Тема 35. Документный ресурс социальной системы

Раздел 2. ДОКУМЕНТНЫЙ РЕСУРС

Виды и методы комплектования.

1. Текущее комплектование - пополнение фонда новыми, выходящими в свет произведениями печати и другими документами. Новыми считаются документы, вышедшие не более чем I за год до начала комплектования. Основными методами является подписка, покупка, предварительный заказ, получение обязательного экземпляра.

2. Ретроспективное комплектование - пополнение фонда изданиями за прошлые годы. Основными методами являются: покупка, документообмен, репродуцирование, микрофильмирование, получение в дар.

3. Рекомплектование - освобождение фонда от документов, утративших свою ценность для данного ДФ.

Тема 40. Основные процессы организации документного фонда отдела маркетинговой информации

Учёт является одним из основных крупных процессов формирования фонда. Это комплекс операций, обеспечивающих получение точных сведений об объёме, составе и движении фонда. Учёт выполняет 2 основные функции:

- информативная. Она состоит в следующем: из учётных документов получают данные о величине, видовом, отраслевом и ином составе фонда, выбытии и поступлении литературы.

- контрольная. Заключается в обеспечении сохранности фонда и возможности проведения проверок.

К учёту предъявляются требования:

1. Он должен вестись регулярно и своевременно;

2. Данные учета должны быть полными и точными;

3. Унификация (единообразие) единиц и форм учёта. Достигается наличием ГОСТов. В соответствии с ГОСТом 7.20-2000 «Единицы учёта фондов библиотек и органов научно-технической информации» основными единицами учёта для всех видов документов, кроме газет, является экземпляр и название. Экземпляр — это каждая отдельная единица издания из тиража. Учёт в экземплярах даёт количественную характеристику фонда. Название - условное обозначение одного издания, образующего единое целое и выпущенного в одном или нескольких томах. Учёт в названиях позволяет определить информационную и содержательную ценность фонда. В соответствии с ГОСТом определены единицы учёта для всех основных видов документов: для газет - годовой комплект и название; для кино- и фонодокументов - материальная единица и название и т.д.;

4. Учёт должен быть документирован;

5. Учет должен быть простым в использовании.

Виды учёта:

1. Суммарный. Это учёт каждой партии произведений печати и иных документов, поступающих или выбывающих по одному сопроводительному документу (счету, акту, накладной). Формой суммарного учёта является книга суммарного учёта, состоящая из 3-х частей: поступление в фонд, выбытие из фонда, итоги движения фонда.

2. Индивидуальный. Это учёт каждого отдельного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд или выбывающего из него. Формы:

- инвентарная книга;

- актовая форма учёта;

- учётный каталог;

- электронный каталог.

Раздел 2. ДОКУМЕНТНЫЙ РЕСУРС

Тема 35. Документный ресурс социальной системы

Наличие ресурсов – залог процветания любой социальной системы (отдельной личности, коллектива людей, общества в целом). Социальной называют систему, обязательным элементом которой является человек. До недавнего времени в составе ресурсов выделяли материальные и энергетические. С конца 1970-х – начала 1980-х годов в научный и практический обиход вошло третье понятие этого рода – информационные ресурсы. Их нельзя рассматривать как разновидность первых двух видов ресурсов, они составляют самостоятельный род, т.е. обладают качественными отличиями от материальных и энергетических ресурсов, собственными уникальными свойствами, имеют большое общественное значение и влияют на все процессы, происходящие в обществе.

«Информационные ресурсы» и «документные ресурсы» не являются идентичными понятиями. Для понимания этой проблемы следует исходить из основополагающих понятий «информация» и «документ». Информацией являются самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация может быть недокументной (не закрепленной на материальном носителе) и документной (закрепленной на материальном носителе). Отсюда вытекает, что понятие «информационные ресурсы» шире, чем понятие «документные ресурсы». Документный ресурс (далее - ДР) - вся совокупность документов, созданных человечеством, независимо от их содержания и формы.

Понятие «документный ресурс» состоит из 2-х частей: 1) документный массив - совокупность документов в статике (в состоянии относительного покоя), 2) документный поток — совокупность документов в движении.

Если документный массив упорядочен, обладает высокой степенью организованности, то к нему применимо понятие «документный фонд». Документный фонд - систематизированная совокупность документов, подобранных информационным учреждением в соответствии с его профилем и целевой установкой, организованных определенным образом для их хранения и использования.

Документ является единственным элементом, способным образовывать документный ресурс и документный фонд. Появление документа связано с развитием системы социальных коммуникаций. Любой документ представляет собой диалектическое единство формы и содержания. С развитием цивилизации меняется как содержание, так и форма документа. С появлением новых средств информации прежние, как правило, также сохраняются в сфере человеческого общения. Вместе с тем не обязательно одновременное существование всех известных форм записи информации. Если новый способ фиксирования информации оказывается во всех отношениях существенно лучше прежнего, он в весьма короткие исторические сроки вытесняет устаревшую форму. Так произошло, например, с глиняными табличками. Для правильного формирования документного фонда необходимо знать различные качественные характеристики документов, учитывать перспективы появления их новых видов и разновидностей.

Документные фонды создаются в различных социальных системах. Любую систему характеризуют:

- набор элементов (подсистем), без которых она разрушается как система;

- функции элементов и системы в целом;

- взаимосвязи элементов, которые придают системе определенность и создают структуру системы.

Любая социальная система состоит из 4-х основных элементов:

1) Производимый продукт;

2) Пользователь;

3) Служебный персонал;

4) Материально-техническая база.

В системе «отдел маркетинговой информации» данная структура принимает следующий вид:

1) Документный фонд;

2) Потребитель информации;

3) Информационный персонал;

4) Материально-техническая база.

Документный фонд выполняет внешнесистемные и внутрисистемные функции.

1 Внешнесистемные функции:

- кумулятивная (функция сбора документов);

- мемориальная (функция хранения документов).

2) Внутрисистемные функции:

-утилитарная (функция использования);

-технологическая (функция производства);

-эксплуатационная (функция материально-технического обеспечения создания, хранения и использования фонда).

Свойство – это качественное, т.е. внутренне присущее объекту отличие. Свойства документного ресурса:

неисчерпаемость: документные ресурсы по сравнению с материальными и энергетическими не имеют предела, т.к. информация при использовании не уничтожается и не исчезает;

-возрастаемость: хозяйственная, политическая, научная, творческая деятельность социума ведет к увеличению количества информации и документов, это дает возможность создавать новое знание на новой основе;

-тиражируемость: любой документ можно скопировать в любом кол-ве экземпляров;

-безальтернативность: дефицит информации может быть восполнен только информацией.

Свойства документного фонда:

-целостность (целостной называют систему, обладающую качествами более высокими, чем сумма качеств, свойственных каждому из составляющих её элементов);

-открытость: документный фонд связан с окружающей средой, оказывающей на него влияние и испытывающей влияние фонда на себе;

-динамичность/статичность: это свойство означает, что фонд находится в постоянном движении и в то же время стремится к покою;

-стохастичность (вероятностность) — все процессы, протекающие в документном фонде, нельзя просчитать с абсолютной точностью, они носят вероятностный характер, поэтому в их реализации заложен определенный процент ошибок;

-управляемость: процессами, происходящими в фонде процессами можно управлять.

Основным содержанием работы ОМИ является формирование документного фонда. Под формированием ДФ понимается создание, постоянное развитие ДФ и поддержание его в работоспособном состоянии. Цель этой деятельности – достижение закона соответствия, который формулируется следующим образом: объём и структура документного фонда должны соответствовать задачам информационной службы (ОМИ) и информационным потребностям ее абонентов. Принципы формирования ДФ ОМИ:

- целесообразность – формирование ДФ должно сообразовываться с той целью, ради которой в нем возникает необходимость (цель социальной системы – самосохранение, выживание, благополучие и процветание);

- оптимальность – документов в каждом фонде должно быть не больше и не меньше требуемого количества;

- разумная дублируемость – многие документы разумно иметь одновременно в нескольких экземплярах;

- селективность (принцип отбора) – установление необходимости наличия документа в фонде с последующим его приобретением;

- профилирование – строгое соответствие тематической, типологической, видовой, языковой и иной структуры фонда всем существенным для ОМИ аспектам;

- систематичность – соблюдение последовательности и сроков выполнения операций, постоянной повторяемости и непрерывности процессов, составляющих основу технологического цикла формирования ДФ.

Структура – это строение, организация документного фонда, его упорядоченность по тем или иным основаниям. Структурирование - разделение фонда на части. Основания структурирования зависят от того, какие требования мы и наши абоненты предъявляем к фонду.

Абонента чаще всего в фонде интересует содержание. По этому признаку в масштабах страны фонды делятся на универсальные, многоотраслевые и отраслевые.

Отраслевой фонд - это фонд литературы по одной отрасли знания.

Многоотраслевой—по нескольким смежным областям знания.

Универсальный—по всем отраслям знания.

Если нам необходимо разделить фонд по содержанию внутри информационной службы, то мы должны воспользоваться библиотечно-библиографическими классификациями.

Структурирование фонда по форме содержащихся в нем документов гораздо более обширно. Наиболее часто встречается выделение в едином фонде подфондов по видам документов. При делении фонда по видам документов необходимо учитывать, что каждый вид неоднороден по своему составу, поэтому желательно разделение на подвиды документов. Например, произведения печати следует разделить на книги, газеты, журналы, продолжающиеся издания, ноты, карты, патенты и т.д. Очень часто встречается структурирование фонда по языковому признаку. Фонд может быть структурирован по хронологическому признаку (по времени публикации), по степени доступности фонд может быть разделен на фонд неограниченного и ограниченного доступа. Фонд может быть разделен на части в зависимости от структуры самой фирмы. Чем сложнее структура самой фирмы, тем более сложным оказывается строение самого фонда. Он может быть одноуровневым (все документы сосредоточены в службе информации) или двухуровневым (кроме основного есть еще фонды в структурных подразделениях фирмы). Организация двухуровневого фонда требует большего количества информационных работников и большей экземплярности документов. Основной задачей разделения фонда на составные части является улучшение обслуживания абонентов и организация технологических процессов работы с фондом.