Тема 3.Деловая письменная речь.

Вопросы практического занятия: Процесс создания трафаретных текстов. Стандартизация языка документов. Использование устойчивых речевых формул.

Задание 1. Прочитайте текст. Объясните значение слов и выражений: взаимоотношения, канцелярские бумаги, контракт, корректно. Приведите примеры деловых бумаг, которые вам уже пришлось написать и которые предстоит составить.

Деловые взаимоотношения и документы сопровождают человека всю жизнь. Первый документ, который получает человек, – справка из роддома, затем – свидетельство о рождении, удостоверение личности, паспорт, аттестат зрелости, диплом и т.д. А сколько разного рода справок, заявлений, договоров, актов, контрактов, объяснительных и прочих канцелярских бумаг придется выдать или получить ему за всю жизнь!

Человек постоянно находится в деловых отношениях с коллегами по работе, с сотрудниками, с начальством, подчиненными, партнерами по бизнесу. От того, как человек ведет себя в той или иной деловой ситуации, насколько умело он ведет переговоры, грамотно, корректно составляет все необходимые документы, зависит успех его бизнеса, и, в конечном счете, успех его жизни, благополучие его семьи.

 

Задание 2. Законспектируйте текст, выделив его основные положения. Значения непонятных слов определите по словарю или контексту. Подготовьте пересказ текста.

Выбор и закрепление в практике одного языкового варианта из нескольких возможных оправдано экономически, диктуется требованиями все усложняющейся экономической и социально–политической жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала, оформления документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов–аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты–аналоги, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализованного текста.

Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений.

Бланк – это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает.

Стандартизация языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица.

Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций родовидового соответствия. Таблица представляет собой еще более емкую организацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная – в ячейках таблицы.

Данные типы текстовой организации могут использоваться в различных жанрах деловой документалистики. Анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы.

Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма. Таким образом, трафаретизация обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру.

Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию – и определяет своеобразие и специфику официально–делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе или предписующе констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

Типизация документов позволяет моделировать текст любой разновидности согласно ситуации. При этом составляющий текст оперирует типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста. В текстах договоров это – представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора. Эти модули неизменно входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле–продаже). Сам текст начального модуля договора практически не меняется (допускаются варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические термины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон.

Экономическая необходимость и развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и деловой корреспонденции, с другой стороны.

Несомненно, официально–деловой стиль, как и в целом, русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства, прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально–делового стиля:

а) высокая степень терминологичности лексики:

- юридические термины (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, приватизация, владение, выкуп, личное дело и т.д.);

- экономические термины (дотация, затраты, купля–продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, расходная часть бюджета и т.д.);

- экономико-правовые термины (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

б) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности отглагольных существительны, которые часто обозначают опредмеченное действие, и высокой частотности отыменных предлогов:

- погашение кредита, отсрочка платежа, в высокой: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по истечении, по причине, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

в) развитие собственно канцелярских значений, связанное с переходом причастий в классе прилагательных и местоимений:

- настоящие правила – эти правила

- настоящий договор – этот договор (ср.: настоящий парень, настоящий террор) в установленном порядке – в законном порядке;

г) стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости:

- контроль обычно возлагается, сделка – заключается, цена – устанавливается;

позиции бывают конструктивными/неконструктивными; деятельность – успешной; необходимость – настоятельной; скидки – значительными, разногласия – существенными/несущественными и т.д.;

д) стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания) не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально–правовых отношений:

в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью; в случае невыполнения долговых обязательств;

договор вступает в силу со дня подписания;

е) формально–логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

I. Предмет договора

1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением, водоснабжением и отводу канализационных стоков.

1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;

 

ж) отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии.

з) максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

Официально–деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).

Литература: 5–12, 2–7.

 

Тема 4.Содержание и структура деловых документов

Вопросы практического занятия: Подстили официально-делового стиля. Жанры подстилей официально-делового стиля.

 

Задание 1. Прочитайте текст. выпишите дефиниции основных понятий текста.

В рамках официально-делового стиля выделяются три подстиля – юридический, дипломатический и канцелярско-деловой: их названия подсказывают, в каких именно сферах социальной деятельности человека они используются.

В рамках каждого из подстилей выделяют множество жанров, особенности которых определяются тематикой, объемом и письменной или устной формой создаваемого текста. К жанрам юридического подстиля относятся конституция, кодекс, закон, постановление, к жанрам дипломатического подстиля - верительная грамота, нота протеста, декларация, коммюнике, к жанрам канцелярско-делового подстиля – заявление, уведомление, приказ, контракт, резюме и т.д.

Задание 2. Определите подстиль следующих фрагментов текстов.

А)1. Каждому гарантируется свобода мысли и слова.

2. Не допускаются пропаганда или агитация, возбуждающие социальную, расовую/ национальную или религиозную ненависть и вражду. Запрещается пропаганда социального, расового, национального религиозного или языкового превосходства.

3. Никто не может быть принужден к выражению своих мнений и убеждений или отказу от них.

4. Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещается.

 

Б) Прошу освободить меня от занимаемой должности по состоянию здоровья.

В) Мы, нижеподписавшиеся,….., составили настоящий акт о следующем…

Г) Признать работу профсоюзного комитета удовлетворительной.

Д) Довожу до вашего сведения, что 16.12.13г. в 14.00 в корпусе было отключено электричество, в связи с чем стало невозможным проведение кураторского часа с применением интерактивной доски…

Задание 3. Прочтите текст. Выпишите его основные положения.

Форма документа – это сумма реквизитов и их содержательно-композиционная схема.

Реквизиты – это постоянные элементы содержания какого-либо документа. К ним относятся:

1. Государственный герб. Право на использование герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления. Бланки с изображение герба подлежат особому учету.

2. Эмблема организации – символическое графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке (аббревиатура или рисунок). Если на бланке есть герб, то эмблема уже не разрешается.

3. Код организации – автора документа – проставляется по государственному классификатору предприятий и организаций.

4. Код документа указывается по государственному классификатору управленческой документации.

5. Наименование организации – адресанта должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации-отправителя может указываться вышестоящая организация (министерство, ведомство, промышленно-финансовая группа). Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в устае организации. Оно располагается ниже наименования на русском языке.

6.Справочные данные об организации включают сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый адрес, номера телефонов, факсы, коды, электронный адрес.

7. Дата документа – дата его подписания или утверждения (для протокола – дата заседания, для акта – дата события). Дату оформляют арабскими цифрами по следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 29.05.2013. Допускается и словесно-цифровой способ оформления: 29 мая 2013 года. А в соответсвии с международными стандартами возможно и такое оформление: 2013.05.29.. т.е. год, месяц, число.

8. Регистрационный номер документа – условное обозначение документа, которое дается ему при регистрации.

9. Адресат – это организация или структурное подразделение, должностные и физические лица, которым направляется документ. Наименование организации указывается в именительном падеже. Должность, которому адресован документ, - в дательном падеже. Например:

 

Акимат г. Караганды,

Управление по жилищно-

коммунальному хозяйству.

Начальнику управления

10. Адрес. Его оформление определено «Правилами оказания услуг почтовой связи». Если письмо адресовано организации, то указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Деканат филологического факультета

Карагандинского государственного университета,

г.Караганда, ул. Муканова,1

Если письмо адресовано должностному лицу, то указывается его должность, фамилия, инициалы, затем – адрес организации, например:

Начальнику учебно-методического управления

Карагандинского государственного университета

г-же Гаголиной С.В.

ул. Университетская, 28

 

Если письмо адресовано частному лицу, то сначала указывается почтовый адрес, потом – инициалы и фамилия получателя. Например:

г. Караганда

пр. Н.Абдирова, 18, кВ 38

И.И. Ивановой

Литература: 1–11, 2–7.

 

Тема 5. Деловые письма.

Вопросы практического занятия: Внешняя деловая переписка. Управленческие документы. Жанры документов.

Задание 1. Прочитайте и подготовьте тезисный план текста. Значения слов, понимание которых вызывает затруднения, определите по словарю

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг м другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

- организационно–правовая документация;

- плановая документация;

- распорядительная документация;

- информационно–справочная и справочно-аналитическая документация;

- отчетная документация;

- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

- финансовая документация;

- документация по материально–техническому обучению;

- договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Задание 2. Определите жанры документов, к которым относятся данные ниже определения.

- договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

- документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

- документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

- документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

- документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

- документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

- документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Задание 3. Составьте деловое письмо о сотрудничестве туристической компании с авиаперевозчиком.

Литература: 1–12, 2–7.