Юридические и иные аспекты использования документа в электронной

Форме отображения.

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

· сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

· при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

· подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

· электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Электро́нная по́дпись (ЭП) — информация в электронной форме, присоединенная к другой информации в электронной форме (электронный документ) или иным образом связанная с такой информацией. Используется для определения лица, подписавшего информацию (электронный документ).

По своему существу электронная подпись представляет собой реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭП.

В тех случаях, когда не требуется подпись, документооборот может быть полностью безбумажным. Типичный пример - газетно-журнальные издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде.

Проект N 107599-3 «Об электронном документе»

С 1 июля 2012 г. вступает в силу ФЗ №63-ФЗ «Об электронной подписи»

Стандартизация системы документации. Отраслевые системы

Документации. Функциональные системы документации. Нормативно-

Правовая база вопроса.

Стандартизация – деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и услуг, а также повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг. Стандартизация в Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» и носит рекомендательный характер.

С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт» – закреплен принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации – правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов).

Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по реализации Федерального закона о техническом регулировании» Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии определен органом, уполномоченным исполнять функции национального органа Российской Федерации по стандартизации (Госстандарт России).

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции. ЗАКОН РФ от 10.06.1993 N 5154-1 (ред. от 10.01.2003) "О СТАНДАРТИЗАЦИИ" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.

Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г. продолжают действовать. Это, например

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», нормативно закрепивший терминологию ДОУ.

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Унифицированная система документации (УСД). Унифицированная

Форма документа (УФД). Нормативно-правовая база вопроса.

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В Российской Федерации созданы следующие унифицированные системы управленческой документации: 1 –- система плановой документации (УСПД); 2 – система первичной учетной документации (УСПД); 3 – система организационно-распорядительной документации (УСОРД): 4 – система расчетно-денежной документации (УСРДД); 5 – система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации (УСФБД); 6 – система отчетно-статистической документации (УСОСД); 7 – система документации по ценообразованию (СДЦ); 8 – система документации по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС); 9 – система документации по торговле (УСДТ); 10 – система документации по изобретениям и открытиям (УСДИО); 11 – система документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ); 12 – система документации по бытовому обслуживанию населения (УСДБОН); 13 – система документации для оперативного планирования и управления работой транспортного узла (УСДОУТУ).

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ – за организационно-распорядительные документы. Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Нормативно-правовая база вопроса:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», устанавливает правила оформления реквизитов документов УСОРД унифицированная система организационно-распорядительной документации).

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены: форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990); принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).

Проставляют даты и время в документах в соответствии с ИСО 8601:1988, а оформляют конверты для корреспонденции – с ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишут, соблюдая положения ИСО 11180:1993.