Тема 40. Основные процессы организации документного фонда отдела маркетинговой информации

Учёт является одним из основных крупных процессов формирования фонда. Это комплекс операций, обеспечивающих получение точных сведений об объёме, составе и движении фонда. Учёт выполняет 2 основные функции:

- информативная. Она состоит в следующем: из учётных документов получают данные о величине, видовом, отраслевом и ином составе фонда, выбытии и поступлении литературы.

- контрольная. Заключается в обеспечении сохранности фонда и возможности проведения проверок.

К учёту предъявляются требования:

1. Он должен вестись регулярно и своевременно;

2. Данные учета должны быть полными и точными;

3. Унификация (единообразие) единиц и форм учёта. Достигается наличием ГОСТов. В соответствии с ГОСТом 7.20-2000 «Единицы учёта фондов библиотек и органов научно-технической информации» основными единицами учёта для всех видов документов, кроме газет, является экземпляр и название. Экземпляр — это каждая отдельная единица издания из тиража. Учёт в экземплярах даёт количественную характеристику фонда. Название - условное обозначение одного издания, образующего единое целое и выпущенного в одном или нескольких томах. Учёт в названиях позволяет определить информационную и содержательную ценность фонда. В соответствии с ГОСТом определены единицы учёта для всех основных видов документов: для газет - годовой комплект и название; для кино- и фонодокументов - материальная единица и название и т.д.;

4. Учёт должен быть документирован;

5. Учет должен быть простым в использовании.

Виды учёта:

1. Суммарный. Это учёт каждой партии произведений печати и иных документов, поступающих или выбывающих по одному сопроводительному документу (счету, акту, накладной). Формой суммарного учёта является книга суммарного учёта, состоящая из 3-х частей: поступление в фонд, выбытие из фонда, итоги движения фонда.

2. Индивидуальный. Это учёт каждого отдельного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд или выбывающего из него. Формы:

- инвентарная книга;

- актовая форма учёта;

- учётный каталог;

- электронный каталог.

Размещение документного фонда.

Это пространственное расположение фонда по структурным подразделениям и помещениям службы информации с целью его использования и хранения. Основные задачи размещения:

1. Все документы должны быть размещены таким образом, чтобы они были приближены к тем группам абонентов, которые в них наиболее нуждаются.

2. Размещение должно способствовать оперативному поиску документов в фонде.

3. Необходимо максимально использовать каждую единицу площади.

Чтобы эти задачи были успешно решены, необходимо выполнение следующих условий:

1) правильно выбрать архитектурно-планировочное решение здания. Это решение зависит, в первую очередь, от величины фонда. Существует 3 варианта: горизонтальное размещение, вертикальное размещение и смешанное размещение;

2) продумать интерьер помещений. Организация интерьера зависит от наличия свободных площадей, формы обслуживания и видов документов, предоставляемых потребителям. Существует 2 способа размещения фонда:

- магазинное хранение — применяется только в закрытых хранилищах; Основное достоинство - в полном использовании объёма помещения; можно использовать системы компактного хранения.

- способ гибкой планировки. Он особенно удобен при наличии больших помещений и при открытом доступе к фондам. В этом случае не существует стационарных перегородок, сотрудниками планируется расположение отдельных зон;

3) организация коммуникаций;

Расстановка, заключительный этап размещения, предполагает расположение документов на стеллажах, которое способствует быстрому нахождению документа, а также сохранности фонда.

Существует 2 класса расстановок:

1. Расстановки содержательного типа (или семантические)

2. Расстановки формального типа.

Виды содержательных расстановок: систематическая, тематическая, предметная.

Виды формальных расстановок: алфавитная, языковая, географическая, хронологическая, форматная, нумерационная.

В практике обычно используются различные виды смешанных расстановок: систематическо-алфавитная, языково-алфавитная, систематическо-географическо-нумерационная и т.д.