Виды служебной переписки, ее регламентация нормативными актами.

В соответствии требований приказов и наставлений установлены рамки служебной переписки, которая ведется:

по подчиненности;

между пограничными органами не подчиненными друг другу;

гражданскими учреждениями и организациями.

Переписка не должна вестись между подразделениями пограничного органа.

2. Документы управления, порядок их разработки и оформления.

К документам управления, относятся:

- приказы;

- директивы;

- распоряжения;

- указания;

- наставления;

- руководства;

- инструкции;

- правила;

- планы;

- положения и др.

Порядок разработки и оформление приказа.

Подготовка и оформление приказа сложный и многогранный процесс. Деятельность по разработке приказа, как и любого документа, включает 3 этапа:

- изучение существа вопросов, подлежащих разрешению в приказе;

- составление проекта приказа;

- согласование и подписание проекта приказа (работа с проектом приказа).

Каждый из перечисленных этапов в свою очередь, состоит из нескольких стадий. Их последовательное прохождение - важное условие составления приказа, отвечающего предъявляемым требованиям.

Изучение существа вопросов, подлежащих разрешению в приказе.

Разработка приказа начинается с изучения существа вопросов, подлежащих разрешению. Этот подготовительный этап непосредственно предшествует составлению проекта приказа и включает в себя:

- определение круга вопросов, подлежащих разрешению;

- изучение законодательства, регламентирующего эти вопросы;

- определение структуры и содержания разрабатываемого приказа;

- ознакомление со справочными материалами;

- изучение предшествующих приказов;

- предварительную формулировку решения рассматриваемых вопросов.

В первую очередь необходимо определить круг вопросов, подлежащих разрешению в приказе. Их количество зависит от того, какой приказ разрабатывается: по личному составу, оперативно-боевой или общественно - государственной подготовке, материально-техническому обеспечению и т. д..

Определяя, в частности, круг вопросов, подлежащих изложению в приказе по личному составу, исходят из примерного их перечня, данного в нормативных актах, регламентирующих служебную переписку.

После определения круга вопросов, подлежащих включению в приказ, изучается законодательство, которое регламентирует данные вопросы. Некоторые нормативные акты касаются отдельных разновидностей приказа.

Ознакомление с изданными ранее аналогичными приказами наряду с другой аналитической работой позволяет полнее определить круг вопросов, подлежащих урегулированию, заострить внимание на нерешенных проблемах.

Только после определения круга вопросов, подлежащих урегулированию, изучения законодательства, регламентирующие эти вопросы, ознакомления с необходимым справочным материалом, изучения приказов, предшествующих разрабатываемому, можно приступать к предварительной формулировке итогового решения.

Она заключается в закреплении принятого решения по конкретному вопросу путем формулирования основных его положений в проекте документа.

 

Составление проекта приказа

Важным этапом разработки приказа является составление его проекта. Эта деятельность включает определение реквизитов приказа, их правильное обозначение, установление структуры текста и разработку его составных частей.

Структурными частями приказа являются его реквизиты. Нормативными актами, регламентирующими ведение служебной переписки и делопроизводства, установлены следующие структурные элементы приказа.

 

Согласование проекта документа

Оно может быть внутренним, внешним и оформляется визой либо грифом согласования.

Виза включает в себя структурное подразделение, должность визирующего, воинское звание, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Отказ от рассмотрения документов не допускается.

Внутреннее согласование:

При отсутствии возражений проект документа визируется должностным лицом в пределах полномочий на оборотной стороне последнего листа документа.

В случае несогласия с проектом документа дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса на отдельном листе «Замечания прилагаются».

Внешнее согласование: в зависимости от содержания документа осуществляется в последовательности:

- с органами государственной власти субъектов Российской Федерации;

- с общественными организациями;

- с органами Российской Федерации, осуществляющими госнадведомственный контроль (надзор) в определенной области.

Осуществляется, как правило на отдельном листе согласования, где в документе делается отметка: «Лист согласования» прилагается») и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату согласования или названия документа, подтверждающего согласование и его дату.

Реквизит «Подпись» отделяется от последней строки текста (последней строки реквизита «Приложение») 2-3 межстрочных интервала (24-36 пт) и печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт). Включает в себя: наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись и ее расшифровку (инициал имени, фамилию). При направлении документов адресату, имеющему воинское звание, указывается также воинское звание должностного лица, подписывающего документ.

При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне (при равных должностях) или одна под другой в соответствии занимаемым должностям.

 

Билет №35