Об утверждении Инструкции по делопроизводству

Уфа

 

 

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования

«Башкирский государственный университет»

 

В целях установления единого порядка работы с документами в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Башкирский государственный университет» (далее – Башкирский государственный университет, БашГУ) в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 и приказом «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» от 30 декабря 2010 г. № 2232, п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией Государственного казенного учреждения Республики Башкортостан Центральный исторический архив Республики Башкортостан прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Башкирском государственном университете (далее – Инструкция).

2. Возложить на общий отдел:

- методическое руководство организацией делопроизводства в БашГУ;

- определение технологии ведения делопроизводства в структурных подразделениях БашГУ.

3. Руководителям структурных подразделений БашГУ:

- организовать изучение Инструкции работниками;

- обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции.

4. Общему отделу осуществлять периодические проверки выполнения требований Инструкции в структурных подразделениях БашГУ.

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

 

Ректор А. Мустафин

Приложение   Утверждена приказом БашГУ   от «___» _________ 2011 г. № ___

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

По делопроизводству

в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования

«Башкирский государственный университет»

 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Башкирский государственный университет» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов (поручений).

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в БашГУ.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в БашГУ.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с:

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477;

- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76;

- Инструкцией по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 30 декабря 2010 г. № 2232;

-Федеральным законом Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи";

- Законами Российской Федерации и Республики Башкортостан, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Президента Республики Башкортостан, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Правительства Республики Башкортостан в сфере информации и документации.

1.3. Инструкция утверждается приказом ректора БашГУ после согласования с Экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Государственного казенного учреждения Республики Башкортостан Центральный исторический архив Республики Башкортостан (далее – ГКУ РБ ЦИА РБ). Согласование проводится в целях контроля за соблюдением законодательства, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов как составной части Архивного фонда Российской Федерации.

Руководство и контроль ведения делопроизводства в БашГУ осуществляет общий отдел.

Общий отдел дает рекомендации по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями БашГУ, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе на электронных носителях, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми ректором БашГУ.

Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Деятельность общего отдела регламентируется Положением о нем, должностные обязанности работников общего отдела и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются должностными инструкциями.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагают на руководителей соответствующих структурных подразделений БашГУ (управлений, отделов, деканатов, кафедр).

Ведение делопроизводства осуществляется работниками БашГУ в соответствии с должностными инструкциями, утверждаемыми ректором БашГУ по согласованию с руководителями структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:

– обеспечивают ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями данной Инструкции и другими нормативными документами;

– контролируют своевременную передачу документов в иные структурные подразделения БашГУ, должностным лицам и в иные организации;

– докладывают в общий отдел о ходе выполнения данных им поручений;

– обеспечивают сохранность образующихся в текущем делопроизводстве документов, вплоть до сдачи их в архив БашГУ;

– принимают меры к сокращению объема переписки, не допуская ее по вопросам, которые возможно решить путем личных переговоров или по телефону;

– обеспечивают рациональное использование средств оргтехники, служебных бланков и бумаги.

1.5. Инструкция предусматривает:

– порядок подготовки, оформления, прохождения распорядительной документации и поручений вышестоящих органов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

– организацию учета, регистрации, контроля исполнения служебных документов;

– порядок размножения, копирования, тиражирования служебных документов, порядок их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования.

1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление иных лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается с разрешения ректора БашГУ.

1.7. Передача служебных документов и их копий лицам, не являющимся работниками БашГУ, допускается с разрешения ректора.

1.8. При переходе на другую работу работников, занимающихся в структурных подразделениях БашГУ ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам. Акты утверждаются руководителями структурных подразделений.

Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти в общем отделе инструктаж по ведению делопроизводства.

1.9. Работать с документами, поступившими в БашГУ, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

1.10. Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляется структурными подразделениями БашГУ, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях ‑ по письменному разрешению ректора БашГУ.

1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник структурного подразделения БашГУ обязан передать находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.12. Работники структурных подразделений БашГУ несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

О случаях утраты зарегистрированного документа работник обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в общий отдел.

Общий отдел организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях БашГУ. О результатах проверок докладывается ректору.

1.13. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом БашГУ после их согласования с ЭПК Государственного казенного учреждения Республики Башкортостан Центральный исторический архив Республики Башкортостан.

 

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности БашГУ;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в БашГУ;

документ – официальный документ, созданный БашГУ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот БашГУ;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в БашГУ, с указанием сроков их хранения;

объем документооборота – количество документов, поступивших в БашГУ и созданных им за определенный период;

обращение гражданина – направленное в БашГУ письменное или устное предложение, заявление или жалоба;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа – получение электронного образа документа;

служба делопроизводства – структурное подразделение БашГУ, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (общий отдел), а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях БашГУ;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему законодательством Российской Федерации, компетенцией БашГУ и установленным порядком оформления.

Бланки документов

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма БашГУ оформляются на бланках в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 х 297 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.

Все документы печатаются шрифтом размером № 14. При оформлении приложений в виде табличных материалов допускается в случае необходимости использовать бумагу формата А3 (297 х 420 мм), а также шрифт размером менее № 14.

Параметры страницы должны быть не менее:

верхнее поле – 2 см, нижнее поле – 2 см, левое поле – 2 см, правое поле – 1 см. Вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами через верхний колонтитул, знак номера страницы выравнивается по центру, печатается шрифтом размером № 12 без дополнительных символов.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующую страницы нумеруют. Номера страниц проставляют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

В БашГУ применяются следующие бланки:

- Угловой бланк письма БашГУ, отправляемого за пределы Республики Башкортостан в пределах Российской Федерации (Приложение № 1).

- Продольный бланк письма БашГУ, действующего на территории Республики Башкортостан. Продольный бланк письма БашГУ является двуязычным. В соответствии с Законом Республики Башкортостан «О языках народов Республики Башкортостан» от 15.02.1999 г. № 216-з тексты документов, а также бланков, печатей, штампов, штемпелей и вывесок с наименованиями государственных органов, организаций оформляются на государственных языках Республики Башкортостан.

Все тексты визуальной информации располагаются следующим образом: слева или сверху - текст на башкирском языке, справа или снизу - текст на русском языке и выполняются одинаковыми по размеру буквами. (Приложение № 2).

- Продольный бланк письма БашГУ, отправляемого за пределы Российской Федерации (Приложение № 3).

- Бланк структурного подразделения БашГУ, имеющего право осуществлять переписку со сторонними организациями (Приложение № 4).

- Бланк приказа по основной деятельности (Приложение № 5).

- Бланк приказа о направлении студентов в командировку (на практику) (Приложение № 6).

- Бланк приказа о направлении работников в командировку по учебной работе (Приложение № 7).

- Бланк приказа о направлении работников в командировку по научной работе (Приложение № 8).

- Бланк приказа о направлении работников в командировку за счет принимающей стороны или за свой счет (Приложение № 9).

- Бланк командировочного удостоверения (Приложение № 10).

- Бланк представления в приказ о направлении студентов в командировку (Приложение № 11).

- Бланк распоряжения (Приложение № 12).

- Бланк служебной записки (Приложение № 14).

- Бланк справки, удостоверяющей обучение в БашГУ (Приложение № 15).

- Бланк заявки для массовой рассылки по электронной почте (Приложение № 16).

Бланки документов используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Введение в обращение новых бланков осуществляется по разрешению ректора. Соответствующие предложения вносятся начальником общего отдела вместе с образцами прилагаемых бланков.

 

Министерство транспорта

Российской Федерации

Управление делами

 

Документ адресуется конкретному должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. При этом наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия ‑ в дательном.

 

Управление делами

Президента Российской Федерации

начальнику ……………….

(наименование управления или отдела)

А.И. Петрову

Если документ адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

 

Руководителям органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации

(по списку)

 

При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже).

Генеральному директору

объединения «Агропром»

В.Д.Иванову

При направлении документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером № 12.

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

Киреевский р-н, г. Липки,

Тульская обл., 301264

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия(и)» не указывается.

Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки, и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

11) наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту) печатается строчными буквами от левой границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом размером № 14, выравнивается по центру. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Длина максимальной строки не должна превышать 8 см.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?» — «О выделении...», «Об изменении...» и т.д. В письмах-ответах указываются дата и номер документа, на который дается ответ.

12) текст менее 15 строк печатается шрифтом размером № 14 через полуторный межстрочный интервал без переносов. Первая строка каждого абзаца начинается с красной строки на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.

При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.

13) о формление отметки о наличии приложений к документу.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля следующим образом:

 

Приложение: на 8 л.

 

Если приложения не названы в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества листов в каждом приложении, например:

 

Приложение: 1. Справка о... на 3 л.

2. Проект... на 8 л.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

 

Приложение: письмо (наименование подразделения) от 21 января 2004 г. № А11-1 и приложение к нему на 11 л.

 

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. только в адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается

Приложение: брошюра.

 

14) гриф согласования.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения руководителям иных структурных подразделений БашГУ, ими должны быть завизированы.

15) гриф у тверждения.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

 

УТВЕРЖДАЮ

Ректор

Башкирского государственного

университета

_____________А.Г. Мустафин

20 августа 2011 год

 

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснении документ может утверждаться приказом по БашГУ.

УТВЕРЖДЕНО

приказом ректора

Башкирского государственного университета

от 20 августа 2011 г. № 34

 

16) подпись должностного лица. Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются ректором или по его поручению проректорами, в соответствии с приказом о делегировании полномочий.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются ректором БашГУ или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

 

И.о. ректора Подпись И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности ректора Подпись И.О. Фамилия

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

17) виза. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам БашГУ, соответствующими работниками должны быть завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на оборотной стороне документа (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы пробел фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. На документах, подлинники которых помещаются в дела организации, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело организации, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

 

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник учебно-методического управления

Подпись Г.И. Калимуллина

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

18) оттиск печати с изображением Государственного герба РФ является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

19) отметка о заверении копии. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

 

Подлинник документа находится в деле

(наименование органа власти) № _______ за ____ г.

Верно

Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

20) отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

 

П.О. Николаев

(347) 234-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

21) указания по исполнению документа.

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

 

Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора

к 05.12.2009

Подпись Дата

 

22) отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

23) отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

24) отметка о поступлении документа. Проставление на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления (при необходимости – часы и минуты) и входящего регистрационного номера документа. Допускается отметку о поступлении документа в БашГУ проставлять в виде штампа.

25) отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

26) идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

В деятельности БашГУ создается комплекс организационно-распорядительных и информационно-справочных документов: положения, правила, инструкции, регламенты, приказы, распоряжения, протоколы заседаний, акты, докладные ислужебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Решения коллегиальных органов оформляются протоколами заседаний координационных и совещательных органов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности БашГУ создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в БашГУ могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Нормативные правовые акты издаются БашГУ в пределах своей компетенции в виде приказов.

Правовые акты, имеющие ненормативный характер, издаются БашГУ в пределах своей компетенции в виде приказов и распоряжений.

Нормативные правовые акты БашГУ подготавливаются в соответствии с требованиями, установленными Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (в редакции Постановления Правительства от 21 февраля 2011 г. № 94).

 

Приказ, распоряжение

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного правового характера, оперативные, организационные и другие текущие вопросы организации деятельности БашГУ.

Приказ – это правовой акт, издаваемый ректором БашГУ, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед БашГУ.

 

 

Приказы делятся на два вида:

- приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу.

К приказам по основной деятельности относятся приказы, касающиеся учебного процесса, организации работ, планирования, снабжения и т.п. Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы БашГУ (положения, инструкции, регламенты и т.п.).

К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании работников, о введении внеурочной работы и т.п.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый ректором, проректорами, деканами и руководителями структурных подразделений БашГУ в целях разрешения оперативных административно-хозяйственных вопросов и вопросов информационно-методического характера. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Требования к оформлению приказов и распоряжений БашГУ:

Приказ БашГУ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14. Верхнее поле документа должно составлять 2 см, нижнее – 2 см, левое – 2 см, правое – 1 см.

Приказ имеет следующие реквизиты:

Наименование учреждения – МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – печатается прописными буквами шрифтом размером № 12. Выравнивается по центру.

Полное н аименование организации – ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» – указывается в точном соответствии с Ус