Порядок прохождения внутренних документов

Внутренние документы оформляются в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей.

В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй – выводы и предложения.

Cлужебные записки, адресованные ректору или проректорам для рассмотрения, передаются через общий отдел.

Передача внутренних документов между структурными подразделениями БашГУ осуществляется через приемные структурных подразделений БашГУ или лиц, ответственных за делопроизводство. Документ регистрируется один раз в структурном подразделении БашГУ, подготовившем служебную записку. Движение документа регистрируется в «Журнале учета движения документов».

V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Организация контроля

Контроль исполнения документов – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения зарегистрированных документов.

Организация контроля исполнения включает в себя:

– постановку документа на контроль;

– мониторинг исполнения контрольных поручений документов;

– снятие исполненного документа с контроля;

– обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

– информирование ректора БашГУ о состоянии исполнения контрольных документов.

Служебные документы, взятые на контроль, заносятся в журнал регистрации с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

Контроль выполнения поручений ректора и проректоров структурными подразделениями БашГУ осуществляет общий отдел.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

– поступивших из вышестоящих органов государственной власти – со дня подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных и республиканских органов исполнительной власти и организаций – с даты их поступления. Срок исполнения документа составляет календарный месяц, если в поручении не указан конкретный срок;

– поручения, содержащие в тексте указание «срочно» и «незамедлительно» или аналогичное указание, исполняются в 3-дневный срок;

– в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание «оперативно».

Все поступающие на имя ректора и в адрес БашГУ документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контролю исполнения документов подлежат также наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, решения Ученого совета и т.д.).

Контроль исполнения документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения и включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Контроль исполнения документов осуществляет общий отдел БашГУ. Контроль исполнения документов включает следующие этапы:

– постановка документа на контроль. Ректор (проректор) делает отметку на документе «Контроль» или «К», определяет исполнителей, срок исполнения, ставит дату и подпись.

– своевременное доведение документов до исполнителей документоведами общего отдела (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания);

– проверка и регулирование начальником общего отдела хода исполнения документа путем напоминания ответственным исполнителям о приближении срока окончания работы над документом – за 10 дней, 5 дней и 2 дня;

– регулярное информирование соответствующих руководителей о ходе исполнения документов.

Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями ректора БашГУ, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

В структурных подразделениях непосредственный контроль исполнения документов осуществляет секретарь приемной или иное лицо, ответственное за делопроизводство.

Контроль исполнения зарегистрированных документов, поступивших на имя ректора и в адрес БашГУ, возлагается на общий отдел БашГУ.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами, индивидуальные сроки исполнения указываются непосредственно в тексте документа или в резолюции к нему ректором (проректором).

Срок исполнения документа может быть продлен письменным распоряжением должностного лица, которое его установило сразу после получения документа не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.

Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

– если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок,

– документы без указания срока исполнения – в месячный срок,

– если в документе имеется пометка «оперативно» – в десятидневный срок,

– если в документе имеется пометка «срочно» – в трехдневный срок.

Срок исчисляется в календарных днях со дня, следующего за днем подписания документа, трехдневный срок – в рабочих днях.