II.3. Создание и обработка электронных таблиц

Любая электронная таблица (ЭТ) состоит из следующих элементов:

· заголовка таблицы;

· заголовков столбцов («шапки» таблицы);

· информационной части (исходных н выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках).

В общем виде процесс создания ЭТ включает следующие шаги:

· ввод заголовка ЭТ;

· ввод названии графического документа;

· ввод исходных данных;

· ввод расчетных формул;

· форматирование ЭТ с целью придания ей профессионального вида;

· подготовку ЭТ к печати и ее печать.

При необходимости электронные таблицы могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.

Рассмотрим основные приемы работы в среде Excel.

II.3.1.Ввод информации в ячейки

Перед вводом информации в ячейку ее надо активизировать, для чего следует подвести указатель мыши к данной ячейке и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Активная ячейка выделяется черной рамкой, в левой части строки состояния появится сообщение “Ввод”, а в левой части строки ввода появятся три кнопки: “Отмена ” (X), “Ввод” ( Ú ) и “Мастер функций” ( f ). Далее вводятся с клавиатуры данные в активную ячейку. При этом следует заметить, что набранные данные сначала отображаются в строке ввода. Передать текст из строки ввода в активную ячейку можно одним из трех способов: нажать клавишу < Enter >, выполнить щелчок по кнопке с изображением «галочки» ( Ú ) в строке ввода или щелкнуть мышью вне строки ввода.

Аналогичным образом вводятся исходные данные в информационную часть таблицы. При вводе деся­тичных чисел целая часть числа от дробной отделяется запятой.

Следует учитывать, что обычно по умолчанию при вводе информации в ячейки устанавливается формат данных “Общий”, однако, если установлен другой формат, то пользователь может восстановить требуемый ему формат данных. Для этого следует выполнить команду “Формат/Ячейки”, открыть закладку “Формат ячеек”,(рис.2), выбрать нужную строку в окне “Числовые форматы” (“ Общий”, “Числовой” или другой), произвести необходимые установки в поле “Образец” и нажать кнопку “ OK”.

Рис.2.Диалоговое кно для установки формата данных.

II.3.2.Редактирование содержимого ячейки

Если при просмотре таблицы вы обнаружили ошибки, их необходимо отредакти­ровать. Microsoft Excel позволяет редактировать содержимое ячеек таблицы дву­мя способами: набором новой информации поверх ошибочной (используется, как правило, при полной замене информации) или активизацией строки ввода и внесе­нием необходимых изменении. Для активизации строки ввода и перехода в ре­жим редактирования используется клавиша < F2 >. При этом в левой части строки ввода появляются символы “Ввод” ( Ú ) и “Отмена” (X).

II.3.3.Сохранение таблиц на диске

Excel предоставляет следующие команды в меню “Файл”, предназначенные для со­хранения данных:

· “Сохранить как” - используется для первоначальной записи документа и при­сваивания ему имени, которое дает пользователь. При активизации этой команды на экране монитора появляется диалоговое окно следующего вида (рис.3):

Рис.3.Выбор места сохранения файла.

· “Сохранить” - используется для сохранения изменений в активном документе. Она сохраняет документ под тем же именем и на том же месте, что и прежде. На стандартной панели инструментов есть кнопка “Сохранить”, выполняющая дей­ствия, аналогичные команде “Сохранить” в меню “Файл”. По умолчанию Excel уста­навливает стандартное расширение имени файла — XLS. Оно присоединится к имени файла автоматически.

· “Сохранить рабочую область” - используется для создания файла рабочей области, содержащего имена и папки всех рабочих книг и рабочих листов, с которыми пользователь ежедневно работает.

II.3.4.Построение формул и использование функций Excel

Excel предлагает специальные сред­ства для расчетов, которые называются формулами и функциями и позволяют во многих случаях почти полностью автоматизировать заполнение таблицы.

Ввод формул и функций имеет общие правила:

· в формулу, кроме числовых величин, могут входить в качестве аргументов адреса ячеек или блоков, а также функции или другие формулы;

· если формула начинается с адреса ячейки, перед первым символом необходи­мо набрать = (знак равенства) или знак + (плюс);

· в ячейке виден результат вычислений, а сама формула отражается в строке ввода;

· Excel по умолчанию вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется со­держимое таблицы.

Для ввода расчетной формулы необходимо активизировать ту ячейку, куда будет вводится формула и ввести в нее формулу, например: =Е5+F5, и нажать < Enter > или щелкнуть символ “Ввод” ( Ú )в строке ввода. В ре­зультате в ячейке, в которой программируется формула появится число, равное сумме чисел, находящихся в ячейках E5 и F5, а в строке ввода отобразится сама фор­мула.

Ввод функций в Excel можно осуществлять несколькими способами:

· ручным набором имени функции и ее аргументов;

· выбором функции из списка функции с помощью команды “Вставка/Функция”;

· выбором функции из списка вызванного щелчком по кнопке ( f )при условии, что строка ввода активна.

При выборе второго или третьего способа функция вводится с помощью “Мастера функций”, окно которого имеет следующий вид (рис.4а и рис.4б)

Рис.4а. “Мастер функций” на первом шаге выбора функции.

На первом шаге выбирается класс функций и затем конкретный вид функции. После этого следует нажать кнопку “Далее”.

После ввода аргументов на втором шаге следует нажать кнопку “ Готово”. Окно “Мастера функций” снимется, а в строке ввода появится запись программируемой функции.

Рис.4б. “Мастер функций” на втором шаге выбора функции.

II.3.5.Выделение блоков ячеек

С помощью мыши блок ячеек можно выделить следующим образом. Отметьте первую ячейку в блоке, который хотите выделить. При нажатой левой кнопке мыши про­тащите указатель по всем остальным ячейкам блока. В результате выделенная область будет заключена в рамку. Если выполнить щелчок вне выделенного блока, маркировка исчезнет.

В Excel можно выделить целиком столбец (блок столбцов), строку (блок строк) и весь лист целиком. Для выделения столбца или строки следует выполнить щел­чок на соответствующем идентификаторе столбца или строки (то есть букве — для столбцов и цифре — для строк).

Для работы с блоками Excel предоставляет большой набор команд: копирование, перемещение, вставка, удаление, форматирование и т. д.

II.3.6.Копирование формул

Экономические таблицы содержат в пределах одной графы однородные данные, то есть данные одного типа и структуры. Excel предоставляет возможность не заниматься рутинной работой программирования однородных формул в массе ячеек, а копировать формулу из одних ячеек в другие.

В Excel копи­рование может производиться несколькими способами.

1.Выделите копируемую ячейку, содержащую например формулу для копирования. Выберитекоманду “Правка/Копировать” и щелкните левой кнопкой мыши. Excel окружит исходную ячейку движущейся рамочкой. Выделите блок ячеек как область вставки. Далее выполните команду “Правка/Вставить” и затем снимите выделение блока. При копировании Excel автоматически корректирует адреса ячеек.

2.Можно копировать с помощью кнопки “Копировать в буфер” на панели инстру­ментов “Стандартная”. Для этого активизируйте исходную ячейку, щелкните кнопку “Копировать в бу­фер” на панели инструментов, выделите область для вставки и щелкните кнопку “Вставить из буфера” на этой же панели инструментов. Далее нажмите < Enter > и < Esc > на клавиатуре, чтобы выйти из ре­жима копирования, и наконец щелкните кнопкой мыши вне выделенного блока для снятия выделения.

II.3.7.Расчет итоговых сумм с помощью функций

Ввод функций в Excel можно осуществлять несколькими способами:

· ручным набором имени функции и ее аргументов;

· выбором функции из списка функции с помощью команды “Вставка/Функция”;

· выбором функции из списка вызванного щелчком по кнопке ( f )при условии, что строка ввода активна.

При программировании функции подсчета итоговых сумм по столбцам можно воспользоваться кнопкой “Автосумми-рование” па панели инструментов “Стандартная”. Для этого следует активизировать ячейку для автосуммирования, щелкнув по ней, а затем дважды щелкнуть кнопку “Автосуммирова­ние”. Значение суммы данных в ячейка суммируемого столбца появится в выделенной ячейке, а в строке ввода отобразится формула суммы содержимого диапазона ячеек, например, =СУММ(Е5:Е11). Изменение содержимого ячеек данного столбца приведет к автоматическому пересчету результата в ячейке итоговой суммы.

Второй способ ввода функции при расчете итоговой суммы столбца заключается в следующем. Выберите команду “Вставка/Функция”. На экране появится диалоговое окно со списком встроенных функций, сгруппированных по категориям. Выберите функцию “СУММ” (в группе “ Математичес­кие”). Excel поместит па экране диалоговое окно, позволяющее ввести аргументы, необходимые для этой функции. Щелкните кнопку “ Далее” и введите аргумен­ты, например — F5:F1 1, или отметьте их кнопкой мыши в ЭТ. Щелкните кнопку “Готово” или нажмите < Enter >. В ячейке итоговой величины появится значение суммы.

II.3.8.Форматирование данных

Под форматированием таблицы обычно понимают формирование ее внешнего вида и структуры. Внешний вид таблицы определяется видом шрифта и его раз­мером, цветом текста и фона, шириной столбцов и высотой строк, способом изоб­ражения цифровых данных и т. п. Все действия по форматированию можно выполнить, пользуясь командами меню “Формат”. Кроме того, часто использующи­еся операции форматирования вынесены в качестве кнопок “Стандартной” панели инструментов и панели инструментов “Форматиро-вание”.

При работе с командой “Формат/Столбец/Ширина” можно выбирать и устанавливать необходимые форматы из диалогового окна (рис.5).

Рис.5.Диалоговое окно при установке ширины столбца. Размер устанавливается в пикселах.

Если выбрать опцию “ Формат/Столбец/Автоподбор Ширины”, то ширина выделенного столбца будет автоматически определена и установлено встроенными средствами Excel.

Можно также изменять ширину столбца произвольно вручную для чего следует указатель мыши подвести на горизонтальной адресной линейке к границе столбца (левой или правой) и при изменении вида указателя мыши с обычного на удерживая левую кнопку мыши и двигая мышь влево или вправо установить требуемую ширину.

Для изменения высоты строк можно воспользоваться командой “ Формат/Строка/Высота” и устанавливать необходимые форматы из диалогового окна (рис.6).

Рис.6.Диалоговое окно при установке высоты строки. Размер устанавливается в пикселах.

Если воспользоваться опцией “Формат/Строка/Авто-подбор Высоты”, то высота строки установится автоматически. Высоту столбца можно изменить вручную аналогично, как и со столбцом, только двигая границы строки по вертикальной адресной линейке при появлении указателя мыши вида.

При изменении размера шрифта высота строки изменяется автоматически.

II.3.9.Выравнивание данных

В Microsoft Excel (при стандартных параметрах) текст автоматически выравнивается по левому краю ячейки, а числа — по правому краю. Но пользователь может менять расположение данных в ячейках электронной таблицы по своему усмотрению.

Это можно сделать различными способами:

· с помощью кнопок панели инструментов “Форматирование”: “По левому краю”, “По центру” и “По правому краю”;

· с помощью команды “Формат/Ячейки” и установки на закладке “Выравнивание” (рис.7.)соответствующих команд, которые расширяют возможности управления расположением текста или данных в ячейке.

Рис.7.Диалоговое окно “Формат ячейки” с открытой закладкой “Выравнивание”.

II.3.10.Форматирование с помощью рамок и цветов

Excel позволяет изменять цвета ячеек и блоков, а также заключать их в рамки. Можно нарисовать произвольную комбинацию горизонтальных и вертикальных линий слева, справа, вверху или внизу ячейки. Изменение внешнего вида электронной таблицы производится с помощью команд “Формат/Ячейки” и далее команд закладки “Рамка” (рис.8).

Рис.8.Диалоговое окно “Формат ячейки” с закладкой “Рамка”.

Можно изменить вид начертания шрифта, тип шрифта и т.д., для чего следует поработать с закладкой “Шрифт” после выполнения команды “Формат/Ячейки” (рис.9).

Рис.9.Диалоговое окно “Формат ячейки” с закладкой “Шрифт”.

Для измененияцветового фона заливки ячейки, строки, столбца либо блока ячеек необходимо выделить соответствующие элементы таблицы и выполнить команду “Формат/Ячейки”, открыть закладку “Вид” (рис.10)и в ней выбрать нужный цвет, после чего нажать кнопку “ OK”.

Рис.10.Диалоговое окно “Формат ячейки” с закладкой “Вид”.

Многие из отмеченных опций могут быть выполнены с помощью кнопок панелей инструментов.

II.3.11.Вставка строк и столбцов электронной таблицы Excel

На практике часто требуется поместить новые строки и столбцы для дополнительной информации внутри готовой таблицы. Вставка новых столбцов или строк осуществляется при выполнении команд типа “Вставка/Столбец”, “Вставка/Строка”.

При вставке строк нужно учитывать следующие особенности:

· новые строки вставляются над строкой, в которой находится указатель мыши;

· все остальные строки сдвигаются вниз на количество вставленных строк и получают новые адреса.

При вставке столбцов следует учитывать аналогичные особенности, как и для строк, а именно:

· новые пустые столбцы вставляются слева от того, на котором находится указатель мыши;

· все остальные столбцы сдвигаются вправо на количество вставленных столбцов и получают новые адреса.

II.3.12.Удаление ячеек, строк и столбцов

Для удаления элементов таблицы выделить удаляемый объект (ячейку, строку или столбец) выбратькоманду “Правка/Удалить” после чего снять выделение.

Если же необходимо только очистить содержимое ячеек, строк или столбцов, то после их выделения следует выполнить команду “Правка/Очистить”.

II.3.13.Основные приемы обработки рабочей книги

При необходимости создания нескольких однотипных таблиц с разной информацией в ячейках можно создать новые рабочие листы с в рамках первой книги для чего следует выделить таблицу на Листе1 скопировать ее в буфер с помощью команды “Правка/Копировать” (или кнопки “Копировать в буфер”). Далее открыть другой лист нажатием ярлычка с соответствующим именем (например Лист3)и выполнить команду “Правка/Вставить” (или нажать кнопку “Вставить из буфера”). В результате на Листе3 появится копируемая таблица, в которой можно осуществить редактирование информации.