Краткое описание работы с фрагментами текста

 

1. Для выделения фрагмента в текстовом файле, документе или шаблоне документов Word, нужно выполнить следующие действия:

 

№	Возможный вариант выполнения операции
	Нажать клавишу <Shift>, удерживая ее, с помощью клавиш управления курсором, выделить нужный фрагмент в тексте.
	Установить курсор манипулятора мышь на начало фрагмента в тексте, который надо выделить, затем нажать на левую клавишу манипулятора и отметить нужный фрагмент в тексте, после чего отпустить левую клавишу манипулятора.

 

2. Для того, чтобы скопировать фрагмент текста, нужно выполнить один из следующих вариантов следующих действий:

 

Первый вариант выполнения операции	Второй вариант выполнения операции	Третий вариант выполнения операции
Отметить нужный фрагмент текста.	Отметить нужный фрагмент текста.	Отметить нужный фрагмент текста.
Поместить выделенный фрагмент в буфер обмена, выбрав пункт меню <Копировать> в пункте верхнего меню <Правка>	Поместить выделенный фрагмент в буфер обмена нажав на комбинацию клавиш <Ctrl>+<C>.	Поместить выделенный фрагмент в буфер обмена нажав кнопку <Копировать>в верхнем меню.
Установить курсор на то место, куда будет перенесен фрагмент.	Установить курсор на то место, куда будет перенесен фрагмент.	Установить курсор на то место, куда будет перенесен фрагмент.
Нажать на клавишу <Insert> или на <Вставить> в меню	Нажать на клавишу <Insert> или кнопку <Вставить> в верхнем меню.	Нажать на клавишу <Insert> или на <Вставить> в меню.

3. Для того, чтобы удалить фрагмент текста, нужно выполнить один из следующих вариантов следующих действий:

 

Первый вариант выполнения операции	Второй вариант выполнения операции
Отметить нужный фрагмент текста.	Отметить нужный фрагмент текста.
Выбрать пункт меню <Очистить> в пункте верхнего меню <Правка>.	Нажать на клавишу <Del>.

4. Для того, чтобы вырезать фрагмент текста и поместить его в буфер обмена, нужно выполнить один из следующих вариантов следующих действий:

 

Первый вариант выполнения операции	Второй вариант выполнения операции	Третий вариант выполнения операции
Отметить нужный фрагмент текста.	Отметить нужный фрагмент текста.	Отметить нужный фрагмент текста.
Выбрать пункт меню <Вырезать> в пункте верхнего меню <Правка>.	Нажать на комбинацию клавиш <Ctrl>+<Х>.	Нажать на кнопку <Вырезать> в верхнем меню.

 

5. Для того, чтобы изменить шрифт фрагмент текста, нужно выполнить один из следующих вариантов следующих действий:

 

Сделать шрифт полужирным	Сделать шрифт курсивным	Сделать шрифт подчеркнутым
Отметить нужный фрагмент текста.	Отметить нужный фрагмент текста.	Отметить нужный фрагмент текста.
Нажать на кнопку <Полужирный>, на верхней панели меню.	Нажать на кнопку <Курсив>, на верхней панели меню.	Нажать на кнопку <Подчеркивание>, на верхней панели меню.

Структура документов в Microsoft Excel

 

Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших новшеств программы Excel, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

 

Добавление рабочих листов

 

Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:

- рабочие листы для создания таблиц;

- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля;

- рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он будет иметь название Sheet17 с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются, начиная с Chart1 и т.д.

 

Построение таблиц

 

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

 

Маркирование ячеек

 

Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

 

Форматирование чисел

 

Прежде всего, нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования чисел. В поле Category приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. В поле Format Codes: показаны коды форматов выбранного типа. В поле ввода Code: пользователь может задать код своего формата и запомнить его в списке форматов. В нижней части окна Format Cells находится поле просмотра Sample, в котором показано, как будет выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

 

Табличные вычисления

 

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства, чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

 

Ввод формул

 

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства.

Ввод формул можно существенно упростить, используя маленький трюк. После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

 

Сложные формулы

 

Применение сложных формул продемонстрируем на примере.

 

	B	C	D	E
	РАБОТА	ВРЕМЯ	ЦЕНА	СУММА
	Настройка клавиатуры		$ 17.80	$ 35.60
	Обслуживание машин		$ 3.80	$ 15.20
	Подготовка формуляров		$ 1.56	$ 12.48
	Сумма			$ 63.28
	НДС 15%			$ 9.49

 

В столбце С приведенной таблицы указано время (в часах), затраченное на выполнение работы, в столбце D - стоимость одного часа работы, а в столбце Е - промежуточная сумма, которую надо заплатить за эту работу. В ячейке Е16 нужно вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туда надо записать следующую формулу: =Е12+Е13+Е14. Полученную сумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.

Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например, в ячейке Е19) надо сначала сложить промежуточные суммы, а затем результат умножить на 0,15. Формула должна иметь вид: =(Е12+Е13+Е14)*0,15. Конечно, можно было бы и просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно также использовать функцию суммы SUM(), тогда формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(E12:E14)*0,15.

 

Групповые имена

 

Предположим, что необходимо вычислить сумму целой группы ячеек. Вместо того, чтобы перечислять в формуле отдельные ячейки, промаркируйте всю группу и присвойте ей имя. В дальнейшем это имя можно будет использовать в формулах.

Не допускается использование пробелов. Имя группы не должно совпадать с адресами ячеек (А1 и т.п.). В этом окне приводится также список уже присвоенных групповых имен, относящихся к данному блокноту.

Если в Вашей таблице есть заголовки строк и столбцов, то их также можно использовать в качестве имен этих областей. Для этого нужно промаркировать соседние строки (столбцы), включая первые ячейки, где расположены имена, и вызвать директиву Create из меню Insert Name. В открывшемся диалоговом окне нужно указать местонахождение имен (в первой или последней ячейке строки или столбца) и щелкнуть по командной кнопке OK.

Если теперь вызвать диалоговое окно Define Name, то в списке имен можно увидеть, что программа Excel присвоила указанным строкам (столбцам) эти имена.

В нижнем поле Refers to диалогового окна Define Name даются табличные адреса именуемой группы. Теперь при вводе формулы вместо перечисления адресов ячеек, образующих эту группу, можно указать ее имя.

Полный список всех групповых имен расположен слева от наборной строки. Во время ввода формулы можно открыть этот список, щелкнув по стрелке списка, и выбрать в нем интересующее Вас имя. Выбранное имя группы будет сразу вставлено в формулу, независимо от местонахождения активной ячейки.

Например, если столбцу Е (см. рис. 1) присвоено имя "Сумма" и нужно вычислить сумму ячеек Е11, Е12 и Е13, то ввод формулы надо начать со знака равенства, за которым следует имя функции суммы с одной круглой скобкой: =Sum(.

Затем нужно открыть список групповых имен и щелкнуть мышью по имени "Сумма". Программа Excel вставит это имя в формулу. Остается только ввести правую скобку и нажать клавишу [Enter], чтобы завершить ввод формулы.

7. Построение и оформление диаграмм

 

Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм.

Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм.

 

Построение диаграмм

 

Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм (ChartWizard).

Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы Конструктора. Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной образовавшуюся после области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню Insert подменю Chart и выберите в нем директиву As New Sheet.

После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов.

Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Next и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными), а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Finish, и диаграмма появится в указанной области рабочего листа.

 

Обработка списков

 

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.

Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам).

 

Создание списков

 

С технической точки зрения списки представляют собой обычные таблицы, для которых в программе Excel имеются дополнительные операции обработки. Сначала нужно хорошо продумать названия отдельных полей в списке. Названия полей используются программой Excel для поиска элементов в списке и его обработки. Эти названия соответствуют названиям столбцов в таблице.

В первой строке рабочего листа введите названия отдельных полей списка. Следите за тем, чтобы между ними не оставалось свободных столбцов. Эту строку программа Excel использует в качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки, введите свои данные.

 

Ввод списка данных

 

После вызова директивы Form из меню Data открывается диалоговое окно, в котором программа спрашивает, можно ли рассматривать первую строку в качестве заголовка списка. Здесь нужно ответить утвердительно, щелкнув по кнопке OK.

После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полю списка соответствует поле ввода. Как только все поля ввода будут заполнены данными, щелкните по командной кнопке New, чтобы внести введенный элемент данных в список.

Каждый новый список следует создавать на отдельном рабочем листе. Программа Excel может обрабатывать только один список на одном рабочем листе.

 

Анализ данных

 

Для анализа больших списков данных в программе Excel предусмотрены специальные средства.

Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие лучше понять тенденции и закономерности, которым подчиняются табличные данные. Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую версию программы Excel, предназначены для анализа соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага. Структуру опорной таблицы можно легко изменить в интерактивном режиме путем перемещения названий полей данных из одной части таблицы в другую.

 

Опорные таблицы

 

Директивой PivotTable из меню Data откройте диалоговое окно Конструктора опорных таблиц. В этом окне за четыре шага нужно построить опорную таблицу.

На первом шаге следует указать источник поступления данных. Если исходные данные находятся в списке, то щелкните по селекторной кнопке Microsoft Excel List or Database и перейдите к следующему шагу с помощью командной кнопки Next.

На втором шаге нужно указать область рабочего листа, где находится список. По умолчанию программа предлагает список, который расположен на активном рабочем листе. Здесь можно указать только часть списка, если для построения опорной таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На третьем шаге задается структура (Layout) опорной таблицы. В правом поле расположены названия полей списка, а в среднем - представление структуры опорной таблицы. В это поле включается поле названий строк, поле названий столбцов и поле данных. Чтобы задать структуру таблицы, следует отбуксировать мышью названия полей списка в соответствующие поля таблицы. При построении опорной таблицы придерживайтесь следующих правил. Названия полей, по значениям которых будет проводится анализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поле названий строк Row и в поле названий столбцов Column переместите названия полей, по значениям которых классифицируются (разбиваются) данные. Затем щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На четвертом шаге можно установить некоторые опции для построения таблицы. В поле ввода Pivot Table Starting Cell указывается адрес, с которого начинается построение таблицы (левый верхний угол). В поле ввода Pivot Table Name можно указать название таблицы. По умолчанию программа использует название PivotTable 1 с последующим увеличением номера таблицы. Если включить контрольные индикаторы Grand Totals for Columns и Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом столбце опорной таблицы будут вычисляться общие суммы. Контрольный индикатор Save Data With Table Layout служит для сохранения опорной таблицы с заданной структурой. Включение контрольного индикатора AutoFormat Table позволяет автоматически сформатировать опорную таблицу. После закрытия диалогового окна Конструктора командной кнопкой Finish программа Excel размещает опорную таблицу в указанной позиции.

Между опорной таблицей и исходным списком возникает статическая связь, т.е. связь, которая существует только в момент построения таблицы. При изменении данных в списке опорная таблица не будет изменяться. Чтобы привести в соответствие содержимое таблицы и содержимое списка, нужно вызвать директиву Refresh Data из меню Data.

 

Нахождение значений

 

Иногда бывает заранее известно, каким должен быть результат вычисления некоторой функции, но неизвестно, при каких значениях аргумента он достигается.

Предположим, что нам надо найти максимальную сумму кредита, которую можно дать на три года по фиксированной процентной ставке, если клиент готов возвращать по 2000$ ежемесячно.

В программе Excel имеется функция PMT, которая по значениям суммы кредита, периода и процентной ставки вычисляет величину ежемесячного взноса для погашения кредита. Нам нужно решить обратную задачу, когда заранее известна величина ежемесячно возвращаемой суммы и нужно найти сумму кредита. Для решения этой задачи вызовите директиву Goal Seek из меню Tools.

Откроется диалоговое окно этой директивы. В поле ввода Set Cell: этого окна укажите адрес ячейки, в которой расположено заданное значение функции (в нашем случае это ячейка, где находится функция PMT). В поле ввода To Value укажите значение функции, которое в нашем случае равно 2000$. В поле ввода By changing Cell укажите адрес ячейки, в которой программа сможет подбирать нужное значение, удовлетворяющее заданным условиям. В нашем случае здесь надо указать адрес ячейки, где находится значение суммы кредита. Закончив установки полей, щелкните по командной кнопке OK.

Путем подбора значений в указанной ячейке программа Excel пытается найти максимальное приближение к заданному целевому значению функции. Результат появляется в диалоговом окне. Если Вас удовлетворяет расхождение между найденным и целевым значением, то закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK, после чего найденное значение появится в таблице. В противном случае щелкните по командной кнопке Cancel, чтобы не передавать значение в таблицу.

 

Базы данных

 

В комплект поставки Excel входит программа обработки внешних баз данных MS Query.

Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми файлами и с данными, которые были подготовлены следующими программами управления базами данных: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся на диске в формате, одной из перечисленных выше баз данных, будем называть внешней базой данных.