Тема 1. Вводная. Понятие аудита.

Тема 1. Вводная. Понятие аудита.

История аудита

В рыночной экономике важную роль играет достоверная информация о деятельности организаций. Такую информацию может предоставить независимый контроль, называемый аудитом. В экономической литературе нет однозначного понятия аудита. Одни авторы считают, что аудит происходит от латинского слова «audio», что означает «он слышит», другие считают, что аудитор в переводе с английского языка означает «подсказчик».

Известные американские специалисты в области теории и практики аудита Э. А. Арене и Дж. К. Лоббек считают, что аудит — это процесс, посредством которого компетентный независимый работник накапливает и оценивает свидетельства об информации, поддающейся количественной оценке и относящейся к специфической хозяйственной системе, чтобы определить и выразить в своем заключении степень соответствия этой информации установленным критериям.

Дж. Робертсон, что аудит — это деятельность, направленная на уменьшение предпринимательского риска.

Р. Адаме характеризует аудит «как деятельность по оказанию необходимой обществу услуги с целью подтверждения видимого правдоподобия опубликованной финансовой отчетности».

В Большом бухгалтерском словаре под аудиторским контролем понимается «система независимого контроля порядка осуществления финансово-хозяйственных операций учета и отчетности предприятия. Основной предпосылкой такого контроля является заинтересованность предприятия в лице их владельцев (акционеров), государства в лице налоговой службы и аудитора в обеспечении достоверности учета и отчетности».

Исходя из определений видов контроля, аудит является одной из форм осуществления контроля финансово-хозяйственной деятельности организаций, осуществляемой как независимыми аудиторами (внешний аудит), так и специалистами, работающими в этих организациях (внутренний аудит). Поэтому с данным определением в полной мере нельзя соотнести понятие «независимой проверки», «независимого работника», так как этот термин нельзя распространить на специалистов отделов внутреннего аудита организации.

История развития аудита связана с историей хозяйственного учета в целом и его неотъемлемой части — бухгалтерского учета.

Древний мир. Историки полагают, что составление отчетов восходит примерно к 4000 г. до н.э., когда древние цивилизации Ближнего Востока начали создавать высокоорганизованные государства и налаживать хозяйственную деятельность. Распространение хозяйственного учета приводит к появлению новой профессии — счетных работников, которых готовили в специальных школах в Египте и Месопотамии, более того, многие положения, связанные с хозяйственным учетом, нашли отражение в нормативных документах Древнего мира. И сейчас можно найти положения, если не прямо, то косвенно затрагивающие учет, в кодексе Юстиниана.

С самого начала государственности правительствам приходилось заниматься учетом доходов и расходов, сбором налогов. При этом необходим был контроль, включающий аудит, целью которого являлось уменьшение ошибок и обмана со стороны некомпетентных или нечестных чиновников. Государственная система учета династии Чжоу (1122 - 256 гг. до н.э.) в Китае включала тщательно разработанный бюджет и аудит всех правительственных департаментов. В Афинах в V в. до н.э. народное собрание контролировало доходы и расходы государства, а его финансовая система включала правительственных аудиторов, которые проверяли документы всех должностных лиц по истечении их полномочий. В частном секторе хозяева имущества сами проводили аудит своих счетов. В Римской империи государственные финансы находились под контролем Сената, государственный бюджет проверялся штатом аудиторов под наблюдением казначея.
В англоязычных странах самые древние из дошедших до нас учетных документов и упоминаний об аудите — это архив Казначейства Англии и Шотландии, датируемый 1130 г.

Средние века. В XIII в. встречаются упоминания об аудиторах и аудите как в Англии, так и в Италии, а французское сочинение об управлении имуществом, написанное в том же столетии, рекомендовало ежегодно проводить аудит счетов. Первое упоминание собственно об аудиторах относится к 1299 г. Считается, что слово «аудит» происходит от латинского слова «audio», буквально означающего «он слышит». В 1255 г. в Англии был создан первый Парламент, на котором был поднят вопрос об эффективности расходования средств казны. Это послужило предпосылкой появления института контролеров (аудиторов), которые должны были гарантировать правильность отчетности. Лондонский Сити подвергался аудиту по крайней мере уже в конце XIII в., а в начале XIV столетия в числе выборных должностных лиц значились и аудиторы. 24 марта 1324 г. Эдуард II назначил трех государственных аудиторов. Аудиторы должны были следить за тем, как расходуются денежные средства. Суть работы заключалась в том, что они слушали и расспрашивали проверяемых.

19 век (промышленная революция). Бурное развитие промышленности в Западной Европе в XIX в. послужило предпосылкой создания акционерных обществ с целью концентрации капитала. Их создание и, как следствие, разделение интересов тех, кто занимается управлением предприятием (администрация, менеджеры), и тех, кто непосредственно вкладывает капитал в его деятельность (акционеры, кредиторы, инвесторы и т. п.), вызвали необходимость поиска независимого внешнего специалиста, который мог бы дать объективное заключение о финансовом состоянии предприятия. Именно в этот период аудитор занял центральное место «общественного контролера» внешней отчетности правления компании, представляя интересы сторон, заинтересованных в объективности бухгалтерских показателей.

С 1844 г. в Англии принимаются законы, обязывающие правления акционерных обществ приглашать (обычно один раз в год) независимого бухгалтера (аудитора) для проверки бухгалтерских счетов и отчета перед акционерами. В 1862 г. был принят закон об обязательном аудите. В 1880 г. был основан Институт присяжных бухгалтеров в Англии и Уэльсе. Сто лет спустя он имел 76 тыс. членов. Этот Институт проводит большую методическую работу, разрабатывает учетные и аудиторские стандарты, издает журнал «Ассоип-1ап1з», в котором печатаются разнообразные материалы по аудиту и в наше время.

В 1867 г. аналогичный законодательный документ был принят во Франции.

В Германии первая попытка введения аудита была предпринята в 1870 г., когда дополнение к закону об акционерных обществах обязало наблюдательные советы этих обществ осуществлять проверку основных отчетных форм — баланса и отчета о распределении прибыли — и докладывать о результатах проверки на общих собраниях акционеров. В 1932 г. в Германии был создан Институт аудиторов, просуществовавший до 1941 г. После окончания Второй мировой войны в Дюссельдорфе образован Институт аудиторов, который в 1954 г. переименован в Институт аудиторов Германии. Он завоевал высокий авторитет и по существу является общегерманской организацией.

В 1896 г. в Нью-Йорке был принят законопроект, регулирующий аудиторскую деятельность. До начала XX в. независимый аудит в США строился по английской модели, предусматривающей детальные исследования данных баланса. Первое официальное постановление об аудите в США было опубликовано в 1917 г. и посвящено «аудиту балансов». В 1937 г. в США был введен институт обязательного аудита.

В то же время до начала 40-х гг. XX в. аудиторы занимались в основном проверкой документации, подтверждающей записанные финансовые операции и правильность группировки этих операций в сводных отчетах, т. е. подтверждали либо опровергали данные публикуемой финансовой отчетности. Именно поэтому данный этап развития аудита получил наименование подтверждающего.

С конца 50-х гг. XX в. независимые аудиторы стали больше внимания уделять вопросам внутреннего контроля в организациях, полагая, что при эффективной системе внутреннего контроля вероятность возникновения ошибок незначительна и маловероятна, а данные финансовой отчетности достаточно полные, реальные и достоверные. Основной тенденцией рынка аудиторских услуг на этом этапе становится повышение спроса на консалтинг. У большинства аудиторских фирм темп прироста выручки непосредственно от проведения проверок незначителен. Получение доходов в основном связано с оказанием консультационных услуг. Широко востребованы консультации по вопросам финансового оздоровления компаний, осуществления их слияния или разделения, оптимизации налогообложения и т. п.

Историческое развитие финансового контроля в России отличается от его развития в европейских странах и США. Для России было характерно развитие финансового контроля «по вертикали» (как ревизионной деятельности). Поэтому в силу исторических обстоятельств, попытки учреждения института аудиторов в России до конца 80-х годов XX в. не приносили успеха.

В России аудиторская деятельность и профессия аудитора в их современном виде появилась сравнительно недавно в связи с экономическими преобразованиями в стране. Между тем, как отмечает известный специалист в области аудита, контроля и ревизии профессор Ю. А. Данилевский, попытки создать в России институт аудита предпринималась в 1889, 1912 и 1928 гг., но все они закончились провалом. Четвертая попытка, предпринятая в конце 80-х годов прошлого столетия, оказалась, как показала практика, наиболее успешной.
Становление и развитие аудита в России прошло несколько этапов.
Первый этап (1987-1993 гг.) характеризовался, с одной стороны, директивным характером создания аудиторских организаций (1987 г. - создание первой аудиторской организации «Инаудит»), с другой - стихийным характером зарождения аудиторской деятельности (подготовка кадров, неупорядоченная выдача первых сертификатов и лицензий в период 1990-1993 гг.).

Второй этап (декабрь 1993 г. до принятия Федерального закона «Об аудиторской деятельности» - август 2001 г.) - период становления российского аудита, в процессе которого большую роль сыграли Временные правила аудиторской деятельности, утвержденные Указом Президента Российской Федерации от 22 декабря 1993 г. № 2263, Постановление Правительства Российской Федерации от 6 мая 1996 г. № 482 «Об утверждении нормативных документов по регулированию аудиторской деятельности» и ряд других.
Была начата и проводилась работа по аттестации аудиторов и лицензированию аудиторской деятельности, созданы аудиторские общественные объединения и аудиторские фирмы, начата работа по проведению обязательных аудиторских проверок и оказанию сопутствующих аудиту услуг.

Третий этап аудиторской деятельности в России начался после принятия Федерального закона «Об аудиторской деятельности» (от 7 августа 2001 г. № 119-ФЗ в редакции Федерального закона от 14 декабря 2001 г. № 164-ФЗ). Принятие Федерального закона подтвердило окончательное становление аудита в России, позволило принять ряд нормативно-правовых актов по регулированию аудиторской деятельности в России, сделать шаг по пути интеграции российского аудита в международную аудиторскую систему.

 

Виды и методы аудита

Виды аудита согласно зарубежной практики:

§ Финансовый аудит — проверка финансовых средств, соблюдения принципов и требований ведения бухгалтерского учета.

§ Операционный аудит — проверка процедур, методов функционирования хозяйственной системы и оценка производительности и эффективности работы организации.

§ Аудит на соответствие законодательству — проверка соблюдения законодательств, правил и стандартов.

§ Специальный аудит — проверка для составления официального заключения относительно надежности информации, представляемой другой стороне.

Виды аудита согласно российской практики:

§ Аудит финансовой (бухгалтерской) отчетности — проверка финансовой (бухгалтерской) отчетности для оценки степени ее достоверности.

§ Налоговый аудит — проверка на соответствие налоговому законодательству.

§ Аудит на соответствие требованиям — анализ определенной финансовой или хозяйственной деятельности для определения ее соответствия предписанным условиям, правилам или законам.

§ Ценовой аудит — проверка обоснованности установления цены на заказ.

§ Аудит хозяйственной деятельности — систематический анализ хозяйственной деятельности организации, проводимой для определенный целей.

§ Специальный (экологический, операционный) аудит — проверка конкретных аспектов деятельности аудируемого лица, соблюдения определенных правил, норм и процедур.

§ Управленческий (производственный) аудит — проверка организации и управления предприятием, а также использования всех видов ресурсов.

Также аудит классифицируют по следующим признакам.

По категориям аудиторов:

§ Независимый

§ Государственный

§ Внутренний

По законодательству:

§ Обязательный — подтверждение достоверности отчетности организации или индивидуального предпринимателя, в случаях, установленных ФЗ "Об аудиторской деятельности.

§ Инициативный — аудит, проводимый по инициативе экономического субъекта

Аудиторская проверка может быть обязательной или инициативной. Обязательный аудит проводится в случаях, прямо установленными законодательством РФ, инициативный аудит — по решению экономического субъекта.

По частоте проведения:

§ Первоначальный — проведение аудиторской проверки в организации впервые.

§ Повторяющийся

По цели:

§ Финансовый

§ Операционный

§ На соответствие законодательству

§ Специальный (работы по аттестации)

§ Финансовой (бухгалтерской) отчётности

§ Налоговый

§ Управленческий

По направленности:

§ Общий

§ Банковский

§ Страховых организаций

§ Инвестиционных институтов, внебюджетных фондов

Метод — это способ теоретического исследования или практического осуществления чего-либо. В аудите для сбора аудиторских доказательств применяются те методы, которые определены внутренними правилами (стандартами), а также соответствуют цели и задачам, определенным условиями договоренности. Рассмотрим основные методы, используемые в аудиторской деятельности, которые были накоплены контрольно-ревизионной и аудиторской практикой России.

1. Методы фактического контроля (органолептические методы)

К этой группе методов относятся: инвентаризация, визуальные наблюдения и экспертные оценки.

При аудите финансовой отчетности аудитор не проводит инвентаризацию самостоятельно. Однако согласно Федеральному правилу (стандарту) № 6 «Аудиторское заключение по финансовой отчетности» аудитору желательно присутствовать при проведении инвентаризации перед составлением годового отчета для получения аудиторских доказательств путем наблюдения в отношении предпосылки «существования». По договору на специальное аудиторское задание может быть предусмотрено, что аудиторы проводят инвентаризацию по объектам учета согласно условий договоренности.

В процессе визуального наблюдения, как правило, используют обследование объектов, анкетирование и тестирование. По специальному аудиторскому заданию могут применяться хронометраж, фотография рабочего дня и служебное расследование. Данные методы больше приемлемы для внутреннего аудита.

К экспертным оценкам относятся: контрольный замер работ; технологический контроль, химико-лабораторный анализ; эксперимент; экспертизы различных видов; контрольный запуск (закуп). Применение методов из группы экспертных оценок при аудите финансовой отчетности возможно только с привлечением экспертов. В таком случае аудитору необходимо соблюдать требования ПСАД «Использование работы эксперта» [73]. При наличии внутренних аудиторов в соответствии с возложенными функциональными обязанностями они могут применять в своей работе методы экспертных оценок.

2. Документальные методы

Эта группа включает в себя: исследование документов, информационное моделирование и камеральные проверки. При аудите финансовой отчетности, как правило, проводится исследование документов по форме и содержанию. По форме документы проверяются на предмет наличия и заполнения обязательных реквизитов. В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

§ наименование документа;

§ дату составления документа;

§ наименование организации, от имени которой составлен документ;

§ содержание хозяйственной операции;

§ измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

§ наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

§ личные подписи указанных лиц.

Номер документа согласно указанному перечню не является обязательным реквизитом. По наиболее важным направлениям учета

в соответствующих нормативных правовых актах устанавливается норма по ведению журналов регистрации первичных учетных документов. Например, по кассовым документам в Порядке ведения кассовых операций установлено требование по ведению журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Наличие журналов регистрации по всем другим первичным учетным документам характеризует степень эффективности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля. При отсутствии нумерации первичных учетных документов аудитор не может получить аудиторские доказательства в отношении предпосылки «полнота». Кроме того, аудитор проверяет, оговариваются ли исправления в первичных учетных документах. В соответствии с нормативными правовыми актами запрещается делать исправления в кассовых, банковских документах. По содержанию аудитор проверяет, соответствует ли указанная операция деятельности аудируемого лица, соблюдается ли требование, предъявляемое к бухгалтерскому учету, — приоритет содержания перед формой, не противоречит ли данная операция законодательству Российской Федерации.

К информационному моделированию относятся: встречные проверки, взаимный контроль операций, обратный счет, аналитические проверки документов, контрольные сличения (балансовые взаимоувязки), логические проверки, проверки документов, прослеживание. При аудите финансовой отчетности применяются, как правило, следующие методы:

§ взаимный контроль операций — используется для проверки на предмет непротиворечивости взаимосвязанных операций;

§ аналитическая проверка документов — проверяются арифметические расчеты;

§ проверка документов — представляет проверку наличия первичного ученого документа подтверждающего показатель в финансовой отчетности;

§ прослеживание — представляет проверку правильности отражения первичного учетного документа в учетных регистрах и в финансовой отчетности.

Встречные проверки аудитор проводит опосредованно, обращаясь к аудируемому лицу за предоставлением информации от третьих лиц, подтверждающей ее достоверность. Руководство аудируемого лица обязано ее предоставить. Контрольные сличения (балансовые взаимоувязки) применяются, как правило, в том случае, когда отсутствует аналитический учет. Применение этого метода позволяет выявить искажения по использованию активов в количественном выражении.

Камеральные проверки проводятся на предмет исследования взаимоувязки информации учетных регистров с данными Главной книги, финансовой и другой отчетностью.

3. Расчетно-аналитические методы

Эта группа включает в себя экономический анализ (в том числе аналитические процедуры), статистические расчеты и экономико-математические методы. Данные методы применяются чаще всего в части экономического анализы, что характеризуется использованием аналитических процедур.

В целом основные методы, используемые в аудите, позволяют организовать сбор достаточных и надлежащих аудиторских доказательств в оптимальные сроки.

 

Пример отчета по оценке организационной структуры организации

 

ЦЕЛЬ РАБОТ

Данный отчет подготовлен на основании результатов работ, проведенных в соответствии с Программой, утвержденной Приказом Президента АО "ХХХ" №__ от "__"___. Целью работ являлась разработка предложений и рекомендаций по оптимизации системы управления на основании комплексного анализа организационно-структурных и кадровых проблем в деятельности Центрального Аппарата АО "ХХХ".

В данном отчете представлено описание результатов первого этапа - диагностики состояния организации.

Процесс выработки частных решений по отдельным проблемам, с использованием результатов диагностики, фактически начался еще до завершения первого этапа. Консультанты по запросу руководства подготовили ряд аналитических записок по различным актуальным вопросам управления.

План работы по проектированию изменений целесообразно составить после обсуждения представляемых в этом отчете данных о состоянии и тенденциях развития организации, а также предложений и рекомендаций по их оптимизации.

РЕЗУЛЬТАТЫ ДИАГНОСТИКИ

3.1. Особенности организационной структуры АО "ХХХ"

В целом организационную структуру управления компанией можно охарактеризовать как структуру смешанного типа. Учитывая тенденции изменений в составе подразделений и их функциях можно сказать, что компания находится в начальной фазе перехода от линейно-функциональной к дивизиональной структуре. Оба типа относятся к иерархическим структурам управления и различаются принципами разделения управленческой деятельности.

При использовании линейно-функциональной структуры заместители руководителя организации отвечают за выполнение отдельных функций в масштабе всей организации (например, финансы, производство, персонал и т.п.). В "ХХХ" эта роль в последнее время отводится руководителям Управлений (планово-экономического, юридического, кадров, делами, хозяйственного, финансового, а также Центральной бухгалтерии).

Первоначально Управления контролировали и деятельность дочерних предприятий (например, Управление "АгроХХХ"). Однако в последнее время Управления реализуют только основные управленческие функции: контроль за финансами, кадрами, юридические вопросы.

При этом оперативный контроль за дочерними предприятиями постепенно снижается. Например, в начале 1997 года сотрудники производственно-диспетчерского отдела Управления "АгроХХХ" переведены в одно из дочерних предприятий (АО Племзавод "ХХХ"). Тенденция увеличения самостоятельности дочерних предприятий в решении оперативных вопросов при одновременном усилении централизации по финансовым, юридическим и кадровым вопросам, свидетельствует о переходе к дивизиональной структуре управления. Что стратегически отвечает природе развития организации холдингового типа.

При использовании дивизиональной структуры центральный аппарат компании осуществляет общую и централизованную координацию деятельности, а руководители производственных отделений компании ("дивизионов") имеют высокий уровень самостоятельности. В "ХХХ" роль таких дивизионов выполняют дочерние предприятия, которые контролируются департаментами центрального аппарата (строительства и реконструкции, торговли, перспективных разработок, Управление "АгроХХХ"). Общую координацию за деятельностью дочерних предприятий, а также управление ими выполняют вице-президенты компании. Каждый из вице-президентов курирует или непосредственно возглавляет один из департаментов. Степень управления дочерними фирмами со стороны вице-президентов не является одинаковой, что связано с различными условиями вхождения компаний в холдинг.

Кроме того, управление решением части задач компании осуществляется путем создания временных рабочих групп, с привлечением самого разного рода специалистов. Причем, специалисты привлекаются как из аппарата холдинга, так и из других организаций (как правило, дочерних по отношению к компании). Такой путь организации управления особенно часто используется при разработке новых направлений деятельности или углублении старых. В качестве примера можно привести рабочие группы по нефти и Ближнему Востоку. Использование временных рабочих групп, свидетельствует о применении третьего принципа структурирования компании - матричной структуры. На современном этапе это, по сути, самое прогрессивное направление по пути создания комплексной системы контроля рентабельности и коммерческой эффективности проектов.

Процесс становления подобной структуры идет приблизительно с середины 1994 года (т.е. с момента начала активного формирования компании холдингового типа) и включает ряд последовательных и постепенных шагов по формированию наиболее адекватной структуры управления. Причем процесс становления холдинга еще далек от завершения.

В оформлении дивизиональной структуры очередной шаг был сделан в ноябре 1996 года, утверждением Положения об аппарате АО "ХХХ". В Положении разведены два типа подразделений аппарата холдинга: управления, отвечающие за реализацию функций, и департаменты, отвечающие за направления работ, т.е. деятельность дочерних предприятий. Необходимо отметить, что положения о конкретных департаментах и управлениях пока не пересмотрены в соответствии с новым Положением об аппарате АО "ХХХ".

Схематическое изображение организационной структуры компании приводится на Схеме:

Схема 1. Организационная структура компании

К сожалению, официальное оформление структуры управления не является приоритетной целью руководителей компании, а недостаточное внимание к регламентации деятельности сотрудников приводит к целому ряду системных сбоев, которые весомым образом снижают согласованность действий сотрудников.

РЕКОМЕНДАЦИИ

В данном разделе отчета приводятся рекомендации по проведению изменений, которые позволят значительно повысить эффективность деятельности как аппарата управления холдингом, так и дочерних предприятий. При ознакомлении с рекомендациями необходимо иметь в виду, что пока они только определяют общие направления изменений и являются основой для работ на втором этапе консультирования - проектировании изменений. Конкретный план действий по проведению изменений должен быть составлен в начале этапа проектирования.

Рекомендации приводятся в последовательности, соответствующей их приоритетам по обеспечению эффективности изменений. То есть, в соответствии с предполагаемой очередностью внедрения изменений.

Второе слагаемое успешности изменений - "четкость действий". От того насколько четко сотрудники компании выполняют свою работу, в первую очередь зависит успешность или не успешность реализации стратегии.

Уровень согласованности и четкости действий зависит от конкретности таких составляющих компании, как:

· структура управления;

· стиль управления;

· оперативное управление.

" Структура управления " - это принципы организации управления, определяющие ее составные части (элементы), их полномочия и ресурсы, правила взаимодействия друг с другом, а также правила общей координации. От того, насколько адекватно стратегии и условиям ее реализации определены элементы и правила их взаимодействия, зависит управляемость компанией. То есть, возможность достигать поставленные цели без постоянного непосредственного вмешательства первых лиц.

Под понятием " стиль управления " понимается согласованность позиций в высшем управленческом звене всего холдинга, включая всех лиц, принимающих принципиальные решения как в центральном аппарате, так и в дочерних предприятиях. При этом согласованность должна достигаться в двух направлениях: во-первых, интересов высших руководителей, во-вторых, их областей ответственности и полномочий.

От степени согласованности позиций руководителей зависят направления приложения совместных усилий: ведут ли они к единым целям или к принципиально различным.

Под " оперативным управлением " подразумевается управление процедурами решения задач и реализации функций. Под задачами компании в данном случае понимаются отдельные проекты по достижению тактических целей. Под функциями - работы, регулярно выполняемые в каждом проекте, например, планирование и оценивание финансовых потоков, юридическое обоснование, определение окупаемости и т.д.

В центральном аппарате решение задач осуществляют сотрудники Департаментов (по существующим направлениям работы) или рабочие группы (по вновь создаваемым направлениям). Именно данные сотрудники обеспечивают достижение конкретного результата. Состав деятельности исполнителей, решающих задачи, постоянно меняется, поэтому внесение четкости в их работу возможно только за счет более детального планирования и контроля за реализацией планов.

Реализацию функций или постоянно повторяющихся обязанностей, не зависящих от специфики задачи, в центральном аппарате осуществляют сотрудники Управлений. В конечном итоге они обеспечивают контроль за качеством реализации проектов: их проработанностью, обоснованностью, обеспеченностью ресурсами и т.п. Содержание деятельности исполнителей, реализующих функции, стабильно, причем, чем более систематично они будут выполнять свои обязанности, тем большей становится гарантия качества выполнения задач. Поэтому внесение четкости в их работу возможно за счет конкретного определения их функциональных обязанностей в должностных инструкциях и инструкциях по выполнению процедур.

Рекомендации по изменению структуры управления

Как уже отмечалось выше, структура компании является в известной степени противоречивой и нуждается в изменениях. Конкретные изменения структуры будут зависеть от решений, принятых в ходе определения стратегии. Структура должна быть оформлена соответствующим образом для успеха реализации стратегии. Например, если в ходе конкретизации стратегии будет принято пять направлений развития в качестве основных, то для каждого из них целесообразно иметь департамент, а остальные департаменты можно сократить и реализовать остальные выгодные проекты составом рабочих групп. То же самое правило относится к функциональным подразделениям - управлениям.

Такие изменения потребуют значительной работы и времени, поэтому их надо делать постепенно. Возможная последовательность реализации может быть следующей.

Сначала необходимо определить для каждой из областей развития холдинга участников (дочерние фирмы, управления и департаменты) и схемы взаимодействия между ними. Определение может быть осуществлено в виде схемы с указанием участников, распределения функций и последовательностью реализации задач. В проведении данной работы целесообразно участие Вице-президентов, руководителей управлений и дочерних фирм.

Следующим шагом должно быть информирование о принятых схемах взаимодействия всех исполнителей и выполнение работ в соответствии со схемами, учитывая и своевременно внося необходимые уточнения и дополнения.

После того, как мы получим первый опыт выполнения работ, необходимо будет закрепить наработанные схемы взаимодействия в Положении об аппарате АО ХХХ, а также Положениях о подразделениях и соответствующих документах предприятий.

Техническую работу по внесению изменений и своевременной коррекции документов возможно возложить на сотрудников Управления кадров и Управления делами. Например, сотрудники Управления делами будут заниматься хранением документов и согласованием внесенных изменений у руководства, а Управления кадров - вносить изменения и контролировать их взаимную согласованность.

При изменении "Положения об аппарате АО ХХХ" необходимо выполнить следующие работы:

· описать принципиальные различия между департаментами и управлениями (выполнение функций и контроль за реализацией задач);

· конкретизировать правила взаимодействия с дочерними предприятиями (в зависимости от условий контроля за ними);

· конкретно перечислить все имеющиеся на данный момент подразделения и дочерние предприятия с указанием их задач (для департаментов), функций (для управлений) и направлений деятельности (для дочерних предприятий);

· перечислить взаимодействия каждого управления, департамента и предприятия при выполнении основных процедур, с приведением ссылок на инструкции, в которых эти взаимодействия регламентируются более подробно.

Рекомендации по изменению стиля управления

Давая характеристику стилю управления компанией, мы отметили недостаточную согласованность между интересами различных руководителей, а также их областями ответственности. Вследствие этого, изменение стиля управления целесообразно проводить двумя путями.

Повышение согласованности интересов руководителей является сложной задачей, которая может быть решена только владельцами компании. Можно привести два приема, которые позволят согласовать интересы:

· изменение отношений собственности;

· изменение принципов оплаты труда руководителей.

Изменение отношений собственности предполагает передачу части акций холдинга во владение руководителям, в первую очередь высшего уровня. Причем, передача должна осуществляться равномерными долями всех фирм, входящих в холдинг, так чтобы не возникало смещения интересов на ту фирму, акций которой руководитель имеет больше. Такой путь таит в себе определенную опасность потери абсолютного контроля за управлением компанией и дочерними предприятиями, поэтому на данном этапе вряд ли может быть использован.

Изменение схемы оплаты труда руководителей (Вице-президенты, руководители управлений, руководители дочерних фирм) может быть осуществлено за счет перенесения значительной части оплаты в виде участия в прибыли. Причем не столько в прибыли по своему направлению, сколько в общей прибыли всего холдинга. Таким образом может быть существенно "смягчена" основная причина рассогласования интересов руководителей и сохранен контроль за управлением.

Повышение согласованности между областями ответственности руководителей будет начато уже при внесении изменений в структуру управления. Однако нельзя останавливаться на том уровне детализации ответственности, которая будет заложена в структуре, так как в структуре будет определена ответственность подразделений и предприятий, а этого явно недостаточно для достижения четкости действий.

Следующим возможным шагом должна быть персонификация ответственности для конкретных руководителей. Конкретизация ответственности руководителей высшего уровня должна проводиться ими самими в виде официально оформляемых договоренностей о распределении полномочий. Естественно, что окончательное "закрепление" полномочий и ответственности должно оставаться за Президентом. Для успешности изменений целесообразно информировать всех сотрудников компании о произведенных корректировках в областях ответственности руководителей.

Персонификация ответственности руководителей среднего уро