Проверка орфографии и грамматики. Расстановка переносов

Microsoft Word имеет мощную встроенную систему проверки орфографии и грамматики (в том числе на русском языке). По умолчанию система постоянно включена. О состоянии системы можно узнать по значку в строке состояния. Когда значок изображает пишущий карандаш, идет процесс проверки (после открытия большого документа может занять несколько минут; в это время документ можно редактировать). Если ошибок нет, на странице книги в значке отображается галочка, если ошибки есть – крестик. Найденные в процессе проверки орфографические ошибки выделяются красным волнистым подчеркиванием, грамматические – зеленым.

Проверка орфографии осуществляется на основании встроенного в программу орфографического словаря. Microsoft Word пытается самостоятельно определить правильное написание слова. Это написание можно выбрать из контекстного меню, щелкнув на слове правой кнопкой мыши (если вариант исправления только один – слово может быть исправлено автоматически средствами автозамены).

Бывает, что слово написано верно, но его нет в словаре, и поэтому оно выделяется красным подчеркиванием. В этом случае слово целесообразно добавить в словарь. Такой пункт присутствует в контекстном меню.

При щелчке правой кнопкой мыши по предложению с грамматической ошибкой (зеленое подчеркивание) в контекстном меню отображается нарушенное правило грамматики или совет, как написать предложение правильно.

Вместо того, чтобы самостоятельно искать в тексте все подчеркнутые слова или предложения, можно воспользоваться кнопкой « Правописание» ленты Рецензирование или клавишей F7. В открывшемся диалоговом окне (рис. 3.8) в верхней части отображается фрагмент текста с ошибкой, в нижней части – возможные варианты исправления или грамматический совет. Кнопка «Пропустить» позволяет отказаться от исправления и перейти к следующей ошибке (при этом выделение волнистой линией с ошибки снимается), «Пропустить все» – отказаться от исправления и снять выделения со всех аналогичных слов, встречающихся в тексте; «Следующее» пропускает ошибку, не снимая выделения. Для орфографических ошибок можно нажать кнопку «Добавить» для добавления слова в словарь, «Заменить» – исправить слово в тексте, «Заменить все» – исправить эту ошибку таким же образом везде в тексте, где она встретилась, «Автозамена» – ввести ошибку и ее исправление в список автозамены. Для грамматических ошибок можно изменить предложение (если программа знает, как, или пользователь исправил текст в окне) или объяснить соответствующее правило грамматики при помощи встроенной системы справки Microsoft Word.

Кнопка «Параметры» позволяет открыть диалоговое окно настроек программы Microsoft Word на вкладке, посвященной орфографии. Среди множества настроек там следует обратить внимание на кнопку «Словари», открывающую одноименное диалоговое окно. Дело в том, что при переустановке операционной системы и приложений дополнения, внесенные пользователем в словарь, утрачиваются. Чтобы этого избежать, при помощи диалогового окна «Словари» можно создать один или несколько дополнительных пользовательских словарей и обеспечить их хранение в папках с документами, не подлежащими удалению. Более того, пользователь может создавать различные словари для различных типов документов, и подключать их к основному словарю по мере необходимости.

Вообще, многие диалоговые окна в Microsoft Word имеют кнопку «Параметры». Диалоговое окно настроек программы имеет более десяти категорий со множеством параметров на каждой, и потому не рассматривается в данном пособии.

Рис. 3.8 Диалоговое окно проверки правописания

Чтобы Microsoft Word корректно проверял орфографию, необходимо, чтобы он знал, на каком языке пишется текст. В большинстве случаев программа сама определяет язык (основываясь на данных, указанных при установке операционной системы). Язык проверки орфографии отображается в строке состояния правее значка . Если же язык определен неверно, его следует переопределить, выделив текст (или его фрагмент) и воспользовавшись пунктом Язык контекстного меню. В подменю будут присутствовать только основные языки проверки орфографии в документе. Если нужного языка там нет, следует воспользоваться полным списком языков. Для этого можно воспользоваться подпунктом Язык проверки правописания… пункта Язык контекстного меню (пункт появляется только при щелчке мышью по слову с ошибкой) либо одноименным пунктом кнопки « Язык» на ленте Рецензирование. Группы «Правописание» и «Язык» ленты Рецензирование показаны на рис. 3.9; другие инструменты этой ленты в пособии рассматриваться не будут.

В русском языке, в отличие от английского, перенос части слова на новую строку является весьма распространенным явлением. Такой перенос можно добавить в слово в любой момент, нажав клавиши Ctrl и – на основной части клавиатуры (правее клавиши «ноль»). Также Microsoft Word имеет возможность автоматически переносить слова на новую строку по всему тексту. Эта возможность по умолчанию выключена, включить ее можно, нажав кнопку « Расстановка переносов» в группе Параметры страницы на ленте Разметка страницы (будет показана на рис. 3.14), и в меню кнопки выбрать пункт Авто. Если перенос необходим только в единичных словах, можно выделить каждое из них и воспользоваться пунктом меню Ручная этой же кнопки. Будет открыто окно, где выделенное слово будет разбито на части переносами в соответствии с правилами орфографии. Нужно установить курсор на нужный перенос и нажать кнопку «ОК».

Вместо этого можно открыть окно управления переносами во всем документе (пункт Параметры расстановки переносов … этой же кнопки). Окно показано на рис. 3.10. Для включения расстановки переносов следует поставить флажок «Автоматическая расстановка переносов».

Рис. 3.10 Диалоговое окно расстановки переносов в документе

В этом же окне можно запретить вставлять переносы в слова из прописных букв (чаще всего это названия организаций или аббревиатуры), указать ширину области переноса (чем она шире, тем меньше переносов будет в тексте, чем уже – тем ровнее край текста) и максимальное количество строк подряд, заканчивающихся переносами. Кнопка «Принудительно» открывает окно для вставки переноса в слово вручную.

Редактирование текста

Редактированием принято называть изменение содержания текста и его перекомпоновку.

Выделение текста

В Microsoft Word предусмотрена возможность применять команды редактирования (и форматирования, см. ниже) одновременно к произвольному объему текста. Для этого данный текст предварительно необходимо выделить (зачернить) одним из следующих способов:

Ø установить указатель мыши в левое поле (он превратится в стрелку, наклоненную вправо), при нажатии клавиши мыши выделится одна строка, при двойном нажатии – абзац, при тройном – весь документ;

Ø установить указатель мыши в левое поле напротив первой строки фрагмента, нажать клавишу мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на весь фрагмент;

Ø установить указатель мыши в начале фрагмента, нажать клавишу мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на весь фрагмент;

Ø для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть на нем мышью;

Ø для выделения одного абзаца можно сделать в нем тройной щелчок;

Ø для выделения одного предложения следует нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью в предложении;

Ø для выделения всего текста следует нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью в левом поле или нажать комбинацию клавиш Ctrl+A (либо на Главной ленте в группе «Редактирование» воспользоваться командой Выделить все кнопки « Выделить»);

Ø зажав клавишу Alt, при помощи мыши можно выделить произвольный прямоугольник из символов. Разбиение текста на слова, строки, абзацы при этом игнорируется;

Ø выделить фрагмент текста только с помощью клавиатуры, для чего необходимо установить курсор в начало фрагмента и, зажав клавишу Shift, клавишами управления курсором растянуть выделение на весь фрагмент.

Снять выделение можно щелчком мыши в любом месте текста. При выделении нового фрагмента предыдущее выделение снимается.

Еще одним способом является расширяемое выделение. Следует установить курсор ввода в начало выделяемого фрагмента и нажать клавишу F8. В этом режиме перемещением курсора ввода клавишами или щелчком мыши в тексте устанавливается конец зоны выделения (выделение в обоих режимах возможно как вперед, так и назад). Также повторные нажатия клавиши F8 выделяют текст в последовательности: слово – предложение – абзац – весь текст. «Проиграть» последовательность в обратном направлении можно комбинацией клавиш Shift+F8. Признаком данного режима является надпись «Расширяемое выделение» в строке состояния. Для выключения режима следует нажать клавишу Esc.