Создание документов и ввод текста

Понятие о шаблонах

Для создания нового документа в программе Microsoft Word достаточно просто загрузить приложение. Если же необходимо создать новый документ в уже открытой программе, то следует нажать клавиши Ctrl+N (также кнопку создания чистого документа можно добавить в панель быстрого доступа). Вместо этого можно воспользоваться меню Файл, выбрать слева категорию Создать. Далее в основной части окна следует выбрать «Новый документ». В правой части в области просмотра отобразится чистый лист. Под ним будет кнопка «Создать», нажатием которой и создает документ.

Иногда приходится создавать множество документов с одинаковой структурой или с повторяющимися частями. Например, приказы по организации чаще всего имеют одинаковую «шапку» в верхней части. Для автоматизации этого процесса в Microsoft Word, как и большинстве других программ, предусмотрены шаблоны. Шаблон – специальный файл, содержащий общие для всех документов нужного типа элементы (текст, эмблемы, шапки таблиц). При создании документа на основе шаблона элементы из него (как текст, так и настройки форматирования) автоматически передаются в новый документ. Пустой документ также создается на основе шаблона – это встроенный в Microsoft Word шаблон Normal.dotm.

Для создания документа на основе шаблона, отличного от Normal.dotm, следует, опять же, в меню Файл выбрать категорию Создать. В основной области окна будет перечислено множество шаблонов Microsoft, следует выбрать из них подходящий (и нажать кнопку «Загрузить» справа). Можно использовать свои же шаблоны, созданные в Microsoft Word ранее. Эти шаблоны должны быть размещены в системной папке шаблонов Word. Чтобы воспользоваться этими шаблонами, в главной части окна «Создать» следует выбрать значок «Мои шаблоны». Вместо этого можно открыть на компьютере папку с шаблоном и открыть его в Microsoft Word двойным щелчком – результат будет таким же. Также Microsoft Word позволяет использовать в качестве шаблона любой ранее созданный документ Microsoft Word – для этого в окне «Создать» служит значок «Из существующего документа».

Сохранение и открытие документов

Изначально созданный документ будет иметь имя файла «Документ n», где n – порядковый номер создаваемого документа. Для удобства хранения документа следует сразу же придумать для него осмысленное имя. Возможность задать это имя будет предоставлена пользователю при первом сохранении документа.

Сохранение осуществляется при нажатии клавиш Ctrl+S кнопки панели быстрого доступа или пункта Сохранить меню Файл. При первом сохранении отобразится стандартное диалоговое окно, в котором можно найти и указать папку для размещения файла документа (а при необходимости и создать эту папку). Последующие сохранения происходят без диалогового окна, отображается только значок в строке состояния. Так как после выключения или перезагрузки компьютера (зависание, пропадание электричества) удастся восстановить только сохраненную часть документа, следует сохранять его по возможности часто. Частично эту проблему решает автосохранение – каждые 10 минут (интервал можно изменить в настройках программы) Microsoft Word самостоятельно сохраняет документ.

Если документ так и не был сохранен за все время работы с ним и остался под именем «Документ n», то при закрытии программы пользователю будет предложено сохранить документ. Если пользователь откажется, документ будет автоматически удален.

При работе с документом всегда имеется возможность сохранить его под новым именем. Для этого служит меню Файл – Сохранить как…. Следует понимать, что команда создаст копию документа, и все изменения будут отныне вноситься именно в нее. Файл с предыдущим именем останется на диске, но будет закрыт и перестанет редактироваться.

В Microsoft Word, начиная с версии 2007, был введен новый формат файла. Старые версии программы сохраняли документы в файл типа .doс, новые – в .docx или .docm (позволяет внедрять в документ макросы – исполняемые последовательности команд – в пособии не рассматриваются). Файлы.docx не могут быть открыты на компьютерах с Microsoft Word 97-2003!

Файлы шаблонов имеют расширение. dot (старый формат), .dotx или .dotm (с поддержкой макросов). Любой текстовый документ можно сохранить в качестве шаблона. Для этого в поле «Тип документа» в диалоговом окне сохранения (ниже поля для ввода имени файла) следует выбрать «Шаблон Word». Чтобы шаблон был доступен через меню Файл – Создать, в дереве папок окна сохранения следует выбрать папку Microsoft Word – Шаблоны (она расположена в самом верху).

Распространена практика, когда в файл сначала копируют различные настройки, стили, элементы автотекста (см. ниже и следующие работы), затем удаляют из него все содержимое и сохраняют в качестве шаблона. В этом случае на основе такого шаблона можно будет создать пустой документ, но со всеми пользовательскими настройками.

Для открытия существующего документа следует воспользоваться клавишами Ctrl+O или меню Файл – Открыть (также кнопку открытия документа можно добавить в панель быстрого доступа). В появившемся диалоговом окне «Открытие документа» нужно найти искомый документ и открыть его двойным щелчком мыши или кнопкой «Открыть».

Дополнительные органы управления в диалоговом окне упрощают задачу поиска файла. В окнах открытия или сохранения файла также можно осуществлять простейшие операции с файловой системой: создавать папки, переименовывать, переносить, копировать или удалять файлы.

Выпадающий список, вызываемый щелчком по треугольнику справа от кнопки «Открыть» в этом окне позволяет выбрать альтернативные варианты открытия документа, в частности, открытие только для чтения (в файл нельзя внести никакие правки, но можно в дальнейшем сохранить его копию под другим именем и править уже ее) и открытие как копии (документ сразу же сохраняется под новым именем, старый файл при этом не изменяется).

Для вывода документа на печать используется меню Файл – Печать или комбинация клавиш Ctrl+P (позволяет выбрать принтер и тонко настроить процесс распечатки документа). Также на панель быстрого доступа можно вынести кнопку быстрой печати (печать всех страниц документа на текущий принтер с текущими настройками). Выбор и настройка принтеров, а также настройка параметров печати не будет рассматриваться в данном пособии, студентам следует изучить эти вопросы самостоятельно.