а также - отдельных изделий; дает оценку финансового состояния и платежеспособности предприятия.

Финансовый отдел проводит анализ выполнения финансового плана, плана по прибыли и рентабельности организации; дает оценку её взаимоотношений с бюджетом, кредитными организациями; изучает доходность операций с ценными бумагами, состояние кредиторской и дебиторской задолженности.

Отдел маркетинга изучает рынки сбыта, спрос на выпускаемую продукцию и ее конкурентоспособность на внутреннем и внешнем рынках.

Планово-экономический отдел осуществляет составление планов аналитической работы и контроль за его выполнением, обеспечивает методическое обеспечение анализа, обобщает результаты анализа хозяйственной деятельности по структурным подразделениям и в целом по предприятию, разрабатывает мероприятия по итогам анализа.

 

8.3 Последовательность проведения экономического анализа

Экономический анализ на предприятии осуществляется в несколько этапов, которые характеризуют последовательность его проведения.

1 На первом этапе определяются цели, субъекты и объекты анализа, распределяются обязанности между конкретными исполнителями.

2 На втором этапе проводится планирование аналитической работы. На практике могут составляться как комплексный план аналитической работы, так и тематические планы. Комплексный план составляется на 1 год и представляет собой календарное расписание отдельных аналитических исследований. Тематические планы разрабатываются для проведения анализа деятельности организации по конкретным направлениям, которые требуют углубленного изучения.

3 На третьем этапе осуществляется информационное и методическое обеспечение анализа хозяйственной деятельности, проводится сбор информации и ее подготовка к аналитической обработке, которая включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение. Проверка данных включает оценку их полноты, наличия фактических значений показателей, по которым имелся план; правильности их оформления. Обращается внимание на согласование показателей, приведенных в разных формах и таблицах. Такая проверка носит технический характер. Далее проводится проверка данных по существу, т. е. их логическое осмысление, установление взаимосогласованности показателей из различных источников. После этого всю цифровую информацию приводят в сопоставимый вид, используя соответствующие приемы. Затем необходимо определить степень упрощения данных, чтобы их обработка не была слишком трудоемкой. Для этого определяют единицы измерения основных показателей, решают вопрос о количестве знаков после запятой и т. д. Выбор степени упрощения зависит от содержания показателя, его величины и других факторов.

4 На четвертом этапе проводится систематизация информации и ее аналитическая обработка. Для этого рассчитываются аналитические показатели, заполняются аналитические таблицы, выявляются причины отклонений показателей от планового уровня, определяется влияние факторов на эти показатели, изучаются взаимосвязи и взаимозависимости между показателями и факторами, дается оценка использования ресурсов и работы предприятия в целом. Организация обработки данных требует соответствующего методического обеспечения и высокого уровня подготовки лиц, занимающихся анализом.

5 На пятом этапе происходит оформление результатов анализа. Для этого все материалы обобщаются, указываются выявленные недостатки. Результаты анализа оформляются в виде документов.

6 На последнем этапе осуществляется контроль за внедрением в производство предложений и мер, разработанных по результатам анализа.

8.4 Информационная база экономического анализа и требования, предъявляемые к ней

Состав, содержание и качество информации, привлекаемой для анализа, во многом определяет его комплексность, глубину и эффективность.

Все источники данных для анализа хозяйственной деятельности делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым относятся все виды планов (перспективные, текущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, проектные задания, прейскуранты и т.д.

Учетные – это документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности и первичная учетная документация.

В бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов отражаются все хозяйственные операции, процессы и их результаты.

Бухгалтерская отчетность организации состоит из:

- бухгалтерского баланса (форма №1);

- отчета о прибылях и убытках (форма №2);

- отчета об изменении собственного капитала (форма №3);

- отчета о движении денежных средств (форма №4);

- примечаний к отчетности, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Бухгалтерская отчетность необходима самому предприятию для оценки результатов его деятельности; акционерам, инвесторам и кредиторам, вложившим в предприятие свой капитал; налоговым органам, регулирующим взаимоотношения с бюджетом; финансовым и коммерческим структурам, осуществляющим операции с ценными бумагами акционерных обществ.

Данные статистического учета и отчетности дополняют сведения бухгалтерского учета, систематизируют информацию по конкретным направлениям (по производству продукции, по основным средствам, по трудовым показателям, по затратам на производство). Формы статистической отчетности представляются в управление статистики, в вышестоящую организацию.

К внеучетным относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, материалы различных проверок и специальных исследований, акты ревизий. К документам относятся:

- официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности (законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления и т.д.)

- хозяйственно-правовые (договоры, соглашения, решения арбитража, судебных органов, рекламации и т.д.);

- техническая и технологическая документация.

По отношению к процессу обработки информация может быть первичной (данные первичного учета, обследований т.д.) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки (данные отчетности).

Анализ как функция управления предъявляет к информации следующие требования:

- полнота данных;

- достоверность;

- оперативность получения;

- пригодность к автоматизированной обработке;

- непрерывность;

- аддитивность.

Требование полноты информации с позиции анализа означает, что в ней должны быть данные, позволяющие провести всесторонний факторный анализ. В то же время существует проблема «избыточности информации», что влечет за собой дополнительные затраты на ее сбор, передачу, хранение. Решением этой проблемы должно быть определение и обеспечение оптимального объема информации, достаточного для решения аналитической задачи.

В основе достоверности лежат научно-обоснованные методики расчета показателей, соблюдение установленной корреспонденции и правил ведения бухгалтерского учета. Достоверность обеспечивается применением способов ее контроля, периодическими ревизиями, системой ответственности за искажение отчетности. Достоверность бухгалтерского учета и отчетности, реальность баланса и прибыли предприятия должны подтверждаться внешним и внутренним аудитом.

Информация для анализа должна отвечать требованию оперативности получения, т.к. более ценной для пользователя является та информация, которой он располагает в нужный момент. Условием оперативности служит сокращение времени между хозяйственным фактом (событием) и отражением его в учетных регистрах. Оперативности также способствует фиксация данных на информационных носителях, позволяющая избежать промежуточных обработок вручную, и применение своевременных средств связи и обработки информации.

Требование непрерывности следует из реальной непрерывности процесса воспроизводства. Непрерывность информации выступает условием более надежного ее прогнозирования.

Требование аддитивности относится к данным о затратах и результатах. Оно означает сводимость воедино соответствующих показателей по структурным подразделениям предприятия, в целом по предприятию, а также за различные периоды времени.

 

Лекция 2

8.5 Документальное оформление результатов анализа

8.6 Организация АРМ аналитика

8.7 Перспективы развития экономического анализа

 

8.5 Документальное оформление результатов анализа

Результаты аналитического исследования должны быть оформлены в виде документов.Ими могут быть пояснительная записка(примечания к отчётности), справка, заключение.

Пояснительная записка обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию, для внешних пользователей анализа.

Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, то они оформляются в виде справки.

Заключение пишут тогда, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Содержание справки и заключения обычно более краткое, чем пояснительной записки. В них может быть опущена общая характеристика предприятия и условия его деятельности и отражена информация о недостатках и достижениях предприятия, о выявленных резервах и способах их реализации.

Пояснительная записка составляется в конце года. В ней приводится краткая характеристика к основной деятельности организации, основные ее показатели и дополнительная информация для понимания бухгалтерской отчётности её пользователями. Информация может быть дополнена аналитическими таблицами. Рекомендуется также определять тенденции изменения основных итоговых показателей, а также качественные изменения в имущественном и финансовом положении предприятия и причины, вызвавшие их.

Помимо названых форм в настоящее время находит применение бестекстовая форма оформления результатов анализа. Она включает постоянный макет типовых аналитических таблиц, которые представляют изучаемый материал в систематизированном и обобщенном виде. Такой порядок рассчитан на высококвалифицированных специалистов, способных на основе табличной информации самостоятельно делать выводы и принимать необходимые управленческие решения.

 

8. 6 Организация АРМ аналитика

Рост трудоемкости аналитической работы, обусловленный расширением и усложнением информационных потоков и требованием оперативности получения аналитических выводов, вызывает необходимость ее автоматизации.

Значение автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем:

1) повышается результативность работы экономистов-аналитиков, так как они освобождаются от технической работы и могут больше времени уделить постановке сложных экономических задач и проведению более глубоких исследований;

2) возрастают оперативность и качество анализа.

Перспективным направлением совершенствования организации аналитической работы является создание автоматизированного рабочего места экономиста-аналитика.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) экономиста-аналитика –это совокупность информационных и программно-технических ресурсов, обеспечивающих автоматизацию аналитических расчётов.

Необходимым условием создания автоматизированного рабочего места аналитика является наличие технической базы, базы данных о хозяйственной деятельности организации, методик анализа и программных средств, позволяющих автоматизировать решение аналитических задач.

АРМ аналитика используется как инструмент текущего и перспективного управления. Здесь микроанализ сочетается с оценкой состояния и перспектив развития объекта в условиях взаимодействия сложившихся производственной и финансово–кредитной сфер на макроэкономическом уровне.

Создание АРМ аналитика сводится к поэтапной автоматизации всех стандартных процедур технологии аналитического процесса, а также к созданию предметной области, в координатах которой они осуществляются.

На первом этапе создания АРМ аналитика используются, как правило, локальные программы, предназначенные для многократного решения однотипных задач.

На втором этапе разрабатывается программа комплексного анализа, охватывающая все стороны деятельности предприятия и включающая целую систему взаимосвязанных задач. Для ее разработки требуется:

1) постановка и описание задач комплексного экономического анализа;

2) разработка алгоритмов и моделей решения задач, то есть математическое описание задач. Здесь важная роль отводится формализованной постановке задач, на основе которой происходит их последующая алгоритмизация и программирование для ЭВМ;

3) разработка новой информационной системы, создание банка данных для АРМ аналитика;

4) разработка программ решения аналитических задач;

5) внедрение АРМ аналитика в практику управления производством.

Каждое АРМ должно опираться на свою локальную базу данных, информационное содержание которой условно можно разделить на регламентную и нерегламентную части. Первая содержит стандартные наборы данных, постоянно используемых в работе. Вторая - охватывает как данные, получаемые пользователем по индивидуальным запросам, так и набор данных, самостоятельно им определяемый.

Развитие экспертных функций в АРМ экономиста-аналитика связано с созданием системы взаимосвязанных процедур обработки данных, имитирующих значительную часть логических операций экономического анализа. Ее основой является система жесткорегла-ментированых аналитических процедур, которая оставляет за пользователем функции синтеза причинно–следственных связей конечного аналитического вывода, принятия управленческого решения.